Een restaurant-point-of-sale (POS)-systeem is een combinatie van hardware en software die verschillende aspecten van de restaurantactiviteiten beheert. Hoewel restaurants POS-systemen voornamelijk gebruiken om transacties te verwerken, kunnen deze systemen ook helpen bij andere restaurantactiviteiten om de efficiëntie en de klantervaring te verbeteren.

Hieronder leggen we uit hoe POS-systemen voor restaurants werken, hoe je het juiste systeem kiest en wat de voordelen zijn van een upgrade naar een modern POS-systeem.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe POS-systemen voor restaurants werken
  
• Soorten PSO-systemen voor restaurants
  
• Hoe kies je een PSO-systeem voor restaurants?
  
• Voordelen van een upgrade naar een modern PSO-systeem
  
• Hoe je de bedrijfsvoering van je restaurant kunt verbeteren met POS-analyses
  
• Beveiliging en compliance voor POS-systemen in restaurants
  

Hoe POS-systemen voor restaurants werken

Restaurant-PSO-systemen hebben de volgende belangrijke functies:

• Orderbeheer: Bestellingen aannemen (ter plaatse eten, afhalen, bezorgen), ze naar de keuken of bar sturen, de status van bestellingen volgen en wijzigingen of annuleringen regelen.
  
• Betalingsverwerking: Betalingen accepteren (inclusief verschillende betaalmethoden), rekeningen splitsen, kortingen of promoties toepassen en bonnen genereren.
  
• Voorraadbeheer: Bijhouden van de voorraad van ingrediënten en benodigdheden, instellen van herbestelpunten, beheren van recepten en menu-items, en maken van rapporten over voorraadgebruik en kosten.
  
• Personeelsbeheer: De roosters van medewerkers beheren, gewerkte uren bijhouden, lonen berekenen, rollen en rechten toewijzen en de prestaties van medewerkers monitoren.
  
• Klantrelatiebeheer (CRM): Klantgegevens opslaan, aankoopgeschiedenis bijhouden, loyaliteitsprogramma's beheren en gepersonaliseerde marketingcampagnes versturen.
  
• Rapportage en analyse: het genereren van gedetailleerde rapporten over verkoop, voorraad, arbeidskosten, klant gedrag en andere belangrijke statistieken om restauranteigenaren te helpen weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.
  

Soorten restaurant POS systemen

Er zijn twee soorten POS-systemen voor restaurants: oude systemen en cloudgebaseerde systemen. Uit het rapport over trends in de restaurantbranche voor 2024 blijkt dat 76% van de restaurants in 2023 cloudgebaseerde POS-systemen gebruikte, terwijl 23% nog steeds oude systemen gebruikte. Hier volgt een overzicht van beide soorten.

• Oude systemen: Traditionele systemen die gegevens lokaal opslaan op een server in het restaurant. Deze vereisen vaak een flinke investering in hardware en zijn misschien niet zo flexibel als het gaat om updates of toegang op afstand.
  
• Cloudgebaseerde systemen: Systemen die gegevens opslaan in de cloud, waardoor ze flexibeler en schaalbaarder zijn en op afstand toegankelijk zijn vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Deze systemen hebben doorgaans lagere initiële kosten en bieden automatische updates en gegevensback-ups.
  

Hoe kies je een PSO-systeem voor een restaurant?

Bij het kiezen van een PSO-systeem voor je restaurant moet je met een paar belangrijke dingen rekening houden. Kijk naar de volgende punten om te zien of het PSO-systeem goed bij je bedrijf, infrastructuur en budget past:

• Gebruiksgemak: Kies een systeem met een intuïtieve interface waarvoor je personeel zo min mogelijk training nodig heeft.
  
• Hardwarecompatibiliteit: Kies een POS-systeem dat je bestaande hardware ondersteunt of overweeg om compatibele hardware van de leverancier aan te schaffen.
  
• Klantenservice: Kies een leverancier die goede klantenservice biedt via telefoon, e-mail of live chat.
  
• Prijsstructuur: Denk na over de kosten vooraf, maandelijkse kosten, transactiekosten en eventuele extra kosten voor hardware, software-upgrades of premiumfuncties.
  

Kijk naast deze dingen ook naar de volgende geavanceerde functies die misschien handig zijn voor jouw specifieke zakelijke behoeften:

• Integratie van online bestellingen: Met geavanceerde systemen kunnen klanten rechtstreeks vanaf je website of mobiele app bestellen.
  
• Loyaliteitsprogramma's: Met geavanceerde systemen kun je terugkerende klanten belonen met punten, kortingen of persoonlijke aanbiedingen.
  
• Tafelbeheer: Geavanceerde systemen kunnen tafelindelingen visualiseren en beheren, de status van tafels bijhouden en de zitplaatsindeling verbeteren.
  
• Keukendisplaysysteem (KDS): Geavanceerde systemen kunnen de communicatie tussen het bedienend personeel en het keukenpersoneel vereenvoudigen door bestellingen duidelijk op een scherm weer te geven.
  
• Klantrelatiebeheer (CRM): Geavanceerde systemen kunnen klantinfo opslaan, aankoopgeschiedenis bijhouden en gerichte marketingcampagnes sturen.
  
• Integratie met andere systemen: Geavanceerde systemen kunnen worden geïntegreerd met andere systemen, zoals boekhoud-, salarisadministratie-, reserverings- en bezorgplatforms.
  
• Offline modus: Geavanceerde systemen kunnen zelfs tijdens internetstoringen doorgaan met werken door offline transacties en gegevenssynchronisatie mogelijk te maken.
  
• Cloudgebaseerd systeem: Cloudgebaseerde systemen kunnen automatische updates, toegang op afstand, gegevensback-ups en schaalbaarheid bieden.
  
• Mobiele POS: Met geavanceerde systemen kunnen medewerkers bestellingen en betalingen aan tafel afhandelen met tablets of smartphones, voor een snellere service.
  

Voordelen van upgraden naar een modern PSO-systeem

Restaurants kunnen de volgende voordelen halen uit het upgraden naar een modern PSO-systeem:

• Geautomatiseerde taken: Moderne POS-systemen automatiseren taken zoals het opnemen van bestellingen, betalingsverwerking en voorraadbeheer. Dit vermindert handmatig werk, menselijke fouten en arbeidskosten en zorgt voor snellere, nauwkeurigere processen. Geautomatiseerde voorraadregistratie en -prognoses kunnen ook overbevoorrading voorkomen en voedselverspilling verminderen.
  
• Snellere service: Intuïtieve interfaces, mobiele PSO-systemen en geïntegreerde KDS-systemen zorgen voor een snellere verwerking en levering van bestellingen, waardoor de wachttijden korter worden en er meer tafels kunnen worden gedraaid.
  
• Gepersonaliseerde marketing: Met CRM-functies kun je de voorkeuren en aankoopgeschiedenis van klanten opslaan. Je kunt deze info gebruiken om gepersonaliseerde aanbevelingen en promoties aan te bieden.
  
• Loyaliteitsprogramma's: Moderne POS-systemen kunnen worden gekoppeld aan loyaliteitsprogramma's om terugkerende klanten te belonen en langdurige relaties op te bouwen.
  
• Handige betaalopties: Moderne POS-systemen kunnen allerlei betaalmethoden accepteren, zoals contactloos betalen en mobiel betalen, wat het voor klanten makkelijker maakt.
  
• Rapportage en analyse: POS-systemen hebben rapportage- en analysefuncties die waardevolle inzichten geven in verkooptrends, populaire menu-items, piekuren en de prestaties van het personeel.
  
• Optimale prijsstelling: POS-systemen verzamelen verkoopgegevens die restaurants kunnen analyseren om de beste prijzen voor menu-items te bepalen.
  
• Schaalbaarheid: Moderne PSO-systemen kunnen makkelijk worden aangepast naarmate het bedrijf groeit, door functies toe te voegen als dat nodig is.
  
• Beveiliging: POS-systemen gebruiken geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gevoelige klant- en financiële gegevens te beschermen tegen inbreuken en fraude.
  
• Integratie: Moderne PSO-systemen kunnen worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals boekhouding, salarisadministratie en online bestelplatforms.
  
• Toegang via de cloud: Moderne POS-systemen hebben vaak toegang via de cloud, zodat je je bedrijf altijd en overal kunt beheren.
  

Hoe je de bedrijfsvoering van een restaurant kunt verbeteren met POS-analyses

POS-analyses kunnen restauranteigenaren helpen om hun winst te verhogen, de klantervaring te verbeteren en de operationele efficiëntie te verhogen. Hier lees je hoe je deze analyses in je voordeel kunt gebruiken:

Menu-engineering

• Best verkochte items: Controleer de verkoopcijfers om te zien welke gerechten het populairst zijn en zorg dat ze altijd op voorraad zijn.
  
• Slecht verkopende gerechten: Zoek uit welke gerechten niet zo goed verkopen en denk erover na om de prijs, portiegrootte of presentatie aan te passen.
  
• Prijzen: Kijk naar de verkoop- en kostengegevens om de beste prijzen voor je menu-items te bepalen.
  

Voorraadbeheer

• Gebruik en verspilling: Houd de voorraadniveaus in de gaten en zoek naar trends om voedselverspilling te verminderen en de voorraad op peil te houden.
  
• Herbestelpunten: Gebruik historische gegevens om de ideale herbestelpunten voor elk ingrediënt te bepalen.
  
• Toekomstige vraag: Kijk naar eerdere verkoopgegevens om te voorspellen wat er in de toekomst nodig is, zodat je genoeg ingrediënten hebt voor drukke periodes.
  

Personeelsbeheer

• Planning: Zoek uit wanneer het het drukst is, zodat je genoeg mensen kunt inplannen om alle klanten goed te helpen.
  
• Prestaties: Houd individuele verkopen, bediende tafels en gemiddelde rekeningbedragen bij om te zien wie het beste presteert en waar je nog wat kunt verbeteren.
  
• Loonadministratie: Koppel je POS aan loonadministratiesystemen voor automatische tijdregistratie en loonverwerking.
  

Informatie over klanten

• Klantloyaliteit: Herken je meest frequente klanten en beloon ze met gepersonaliseerde aanbiedingen en loyaliteitsprogramma's.
  
• Klantfeedback: Gebruik je PSO-systeem om feedback van klanten over hun eetervaring te verzamelen.
  

Verkoop en marketing

• Verkooptrends: Ontdek seizoensgebonden trends, piekuren en populaire betaalmethoden om je marketingstrategieën aan te passen.
  
• Promoties: Controleer de verkoopcijfers voor, tijdens en na promotiecampagnes om te zien hoe goed ze werken.
  
• Gepersonaliseerde marketing: Gebruik klantgegevens om gepersonaliseerde aanbiedingen en promoties te sturen op basis van individuele voorkeuren en aankoopgeschiedenis.
  

Operationele efficiëntie

• Omzet: Controleer de omzetcijfers van de tafels om te zien waar het in je service vastloopt en om de efficiëntie van de zitplaatsen te verbeteren.
  
• Aantal geannuleerde bestellingen: Houd het aantal geannuleerde bestellingen bij om mogelijke problemen met de nauwkeurigheid van bestellingen of de training van personeel te vinden.
  
• Verkoopkanalen: Vergelijk de verkoopcijfers van verschillende kanalen (bijvoorbeeld dineren in het restaurant, afhalen, bezorgen) om je marketing- en operationele strategieën te verbeteren.
  

Beveiliging en compliance voor POS-systemen voor restaurants

Restaurant-POS-systemen moeten goede beveiligingsmaatregelen hebben om gevoelige financiële gegevens en de privacy van klanten te beschermen. De Payment Card Industry Security Standard (PCI DSS) is de belangrijkste beveiligingsnorm voor POS-systemen. Veelgebruikte beveiligingsmaatregelen zijn onder andere end-to-end-encryptie, sterke gebruikersauthenticatie, regelmatige beveiligingsupdates en mogelijkheden voor gegevensback-ups.

Hieronder vind je een overzicht van de PCI DSS-vereisten, veelgebruikte beveiligingsmethoden voor PSO-systemen en andere zaken om rekening mee te houden:

PCI DSS

De PCI DSS is een reeks beveiligingsnormen die alle bedrijven die creditcardgegevens accepteren, verwerken, opslaan of verzenden, verplichten om een veilige omgeving te handhaven. Niet-compliance kan leiden tot hoge boetes, wettelijke aansprakelijkheid en reputatieschade.

Om te voldoen aan PCI DSS moet je aan de volgende normen voldoen:

• Werken met een PCI-conform PSO-systeem en betalingsverwerker

• Regelmatig software en beveiligingspatches updaten

• Alle kaartgegevens versleutelen

• Beperking van de toegang tot kaartgegevens

• Een goed wachtwoordbeleid hebben en wachtwoorden regelmatig veranderen

• Een firewall en antivirussoftware gebruiken

• Regelmatig netwerken checken en testen

Veelvoorkomende beveiligingsmaatregelen

• Versleuteling: Versleutel alle gegevens die tussen je PSO-systeem en andere apparaten worden verzonden om ze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang.
  
• Veilige wifi: Gebruik een sterk wachtwoord en encryptie voor je wifi-netwerk om te voorkomen dat iemand er zomaar bij kan.
  
• Gegevensback-ups: Maak regelmatig een back-up van je POS-gegevens op een veilige externe locatie voor het geval van hardwarestoringen, natuurrampen of cyberaanvallen.
  
• Training van medewerkers: Train je personeel in best practices op het gebied van beveiliging, zoals het herkennen en melden van verdachte activiteiten en het belang van sterke wachtwoorden.
  
• Toegangscontrole: Beperk de toegang tot je PSO-systeem tot bevoegd personeel en houd alle gebruikersactiviteiten bij.
  

Andere overwegingen met betrekking tot compliance

• Lokale regels: Controleer even de lokale wetten voor extra eisen die misschien gelden voor je PSO-systemen. Denk aan regels voor het melden van datalekken of beperkingen voor het opslaan van bepaalde soorten klantgegevens.
  
• Privacybeleid: Maak een duidelijk en beknopt privacybeleid waarin staat hoe je klantgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt.
  
• Plan voor reacties op datalekken: Maak een plan om snel en effectief te reageren in geval van een datalek.