Los sistemas de puntos de venta (sistema POS) son parte integrante de la infraestructura empresarial de Nueva Zelanda (NZ), ya que facilitaron más del 60% de los pagos en 2024. Determinan cómo las empresas aceptan pagos, registran los impuestos sobre bienes y servicios (GST), gestionan inventario y declaran ingresos. El sistema POS adecuado puede simplificar el cumplimiento de la normativa, reducir el trabajo manual y dar a las empresas una visión más clara del rendimiento en todos los canales.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los sistemas POS en Nueva Zelanda, cómo se integran con los pagos y la contabilidad, y qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de seleccionar y gestionar sistemas POS.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un sistema POS en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo se integran los sistemas POS con pagos, contabilidad e inventario en Nueva Zelanda?
  
• ¿Qué consideraciones normativas, impositivas y de GST afectan el uso del sistema POS en Nueva Zelanda?
  
• ¿Qué costos, limitaciones y riesgos deben tener en cuenta las empresas al seleccionar un sistema POS?
  
• ¿Cómo pueden las empresas de Nueva Zelanda evaluar, implementar y administrar un sistema POS eficazmente?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Terminal
  

¿Qué es un sistema POS en Nueva Zelanda?

Un sistema de puntos de venta (sistema POS) registra una venta y acepta pagos, conecta las transacciones, impuestos, inventario e informes en un solo flujo que refleja cómo operan realmente las empresas neozelandesas en la actualidad.

Una configuración típica del sistema POS combina software con hardware físico, como una tableta o terminal, impresora de recibos, caja registradora o un dispositivo para transferir fondos electrónicos en punto de venta (sistema POS EFT). Cuando se procesa una venta, el sistema POS calcula el total, aplica GST, envía el importe a la terminal de pago, confirma la autorización y registra la transacción automáticamente. Ese registro pasa a formar parte del historial financiero e impositivo de la empresa.

Muchos sistemas POS en NZ están basados en la nube. Estos almacenan los datos de forma centralizada, se actualizan automáticamente y permiten a los propietarios acceder a los datos de ventas e inventario de forma remota. También dan soporte a configuraciones de varias ubicaciones y son más fáciles de escalar a medida que crecen los negocios.

Estos son los principales tipos de sistemas POS en NZ:

Sistemas POS tradicionales basados en contador

Terminales POS fijos que se suelen utilizar en supermercados, grandes tiendas minoristas y entornos de gran volumen, diseñados para ofrecer velocidad, durabilidad y rendimiento constante, especialmente cuando se utilizan varios procesos de compra.

Sistemas POS basados en tabletas y móviles

Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan tabletas o teléfonos inteligentes como interfaz principal del sistema POS. Estos sistemas son populares en cafés más pequeños, hostelería, boutiques, camiones de comida y empresas de servicios porque son portátiles, de costo relativamente bajo y rápidos de implementar. Por lo general, están basados en la nube y dependen de la conectividad a Internet.

Sistemas POS centrados en la hospitalidad

Los restaurantes, bares y cafeterías suelen utilizar sistemas POS diseñados específicamente para los flujos de trabajo de hospitalidad. Estos sistemas POS de hospitalidad o restaurantes ofrecen soporte para la gestión de mesas, facturas divididas, modificadores, impresión de cocinas y grandes volúmenes de transacciones durante los períodos de mayor actividad.

Sistemas POS minoristas con profundidad de inventario

Los comerciantes minoristas que gestionan inventarios grandes o complicados suelen elegir sistemas POS con seguimiento de existencias avanzado, soporte de códigos de barras y gestión de proveedores. Estos sistemas priorizan la precisión, actualizaciones de existencias en tiempo real e integración con escaparates en línea.

Sistemas POS de autoservicio y quiosco

Las terminales automáticos de proceso de compra y los quioscos de pedidos son comunes en supermercados, restaurantes de comida rápida y lugares de alto tráfico, ya que reducen la presión de las filas y los costos de personal, al tiempo que se integran directamente en el mismo back-end del sistema POS que las terminales con personal.

¿Cómo se integran los sistemas POS con pagos, contabilidad e inventario en Nueva Zelanda?

Un sistema POS es más útil cuando conecta pagos, contabilidad e inventario.

A continuación, te explicamos cómo hacer lo siguiente:

Integración de pagos

Cuando se efectúa una venta, el sistema POS envía el importe directamente al sistema EFTPOS o terminal de la tarjeta, recibe la confirmación en tiempo real y registra automáticamente el resultado, lo que elimina el ingreso manual, acelera el proceso de compra y reduce los problemas de conciliación.

Proveedores como Stripe permiten que los pagos en persona se ejecuten a través de la misma infraestructura de pagos que las transacciones en línea, lo que simplifica los reembolsos, informes y soporte al cliente. En lugar de administrar sistemas separados para diferentes canales, las empresas pueden ver y administrar todos los pagos en un solo lugar.

Integración contable:

En Nueva Zelanda, los sistemas POS suelen estar conectados directamente con el software de contabilidad para que los datos de ventas diarias fluyan automáticamente. Cada transacción incluye GST, método de pago y detalles de tiempo, lo que reduce la necesidad de ingreso manual y disminuye el riesgo de errores.

Esta configuración facilita la presentación de informes GST. Dado que los datos de ventas ya están estructurados y clasificados, las empresas pueden conciliar cuentas más rápido y preparar las declaraciones GST con más confianza.

Integración de inventario

Integración de inventario conecta la venta y la gestión de existencias. Cuando se vende un producto, el sistema POS actualiza los niveles de inventario de inmediato. Esto es crítico para los minoristas, las empresas de hostelería y cualquier operación que gestione bienes físicos a través de múltiples canales.

Los datos de inventario en tiempo real ayudan a evitar sobreventas, mantienen la precisión de los listados en línea y respaldan decisiones de compra más inteligentes. Los sistemas POS integrados garantizan que todas las tiendas funcionen a partir de los mismos datos de inventario, lo que reduce las inconsistencias y los ajustes manuales de existencias.

¿Qué consideraciones normativas, impositivas y de GST afectan el uso del sistema POS en Nueva Zelanda?

Un sistema POS en Nueva Zelanda forma parte de la infraestructura de cumplimiento de la normativa de una empresa. La forma en que calcula impuestos, almacena registros y gestiona pagos afecta la exposición normativa y la preparación para auditorías.

Funciona de la siguiente forma:

Cálculo y visualización GST

Se espera que los sistemas POS apliquen automáticamente el 15% GST de Nueva Zelandia, presenten tarifas incluidas en el GST a los clientes y muestren el componente impositivo en los registros de ingresos y transacciones. Dado que en 2023 Nueva Zelanda pasó a normas más flexibles de “información sobre suministros sujetos a impuestos”, los sistemas POS deben realizar capturas fiables de los datos de los proveedores, las fechas de transacción, los totales y los importes del GST, y elaborar facturas que cumplan los requisitos para los compradores registrados en el GST previa solicitud.

Requisitos de mantenimiento de registros

Ingresos Internos requiere que los registros de ventas y GST se conserven durante al menos siete años, lo que significa que los sistemas POS deben almacenar los datos de las transacciones en un formato duradero y recuperable. El almacenamiento basado en la nube y los informes detallados facilitan la reconstrucción de las ventas diarias, GST recopilados y métodos de pago durante las auditorías o revisiones.

Reglas de pago y recargos

Por lo general, no se cobran recargos por las transacciones de débito EFTPOS, mientras que los pagos crediticios y sin contacto pueden conllevar un recargo visible. Los sistemas POS deben calcular con precisión los recargos, divulgarlos en el proceso de compra y adaptarse a medida que evolucionan las reglas de las redes de pago y las estructuras de comisiones.

Protección de datos y seguridad

Dado que los sistemas POS procesan datos confidenciales de pagos y clientes, la seguridad es un requisito básico, por lo que los sistemas deben dar soporte al procesamiento de pagos conforme a la normativa PCI del sector de tarjetas de pago y proteger la información almacenada de los clientes conforme a la Ley de privacidad de Nueva Zelanda para reducir el riesgo legal y reputacional.

¿Qué costos, limitaciones y riesgos deben tener en cuenta las empresas al seleccionar un sistema POS?

Elegir un sistema POS es una decisión a largo plazo que debe tener en cuenta los costos continuos, las limitaciones del sistema y qué tan bien se mantiene la configuración en condiciones reales.

Estos son algunos factores a tener en cuenta:

Configuración y costos continuos

Con cualquier sistema POS, enfrentarás costos asociados con la configuración, así como los continuos que afectan la sostenibilidad a largo plazo de tu empresa.

Costos comunes a tener en cuenta:

• Costos de instalación y equipo: los sistemas POS suelen requerir componentes físicos. Estos pueden adquirirse directamente, alquilarse o agruparse en planes mensuales, y los costos varían mucho según la durabilidad, escala y si la configuración es de una sola ubicación o de varios sitios. Es posible que los sistemas POS virtuales no requieran equipo adicional más allá de un teléfono inteligente o una tableta.

• Comisiones de software y suscripciones: muchos sistemas POS modernos operan con suscripciones mensuales o anuales, con tarifas vinculadas a las funcionalidades, la cantidad de registros o la cantidad de ubicaciones. Los informes avanzados, las integraciones, las herramientas de fidelización o soporte multitienda pueden fijar sus precios como complementos, lo que aumenta los costos a largo plazo.

• Comisiones por procesamiento de pagos: las comisiones por transacción son un costo constante importante, especialmente para pagos con tarjeta y sin contacto. Algunos proveedores de sistemas POS compensan las tarifas bajas de los programas informáticos con comisiones por pago más altas.

• Gastos generales de implementación y capacitación: considera el tiempo dedicado a la configuración de productos, normas impositivas, inventario e integraciones. Los sistemas complicados o poco intuitivos aumentan el tiempo de onboarding y el riesgo de errores en el proceso de confirmación de compra.

Limitaciones y riesgos potenciales

Los sistemas POS desempeñan una función importante en las operaciones, por lo que debes planificar sus limitaciones y riesgos.

Cuidado con:

• Dependencia de la conectividad: Los sistemas POS basados en la nube dependen de un acceso estable a Internet para pagos y la sincronización de datos. Si bien muchos sistemas tienen modos fuera de línea, las funcionalidades pueden ser limitadas, lo que hace que los errores de conectividad sean un riesgo significativo sin opciones de respaldo.

• Fiabilidad de la integración: los sistemas POS se sitúan en el centro de múltiples integraciones, y los fallos de comunicación entre sistemas pueden provocar discrepancias en los datos o falta de registros. Las integraciones mal mantenidas pueden socavar la precisión contable o la visibilidad del inventario si no se supervisan.

• Riesgo en materia de seguridad y datos: los sistemas POS manejan información confidencial sobre pagos y clientes, por lo que las empresas deben actualizar los sistemas con regularidad e implementar prácticas sólidas de seguridad en pagos.

• Límites de escalabilidad y flexibilidad: un sistema POS que funcione bien para una sola ubicación podría tener dificultades si hay límites en los usuarios, las ubicaciones, el tamaño del inventario o las estructuras de precios. Asegúrate de confirmar su potencial de escalabilidad.

• Calidad de dependencia y soporte del proveedor: las empresas dependen en gran medida del proveedor de su sistema POS para tiempo de actividad y soporte. Un mal soporte al cliente, una cobertura local limitada o contratos inflexibles pueden convertir pequeños problemas técnicos en grandes interrupciones.

¿Cómo pueden las empresas de Nueva Zelanda evaluar, implementar y administrar un sistema POS eficazmente?

Los requisitos bien definidos, la configuración cuidadosa y la atención continua marcan la diferencia entre un sistema exitoso y uno que se rompe. Las empresas deben trazar un mapa de cómo se producen realmente las ventas, incluidos los volúmenes máximos, los tipos de pago, las complicaciones del inventario y las necesidades de elaboración de informes. Los flujos de trabajo específicos del sector, como los patrones de servicios de hospitalidad o la rotación de existencias minoristas, deben impulsar la selección del sistema.

Asegúrate de confirmar que tu sistema POS admita el dólar neozelandés (NZD), GST y métodos de pago locales, como EFTPOS y tarjetas sin contacto. El cumplimiento de la normativa sobre impuestos corporativos neozelandeses y las expectativas de mantenimiento de registros deben estar integrados en tu flujo. Evalúa las integraciones desde el principio, incluidos los sistemas de contabilidad, inventario y ventas en línea. Esto reducirá el trabajo de conciliación y evitará brechas de datos que surjan meses después.

La configuración siempre debe incluir datos del producto, configuración de impuestos, pruebas de pago y capacitación del personal antes de pasar a modo activo. Programarla durante períodos más tranquilos reduce el riesgo y da tiempo a resolver problemas. Capacita al personal y documenta tus procesos. Incluso los sistemas intuitivos se benefician de una capacitación estructurada y procedimientos claros.

A medida que las empresas agregan ubicaciones, canales de venta o nuevos métodos de pago, el sistema POS debe crecer con ellos. Conciliaciones consistentes, recuentos de inventario, informes de ventas y revisiones del sistema brindan soporte a un crecimiento sostenible sin desafíos innecesarios.

Cómo puede ayudar Stripe Terminal

Con Stripe Terminal, las empresas pueden aumentar sus ingresos con pagos unificados a través de canales en persona y en línea. Admite nuevas formas de pago, logística de hardware simple, cobertura global y cientos de integraciones de sistemas POS y comercio con las cuales diseñar una pila de software ideal para pagos.

Stripe impulsa el comercio unificado para marcas como Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed y Mindbody.

Stripe Terminal puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Unificar el comercio: gestiona pagos en línea y en persona en una plataforma global con datos de pagos unificados.

• Expandirte globalmente: expándete a 24 países con un único conjunto de integraciones y métodos de pago populares.

• Integrarte a tu manera: desarrolla tu propia aplicación de sistema POS personalizada o conéctate con tu pila de software tecnológica existente mediante integraciones de comercio y sistema POS de terceros.

• Simplificar la logística del hardware: pide, gestiona y supervisa fácilmente los lectores admitidos por Stripe, estén donde estén.

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