Les systèmes de point de vente (PDV) font partie intégrante de l’infrastructure des entreprises en Nouvelle-Zélande (NZ), facilitant plus de 60 % des interactions de paiement en 2024. Ils façonnent la façon dont les entreprises acceptent des paiements, suivent la taxe sur les produits et services (TPS), gèrent les stocks et déclarent les revenus. Le système de point de vente appropriée peut contribuer à simplifier la conformité, réduire le travail manuel et donner aux entreprises une vision plus claire des performances sur l’ensemble des canaux.

Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionnent les systèmes de point de vente en Nouvelle-Zélande, comment ils s’intègrent aux paiements et à la comptabilité, et ce que les entreprises doivent prendre en compte lors de la sélection et de la gestion des systèmes de point de vente.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un système de point de vente en Nouvelle-Zélande?
  
• Comment les systèmes de point de vente s’intègrent-ils aux paiements, à la comptabilité et à a la gestion de stocks en Nouvelle-Zélande?
  
• Quelles considérations réglementaires, fiscales et relatives à la TPS affectent l’utilisation du système de point de vente en Nouvelle-Zélande?
  
• Quels sont les coûts, les limites et les risques que les entreprises devraient prendre en compte lorsqu’elles choisissent un système de point de vente?
  
• Comment les entreprises néo-zélandaises peuvent-elles évaluer, mettre en œuvre et gérer un système de point de vente de manière efficace?
  
• Comment Stripe Terminal peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un système de point de vente en Nouvelle-Zélande?

Un système de point de vente (PDV) enregistre une vente et accepte un paiement. Il regroupe les transactions, les taxes, les stocks et les déclarations en un flux unique qui reflète le fonctionnement quotidien des entreprises en Nouvelle-Zélande.

Une installation de PDV typique combine un logiciel et du matériel physique, tel qu’une tablette ou un terminal, une imprimante de reçus, un tiroir-caisse ou un appareil de transfert électronique de fonds au point de vente (EFTPOS). Lors du traitement d’une vente, le système de point de vente calcule le montant total, applique la TPS, envoie le montant au terminal de paiement, confirme l’autorisation et enregistre la transaction automatiquement. Cet enregistrement fait partie de l’historique financier et fiscal de l’entreprise.

Plusieurs systèmes de point de vente en Nouvelle-Zélande sont basés sur le nuage. Ils stockent les données de manière centralisée, les mettent à jour automatiquement et permettent aux propriétaires d’accéder à distance aux données relatives aux ventes et aux stocks. Ils prennent également en charge les installations à emplacements multiples et s’adaptent plus facilement à mesure que les entreprises se développent.

Voici les principaux types de systèmes de point de vente en Nouvelle-Zélande :

Systèmes de point de vente au comptoir de caisse classiques

Il s’agit de terminaux de point de vente fixes couramment utilisés dans les supermarchés, les grands magasins de commerce de détail et les environnements achalandés. Ils sont conçus pour offrir de la rapidité, de la durabilité et un débit constant, en particulier lorsque plusieurs caisses sont utilisées.

Systèmes de point de vente mobiles et basés sur des tablettes

De nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent des tablettes ou des téléphones intelligents comme interface principale de point de vente. Ces systèmes sont très répandus dans les petits cafés, l’hôtellerie-restauration, les boutiques, les camions de restauration et les entreprises de services, car ils sont portatifs, relativement peu coûteux et rapides à déployer. Ils sont généralement basés sur le nuage et reposent sur une connectivité Internet.

Systèmes de point de vente axés sur l’hôtellerie-restauration

Les restaurants, les bars et les cafés utilisent souvent des systèmes de point de vente conçus spécifiquement pour les flux de travail de secteur de l’hôtellerie-restauration. Ces systèmes de point de vente pour l’hôtellerie ou la restauration prennent en charge la gestion des tables, la facturation fractionnée, les modificateurs de commande, l’impression des bons de commande en cuisine et les volumes de transactions élevés pendant les périodes de pointe.

Systèmes de point de vente pour les commerces de détail avec inventaire détaillé

Les commerçants qui gèrent des stocks importants ou complexes choisissent souvent des systèmes de point de vente dotés de fonctions avancées de suivi des stocks, de prise en charge des codes-barres et de la gestion des fournisseurs. Ces systèmes privilégient la précision, la mise à jour des stocks en temps réel et l’intégration avec les vitrines en ligne.

Systèmes de point de vente kiosque et en libre-service

Les terminaux de caisse libre-service et les kiosques de passation de commande sont courants dans les supermarchés, les lieux de restauration rapide et les milieux à forte fréquentation. Ils réduisent les files d’attente et les coûts de personnel tout en s’intégrant directement dans le même système dorsal de point de vente que les terminaux gérés par du personnel.

Comment les systèmes de point de vente s’intègrent-ils aux paiements, à la comptabilité et à a la gestion de stocks en Nouvelle-Zélande?

Un système de point de vente est très utile lorsqu’il associe les paiements, la comptabilité et la gestion des stocks.

Voici comment procéder :

Intégration de paiement

Lorsqu’une vente est conclue, le point de vente envoie le montant directement au terminal EFTPOS ou de carte, reçoit une confirmation en temps réel et enregistre automatiquement le résultat. Cela permet d’éviter les saisies manuelles, d’accélérer le paiement et de réduire les problèmes liés au rapprochement.

Des fournisseurs tels que Stripe permettent d’effectuer des paiements en personne en utilisant la même infrastructure de paiement que les transactions en ligne, ce qui simplifie les remboursements, les déclarations et le service à la clientèle. Au lieu de gérer des systèmes distincts pour différents canaux, les entreprises peuvent consulter et gérer tous les paiements sur une seule plateforme.

Intégration comptable

En Nouvelle-Zélande, les systèmes de point de vente sont généralement connectés directement aux logiciels de comptabilité pour permettre une transmission automatique des données relatives aux ventes quotidiennes. Chaque transaction inclut la TPS, le mode de paiement et les délais, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle et le risque d’erreurs.

Cette configuration facilite la déclaration de la TPS. Les données de vente étant déjà structurées et catégorisées, les entreprises peuvent rapprocher plus rapidement leurs comptes et préparer les déclarations de la TPS en toute confiance.

Intégration des stocks

L’intégration des stocks associe la vente et la gestion des stocks. Lorsqu’un produit est vendu, le point de vente met immédiatement à jour les niveaux de stock. Cette fonctionnalité est essentielle pour les commerçants, les entreprises d’hôtellerie-restauration, ainsi que pour toute entreprise gérant des biens physiques sur plusieurs canaux.

Les données de stocks en temps réel permettent d’éviter la survente, de maintenir l’exactitude des annonces en ligne et de prendre des décisions d’achat plus judicieuses. Les systèmes de point de vente intégrés garantissent que tous les magasins utilisent les mêmes données de stocks, ce qui réduit les incohérences et les mises à jour manuelles des stocks.

Quelles considérations réglementaires, fiscales et relatives à la TPS affectent l’utilisation du système de point de vente en Nouvelle-Zélande?

Un système de point de vente en Nouvelle-Zélande fait partie de l’infrastructure de conformité d’une entreprise. La façon dont il calcule la taxe, enregistre les données et traite les paiements influe sur l’exposition réglementaire et la préparation aux audits.

Voici comment cela fonctionne :

Calcul et affichage de la TPS

Les systèmes de point de vente sont censés appliquer automatiquement la TPS de 15 % conformément à la législation de la Nouvelle-Zélande, présenter aux clients une tarification avec TPS comprise et faire apparaître la composante fiscale sur les reçus et les relevés de transaction. Depuis que la Nouvelle-Zélande a adopté une réglementation plus souple en matière de « renseignements sur les fournitures taxables » en 2023, les systèmes de point de vente doivent saisir de manière fiable les informations sur le fournisseur, les dates de transaction, les totaux et les montants de la TPS, et produire à la demande des factures conformes pour les acheteurs inscrits à la TPS.

Exigences en matière de tenue de registres

Le département du Revenu intérieur (Inland Revenue) exige que les registres des ventes et de la TPS soient conservés pendant au moins sept ans, ce qui signifie que les systèmes de point de vente doivent stocker les données de transaction dans un format durable et récupérable. Le stockage dans le nuage et les rapports détaillés permet de retracer facilement les ventes quotidiennes, la TPS perçue et les modes de paiement en cas d’audit ou d’examen.

Règles relatives au paiement et surfacturation

Les transactions de débit par EFTPOS ne sont généralement pas surfacturées, tandis que les paiements par crédit et sans contact peuvent être assortis d’une surfacturation évidente. Les systèmes de point de vente doivent calculer avec précision les frais en plus, les transmettre à la caisse et rester adaptables à mesure que les règles des réseaux de paiement et les structures de frais évoluent.

Protection des données et sécurité

Étant donné que les systèmes de point de vente traitent les données sensibles relatives aux paiements et aux clients, la sécurité est une exigence de base. Ils devraient prendre en charge le traitement des paiements conforme à la norme du secteur des cartes de paiement (PCI) et protéger les informations clients sauvegardées conformément à la loi sur la protection de la vie privée en vigueur en Nouvelle-Zélande afin de réduire les risques juridiques et les atteintes à la réputation.

Quels sont les coûts, les limites et les risques que les entreprises devraient prendre en compte lorsqu’elles choisissent un système de point de vente?

Le choix d’un système de point de vente est une décision à long terme qui doit tenir compte des coûts permanents, des contraintes du système et de la robustesse de la configuration dans les conditions réelles.

Voici quelques facteurs à prendre en compte :

Coûts d’installation et coûts permanents

Quel que soit le système de point de vente, vous devrez faire face à des coûts d’installation et permanents qui ont un impact sur la viabilité à long terme de votre entreprise.

Coûts courants à garder à l’esprit :

• Coûts des équipements et d’installation : les systèmes en point de vente nécessitent souvent des composants physiques. Ceux-ci peuvent être achetés directement, loués ou inclus dans des offres mensuelles, et les coûts varient considérablement selon la durabilité, l’évolution ou du fait que l’installation a lieu sur un ou plusieurs sites. Les systèmes en point de vente virtuels peuvent ne pas nécessiter d’autres équipements en dehors d’un téléphone intelligent ou d’une tablette.

• Logiciels et frais d’abonnement : de nombreux systèmes de point de vente modernes fonctionnent sur la base d’abonnements mensuels ou annuels et la tarification dépend des fonctionnalités, du nombre de caisses ou au nombre d’emplacements. Les rapports avancés, les intégrations, les outils de fidélisation ou la prise en charge de plusieurs magasins peuvent être facturés comme des produits additionnels, ce qui augmente les coûts à long terme.

• Frais de traitement des paiements : les frais de transaction constituent des coûts permanents considérables, en particulier pour les paiements par carte et sans contact. Certains fournisseurs de systèmes de point de vente compensent les prix bas des logiciels par des frais de paiement plus élevés.

• Frais généraux de mise en œuvre et de formation : tenez compte du temps passé à configurer les produits, les règles fiscales, les stocks et les intégrations. Les systèmes compliqués ou peu intuitifs augmentent le temps d’inscription des utilisateurs et le risque d’erreurs lors du paiement.

Limites et risques potentiels

Les systèmes de point de vente jouent un rôle essentiel dans les opérations, c’est pourquoi vous devez prévoir leurs limites et les risques qu’ils comportent.

Veuillez surveiller les aspects suivants :

• Dépendance à la connectivité : les systèmes de point de vente basés sur le nuage dépendent d’un accès Internet stable pour effectuer les paiements et la synchronisation des données. Bien que de nombreux systèmes disposent de modes hors ligne, les fonctionnalités peuvent être limitées. Par conséquent, les pannes de connectivité représentent un risque significatif en l’absence d’options de secours.

• Fiabilité de l’intégration : les systèmes de point de vente jouent un rôle central dans plusieurs intégrations, et les défaillances de communication entre les systèmes peuvent entraîner des incohérences de données ou des enregistrements manquants. Des intégrations mal entretenues peuvent nuire à la précision de la comptabilité ou à la visibilité des stocks si elles ne sont pas contrôlées.

• Sécurité et risque lié aux données : les systèmes de point de vente gèrent des informations sensibles relatives aux paiements et aux clients. Les entreprises doivent donc mettre régulièrement à jour les systèmes et adopter des pratiques strictes en matière de sécurité des paiements.

• Limites en termes d’évolutivité et de flexibilité : un système de point de vente qui s’avère efficace pour un seul site peut faire face à difficultés si le nombre d’utilisateurs, les emplacements, la taille des stocks ou les structures tarifaires sont limités. Assurez-vous de confirmer son potentiel d’évolutivité.

• Dépendance vis-à-vis des fournisseurs et qualité du service d’assistance : les entreprises dépendent en grande partie de leurs fournisseurs de systèmes de point de vente pour assurer la disponibilité et le service d’assistance. Un service à la clientèle médiocre, une couverture locale limitée ou contrats rigides peuvent transformer de petits problèmes techniques en perturbations majeures.

Comment les entreprises néo-zélandaises peuvent-elles évaluer, mettre en œuvre et gérer un système de point de vente de manière efficace?

La différence entre un système performant et un système défaillant réside dans des exigences bien définies, une installation minutieuse et une surveillance continue. Les entreprises doivent définir le déroulement des ventes, y compris les pics de volume, les types de paiement, les complications liées aux stocks et les besoins en matière de déclaration. Les flux de travail spécifiques à un secteur, tels que les modèles de services d’hôtellerie-restauration ou la rotation des stocks dans le commerce de détail, doivent guider le choix du système.

Assurez-vous que votre système de point de vente prend en charge le dollar néo-zélandais (NZD), la TPS et les modes de paiement locaux tels que le EFTPOS et les cartes sans contact. Votre flux doit intégrer la conformité aux règles fiscales néo-zélandaises et aux attentes en matière de tenue de registres. Évaluez les intégrations dès le début, y compris les systèmes de comptabilité, de gestion de stocks et de vente en ligne. Cela permettra de réduire les efforts consentis pour le rapprochement et d’éviter les lacunes dans les données qui apparaîtront des mois plus tard.

L’installation doit toujours inclure des données sur les produits, la configuration de la taxe, les tests de paiement et la formation du personnel avant la mise en service. La planification pendant les périodes plus calmes réduit les risques et laisse le temps de résoudre les problèmes. Formez le personnel et consignez vos processus. Même les systèmes intuitifs tirent parti d’une formation structurée et des procédures claires.

Au fur et à mesure que les entreprises ajoutent des emplacements, des canaux de vente ou de nouveaux modes de paiement, le système de point de vente devrait évoluer à leur rythme. La cohérence des rapprochements, les inventaires, les rapports de vente et des examens du système favorisent une croissance durable sans défis inutiles.

Comment Stripe Terminal peut vous aider

Stripe Terminal permet aux entreprises d’augmenter leurs revenus grâce à des paiements unifiés sur les canaux en personne et en ligne. Il prend en charge de nouvelles façons de payer, une logistique matérielle simplifiée, une couverture mondiale et des centaines d’intégrations PDV et de commerce pour concevoir la suite d’outils de paiement idéale.

Stripe permet le commerce unifié pour des marques comme Hertz, URBN, Lands’ End, Shopify, Lightspeed et Mindbody.

Stripe Terminal peut vous aider à effectuer ce qui suit :

• Unifier le commerce : gérez les paiements en ligne et en personne sur une plateforme mondiale avec des données de paiement unifiées.

• Développer vos activités à l’échelle mondiale : étendez-vous jusque dans 24 pays avec un seul ensemble d’intégrations et des modes de paiement courants.

• Réaliser une intégration personnalisée : créez votre propre application de PDV ou connectez votre suite d’outils à l’aide d’intégrations commerciales et de PDV tierces.

• Simplifier la logistique matérielle : commandez, gérez et contrôlez facilement les lecteurs pris en charge par Stripe, où qu’ils se trouvent.

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