As faturas pro forma cumprem uma função central em muitas empresas na Alemanha, especialmente em exportações destinadas a fora da União Europeia, vendas B2B e processos de liberação aduaneira. Elas funcionam como meio de comunicação preliminar em transações internacionais e negociações de produtos. Diferente das faturas convencionais, não possuem validade contábil para escrituração da empresa.

Apesar de seu uso ser bastante difundido, ainda existe certa confusão sobre em quais situações elas devem ser aplicadas e quais os seus limites legais. Este artigo esclarece o funcionamento das faturas pro forma no contexto alemão, incluindo o que elas devem conter e em quais situações e formas elas devem ser empregadas.

O que há neste artigo?

• O que são as faturas pro forma?
  
• Como as faturas pro forma são utilizadas na Alemanha?
  
• Quais as informações que uma fatura pro forma deve conter?
  
• Como criar fatura pro forma com uma solicitação de pagamento
  
• Como faturas pro forma são processadas?
  
• Quais as diferenças entre as faturas pro forma, as cotações e as faturas de adiantamento?
  
• Riscos jurídicos associados à utilização indevida das faturas pro forma
  
• Obrigações e as recomendações para as empresas alemãs
  

O que são as faturas pro forma?

As faturas pro forma são emitidas de maneira prévia com o propósito de fornecer informações iniciais. Elas não são utilizadas nem para fins fiscais nem para execução de pagamentos. Sua função principal é a comunicação antecipada de valores e detalhes de serviços. Diferentemente das faturas convencionais, não geram obrigação de pagamento e não concedem ao comprador o direito de solicitar crédito de impostos sobre insumos.

São bastante comuns em situações como pedidos de orçamento, atividades de exportação e processos internos organizacionais. No comércio global, seu uso é recorrente em pedidos de pagamento anteriores à entrega ou durante o desembaraço alfandegário em exportações sem fins comerciais (como envio de brindes, amostras ou entregas condicionadas).

Uma fatura pro forma é uma fatura real?

Não, uma fatura pro forma não possui o status de fatura legítima conforme definido pela Seção 14 da Lei do IVA alemã (UStG). Embora compartilhem algumas informações — como nome e endereço do comprador, detalhes do produto ou serviço, e valor total —, as faturas pro forma não têm validade fiscal. Por isso, é essencial que conste explicitamente no documento que ele não corresponde a uma fatura com implicações tributárias.

Como as faturas pro forma são utilizadas na Alemanha?

Na Alemanha, as faturas pro forma têm aplicação em situações bem definidas:

Desembaraço aduaneiro para as exportações não comerciais

Se uma empresa realiza envios internacionais de mercadorias sem cobrança — como brindes, amostras ou itens em garantia —, não há uma fatura comercial tradicional a ser emitida. Nesses contextos, a alfândega solicita uma fatura pro forma como documento de referência para o processo.

O fornecimento de uma fatura pro forma pode ajudar a garantir que a declaração de exportação seja preenchida corretamente, o que pode ajudar a evitar atrasos e facilitar a entrega ao país destinatário. Uma fatura pro forma ausente ou incompleta pode fazer com que o produto seja retido pela alfândega ou sujeito a tributos adicionais.

Solicitações dos pagamento antes da entrega

Em operações com outros países, é comum que o cliente precise efetuar o pagamento antes do envio das mercadorias. Isso ocorre principalmente em contextos com alto grau de risco, cadeias logísticas longas ou moedas instáveis. Nesses casos, a empresa emite uma fatura pro forma como uma solicitação informal de pagamento, contendo todos os detalhes sobre os valores e as condições de entrega.

Esse modelo de faturamento prévio é bastante usado para acelerar e garantir o recebimento. É particularmente eficaz em regiões onde o adiantamento é exigido para liberar produtos ou converter moeda estrangeira.

O Stripe Invoicing facilita a integração das faturas pro forma ao fluxo de pedidos e recebimentos da empresa. Com a ferramenta, é possível aceitar pagamentos internacionais, criar e enviar faturas com poucos cliques — de forma ágil, legalmente segura e adaptada ao cliente estrangeiro. Além disso, o sistema contribui para a automação e eficiência dos processos financeiros.

Estimativas e as cotações internas

As faturas pro forma também podem funcionar como prévias de custos, versões preliminares de propostas ou rascunhos de faturamento no processo de vendas. Elas permitem às empresas apresentar valores e serviços de forma estruturada, coordenando as ofertas internamente antes da emissão oficial de uma fatura. Também podem servir como base para autorizações orçamentárias ou trâmites de aprovação em projetos com escopo mais amplo ou serviços complexos.

Novos clientes internacionais

Quando uma empresa inicia uma relação comercial com um cliente estrangeiro, a construção da confiança é essencial. Neste contexto, a fatura pro forma pode ser uma ferramenta de comunicação transparente para apresentar as condições de pagamento, entrega e composição dos preços ainda na fase inicial.

Ao oferecer uma descrição legalmente neutra do serviço previsto, a empresa facilita a aceitação do pagamento antecipado. Isso também reduz a chance de mal-entendidos e reforça uma imagem profissional logo nos primeiros contatos com o cliente.

Quais as informações que uma fatura pro forma deve conter?

Ainda que as faturas pro forma não tenham valor jurídico obrigatório, elas precisam apresentar certos elementos para serem consideradas válidas nas operações comerciais:

• Título com a expressão "Fatura pro forma"
  
• Indicação clara no documento de que "Não é uma fatura tributável"
  
• Dados do remetente e do destinatário, incluindo nome e endereço
  
• Detalhamento dos produtos ou serviços prestados
  
• Quantidade fornecida e preço por unidade
  
• Montante final (em moeda estrangeira, quando for o caso)
  
• Informações sobre envio, termos de comércio internacional (Incoterms) e códigos tarifários
  
• Informações bancárias para fins de pagamento (ex: International Bank Account Number [IBAN], Bank Identifier Code [BIC])
  

Esses dados são fundamentais para facilitar a classificação dos bens pelo destinatário e colaboram para uma aceitação mais ágil pelos órgãos aduaneiros ou nos processos de autorização internos.

Como criar fatura pro forma com solicitação de pagamento

Em operações internacionais ou quando há contratos que envolvam pagamentos antecipados, a fatura pro forma pode ser utilizada como um meio informal para solicitar o pagamento ao cliente.

Nesses casos, o documento também inclui

• Prazos:
  
• Formas de pagamento
  
• Instruções claras de quitação (ex: "Solicitamos a transferência integral do valor antes do envio.")
  

Importante destacar que não há obrigação de registrar faturas pro forma nos livros contábeis, já que não caracterizam transações financeiras formais.

Como faturas pro forma são processadas?

Como não são reconhecidas como documentos contábeis oficiais, as faturas pro forma não devem ser registradas nas contas da empresa. Seu papel é apenas comunicativo. Quando há pagamento com base em uma fatura pro forma, ele deve ser contabilizado inicialmente como um adiantamento, lançado em uma conta transitória. A escrituração definitiva só acontece no momento em que a fatura fiscal é emitida.

Para controle e organização interna, é recomendável que as empresas utilizem uma numeração exclusiva para faturas pro forma e arquivem esses documentos à parte, fora dos registros formais de Invoicing.

Qual a diferença entre as faturas pro forma, as cotações e os adiantamentos?

No cotidiano empresarial, é comum haver confusão entre os conceitos de "cotação", "fatura pro forma" e "fatura antecipada", apesar de cada um deles representar documentos com finalidades distintas e implicações legais específicas. Enquanto cotações e adiantamentos podem ter efeitos tributários ou contratuais, a fatura pro forma se destina exclusivamente à comunicação inicial, sem força legal no contexto do IVA.

Cotações

As cotações representam propostas não vinculantes que especificam preços e serviços durante a fase de negociação. Elas normalmente não incluem dados para pagamento e não geram efeitos contábeis. Além disso, têm validade limitada, dependem de condições específicas e servem como base para decisões de compra ou apresentação de propostas. Embora não configurem uma expectativa de pagamento como a fatura pro forma, podem dar origem a um contrato se aceitas.

Faturas antecipadas

As faturas antecipadas referem-se a cobranças parciais vinculativas emitidas antes da conclusão total de um serviço. Elas estão sujeitas à incidência de IVA, precisam seguir os critérios da Seção 14 da UStG e devem ser contabilizadas nos registros oficiais da empresa.

Fazer distinções claras entre esses documentos ajuda a evitar mal-entendidos com clientes e complicações com a fiscalização tributária ou alfandegária, especialmente no cenário de operações internacionais.

Riscos jurídicos associados ao uso indevido das faturas pro forma

Se uma fatura pro forma for confundida com uma fatura fiscal verdadeira (como ao incluir identificação de IVA ou ao usá-la como base para abatimento de tributos), isso pode gerar implicações legais e fiscais sérias. Isso ocorre principalmente se a autoridade tributária interpretá-la como prova de uma operação tributável ou se o recebedor tentar obter crédito de imposto sobre insumos de forma indevida. Por essa razão, é essencial que as empresas redijam as faturas pro forma com clareza, excluindo qualquer informação fiscalmente relevante, além de validá-las previamente.

Caso surjam questionamentos, uma fatura pro forma mal formulada pode ser entendida como evidência de uma entrega já realizada. Isso pode acarretar responsabilidade tributária conforme a Seção 13 da UStG. No contexto de operações intracomunitárias e exportações para países fora da União Europeia, é ainda mais importante que o conteúdo esteja em conformidade com os aspectos legais, sendo recomendável contar com o apoio de profissionais da área contábil ou fiscal.

Obrigações e as recomendações para as empresas alemãs

Mesmo que as faturas pro forma não tenham efeito direto sobre tributos, manter um método organizado é essencial. Isso é particularmente válido para companhias com atuação internacional e operações de exportação. As empresas precisam identificar claramente as faturas pro forma, arquivá-las de modo ordenado e separá-las dos documentos utilizados na contabilidade formal. Um sistema de numeração exclusivo pode ser uma medida eficaz para evitar confusões durante inspeções fiscais.

No caso de exportações, é igualmente fundamental alinhar os procedimentos com o Automated Tariff and Local Customs Clearance System (ATLAS). É necessário declarar de forma padronizada todos os dados pertinentes, como o valor dos itens, os códigos de tarifas alfandegárias e os Incoterms.

As empresas ainda devem manter uniformidade na criação, registro e validação das faturas pro forma. A clareza dos procedimentos internos e a adoção de fluxos digitais bem estabelecidos contribuem para maior transparência e diminuem o risco de interpretações equivocadas (como durante uma auditoria ou no repasse de dados comerciais aos parceiros).

Recursos internacionais das faturas pro forma

Embora amplamente adotadas globalmente, o papel legal e a aplicação das faturas pro forma podem variar significativamente entre diferentes países. Na França, por exemplo, a "facture pro forma" é utilizada no contexto de licitações públicas. Já nos Estados Unidos, elas servem para liberação na alfândega e como uma forma de garantia contratual junto a novos parceiros comerciais.

Diante disso, empresas alemãs que mantêm relações comerciais além das fronteiras devem analisar com atenção as normas impostas pelas autoridades locais e pelas empresas parceiras em outros países. Aspectos como idioma, formato, moeda utilizada e observações adicionais (tais como "Somente para fins alfandegários" ou "Não para pagamento") exercem um papel essencial. Ajustar as faturas pro forma de forma criteriosa às exigências de cada país pode evitar confusões e atrasos tanto no processo de liberação alfandegária quanto na aprovação do pagamento.

Recursos internacionais de faturas pro forma

Sistemas de pagamento digital e perfis de clientes oferecem um ambiente apropriado para a inserção de faturas pro forma dentro da estrutura da empresa. Por meio da automação, é possível adaptar as faturas às especificidades de cada localidade, atendendo exigências nacionais. Isso se revela vantajoso, por exemplo, na definição da moeda, na descrição das condições de entrega ou no fornecimento de dados aduaneiros adicionais. Simultaneamente, há uma melhora na clareza do processo de compras, principalmente em operações internacionais e pagamentos antecipados.

Para garantir que isso funcione corretamente, é essencial dispor das ferramentas tecnológicas adequadas. As faturas pro forma devem ser emitidas com base em diretrizes precisas, conter identificação clara e ser ajustadas aos diferentes públicos e mercados de destino. O Stripe oferece soluções para isso por meio de APIs personalizáveis, do Stripe Checkout e de fluxos automatizados oferecidos pelo Stripe Invoicing.