Un sistema de punto de venta (POS) para restaurantes es una combinación de hardware y software que administra varios aspectos de las operaciones de un restaurante. Si bien los restaurantes utilizan principalmente sistemas POS para procesar transacciones, estos sistemas pueden ayudar con otras operaciones de restaurantes para mejorar la eficiencia y la experiencia del cliente.

A continuación, te explicaremos cómo funcionan los sistemas POS de los restaurantes, cómo elegir el adecuado y las ventajas de la actualización a un sistema POS moderno.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo funcionan los sistemas POS para restaurantes
  
• Tipos de sistemas POS para restaurantes
  
• Cómo elegir un sistema POS para restaurantes
  
• Beneficios de actualizar a un sistema POS moderno
  
• Cómo mejorar el funcionamiento de los restaurantes con el análisis del sistema POS
  
• Seguridad y cumplimiento de la normativa para sistemas POS de restaurantes
  

Cómo funcionan los sistemas POS para restaurantes

Los sistemas POS para restaurantes cumplen las siguientes funciones clave:

• Gestión de pedidos: Recibir pedidos (para cenar, para llevar, a domicilio), enviarlos a la cocina o al bar, hacer un seguimiento del estado del pedido y gestionar modificaciones o cancelaciones.
  
• Procesar pagos: aceptar pagos (incluidos varios tipos de pago), fraccionar facturas, aplicar descuentos o promociones y generar recibos.
  
• Gestión de inventarios: Seguir los niveles de existencias de ingredientes y suministros, configurar los puntos de reabastecimiento, gestionar las recetas y los elementos del menú, y generar informes sobre el uso y los costes del inventario.
  
• Gestión de personal: Administrar los horarios de los empleados, realizar un seguimiento de las horas trabajadas, calcular los salarios, asignar roles y permisos y monitorear el desempeño del personal.
  
• Gestión de la relación con el cliente (CRM): Almacenar la información de los clientes, seguir el historial de compras, gestionar los programas de fidelización y enviar campañas de marketing personalizadas.
  
• Elaboración de informes y análisis: Generar informes detallados sobre ventas, inventario, costes de mano de obra, comportamiento del cliente y otras metricas clave para ayudar a los propietarios de restaurantes a tomar decisiones comerciales informadas.
  

Tipos de sistemas POS para restaurantes

Hay dos tipos principales de sistemas POS para restaurantes: sistemas heredados y sistemas basados en la nube. El informe de tendencias del sector de restaurantes de 2024 reveló que el 76 % de los restaurantes utilizaba sistemas POS basados en la nube en 2023, mientras que el 23 % seguía utilizando sistemas heredados. Aquí tienes un resumen de cada uno.

• Sistemas heredados: Sistemas tradicionales que almacenan datos localmente en un servidor dentro del restaurante. Estos a menudo requieren una inversión inicial sustancial en hardware y pueden tener una flexibilidad limitada para las actualizaciones o el acceso remoto.
  
• Sistemas basados en la nube: Sistemas que almacenan datos en la nube, lo que permite una mayor flexibilidad, escalabilidad y acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Por lo general, tienen costos iniciales más bajos y ofrecen actualizaciones automáticas y copias de seguridad de datos.
  

Cómo elegir un sistema POS para restaurantes

Elegir un sistema POS para un restaurante implica varios aspectos clave. Evalúa hasta qué punto el sistema POS encajará en tus operaciones, infraestructura y presupuesto teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso: Elige un sistema con una interfaz intuitiva que requiera una formación mínima del personal.
  
• Compatibilidad de hardware: Elige un sistema POS que sea compatible con tu hardware actual o considera la posibilidad de comprar hardware compatible al proveedor.
  
• Atención al cliente: Elige un proveedor que ofrezca una atención al cliente solvente por teléfono, correo electrónico o chat en vivo.
  
• Estructura de precios: Ten en cuenta los costes iniciales, las comisiones mensuales, las comisiones por transacciones y los costes adicionales por hardware, actualizaciones de software o funciones prémium.
  

Más allá de estas consideraciones, busca las siguientes funciones avanzadas que podrían satisfacer las necesidades específicas de tu empresa:

• Integración de pedidos en línea: Los sistemas avanzados permitirán a los clientes hacer pedidos directamente desde tu sitio web o aplicación móvil.
  
• Programas de fidelización: Los sistemas avanzados pueden recompensar a los clientes habituales con puntos, descuentos u ofertas personalizadas.
  
• Gestión de mesas: Los sistemas avanzados pueden mostrar y gestionar la disposición de las mesas, seguir su estado y mejorar la distribución de los asientos.
  
• Sistema de visualización de cocina (KDS): Los sistemas avanzados pueden simplificar la comunicación entre el personal de recepción y el personal de cocina al mostrar los pedidos claramente en una pantalla.
  
• Gestión de la relación con el cliente (CRM): Los sistemas avanzados pueden almacenar información del cliente, realizar un seguimiento del historial de compras y enviar campañas de marketing específicas.
  
• Integraciones de terceros: Los sistemas avanzados pueden integrarse con otros sistemas, como las plataformas de contabilidad, nómina, reservas y de entrega.
  
• Modo sin conexión: Los sistemas avanzados pueden mantener la continuidad del negocio incluso durante las interrupciones de Internet al permitir transacciones fuera de línea y sincronización de datos.
  
• Sistema basado en la nube: Los sistemas basados en la nube pueden ofrecer actualizaciones automáticas, acceso remoto, copias de seguridad de datos y escalabilidad.
  
• Sistema POS móvil: Los sistemas avanzados permiten al personal tomar los pedidos y cobrar al lado de la mesa usando tabletas o teléfonos inteligentes para un servicio más rápido.
  

Beneficios de actualizar a un sistema POS moderno

Los restaurantes pueden obtener los siguientes beneficios al actualizar a un sistema POS moderno.

• Tareas automatizadas: Los sistemas POS modernos automatizan tareas como la toma de pedidos, el procesamiento de pagos y la gestión de inventarios. Esto reduce el esfuerzo manual, los errores humanos y los costes laborales, además de crear procesos más rápidos y precisos. El seguimiento y la previsión automatizados del inventario también pueden evitar el exceso de existencias y reducir el desperdicio de alimentos.
  
• Servicio más rápido: Las interfaces intuitivas, las opciones de sistemas POS móviles y los sistemas KDS integrados permiten un procesamiento y una entrega más rápidos de los pedidos, lo que reduce el tiempo de espera y aumenta la rotación de las mesas.
  
• Marketing personalizado: Las capacidades de CRM permiten almacenar las preferencias de los clientes y el historial de compras. Puedes utilizar esta información para ofrecer recomendaciones y promociones personalizadas.
  
• Programas de fidelización: Los sistemas POS modernos pueden integrarse con programas de fidelización para recompensar a los clientes habituales y crear relaciones a largo plazo.
  
• Opciones de pago convenientes: Los sistemas POS modernos pueden aceptar una amplia gama de métodos de pago, incluidos pagos sin contacto y pagos móviles, lo que aumenta la comodidad para los clientes.
  
• Elaboración de informes y análisis: Los sistemas POS tienen funciones de informes y análisis que pueden proporcionar información valiosa sobre las tendencias de ventas, los elementos populares del menú, las horas pico y el rendimiento del personal.
  
• Precios optimizados: Los sistemas POS recopilan datos de ventas que los restaurantes pueden analizar para establecer precios óptimos para los elementos del menú.
  
• Escalabilidad: Los sistemas POS modernos pueden adaptarse fácilmente a medida que crece el negocio, agregando funcionalidades según sea necesario.
  
• Seguridad: Los sistemas POS utilizan medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos confidenciales financieros y de los clientes contra filtraciones y fraudes.
  
• Integración: Los sistemas POS modernos pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como la contabilidad, las nóminas y las plataformas de pedidos en línea.
  
• Acceso basado en la nube: Los sistemas POS modernos a menudo tienen acceso basado en la nube, lo que le permite administrar su negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  

Cómo mejorar el funcionamiento de los restaurantes con el análisis del sistema POS

El analisis del sistema POS puede ayudar a los propietarios de restaurantes a aumentar la rentabilidad, mejorar la experiencia del cliente e impulsar la eficiencia operativa. A continuación, te explicamos cómo usar estos análisis para tu beneficio:

Ingeniería de menús

• Artículos más vendidos: Analiza los datos de las ventas para identificar tus platos más populares y garantizar que estén disponibles de forma consistente.
  
• Artículos de bajo rendimiento: Identifica los platos que no se venden bien y considera la posibilidad de ajustar su precio, tamaño de ración o presentación.
  
• Precios: Analiza los datos de ventas y costes para determinar los puntos de precio ideales para los elementos de tu menú.
  

Gestión de inventario

• Consumo y desperdicio: Supervisa los niveles de inventario e identifica tendencias para minimizar el desperdicio de alimentos y mantener niveles óptimos de existencias.
  
• Puntos de reabastecimiento: Usa datos históricos para determinar los puntos de reabastecimiento ideales para cada ingrediente.
  
• Demanda futura: Analiza los datos de las ventas pasadas para predecir la demanda futura, de modo que tengas en stock los ingredientes adecuados para los periodos de mayor demanda.
  

Gestión de personal

• Programación: Identifica las horas y días de mayor actividad, de modo que puedas calcular el número adecuado de empleados para gestionar eficazmente el volumen de clientes.
  
• Rendimiento: Supervisa las ventas individuales, las mesas servidas y la cuenta media para reconocer a los trabajadores que rinden más y los puntos a mejorar.
  
• Nóminas: Integra tu sistema POS con los sistemas de nóminas para automatizar el control horario y el procesamiento de las nóminas.
  

Información sobre los clientes

• Fidelización de clientes: Reconoce a tus clientes más frecuentes y recompénsalos con ofertas personalizadas y programas de fidelización.
  
• Opiniones de los clientes: Utiliza tu sistema POS para recopilar opiniones de los clientes sobre su experiencia gastronómica.
  

Ventas y marketing

• Tendencias de ventas: Identifica las tendencias estacionales, las horas punta y los métodos de pago más populares para personalizar tus estrategias de marketing.
  
• Promociones: Analiza los datos de ventas antes, durante y después de las campañas promocionales para medir su efectividad.
  
• Marketing personalizado: Utiliza los datos del cliente para enviar ofertas y promociones personalizadas basadas en las preferencias individuales y el historial de compras.
  

Eficiencia operativa

• Volumen de negocios: Analiza las tasas de rotación de mesas para identificar cuellos de botella en tu flujo de servicio y optimizar la eficiencia de los asientos.
  
• Tasas de anulación: Supervisa el número de pedidos anulados para identificar posibles problemas con la precisión de los pedidos o la formación del personal.
  
• Canales de venta: Compara las ventas de diferentes canales (p. ej., en el restaurante, comida para llevar, entrega a domicilio) para perfeccionar tus estrategias operativas y de marketing.
  

Seguridad y cumplimiento de la normativa para sistemas POS de restaurantes

Los sistemas POS de los restaurantes deben contar con fuertes medidas de seguridad para proteger los datos financieros confidenciales y la privacidad de los clientes. El estándar de seguridad del sector de tarjetas de pago (PCI DSS) es el principal estándar de seguridad que rige las medidas de seguridad del sistema POS, y las medidas de seguridad comunes incluyen cifrado de extremo a extremo, autenticación segura de usuarios, actualizaciones de seguridad periódicas y capacidades de copia de seguridad de datos.

A continuación se muestra una descripción general de los requisitos de PCI DSS, los métodos comunes de seguridad de los sistemas POS y otras consideraciones de cumplimiento:

Seguridad PCI DSS

El PCI DSS es un conjunto de normas de seguridad que exigen que todas las empresas que acepten, procesen, almacenen o transmitan información de tarjetas de crédito mantengan un entorno seguro. El incumplimiento puede dar lugar a grandes multas, responsabilidad legal y daños a su reputación.

El cumplimiento de la normativa de PCI DSS implica el cumplimiento de los siguientes estándares:

• Trabajar con un sistema POS y un procesador de pagos que cumplen con la normativa PCI

• Actualización periódica del software y los parches de seguridad

• Cifrar todos los datos del titular de la tarjeta

• Restringir el acceso a los datos del titular de la tarjeta

• Implementar políticas de contraseñas seguras y cambiar contraseñas con regularidad

• Mantenimiento de un cortafuegos y un software antivirus

• Supervisión y prueba de redes con regularidad

Medidas de seguridad comunes

• Cifrado: Cifra todos los datos transmitidos entre tu sistema POS y otros dispositivos para protegerlos del acceso no autorizado.
  
• Wi-Fi seguro: Utiliza una contraseña segura y cifrado para tu red Wi-Fi para evitar el acceso no autorizado.
  
• Copias de seguridad de datos: Realiza periódicamente copias de seguridad de los datos de tu sistema POS en una ubicación externa segura en caso de fallo del equipo, catástrofe natural o ciberataque.
  
• Formación de los empleados: Capacita a tu personal sobre las mejores prácticas de seguridad, como la forma de identificar y reportar actividades sospechosas y la importancia de contraseñas seguras.
  
• Controles de acceso: Limita el acceso a tu sistema POS al personal autorizado y realiza un seguimiento de toda la actividad de los usuarios.
  

Otras consideraciones de cumplimiento

• Normativa local: Consulta las leyes locales para conocer los requisitos adicionales que podrían aplicarse a tus sistemas POS. Estos podrían incluir requisitos de notificación de violación de datos o restricciones en el almacenamiento de ciertos tipos de datos de clientes.
  
• Políticas de privacidad: Desarrolla una política de privacidad clara y concisa que explique cómo recopilas, usas y proteges los datos de los clientes.
  
• Plan de respuesta a la violación de datos: Elabora un plan para responder de forma rápida y eficaz en caso de una filtración de datos.