Los sistemas de puntos de venta (sistema POS) son parte integrante de la infraestructura de las empresas de Nueva Zelanda, con ellos se gestionó más del 60 % de los pagos en 2024 y determinan cómo aceptan los pagos las empresas, gravan bienes y servicios (Impuesto sobre bienes y servicios, GST), gestionan inventarios y declaran sus ingresos. Un sistema POS adecuado puede simplificar el cumplimiento de la normativa, reducir el trabajo manual y ofrecer a las empresas una visión más clara del rendimiento en todos los canales en que opera.

A continuación, explicaremos cómo funcionan los sistemas POS en Nueva Zelanda, cómo se integran con los pagos y la contabilidad, y qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de seleccionar y gestionar un sistema POS.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es un sistema POS en Nueva Zelanda?
  
• ¿Cómo se integran los sistemas POS con los pagos, la contabilidad y el inventario en Nueva Zelanda?
  
• ¿Qué consideraciones normativas, fiscales y relativas al impuesto sobre bienes y servicios (GST) afectan al uso del sistema POS en Nueva Zelanda?
  
• ¿Qué costes, limitaciones y riesgos deben tener en cuenta las empresas al seleccionar un sistema POS?
  
• ¿Cómo pueden las empresas neozelandesas evaluar, implementar y gestionar un sistema POS con eficacia?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Terminal
  

¿Qué es un sistema POS en Nueva Zelanda?

Un sistema de puntos de venta (sistema POS) registra una venta y acepta pagos, conecta las transacciones, los impuestos, el inventario y los informes en un único flujo que refleja cómo operan realmente las empresas neozelandesas en su día a día.

La configuración típica de un sistema POS combina los programas informáticos con un equipo físico, como una tableta o un terminal, una impresora de recibos, un cajero automático o un dispositivo de transferencia electrónica de fondos en punto de venta (EFTPOS). Cuando se procesa una venta, el sistema POS calcula el total, aplica el Impuesto sobre bienes y servicios (GST), envía el importe al terminal de pago, confirma la autorización y registra automáticamente la transacción. Ese registro pasa a formar parte del historial financiero y fiscal de la empresa.

Muchos sistemas POS en Nueva Zelanda están establecidos en la nube. Estos almacenan los datos de forma centralizada, se actualizan automáticamente y permiten a los propietarios acceder a los datos de ventas e inventario de forma remota. También dan soporte a configuraciones en varias ubicaciones y son más fáciles de escalar a medida que crecen las empresas.

Estos son los principales tipos de sistemas POS disponibles en Nueva Zelanda:

Sistemas POS tradicionales que se utilizan en caja

Se trata de terminales del sistema POS fijos que se utilizan habitualmente en supermercados, grandes comercios minoristas y entornos de gran volumen. Están diseñados para ofrecer velocidad, durabilidad y un rendimiento constante, sobre todo cuando se utilizan en varias cajas registradoras.

Sistemas POS que funcionan en tabletas y móviles

Muchas pequeñas y medianas empresas utilizan tabletas o smartphones como interfaz principal del sistema POS. Estos sistemas son populares en cafeterías, hostelería, boutiques, gastronetas y empresas de servicios más pequeñas porque son portátiles, su coste es relativamente bajo y son rápidos de implementar. Por lo general, están establecidos en la nube y dependen de la conectividad a Internet.

Sistemas POS centrados en la hostelería

Los restaurantes, bares y cafeterías suelen utilizar sistemas POS diseñados específicamente para los flujos de trabajo de la hostelería. Estos sistemas POS de hostelería o restauración permiten gestionar las mesas, dividir las cuentas, hacer modificaciones, imprimir documentos en cocina y gestionar grandes volúmenes de transacciones durante los períodos de mayor actividad.

Sistemas POS para el comercio minorista con inventarios amplios

Los minoristas que gestionan inventarios grandes o complicados suelen elegir sistemas POS que les ofrecen seguimiento avanzado de existencias, soporte para códigos de barras y gestión de proveedores. Estos sistemas priorizan la precisión, actualizaciones de existencias en tiempo real e integración con escaparates en línea.

Sistemas POS de autoservicio y puestos

Los terminales de autopago y los puestos para hacer pedidos son habituales en los supermercados, restaurantes de comida rápida y lugares con tráfico elevado. Reducen la presión de las colas y los costes de personal al tiempo que se integran directamente en el mismo back end del sistema POS que los terminales gestionados por el personal.

¿Cómo se integran los sistemas POS con los pagos, la contabilidad y el inventario en Nueva Zelanda?

Un sistema POS es más útil cuando conecta pagos, contabilidad e inventario.

Veamos cómo hacerlo:

Integración de los pagos

Cuando se efectúa una venta, el sistema POS envía el importe directamente al sistema EFTPOS o terminal de la tarjeta, recibe la confirmación en tiempo real y registra automáticamente el resultado, así se elimina la introducción manual de datos, acelera el proceso de compra y reduce los problemas de conciliación.

Proveedores como Stripe permiten que los pagos en persona se ejecuten a través de la misma infraestructura de pagos que las transacciones en línea, lo que simplifica los reembolsos, la elaboración de informes y el soporte al cliente. En lugar de gestionar sistemas separados para diferentes canales, las empresas pueden ver y gestionar todos los pagos en un solo lugar.

Integración de la contabilidad

En Nueva Zelanda, los sistemas POS suelen conectar directamente con el software de contabilidad para que los datos de las ventas diarias fluyan automáticamente. Cada transacción incluye el impuesto sobre bienes y servicios (GST), el método de pagos y la fecha, lo que reduce la necesidad de introducir datos manualmente y el riesgo de errores.

Esta configuración facilita la presentación del GST. Dado que los datos de ventas ya están estructurados y categorizados, las empresas pueden conciliar sus cuentas más rápidamente y preparar sus declaraciones de Impuestos sobre bienes y servicios (GST) con más confianza.

Integración del inventario

La integración del inventario conecta la venta y la gestión de existencias. Cuando se vende un producto, el sistema POS actualiza los niveles de inventario de inmediato. Esto es crítico para los minoristas, las empresas de hostelería y en cualquier operación que se gestionen bienes físicos a través de múltiples canales.

Los datos de inventario en tiempo real ayudan a prevenir la sobreventa, mantienen la precisión de los listados en línea y dan soporte a decisiones de compra más inteligentes. Los sistemas POS integrados garantizan que todas las tiendas funcionen con los mismos datos de inventario, lo que reduce las inconsistencias y los ajustes manuales de existencias.

¿Qué consideraciones normativas, fiscales y relativas al impuesto sobre bienes y servicios (GST) afectan al uso del sistema POS en Nueva Zelanda?

Un sistema POS en Nueva Zelanda forma parte de la infraestructura de cumplimiento de la normativa de una empresa. La forma en que calcula los impuestos, almacena registros y gestiona los pagos afecta a la exposición a la normativa y a la preparación para las auditorías.

Funciona de la siguiente manera:

Cálculo y visualización del Impuesto sobre bienes y servicios (GST)

Se espera que los sistemas POS apliquen automáticamente el 15 % del GST de Nueva Zelanda, ofrezcan a los clientes las tarifas con el GST incluido y muestren el la parte correspondiente a los impuestos en los recibos y registros de transacciones. Dado que Nueva Zelanda ha flexibilizado su normativa relativa a la «información sobre suministros sujetos a impuestos» en 2023, los sistemas POS deben capturar los datos de proveedores, fechas de transacción, totales e importes del GST de manera fiable y generar facturas que cumplan con la normativa para los compradores registrados a efectos del GST cuando se soliciten.

Requisitos de mantenimiento de registros

Los ingresos interiores exigen que los registros de ventas e impuestos sobre bienes y servicios (GST) se conserven durante al menos siete años, lo que significa que los sistemas POS deben almacenar los datos de las transacciones en un formato duradero y recuperable. El almacenamiento en la nube y la elaboración de informes detallados facilitan la reconstrucción de las ventas diarias, los Impuestos sobre bienes y servicios (GST) recaudados y los métodos de pagos utilizados durante las auditorías o revisiones.

Reglas de pagos y recargos

Las transacciones de débito EFTPOS normalmente no tienen recargo, mientras que los pagos con tarjeta de crédito y sin contacto pueden tener un recargo visible. Los sistemas POS deben calcular con precisión los recargos, mostrarlos durante el proceso de compra y adaptarse a medida que cambian las reglas de las redes de pagos y las estructuras de comisiones.

Protección de datos y seguridad

Dado que los sistemas POS procesan pagos confidenciales y datos de clientes, la seguridad es un requisito básico, y los sistemas deben dar soporte al procesamiento de pagos conforme al sector de tarjetas de pagos (PCI) y proteger la información almacenada del cliente conforme a la Ley de privacidad de Nueva Zelanda para reducir el riesgo jurídico y reputacional.

¿Qué costes, limitaciones y riesgos deben tener en cuenta las empresas al seleccionar un sistema POS?

Elegir un sistema POS es una decisión a largo plazo que debe tener en cuenta los costes continuos, las limitaciones del sistema y lo bien que se mantiene la configuración en condiciones reales.

Los siguientes son algunos factores que debes tener en cuenta:

Configuración y costes continuos

Con cualquier sistema POS, deberás hacer frente a costes relacionados con la configuración, además de a los gastos continuos que afectan a la sostenibilidad a largo plazo de tu empresa.

Costes comunes a tener en cuenta:

• Costes de equipo y configuración: los sistemas POS suelen requerir componentes físicos. Estos pueden adquirirse directamente, alquilarse o agruparse en planes mensuales, y los costes varían mucho según la durabilidad, la escala y si para configuración es para una sola ubicación o de varios sitios. Es posible que los sistemas POS virtuales no requieran hardware adicional más allá de un teléfono inteligente o una tableta.

• Comisiones de software y suscripciones: muchos sistemas POS modernos operan con suscripciones mensuales o anuales, con tarifas vinculadas a las funciones, el número de registros o el número de ubicaciones. Las funciones avanzadas de generación de informes, integraciones, herramientas de fidelización o compatibilidad con múltiples tiendas pueden tener un coste adicional, lo que aumenta los costes a largo plazo.

• Comisiones por procesamiento de pagos: las comisiones por transacción son un coste continuo importante, en particular para los pagos con tarjeta y sin contacto. Algunos proveedores de sistemas POS compensan los precios reducidos de los programas informáticos con comisiones de pagos más altas.

• Gastos generales de implementación y formación: ten en cuenta el tiempo dedicado a configurar productos, aplicar las normas fiscales, gestionar el inventario y las integraciones. Los sistemas complicados o poco intuitivos aumentan el tiempo de Onboarding y el riesgo de cometer errores en el proceso de compra.

Limitaciones y riesgos potenciales

Los sistemas POS desempeñan una función importante en las operaciones, por lo que deberás planificar sus limitaciones y riesgos.

Debes prestar atención a lo siguiente:

• Dependencia de la conectividad: los sistemas POS en la nube dependen de un acceso estable a Internet para efectuar los pagos y sincronizar los datos. Aunque muchos sistemas tienen modos sin conexión, las funciones pueden verse limitadas, lo que hace que los fallos de conectividad sean un riesgo significativo sin opciones de apoyo.

• Fiabilidad de la integración: los sistemas POS se sitúan en el centro de múltiples integraciones y los fallos de comunicación entre los sistemas pueden provocar desajustes de datos o falta de registros. Las integraciones mal mantenidas pueden socavar la precisión contable o la visibilidad del inventario si no se supervisan.

• Riesgos de seguridad y de datos: los sistemas POS gestionan información confidencial sobre pagos y clientes, por lo que las empresas deben actualizar los sistemas con regularidad y aplicar unas prácticas sólidas de seguridad de los pagos.

• Límites de escalabilidad y flexibilidad: un sistema POS que funcione bien para una sola ubicación podría tener dificultades si hay límites en cuanto a los usuarios, ubicaciones, tamaño del inventario o estructuras de precios. Asegúrate de confirmar su potencial de escalabilidad.

• Dependencia del proveedor y calidad del servicio de soporte: las empresas dependen en gran medida de su proveedor de sistemas POS para aspectos como el tiempo de actividad y el servicio de soporte. Una mala atención al cliente, una cobertura local limitada o contratos inflexibles pueden hacer que pequeños problemas técnicos se conviertan en disrupciones importantes.

¿Cómo pueden las empresas neozelandesas evaluar, implementar y gestionar un sistema POS con eficacia?

Unos requisitos bien definidos, una configuración cuidadosa y la atención continua marcan la diferencia entre un sistema exitoso y uno que falla. Las empresas deben mapear cómo se producen realmente las ventas, incluidos los volúmenes máximos, los tipos de pago, las complicaciones relacionadas con el inventario y las necesidades de elaboración de informes. Los flujos de trabajo específicos del sector, como los patrones de los servicios de hostelería o la rotación de existencias del comercio minorista, deben dirigir la selección del sistema.

Asegúrate de confirmar que tu sistema POS admite el dólar neozelandés (NZD), gestiona el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y ofrece métodos de pagos locales, como EFTPOS y las tarjetas sin contacto. Debes incorporar en tu flujo el cumplimiento de la normativa fiscal para las empresas neozelandesas y tener en cuenta las expectativas relativas al mantenimiento de registros. Evalúa las integraciones desde el principio, incluidos los sistemas de contabilidad, inventario y ventas por Internet. Esto reducirá el trabajo de conciliación y evitará brechas de datos que surjan meses después.

La configuración siempre debe incluir datos del producto, configuración fiscal, pruebas de pago y formación del personal antes de pasar a modo activo. Programarla durante períodos más tranquilos reduce los riesgos y da tiempo a resolver problemas. Forma al personal y documenta tus procesos. Incluso a los sistemas intuitivos les beneficia una formación estructurada y procedimientos claros.

A medida que las empresas añaden ubicaciones, canales de venta o nuevos métodos de pago, el sistema POS debe escalar con ellos. Las conciliaciones consistentes, los recuentos de inventario, los informes de ventas y las revisiones del sistema dan soporte al crecimiento sostenible sin plantear desafíos innecesarios.

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