Os sistemas de ponto de venda (POS) são parte essencial da infraestrutura empresarial na Nova Zelândia (NZ), viabilizando mais de 60% das interações de pagamento em 2024. Eles moldam a forma como as empresas aceitam pagamentos, acompanham o imposto sobre bens e serviços (GST), gerenciam estoques e reportam receitas. O sistema de POS adequado pode simplificar a conformidade, reduzir o trabalho manual e oferecer às empresas uma visão mais clara do desempenho em todos os canais.

A seguir, explicamos como os sistemas de POS funcionam na Nova Zelândia, como se integram a pagamentos e contabilidade e o que as empresas devem considerar ao selecionar e gerenciar sistemas de POS.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um sistema de POS na Nova Zelândia?
  
• Como os sistemas de POS se integram a pagamentos, contabilidade e estoque na Nova Zelândia?
  
• Quais considerações regulatórias, fiscais e de GST afetam o uso de sistemas de POS na Nova Zelândia?
  
• Quais custos, limitações e riscos as empresas devem considerar ao escolher um sistema de POS?
  
• Como as empresas da Nova Zelândia podem avaliar, implementar e gerenciar um sistema de POS de forma eficaz?
  
• Como o Stripe Terminal pode ajudar
  

O que é um sistema de POS na Nova Zelândia?

Um sistema de ponto de venda (POS) registra uma venda e aceita o pagamento. Ele conecta transações, impostos, estoque e relatórios em um único fluxo que reflete como as empresas da Nova Zelândia realmente operam no dia a dia.

Uma configuração típica de POS combina software com hardware físico, como um tablet ou terminal, impressora de recibos, gaveta de dinheiro ou um dispositivo de Transferência Eletrônica de Fundos no Ponto de Venda (EFTPOS). Quando uma venda é processada, o sistema de POS calcula o total, aplica o GST, envia o valor para o terminal de pagamento, confirma a autorização e registra a transação automaticamente. Esse registro passa a fazer parte do histórico financeiro e fiscal da empresa.

Muitos sistemas de POS na Nova Zelândia são baseados em nuvem. Eles armazenam dados de forma centralizada, são atualizados automaticamente e permitem que os proprietários acessem dados de vendas e estoque remotamente. Também oferecem suporte a operações em múltiplas localidades e são mais fáceis de escalar conforme os negócios crescem.

Aqui estão os principais tipos de sistemas de POS na Nova Zelândia:

Sistemas tradicionais de POS fixos

São terminais de POS fixos, comumente usados em supermercados, grandes lojas de varejo e ambientes de alto volume. Eles são projetados para velocidade, durabilidade e fluxo consistente de transações, especialmente em locais onde há múltiplos caixas em operação.

Sistemas de POS baseados em tablet e dispositivos móveis

Muitas empresas de pequeno e médio porte utilizam tablets ou smartphones como sua principal interface de POS. Esses sistemas são populares em cafés menores, negócios de hospitalidade, boutiques, food trucks e empresas de serviços, pois são portáteis, de custo relativamente baixo e rápidos de implementar. Normalmente, são baseados em nuvem e dependem de conectividade com a internet.

Sistemas de POS focados em hospitalidade

Restaurantes, bares e cafés costumam usar sistemas de POS desenvolvidos especificamente para fluxos de trabalho de hospitalidade. Esses sistemas de POS para hospitalidade ou sistemas de POS para restaurantes oferecem suporte a gestão de mesas, divisão de contas, modificadores, impressão para a cozinha e altos volumes de transações durante períodos de pico.

Sistemas de POS para varejo com gestão avançada de estoque

Varejistas que gerenciam estoques grandes ou complexos geralmente optam por sistemas de POS com rastreamento avançado de estoque, suporte a códigos de barras e gestão de fornecedores. Esses sistemas priorizam precisão, atualizações de estoque em tempo real e integração com lojas online.

Sistemas de POS de autoatendimento e quiosque

Terminais de autoatendimento e quiosques de pedidos são comuns em supermercados, redes de fast food e locais de alto fluxo. Eles reduzem a pressão nas filas e os custos com equipe, ao mesmo tempo em que se integram diretamente ao mesmo backend de POS dos terminais operados por atendentes.

Como os sistemas de POS se integram com pagamentos, contabilidade e estoque na Nova Zelândia?

Um sistema de POS é mais útil quando conecta pagamentos, contabilidade e estoque.

Veja como:

Integração com pagamentos

Quando uma venda é registrada, o POS envia o valor diretamente para o terminal EFTPOS ou de cartão, recebe a confirmação em tempo real e registra automaticamente o resultado. Isso elimina lançamentos manuais, agiliza o checkout e reduz problemas de reconciliação.

Provedores como a Stripe permitem que pagamentos presenciais sejam processados pela mesma infraestrutura de pagamento usada para transações online, o que simplifica reembolsos, relatórios e o suporte ao cliente. Em vez de gerenciar sistemas separados para diferentes canais, as empresas podem visualizar e gerenciar todos os pagamentos em um só lugar.

Integração contábil

Na Nova Zelândia, os sistemas de POS geralmente se conectam diretamente a softwares de contabilidade para que os dados de vendas diárias sejam transmitidos automaticamente. Cada transação inclui o GST, a forma de pagamento e os detalhes de data e horário, o que reduz a necessidade de lançamentos manuais e diminui o risco de erros.

Essa configuração facilita os relatórios de GST. Com os dados de vendas já estruturados e categorizados, as empresas conseguem realizar a reconciliação das contas com mais rapidez e preparar as declarações de GST com mais segurança.

Integração de estoque

A integração de estoque conecta vendas e gestão de estoque. Quando um produto é vendido, o POS atualiza os níveis de estoque imediatamente. Isso é essencial para varejistas, negócios de hospitalidade e qualquer operação que gerencie produtos físicos em múltiplos canais.

Dados de estoque em tempo real ajudam a evitar vendas acima do disponível, mantêm as listagens online precisas e apoiam decisões de compra mais inteligentes. Sistemas de POS integrados garantem que todas as lojas operem com os mesmos dados de estoque, reduzindo inconsistências e ajustes manuais de estoque.

Quais considerações regulatórias, fiscais e de GST afetam o uso de sistemas de POS na Nova Zelândia?

Um sistema de POS na Nova Zelândia faz parte da infraestrutura de conformidade de uma empresa. A forma como ele calcula impostos, armazena registros e processa pagamentos afeta a exposição regulatória e a prontidão para auditorias.

Veja como ele funciona:

Cálculo e exibição do GST

Espera-se que os sistemas de POS apliquem automaticamente o GST de 15% da Nova Zelândia, apresentem preços com GST incluído aos clientes e exibam o componente do imposto em recibos e registros de transações. Desde que a Nova Zelândia passou a adotar regras mais flexíveis de “informações de fornecimento tributável” em 2023, os sistemas de POS precisam capturar de forma confiável os dados do fornecedor, as datas das transações, os valores totais e os montantes de GST, além de gerar faturas em conformidade para compradores registrados no GST, quando solicitado.

Requisitos de manutenção de registros

A Inland Revenue (autoridade fiscal da Nova Zelândia) exige que os registros de vendas e de GST sejam mantidos por pelo menos sete anos, o que significa que os sistemas de POS devem armazenar os dados das transações em um formato durável e recuperável. O armazenamento em nuvem e os relatórios detalhados facilitam a reconstrução das vendas diárias, do GST recolhido e das formas de pagamento durante auditorias ou revisões.

Regras de pagamento e cobrança de sobretaxas

Transações de débito via EFTPOS normalmente não estão sujeitas a sobretaxa, enquanto pagamentos com crédito e por aproximação podem ter uma sobretaxa visível. Os sistemas de POS devem calcular essas sobretaxas com precisão, divulgá-las no momento do checkout e permanecer adaptáveis conforme as regras das redes de pagamento e as estruturas de tarifas evoluem.

Proteção e segurança de dados

Como os sistemas de POS processam dados sensíveis de pagamento e de clientes, a segurança é um requisito básico. Os sistemas devem oferecer processamento de pagamentos em conformidade com o padrão da Setor de Cartões de Pagamento (PCI) e proteger as informações armazenadas dos clientes de acordo com a Lei de Privacidade da Nova Zelândia, para reduzir riscos legais e de reputação.

Quais custos, limitações e riscos as empresas devem considerar ao escolher um sistema de POS?

Escolher um sistema de POS é uma decisão de longo prazo que deve levar em conta os custos contínuos, as limitações do sistema e o quão bem a solução se mantém em condições reais de operação.

Aqui estão alguns fatores a serem considerados:

Instalação e custos contínuos

Com qualquer sistema de POS, você enfrentará custos relacionados à implementação, além de custos contínuos que impactam a sustentabilidade de longo prazo do seu negócio.

Custos comuns a serem considerados:

• Custos de hardware e implementação: Os sistemas de POS geralmente exigem componentes físicos. Eles podem ser adquiridos à vista, alugados ou incluídos em planos mensais, e os custos variam bastante conforme a durabilidade, a escala e se a operação é em um único local ou em múltiplas unidades. Sistemas de POS virtual podem não exigir hardware adicional além de um smartphone ou tablet.

• Taxas de software e assinatura: Muitos sistemas modernos de POS operam com assinaturas mensais ou anuais, com preços vinculados aos recursos, ao número de caixas ou à quantidade de unidades. Relatórios avançados, integrações, ferramentas de fidelidade ou suporte a múltiplas lojas podem ser cobrados como complemento, aumentando os custos de longo prazo.

• Taxas de processamento de pagamentos: As taxas por transação são um custo contínuo significativo, especialmente para pagamentos com cartão e por aproximação. Alguns provedores de POS compensam preços baixos de software com taxas de pagamento mais altas.

• Sobrecarga de implementação e treinamento: Considere o tempo gasto na configuração de produtos, regras fiscais, estoque e integrações. Sistemas complexos ou pouco intuitivos aumentam o tempo de onboarding e o risco de erros no checkout.

Limitações e riscos potenciais

Os sistemas de POS desempenham uma função importante nas operações, portanto é essencial planejar considerando suas limitações e riscos.

Fique atento a:

• Dependência de conectividade: Sistemas de POS baseados em nuvem dependem de acesso estável à internet para pagamentos e sincronização de dados. Embora muitos sistemas ofereçam modos offline, essa funcionalidade pode ser limitada, tornando falhas de conectividade um risco significativo sem opções de backup.

• Confiabilidade das integrações: Os sistemas de POS ficam no centro de múltiplas integrações, e falhas de comunicação entre sistemas podem levar a inconsistências de dados ou registros ausentes. Integrações mal mantidas podem comprometer a precisão contábil ou a visibilidade do estoque se não forem monitoradas.

• Risco de segurança e dados: Os sistemas de POS lidam com informações sensíveis de pagamento e de clientes, portanto as empresas devem manter os sistemas atualizados regularmente e adotar práticas robustas de segurança de pagamentos.

• Limites de escalabilidade e flexibilidade: Um sistema de POS que funciona bem para uma única unidade pode enfrentar dificuldades se houver limites de usuários, locais, tamanho de estoque ou estruturas de preços. Certifique-se de confirmar o potencial de escalabilidade.

• Dependência do fornecedor e qualidade do suporte: As empresas dependem fortemente do provedor de POS para disponibilidade e suporte. Um atendimento ao cliente deficiente, cobertura local limitada ou contratos inflexíveis podem transformar pequenos problemas técnicos em grandes interrupções.

Como as empresas da Nova Zelândia podem avaliar, implementar e gerenciar um sistema de POS de forma eficaz?

Requisitos bem definidos, uma implementação cuidadosa e atenção contínua fazem a diferença entre um sistema bem-sucedido e outro que acaba falhando. As empresas devem mapear como as vendas realmente acontecem, incluindo volumes de pico, tipos de pagamento, complexidades de estoque e necessidades de relatórios. Fluxos de trabalho específicos do setor, como padrões de atendimento na hospitalidade ou rotatividade de estoque no varejo, devem orientar a escolha do sistema.

Certifique-se de confirmar que seu sistema de POS oferece suporte ao dólar neozelandês (NZD), ao GST e a formas de pagamento locais, como EFTPOS e cartões por aproximação. A conformidade com as regras tributárias empresariais da Nova Zelândia e com as exigências de manutenção de registros deve estar incorporada ao seu fluxo. Avalie as integrações desde o início, incluindo contabilidade, estoque e sistemas de vendas online. Isso reduzirá o trabalho de reconciliação e evitará lacunas de dados que só aparecem meses depois.

A implementação deve sempre incluir dados de produtos, configuração tributária, testes de pagamento e treinamento da equipe antes da de começar a trabalhar em tempo real. Agendar esse processo em períodos mais tranquilos reduz riscos e permite tempo para resolver problemas. Treine a equipe e documente seus processos. Mesmo sistemas intuitivos se beneficiam de treinamento estruturado e procedimentos claros.

À medida que as empresas adicionam novas unidades, canais de venda ou formas de pagamento, o sistema de POS deve acompanhar esse crescimento. Reconciliações consistentes, contagens de estoque, relatórios de vendas e revisões do sistema sustentam um crescimento sustentável sem desafios desnecessários.

Como o Stripe Terminal pode ajudar

O Stripe Terminal permite que as empresas aumentem a receita com pagamentos unificados em canais presenciais e online. Ele oferece suporte a novas formas de pagamento, logística de hardware simplificada, cobertura global e centenas de integrações com POS e plataformas de comércio para criar a pilha de pagamentos ideal.

A Stripe impulsiona o unified commerce para marcas como Hertz, URBN, Lands’ End, Shopify, Lightspeed e Mindbody.

O Stripe Terminal pode ajudar você a:

• Unificar o comércio: Gerencie pagamentos online e presenciais em uma plataforma global, com dados de pagamentos unificados.

• Expandir global: Escale para 24 países com um único conjunto de integrações e formas de pagamento populares.

• Integrar da sua maneira: Desenvolva seu próprio aplicativo de POS personalizado ou conecte-se ao seu stack tecnológico existente usando integrações de POS e comércio de terceiros.

• Simplificar a logística de hardware: Solicite, gerencie e monitore facilmente máquinas compatíveis com a Stripe, onde quer que estejam.

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