Les systèmes de point de vente (POS) font partie intégrante de l’infrastructure commerciale en Nouvelle-Zélande (NZ). En effet, ces systèmes ont assuré le bon déroulement de plus de 60 % des interactions de paiement en 2024. Ils façonnent la manière dont les entreprises acceptent les paiements, suivent la taxe sur les produits et services (TPS), gèrent les stocks et rendent compte des revenus. Un système POS adapté peut simplifier la conformité, réduire le travail manuel et offrir aux entreprises une vision plus claire de leurs performances sur tous les canaux.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment fonctionnent les systèmes POS en Nouvelle-Zélande, comment ils s’intègrent aux paiements et à la comptabilité, et ce que les entreprises doivent prendre en compte lors du choix et de la gestion de ces systèmes.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un système POS en Nouvelle-Zélande ?
  
• De quelle manière les systèmes POS s’intègrent-ils aux paiements, à la comptabilité et à la gestion des stocks en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quelles sont les considérations réglementaires, fiscales et relatives à la TPS qui influent sur l’utilisation du système POS en Nouvelle-Zélande ?
  
• Quels sont les coûts, les limitations et les risques que les entreprises doivent prendre en compte lors du choix d’un système POS ?
  
• Comment peuvent les entreprises en Nouvelle-Zélande évaluer, mettre en œuvre et gérer efficacement un système POS ?
  
• Comment Stripe Terminal peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un système POS en Nouvelle-Zélande ?

Un système de point de vente (POS) enregistre une vente et accepte le paiement. Il centralise les transactions, les taxes, les stocks et les rapports dans un flux unique qui reflète le fonctionnement quotidien des entreprises en Nouvelle-Zélande.

Une configuration de point de vente (POS) typique associe un logiciel avec du matériel physique, tel qu’une tablette ou un terminal, une imprimante de reçus, un tiroir-caisse ou un appareil de Virement électronique de fonds au point de vente (EFTPOS). Lors du traitement d’une vente, le système POS calcule le total, applique la TPS, envoie le montant au terminal de paiement, confirme l’autorisation et enregistre automatiquement la transaction. Cet enregistrement est intégré à l’historique financier et fiscal de l’entreprise.

En Nouvelle-Zélande, de nombreux systèmes POS sont basés sur le cloud. Ces systèmes centralisent les données, les mettent à jour automatiquement et permettent à leurs propriétaires d’accéder à distance aux données de vente et de stock. Ils prennent également en charge les configurations multi-emplacements et sont plus faciles à mettre à niveau au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise.

Voici les principaux types de systèmes POS disponibles en Nouvelle-Zélande :

Systèmes POS traditionnels au comptoir

Ce sont des terminaux POS fixes couramment utilisés dans les supermarchés, les grands magasins et les environnements à forte affluence. Ils sont conçus pour offrir rapidité, durabilité et un débit constant, notamment lorsque plusieurs points de paiement sont utilisés simultanément.

Systèmes POS sur tablette et appareil mobile

De nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent des tablettes ou des smartphones comme leur principal système POS. Ces systèmes sont populaires dans les petits cafés ainsi que dans l’hôtellerie et la restauration, les boutiques, les food trucks et les entreprises de services, car ils sont portables, relativement peu coûteux et rapides à déployer. Aussi, ils sont généralement basés sur le cloud et nécessitent une connexion Internet.

Systèmes POS pour l’hôtellerie et la restauration

Les restaurants, les bars et les cafés utilisent souvent des systèmes POS conçus spécifiquement pour les flux de travail du secteur de l’hôtellerie et la restauration. Ces systèmes POS dédiés à l’hôtellerie ou la restauration prennent en charge la gestion des tables, le partage des additions, les options personnalisées, l’impression des commandes en cuisine et les volumes de transactions élevés aux heures de pointe.

Systèmes POS pour la vente au détail avec gestion des stocks

Les détaillants qui gèrent un stock important ou complexe optent souvent pour des systèmes POS dotés de fonctionnalités avancées pour le suivi des stocks, la prise en charge des codes-barres et la gestion des fournisseurs. Ces systèmes privilégient la précision, les mises à jour des stocks en temps réel et l’intégration avec les plateformes de vente en ligne.

Systèmes POS pour la vente en libre-service et sur borne interactive

Les terminaux de paiement automatiques et les bornes de commande sont courants dans les supermarchés, les fast-foods et les lieux à forte affluence. Ils permettent de réduire les files d’attente et les coûts de personnel tout en s’intégrant directement au même back-end pour POS que les terminaux traditionnels.

De quelle manière les systèmes POS s’intègrent-ils aux paiements, à la comptabilité et à la gestion des stocks en Nouvelle-Zélande ?

Un système POS est particulièrement utile lorsqu’il relie les paiements, la comptabilité et le stock.

Voici comment ceci est possible :

Intégration des paiements

Lors de la saisie d’une vente, le système POS transmet directement le montant au terminal EFTPOS ou au terminal de carte bancaire, reçoit une confirmation en temps réel et enregistre le résultat automatiquement. Ceci élimine la saisie manuelle, accélère le paiement et réduit les problèmes de rapprochement.

Des prestataires comme Stripe permettent aux paiements en personne de transiter par la même infrastructure de paiement que les transactions en ligne, ce qui simplifie les remboursements, les rapports et le service client. Ainsi, au lieu de gérer des systèmes distincts pour chaque canal, les entreprises peuvent consulter et gérer tous leurs paiements depuis une même et seule plateforme.

Intégration de la comptabilité

En Nouvelle-Zélande, il est normal de voir les systèmes POS se connecter directement aux logiciels comptables afin que les données de ventes quotidiennes soient automatiquement transmises. Chaque transaction inclut la TPS, le moyen de paiement et l’heure d’exécution, ce qui réduit le besoin de saisie manuelle et diminue le risque d’erreurs.

Cette configuration simplifie la déclaration de la TPS. Grâce à des données de vente déjà structurées et catégorisées, les entreprises peuvent rapprocher leurs comptes plus rapidement et préparer leurs déclarations de TPS avec plus d’assurance.

Intégration du stock

L’intégration du stock aide à relier les ventes et la gestion du stock. Lorsqu’un produit est vendu, le système POS met immédiatement à jour les niveaux de stock. Ceci est essentiel pour les détaillants, les entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration, ainsi que toute opération gérant des marchandises physiques sur plusieurs canaux.

Les données du stock en temps réel permettent d’éviter les surventes, de garantir l’exactitude des fiches produits en ligne et de faciliter des décisions d’achat plus éclairées. Les systèmes POS intégrés garantissent que tous les magasins fonctionnent à partir des mêmes données du stock, ce qui réduit les incohérences et les réajustements manuels du stock.

Quelles sont les considérations réglementaires, fiscales et relatives à la TPS qui influent sur l’utilisation du système POS en Nouvelle-Zélande ?

En Nouvelle-Zélande, un système POS fait partie intégrante de l’infrastructure de conformité d’une entreprise. En effet, la manière dont elle calcule les impôts, conserve les données et gère les paiements a une incidence sur son exposition réglementaire et sa capacité à se préparer aux audits.

Voici comment cela fonctionne :

Calcul et affichage de la TPS

Les systèmes POS sont censés appliquer automatiquement la TPS de 15 % en Nouvelle-Zélande, présenter les prix TPS comprise aux clients et afficher la composante fiscale sur les reçus et les enregistrements de transactions. Depuis que la Nouvelle-Zélande est passée à des règles plus souples en matière d’« informations sur les fournitures taxables » en 2023, les systèmes POS doivent enregistrer de manière fiable les détails des fournisseurs, les dates des transactions, les totaux et les montants de la TPS. Ils doivent aussi produire des factures conformes pour les acheteurs soumis à la TPS, s’ils les réclament.

Exigences en matière de tenue de registres

L’administration fiscale exige la conservation des enregistrements de ventes et de la TPS pendant au moins sept ans. Par conséquent, les systèmes POS doivent stocker les données de transaction dans un format durable et facilement accessible. Le stockage dans le cloud et les rapports détaillés facilitent la reconstitution des ventes quotidiennes, de la TPS perçue et des moyens de paiement lors des audits ou des vérifications.

Règles relatives aux paiements et aux frais supplémentaires

Les transactions EFTPOS par carte de débit ne sont généralement pas majorées, contrairement aux paiements par carte de crédit et sans contact qui peuvent entraîner une majoration visible. Les systèmes POS doivent calculer avec précision les frais supplémentaires, les afficher au moment du paiement et rester adaptables à l’évolution des règles et des structures tarifaires des réseaux de paiement.

Protection et sécurité des données

Étant donné que les systèmes POS traitent des données sensibles relatives aux paiements et aux clients, la sécurité de ces données est une exigence fondamentale. Ainsi, ces systèmes doivent adopter un traitement des paiements qui soit conforme à la Norme de l’industrie des cartes de paiement (PCI) et doivent protéger les informations client stockées conformément à la loi néo-zélandaise sur la protection de la vie privée afin de réduire les risques juridiques et d’atteinte à la réputation.

Quels sont les coûts, les limitations et les risques que les entreprises doivent prendre en compte lors du choix d’un système POS ?

Le choix d’un système de POS est une décision à long terme qui doit tenir compte des coûts récurrents, des contraintes du système et de la fiabilité de la configuration en conditions réelles d’utilisation.

Voici quelques facteurs à prendre en considération :

Coûts d’installation et coûts récurrents

Quel que soit le système POS choisi, vous devrez faire face à des coûts liés à l’installation ainsi qu’à des coûts récurrents qui affectent la viabilité à long terme de votre entreprise.

Coûts courants à prendre en compte :

• Coûts de matériel et d’installation : les systèmes POS nécessitent souvent des composants physiques. Ces derniers peuvent être achetés directement, loués ou inclus dans des offres mensuelles, et leurs coûts varient considérablement en fonction de leur durabilité, de leur envergure et du fait qu’il s’agisse d’un seul emplacement de ou de plusieurs emplacements. Aussi, les systèmes POS virtuels pourraient ne pas nécessiter de matériel supplémentaire autre qu’un smartphone ou une tablette.

• Logiciels et frais d’abonnement : de nombreux systèmes POS modernes fonctionnent par abonnement mensuel ou annuel, le prix étant lié aux fonctionnalités, au nombre de caisses ou au nombre d’emplacements. Les rapports avancés, les intégrations, les outils de fidélisation ou la prise en charge de plusieurs magasins peuvent être facturés comme produits additionnels, ce qui augmente les coûts à long terme.

• Frais de traitement des paiements : les frais de transaction représentent un coût récurrent important, notamment pour les paiements par carte bancaire et les paiements sans contact. Ainsi, certains fournisseurs de terminaux POS proposent des logiciels à bas prix, mais appliquent des frais de paiement plus élevés.

• Frais généraux liés à la mise en œuvre et à la formation : tenez compte du temps consacré à la configuration des produits, des règles fiscales, du stock et des intégrations. Les systèmes complexes ou peu intuitifs allongent le temps d’intégration et augmentent le risque d’erreurs lors du paiement.

Limites et risques potentiels

Étant donné que les systèmes POS jouent un rôle important dans les opérations, il est donc important de prendre en compte les limites et les risques qui leurs sont liés.

Points à surveiller :

• Dépendance à la connectivité : les systèmes POS basés sur le cloud dépendent d’une connexion Internet stable pour les paiements et la synchronisation des données. Bien que de nombreux systèmes proposent un mode hors ligne, leurs fonctionnalités peuvent être limitées, ce qui rend les pannes de connexion particulièrement risquées en l’absence de solutions de secours.

• Fiabilité de l’intégration : les systèmes POS sont au cœur de multiples intégrations. Ainsi, les défaillances de communication entre ces systèmes peuvent entraîner des incohérences de données ou des enregistrements manquants. Des intégrations mal entretenues peuvent nuire à la précision de la comptabilité ou à la visibilité du stock si elles ne sont pas surveillées.

• Risques liés à la sécurité et aux données : les systèmes POS gèrent des informations sensibles sur les paiements et les clients. De ce fait, les entreprises doivent mettre à jour régulièrement leurs systèmes et adopter des pratiques de sécurité des paiements rigoureuses.

• Limites d’évolutivité et de flexibilité : un système POS qui fonctionne bien pour un seul emplacement peut rencontrer des difficultés s’il existe des limites concernant le nombre des utilisateurs ou des emplacements, la taille du stock ou les structures tarifaires. Veillez donc à bien confirmer le potentiel d’évolutivité de ce système.

• Dépendance vis-à-vis du fournisseur et qualité du service d’assistance : les entreprises dépendent fortement de leur fournisseur de système POS pour le temps de disponibilité et le service d’assistance. Si ce dernier est d’une qualité médiocre, une couverture locale limitée ou des contrats inflexibles peuvent transformer de petits problèmes techniques en perturbations majeures.

Comment peuvent les entreprises en Nouvelle-Zélande évaluer, mettre en œuvre et gérer efficacement un système POS ?

Des exigences bien définies, une configuration soignée et une attention constante font la différence entre un système performant et un système de mauvaise qualité. Les entreprises doivent analyser le déroulement réel des ventes, en incluant les pics d’activité, les types de paiement, les complexités de gestion du stock et les besoins en matière de rapports. Les flux de travail spécifiques à chaque secteur, tels que les pratiques de service dans l’hôtellerie et la restauration ou la rotation du stock dans le commerce de détail, doivent guider le choix du système.

Assurez-vous que votre système POS prend en charge le dollar néo-zélandais (NZD), la TPS et les moyens de paiement locaux, tels que l’EFTPOS et les cartes sans contact. La conformité aux règles fiscales applicables aux entreprises en Nouvelle-Zélande et aux exigences en matière de tenue de registres doit être intégrée à votre processus. De ce fait, évaluez dès le départ les intégrations, notamment avec les systèmes de comptabilité, de gestion du stock et de vente en ligne. Ceci permettra de réduire le travail de rapprochement et d’éviter les lacunes de données qui apparaissent des mois plus tard.

Avant la mise en service du système, la configuration initiale doit impérativement inclure les données produit, la configuration fiscale, les tests de paiement et la formation du personnel. Le fait de programmer ces étapes pendant les périodes plus calmes réduit les risques et laisse le temps de résoudre les problèmes. Formez votre personnel et documentez vos processus. Même les systèmes intuitifs bénéficient d’une formation structurée et de procédures claires.

À mesure que les entreprises étendent leur réseau, diversifient leurs canaux de vente ou proposent de nouveaux moyens de paiement, leur système POS doit évoluer en conséquence. Des rapprochements réguliers, des inventaires, des rapports de vente et des vérifications du système permettent une croissance durable et sans difficultés inutiles.

Comment Stripe Terminal peut vous aider

Stripe Terminal permet aux entreprises de faire croître leurs revenus avec des paiements unifiés à travers les canaux en personne et en ligne. Cette solution prend en charge de nouvelles façons de payer, une logistique matérielle simple, une couverture mondiale et des centaines d’intégrations POS et commerce pour concevoir votre suite d’outils de paiement idéale.

Stripe soutient le commerce unifié pour des entreprises comme Hertz, URBN, Lands’ End, Shopify, Lightspeed, et Mindbody.

Stripe Terminal peut vous aider comme suit :

• Unifier le commerce : gérez les paiements en ligne et en personne au sein d’une plateforme mondiale, avec des données de paiement unifiées.

• Vous développer à l’international : déployez vos activités dans 24 pays à l’aide d’un seul ensemble d’intégrations et de moyens de paiement largement utilisés.

• Intégrer selon votre stratégie : développez votre propre application POS ou connectez votre suite d’outils existante grâce à des intégrations POS et e-commerce tierces.

• Simplifier la logistique matérielle : commandez, gérez et suivez facilement les lecteurs compatibles Stripe, où qu’ils se trouvent.

Apprendre davantage sur Stripe Terminal ou démarrer dès aujourd’hui.