POS-system är en integrerad del av företagens infrastruktur i Nya Zeeland (NZ) och genomförde mer än 60 % av betalningarna 2024. De formar hur företag tar emot betalningar, spårar skatt för varor och tjänster (GST), hanterar lager och rapporterar intäkter. Rätt POS-system kan förenkla efterlevnaden, minska det manuella arbetet och ge företag en tydligare bild av resultatet i olika kanaler.

Nedan förklarar vi hur POS-system fungerar i Nya Zeeland, hur de integreras med betalningar och redovisning och vad företag bör tänka på när de väljer och hanterar POS-system.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett POS-system i Nya Zeeland?
  
• Hur integreras POS-system med betalningar, bokföring och lager i Nya Zeeland?
  
• Vilka regulatoriska, skattemässiga och GST-relaterade egenskaper påverkar användningen av POS-system i Nya Zeeland?
  
• Vilka kostnader, begränsningar och risker bör företag tänka på när de väljer ett POS-system?
  
• Hur kan nyzeeländska företag utvärdera, implementera och hantera ett POS-system effektivt?
  
• Hur Stripe Terminal kan hjälpa till
  

Vad är ett POS-system i Nya Zeeland?

Ett POS-system registrerar en försäljning och tar emot betalningen. Det kopplar samman transaktioner, skatt, lager och rapportering i ett enda flöde som återspeglar hur nyzeeländska företag faktiskt fungerar i sin dagliga verksamhet.

Ett typiskt POS-system kombinerar programvara med fysisk hårdvara, t.ex. en surfplatta eller terminal, kvittoskrivare, kassalåda eller en EFTPOS-enhet (Electronic Funds Transfer at Point of Sale). När en försäljning behandlas beräknar POS-systemet totalbeloppet, tillämpar GST, skickar beloppet till betalningsterminalen, bekräftar auktoriseringen och registrerar transaktionen automatiskt. Posten blir en del av företagets räkenskaper och skattehistorik.

Många POS-system i Nya Zeeland är molnbaserade. Dessa lagrar data centralt, uppdateras automatiskt och ger ägare tillgång till försäljnings- och lagerdata på distans. De har också stöd för konfigurationer på flera platser och är lättare att skala upp i takt med att företag växer.

Här är de viktigaste typerna av POS-system i Nya Zeeland:

Traditionella diskbaserade POS-system

Det här är fasta POS-system som ofta används i dagligvaruhandel, stora butiker och miljöer med höga volymer. De är utformade för snabbhet, hållbarhet och konsekvent genomströmning, särskilt när flera kassor används.

Surfplatte- och mobilbaserade POS-system

Många små och medelstora företag använder surfplattor eller smartphones som sitt huvudsakliga POS-system. Dessa system är populära på mindre kaféer, besöksnäringen, i butiker, food trucks och tjänsteföretag eftersom de är bärbara, relativt billiga och snabba att implementera. De är vanligtvis molnbaserade och kräver internetuppkoppling.

Besöksnäringsfokuserade POS-system

Restauranger, barer och kaféer använder ofta POS-system som är särskilt utformade för arbetsflöden inom besöksnäringen. Dessa POS-system för besöksnäringen stödjer bordshantering, delade notor, modifieringar, köksutskrifter och stora transaktionsvolymer under perioder med hög belastning.

POS-system för detaljhandeln med lagerdjup

Återförsäljare som hanterar stora eller komplicerade lager väljer ofta POS-system med avancerad lagerspårning, stöd för streckkoder och leverantörshantering. Dessa system prioriterar noggrannhet, lageruppdateringar i realtid och integration med onlinebutiker.

POS-system för självbetjäning och kiosker

Terminaler för självbetjäning och beställningskiosker är vanliga i dagligvaruhandeln, snabbmatsbutiker och lokaler med mycket trafik. De minskar kötrycket och personalkostnaderna samtidigt som de integreras direkt i samma POS-backend som bemannade terminaler.

Hur integreras POS-system med betalningar, bokföring och lager i Nya Zeeland?

Ett POS-system är mest användbart när det kopplar betalningar, redovisning och lager.

Så här går det till:

Betalningsintegration

När en försäljning bokförs skickar POS-systemet beloppet direkt till EFTPOS eller kortterminalen, får bekräftelse i realtid och registrerar automatiskt resultatet. På så sätt slipper man manuell inmatning, kassaprocessen går snabbare och problem med avstämningen minskar.

Leverantörer som Stripe tillåter betalningar i fysisk miljö att köras via samma betalningsinfrastruktur som onlinetransaktioner, vilket förenklar återbetalningar, rapportering och kundsupport. Istället för att hantera separata system för olika kanaler kan företag visa och hantera alla betalningar på en och samma plats.

Integrering av redovisning

I Nya Zeeland ansluts POS-system vanligtvis direkt till bokföringsprogram så att dagliga försäljningsdata flödar automatiskt. Varje transaktion inkluderar GST, betalningsmetod och tidsinformation, vilket minskar behovet av manuell inmatning och minskar risken för fel.

Den här konfigurationen gör GST-rapportering enklare. Med försäljningsdata som redan är strukturerade och kategoriserade kan företag avstämma konton snabbare och förbereda GST-deklarationer med större säkerhet.

Integration av lager

Lagerintegration kopplar samman försäljning och lagerhantering. När en produkt säljs uppdaterar POS-systemet lagernivåerna omedelbart. Detta är avgörande för återförsäljare, besöksnäringen och alla verksamheter som hanterar fysiska varor i flera kanaler.

Lagerdata i realtid hjälper till att förhindra överförsäljning, ser till att onlineannonser är korrekta och stöder smartare köpbeslut. Integrerade POS-system säkerställer att alla butiker använder samma lagerdata, vilket minskar inkonsekvenser och manuella lagerjusteringar.

Vilka regulatoriska, skattemässiga och GST-relaterade egenskaper påverkar användningen av POS-system i Nya Zeeland?

Ett POS-system i Nya Zeeland är en del av ett företags efterlevnadsstruktur. Hur det beräknar skatt, lagrar poster och hanterar betalningar påverkar den regulatoriska exponeringen och revisionsberedskapen.

Så funkar det:

Beräkning och visning av GST

POS-system förväntas automatiskt tillämpa Nya Zeelands GST på 15 %, presentera priser inklusive GST för kunder och visa skattekomponenten på kvitton och transaktioner. Sedan Nya Zeeland övergick till mer flexibla regler för ”skattepliktig leveransinformation” 2023 måste POS-system registrera leverantörsuppgifter, transaktionsdatum, totalbelopp och GST-belopp på ett tillförlitligt sätt och på begäran visa upp fakturor som uppfyller kraven för GST-registrerade köpare.

Krav på registerföring

Inland Revenue kräver att uppgifter om försäljning och GST sparas i minst sju år, vilket innebär att POS-system måste lagra transaktionsdata i ett hållbart och hämtningsbart format. Molnbaserad lagring och detaljerad rapportering gör det lättare att rekonstruera daglig försäljning, debiterad GST och betalningsmetoder under revisioner eller granskningar.

Betalningsregler och tilläggsavgifter

EFTPOS-direktbetalningar medför vanligtvis inte tilläggsavgifter, medan kreditbetalningar och kontaktlösa betalningar kan medföra en synlig tilläggsavgift. POS-system måste beräkna tilläggsavgifter korrekt, ange dem i kassan och förbli anpassningsbara i takt med att betalningsnätverkens regler och avgiftsstrukturer utvecklas.

Dataskydd och säkerhet

Eftersom POS-system behandlar känsliga betalnings- och kunddata är säkerhet ett grundläggande krav. Systemen bör ge stöd för betalningshantering enligt Payment Card Industry (PCI) och skydda sparad kundinformation i enlighet med Nya Zeelands Privacy Act för att minska den juridiska risken och risken för ryktesskador.

Vilka kostnader, begränsningar och risker bör företag tänka på när de väljer ett POS-system?

Att välja ett POS-system är ett långsiktigt beslut som bör beakta löpande kostnader, systembegränsningar och hur väl konfigurationen håller under verkliga förhållanden.

Här är några faktorer att ta hänsyn till:

Konfiguration och löpande kostnader

Med alla POS-system kommer du att ställas inför kostnader i samband med etablering såväl som löpande som påverkar ditt företags långsiktiga bärkraft.

Vanliga kostnader att tänka på:

• Maskinvaru- och etableringskostnader: POS-system kräver ofta fysiska komponenter. Dessa kan köpas direkt, leasas eller kombineras i månatliga planer, och kostnaderna varierar kraftigt beroende på varaktighet, skala och om etableringen sker på en eller flera platser. Virtuella POS-system kanske inte kräver ytterligare maskinvara utöver en smartphone eller surfplatta.

• Avgifter för programvara och abonnemang: Många moderna POS-system använder sig av månatliga eller årliga abonnemang, med priser knutna till funktioner, antalet register eller antalet platser. Avancerad rapportering, integrationer, lojalitetsverktyg eller stöd för flera butiker kan prissättas som tillägg, vilket ökar de långsiktiga kostnaderna.

• Avgifter för betalningshantering: Transaktionsavgifter är en stor löpande kostnad, särskilt för kort och kontaktlösa betalningar. Vissa leverantörer av POS-system kompenserar för låga programvarupriser med högre avgifter för betalningar.

• Kostnader för implementering och utbildning: Tänk på den tid som läggs på att konfigurera produkter, skatteregler, lager och integrationer. Komplicerade eller krångliga system ökar tiden för onboarding och risken för fel i kassan.

Begränsningar och potentiella risker

POS-system spelar en viktig roll i verksamheten, så du bör planera för deras begränsningar och risker.

Se upp för:

• Anslutningsberoende: Molnbaserade POS-system är beroende av stabil internetåtkomst för betalningar och synkronisering av data. Även om många system har offlinelägen kan funktionaliteten vara begränsad, vilket gör anslutningsfel till en stor risk om du saknar alternativ för säkerhetskopiering.

• Integrationens tillförlitlighet: POS-system står i centrum för flera integrationer, och kommunikationsfel mellan system kan leda till att data inte stämmer överens eller att poster saknas. Dåligt underhållna integrationer kan undergräva redovisningsnoggrannheten eller lagersynligheten om de inte övervakas.

• Säkerhets- och datarisk: POS-system hanterar känslig information om betalningar och kunder, så företag måste uppdatera systemen regelbundet och tillämpa starka rutiner för betalningssäkerhet.

• Skalbarhet och flexibilitetsgränser: Ett POS-system som fungerar bra för en enskild plats kan få det kämpigt om det finns begränsningar för användare, platser, lagerstorlek eller prisstrukturer. Se till att bekräfta dess skalbarhet.

• Leverantörsberoende och supportkvalitet: Företag är starkt beroende av sin POS-leverantörs upptid och support. Dålig kundsupport, begränsad lokal täckning eller oflexibla avtal kan förvandla små tekniska problem till stora störningar.

Hur kan nyzeeländska företag utvärdera, implementera och hantera ett POS-system effektivt?

Väldefinierade krav, noggrann installation och kontinuerlig uppmärksamhet är vad som skiljer ett framgångsrikt system från ett system som går sönder. Företag bör kartlägga hur försäljningen faktiskt sker, inklusive toppvolymer, betalningstyper, lagerkomplikationer och rapporteringsbehov. Branschspecifika arbetsflöden, t.ex. servicemönster för besöksnäringen eller lageromsättning inom detaljhandeln, bör styra systemvalet.

Se till att bekräfta att ditt POS-system stöder den nyzeeländska dollarn (NZD), GST och lokala betalningsmetoder som EFTPOS och kontaktlösa kort. Efterlevnad av nyzeeländska regler för företagsskatt och registerföring bör vara integrerat i ditt flöde. Utvärdera integrationer tidigt, inklusive bokförings-, lager- och onlineförsäljningssystem. Detta minskar avstämningsarbetet och förhindrar dataluckor som dyker upp flera månader senare.

Konfigurationen bör alltid innehålla produktdata, skatteupplägg, betalningstester och personalutbildning innan den lanseras. Genom att schemalägga det under lugnare perioder minskar du risken och får tid att lösa problem. Utbilda personalen och dokumentera dina processer. Även intuitiva system drar nytta av strukturerad utbildning och tydliga rutiner.

I takt med att företag lägger till platser, försäljningskanaler eller nya betalningsmetoder bör POS-systemet skalas upp med dem. Konsekventa avstämningar, lagerantal, försäljningsrapporter och systemöversyner ger stöd för hållbar tillväxt utan onödiga utmaningar.

Hur Stripe Terminal kan hjälpa till

Stripe Terminal gör det möjligt för företag att öka intäkterna med enhetliga betalningar i fysiska kanaler och onlinekanaler. Det stöder nya sätt att betala, enkel hårdvarulogistik, global täckning och hundratals POS- och handelsintegrationer för att utforma din perfekta betalningsstack.

Stripe driver unified commerce för varumärken som Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed och Mindbody.

Stripe Terminal kan hjälpa dig att:

• Bedriva enhetlig handel: Hantera betalningar online och i fysisk miljö på en global plattform med enhetlig betalningsdata.

• Expandera globalt: Skala upp till 24 länder med en enda uppsättning integrationer och populära betalningsmetoder.

• Integrera på ditt sätt: Utveckla din egen anpassade POS-app eller anslut till din befintliga teknikstack med hjälp av tredjepartsintegrationer av POS-system och handel.

• Förenkla hårdvarulogistiken: Beställ, hantera och övervaka kortterminaler som stöds av Stripe på ett enkelt sätt, var de än är.

Läs mer om Stripe Terminal, eller börja idag.