Un sistema POS (point of sale) per ristoranti è una combinazione di hardware e software che gestisce vari aspetti delle operazioni di un ristorante. Sebbene i ristoranti utilizzino principalmente i sistemi POS per elaborare le transazioni, questi sistemi possono aiutare con altre operazioni del ristorante per migliorare l'efficienza e l'esperienza del cliente.

Di seguito, spiegheremo come funzionano i sistemi POS per ristorante, come scegliere quello giusto e i vantaggi di passare a un sistema POS moderno.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funzionano i sistemi POS per ristorante
  
• Tipi di sistemi POS per ristorante
  
• Come scegliere un sistema POS per ristorante
  
• Vantaggi del passaggio a un sistema POS moderno
  
• Come migliorare le operazioni del ristorante con l'analisi dei dati del POS
  
• Sicurezza e conformità dei sistemi POS per ristorante
  

Come funzionano i sistemi POS per ristorante

I sistemi POS per ristorante svolgono le seguenti funzioni chiave:

• Gestione degli ordini: accettazione degli ordini (consumazione sul posto, da asporto, a domicilio), invio alla cucina o al bar, monitoraggio dello stato dell'ordine e gestione di modifiche o annullamenti.
  
• Elaborazione dei pagamenti: accettazione dei pagamenti (inclusi vari tipi di pagamento), divisione del conto da pagare, applicazione di sconti o promozioni e generazione di ricevute.
  
• Gestione dell'inventario: monitoraggio dei livelli di scorte delle forniture alimentari, impostazione di punti di riordino, gestione di ricette e voci di menu e generazione di report sull'utilizzo e sui costi dell'inventario.
  
• Gestione del personale: gestione degli orari dei dipendenti, monitoraggio delle ore lavorate, calcolo degli stipendi, assegnazione di ruoli e autorizzazioni e monitoraggio delle prestazioni del personale.
  
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): conservazione di informazioni sui clienti, monitoraggio della cronologia degli acquisti, gestione dei programmi di fidelizzazione e invio di campagne di marketing personalizzate.
  
• Reportistica e analisi: generazione di report dettagliati su vendite, inventario, costo della manodopera, comportamento dei clienti e altre metriche chiave per consentire ai proprietari dei ristoranti di prendere decisioni informate.
  

Tipi di sistemi POS per ristorante

Esistono due tipi principali di sistemi POS per ristorante: sistemi legacy e sistemi basati su cloud. Il rapporto sulle tendenze del settore della ristorazione 2024 ha rilevato che nel 2023 il 76% dei ristoranti utilizzava sistemi POS basati su cloud, mentre il 23% utilizzava ancora sistemi legacy. Ecco una panoramica di ciascuno di essi.

• Sistemi esistenti: sistemi tradizionali che archiviano i dati localmente su un server nel ristorante. Spesso richiedono inizialmente notevoli investimenti in hardware e potrebbero avere una flessibilità limitata in termini di aggiornamenti o accesso remoto.
  
• Sistemi basati su cloud: sistemi che archiviano i dati su cloud e di conseguenza offrono maggiore flessibilità, scalabilità e accesso remoto da qualsiasi dispositivo dotato di connessione Internet. In genere hanno costi iniziali inferiori e offrono aggiornamenti automatici e backup dei dati.
  

Come scegliere un sistema POS per ristorante

La scelta di un sistema POS per ristorante implica diverse considerazioni chiave. Valuta in che misura il sistema POS si adatterà alle tue operazioni, alla tua infrastruttura e al tuo budget esaminando i seguenti fattori:

• Facilità d'uso: scegli un sistema con un'interfaccia intuitiva che richieda una formazione minima del personale.
  
• Compatibilità hardware: scegli un sistema POS che supporti l'hardware esistente o valuta l'acquisto di hardware compatibile dal fornitore.
  
• Assistenza clienti: scegli un fornitore che offra un'assistenza clienti affidabile tramite telefono, email o chat dal vivo.
  
• Struttura tariffaria: prendi in considerazione i costi iniziali, le tariffe mensili, le commissioni di transazione e qualsiasi costo aggiuntivo per hardware, aggiornamenti software o funzionalità premium.
  

Oltre a queste considerazioni, cerca le seguenti funzionalità avanzate che potrebbero soddisfare le esigenze specifiche della tua attività:

• Integrazione degli ordini online: i sistemi avanzati consentiranno ai clienti di ordinare direttamente dal tuo sito web o dall'app mobile.
  
• Programmi fedeltà: i sistemi avanzati possono premiare i clienti abituali con punti, sconti o offerte personalizzate.
  
• Gestione dei tavoli: i sistemi avanzati possono visualizzare e gestire la disposizione dei tavoli, monitorare lo stato dei tavoli e migliorare la disposizione dei posti a sedere.
  
• Sistema di visualizzazione della cucina (KDS): i sistemi avanzati possono semplificare la comunicazione tra il personale di sala e quello di cucina visualizzando chiaramente gli ordini su uno schermo.
  
• Gestione delle relazioni con i clienti (CRM): i sistemi avanzati possono archiviare le informazioni sui clienti, tenere traccia della cronologia degli acquisti e inviare campagne di marketing mirate.
  
• Integrazioni di terze parti: i sistemi avanzati possono integrarsi con altri sistemi, come le piattaforme di contabilità, buste paga, prenotazioni e consegne.
  
• Modalità offline: i sistemi avanzati possono mantenere la continuità dell'attività anche in caso di interruzione della connessione a Internet, consentendo transazioni offline e sincronizzazione dei dati.
  
• Sistema basato su cloud: i sistemi basati su cloud possono offrire aggiornamenti automatici, accesso remoto, backup dei dati e scalabilità.
  
• POS mobile: i sistemi avanzati consentono al personale di prendere ordini e pagamenti al tavolo utilizzando tablet o smartphone per un servizio più rapido.
  

Vantaggi del passaggio a un sistema POS moderno

I ristoranti possono trarre i seguenti vantaggi dal passaggio a un sistema POS moderno:

• Attività automatizzate: i sistemi POS moderni automatizzano attività come la raccolta degli ordini, l'elaborazione dei pagamenti e la gestione dell'inventario. Di conseguenza riducono il lavoro manuale, gli errori umani e i costi di manodopera e consentono di creare procedure più rapide e accurate. Il monitoraggio e la previsione automatizzati dell'inventario possono anche prevenire l'eccesso di scorte e ridurre gli sprechi alimentari.
  
• Servizio più veloce: le interfacce intuitive, le opzioni POS mobili e i sistemi KDS integrati consentono un'elaborazione e una consegna degli ordini più rapide, riducendo i tempi di attesa e aumentando la rotazione dei tavoli.
  
• Marketing personalizzato: le funzionalità CRM consentono di memorizzare le preferenze dei clienti e la cronologia degli acquisti. Puoi utilizzare queste informazioni per offrire consigli e promozioni personalizzati.
  
• Programmi fedeltà: i sistemi POS moderni possono integrarsi con programmi di fidelizzazione per premiare i clienti abituali e creare relazioni a lungo termine.
  
• Opzioni di pagamento: i sistemi POS moderni sono in grado di accettare un'ampia gamma di modalità di pagamento, tra cui pagamenti contactless e pagamenti con dispositivo mobile a vantaggio della praticità per i clienti.
  
• Reportistica e analisi: i sistemi POS dispongono di funzionalità di reportistica e analisi che possono fornire informazioni preziose sulle tendenze delle vendite, sui piatti più richiesti, sulle ore di punta e sulle prestazioni del personale.
  
• Tariffe ottimizzate: i sistemi POS raccolgono dati di vendita che i ristoranti possono analizzare per impostare prezzi ottimali per ogni piatto del menu.
  
• Scalabilità: i sistemi POS moderni possono adattarsi facilmente alla crescita dell'attività, aggiungendo funzionalità in base alle esigenze.
  
• Sicurezza: i sistemi POS utilizzano misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati finanziari e sensibili dei clienti da violazioni e frodi.
  
• Integrazione: i sistemi POS moderni possono integrarsi con altri sistemi aziendali come piattaforme di contabilità, buste paga e ordini online.
  
• Accesso basato su cloud: i sistemi POS moderni dispongono spesso di un accesso basato su cloud, consentendoti di gestire l'attività ovunque e in qualsiasi momento.
  

Come migliorare le operazioni del ristorante con l'analisi dei dati del POS

L'analisi dei dati del POS può aiutare i proprietari di ristoranti a incrementare la redditività, migliorare l'esperienza del cliente e aumentare l'efficienza operativa. Ecco come utilizzare queste analisi a tuo vantaggio:

Progettazione del menu

• Piatti più venduti: analizza i dati di vendita per individuare i tuoi piatti più popolari e assicurarti che siano sempre disponibili.
  
• Piatti poco richiesti: individua i piatti poco venduti e prendi in considerazione la possibilità di modificarne il prezzo, la dimensioni delle porzioni o la presentazione.
  
• Prezzi: analizza i dati di vendita e di costo per determinare i punti di prezzo ideali per i piatti del tuo menu.
  

Gestione dell'inventario

• Utilizzo e spreco: monitora i livelli di inventario e identifica le tendenze per ridurre al minimo gli sprechi alimentari e mantenere livelli ottimali di scorte.
  
• Punti di riordino: utilizza i dati storici per determinare i punti di riordino ideali per ogni ingrediente.
  
• Domanda futura: analizza i dati di vendita passati per prevedere la domanda futura in modo da avere gli ingredienti giusti disponibili per i periodi di picco.
  

Gestione del personale

• Pianificazione: individua le ore e i giorni di punta, in modo da poter pianificare il numero giusto di personale per gestire il volume dei clienti in modo efficiente.
  
• Prestazioni: monitora le singole vendite, i tavoli serviti e il valore medio del conto per identificare i dipendenti più bravi e le aree di miglioramento.
  
• Buste paga: integra il tuo POS con i sistemi di buste paga per il monitoraggio automatizzato delle ore di lavoro e l'elaborazione delle buste paga.
  

Approfondimenti sui clienti

• Fidelizzazione dei clienti: riconosci i tuoi clienti più assidui e premiali con offerte personalizzate e programmi fedeltà.
  
• Feedback dei clienti: usa il tuo sistema POS per raccogliere il feedback dei clienti sulla loro esperienza.
  

Vendite e marketing

• Andamento delle vendite: identifica le tendenze stagionali, le ore di punta e le modalità di pagamento più utilizzate per personalizzare le tue strategie di marketing.
  
• Promozioni: analizza i dati di vendita prima, durante e dopo le campagne promozionali per valutarne l'efficacia.
  
• Marketing personalizzato: utilizza i dati dei clienti per inviare offerte e promozioni personalizzate in base alle preferenze individuali e alla cronologia degli acquisti.
  

Efficienza operativa

• Rotazione dei tavoli: analizza i tassi di rotazione dei tavoli per identificare i colli di bottiglia nel flusso del servizio e ottimizzare l'efficienza dei posti a sedere.
  
• Tassi di annullamento: monitora il numero di ordini annullati per identificare potenziali problemi con l'accuratezza degli ordini o la formazione del personale.
  
• Canali di vendita: confronta le vendite provenienti da canali diversi (ad es. consumazione sul posto, asporto, consegna a domicilio) per affinare le tue strategie operative e di marketing.
  

Sicurezza e conformità dei sistemi POS per ristorante

I sistemi POS per ristorante devono disporre di solide misure di sicurezza per proteggere i dati finanziari sensibili e la privacy dei clienti. Lo standard di sicurezza PCI DSS (Payment Card Industry Security Standard) è il principale standard di sicurezza che regola le misure di sicurezza del sistema POS e le misure di sicurezza comuni includono la crittografia end-to-end, l'autenticazione forte dell'utente, aggiornamenti di sicurezza regolari e funzionalità di backup dei dati.

Di seguito è riportata una panoramica dei requisiti PCI DSS, dei metodi di sicurezza dei sistemi POS più comuni e di altre considerazioni sulla conformità:

PCI DSS

Lo standard PCI DSS è un insieme di norme di sicurezza che impone a tutte le attività che accettano, elaborano, archiviano o trasmettono informazioni sulle carte di credito di mantenere un ambiente sicuro. La mancata conformità può comportare sanzioni onerose, responsabilità legale e danni alla reputazione.

La conformità agli standard PCI DSS presuppone il rispetto dei seguenti standard:

• Utilizzo di un sistema POS e di un elaboratore di pagamento conformi alle norme PCI

• Aggiornamento regolare del software e delle patch di sicurezza

• Crittografia di tutti i dati dei titolari di carta

• Limitazione dell'accesso ai dati dei titolari di carta

• Implementazione di criteri di password complesse e modifica regolare delle password

• Manutenzione di un firewall e di un software antivirus

• Monitoraggio e test regolari delle reti

Misure di sicurezza comuni

• Crittografia: crittografa tutti i dati trasmessi tra il tuo sistema POS e altri dispositivi per proteggerli da accessi non autorizzati.
  
• Wi-Fi sicuro: utilizza una password complessa e la crittografia per la tua rete Wi-Fi in modo da impedire l'accesso non autorizzato.
  
• Backup dei dati: esegui regolarmente il backup dei dati del tuo POS in una posizione esterna sicura in caso di guasto hardware, disastro naturale o attacco informatico.
  
• Formazione dei dipendenti: forma il tuo personale sulle best practice di sicurezza, ad esempio su come identificare e segnalare attività sospette e sull'importanza di password complesse.
  
• Controlli di accesso: limita l'accesso al tuo sistema POS al personale autorizzato e tieni traccia di tutte le attività degli utenti.
  

Altre considerazioni sulla conformità

• Normative locali: consulta le leggi locali per conoscere eventuali requisiti aggiuntivi che potrebbero riguardare i tuoi sistemi POS, tra cui obblighi di notifica della violazione dei dati o restrizioni sull'archiviazione di determinati tipi di dati dei clienti.
  
• Politiche sulla privacy: prepara un'informativa sulla privacy chiara e concisa che spieghi come raccogli, utilizzi e proteggi i dati dei clienti.
  
• Piano di risposta alle violazioni dei dati: crea un piano per rispondere in modo rapido ed efficace in caso di violazione dei dati.