Un sistema de puntos de venta (POS) para restaurantes es una combinación de hardware y software que gestiona diversos aspectos de las operaciones del restaurante. Aunque los restaurantes utilizan principalmente los sistemas POS para procesar las transacciones, estos sistemas pueden ayudar en otras operaciones del restaurante para mejorar la eficiencia y la experiencia del cliente.

A continuación, te explicaremos cómo funcionan los sistemas POS para restaurantes, cómo elegir el adecuado y las ventajas de actualizarse a un sistema POS moderno.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo funcionan los sistemas POS para restaurantes
  
• Tipos de sistemas POS para restaurantes
  
• Cómo elegir un sistema POS para restaurantes
  
• Ventajas de actualizarse a un sistema POS moderno
  
• Cómo mejorar las operaciones de un restaurante con el análisis del sistema POS
  
• Seguridad y cumplimiento de la normativa para sistemas POS para restaurantes
  

Cómo funcionan los sistemas POS para restaurantes

Los sistemas POS para restaurantes cumplen las siguientes funciones clave:

• Gestión de pedidos: tomar pedidos (cena, comida para llevar, entrega), enviarlos a la cocina o a la barra, hacer un seguimiento del estado de los pedidos y gestionar las modificaciones o cancelaciones.
  
• Procesamiento de pagos: aceptar pagos (incluidos varios tipos de pago), fraccionar facturas, aplicar descuentos o promociones y generar recibos.
  
• Gestión del inventario: seguimiento de los niveles de existencias de ingredientes y suministros, establecimiento de puntos de pedido, gestión de recetas e ítems del menú, y generación de informes sobre el consumo y los costos del inventario.
  
• Gestión del personal: gestión de los horarios de los empleados, seguimiento de las horas trabajadas, cálculo de salarios, asignación de funciones y permisos y supervisión del rendimiento del personal.
  
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): almacenamiento de información sobre los clientes, seguimiento del historial de compras, gestión de programas de fidelización y envío de campañas de marketing personalizadas.
  
• Informes y análisis: generación de informes detallados sobre ventas, inventario, costos laborales, comportamiento de los clientes y otras métricas clave para ayudar a los titulares de los restaurantes a tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
  

Tipos de sistemas POS para restaurantes

Existen dos tipos principales de sistemas POS para restaurantes: los sistemas heredados y los sistemas basados en la nube. El informe Restaurant Industry Trends de 2024 reveló que el 76 % de los restaurantes utilizaban sistemas POS basados en la nube en 2023, mientras que el 23 % seguían utilizando sistemas heredados. He aquí un resumen de cada uno.

• Sistemas heredados: sistemas tradicionales que almacenan los datos localmente en un servidor dentro del restaurante. Suelen requerir una importante inversión inicial en hardware y pueden tener una flexibilidad limitada para las actualizaciones o el acceso remoto.
  
• Sistemas basados en la nube: sistemas que almacenan los datos en la nube, lo que permite una mayor flexibilidad, escalabilidad y acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Suelen tener costos iniciales más bajos y ofrecen actualizaciones automáticas y copias de seguridad de los datos.
  

Cómo elegir un sistema POS para restaurantes

La elección de un sistema POS para restaurantes implica varias consideraciones clave. Evalúa hasta qué punto el sistema POS se adaptará a tus operaciones, infraestructura y presupuesto teniendo en cuenta los siguientes factores:

• Facilidad de uso: elige un sistema con una interfaz intuitiva que requiera una formación mínima del personal.
  
• Compatibilidad de hardware: elige un sistema POS que admita tu hardware actual o considera la posibilidad de comprar hardware compatible al proveedor.
  
• Soporte al cliente: elige un proveedor que ofrezca un servicio fiable de atención al cliente por teléfono, correo electrónico o chat en directo.
  
• Estructura de precios: considera los costos iniciales, las comisiones mensuales, las comisiones por transacción y cualquier costo adicional por hardware, actualizaciones de software o funcionalidades premium.
  

Más allá de estas consideraciones, busca las siguientes funcionalidades avanzadas que puedan servir a las necesidades específicas de tu empresa:

• Integración de pedidos en línea: los sistemas avanzados permitirán a los clientes hacer pedidos directamente desde tu sitio web o aplicación móvil.
  
• Programas de fidelización: los sistemas avanzados pueden recompensar a los clientes habituales con puntos, descuentos u ofertas personalizadas.
  
• Gestión de mesas: los sistemas avanzados pueden visualizar y gestionar la disposición de las mesas, hacer un seguimiento de su estado y mejorar la distribución de los asientos.
  
• Sistema de visualización en cocina (KDS): los sistemas avanzados pueden simplificar la comunicación entre el personal de sala y el de cocina mostrando los pedidos claramente en una pantalla.
  
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): los sistemas avanzados pueden almacenar información sobre los clientes, hacer un seguimiento del historial de compras y enviar campañas de marketing específicas.
  
• Integraciones de terceros: los sistemas avanzados pueden integrarse en otros sistemas como contabilidad, nóminas, reservas y plataformas de entrega.
  
• Modo fuera de línea: los sistemas avanzados pueden mantener la continuidad de la empresa incluso durante los cortes de Internet al permitir las transacciones fuera de línea y la sincronización de datos.
  
• Sistema establecido en la nube: los sistemas establecidos en la nube pueden ofrecer actualizaciones automáticas, acceso remoto, copias de seguridad de los datos y escalabilidad.
  
• Sistema POS móvil: los sistemas avanzados permiten al personal tomar pedidos y pagos en la mesa usando tabletas o teléfonos inteligentes para un servicio más rápido.
  

Ventajas de actualizarse a un sistema POS moderno

Los restaurantes pueden obtener las siguientes ventajas si se actualizan a un sistema POS moderno:

• Tareas automatizadas: los sistemas POS modernos automatizan tareas como la toma de pedidos, el procesamiento de pagos y la gestión de inventarios. Esto reduce el esfuerzo manual, los errores humanos y los costos laborales y crea procesos más rápidos y precisos. El seguimiento y la previsión automatizados del inventario también pueden evitar el exceso de existencias y reducir el desperdicio de alimentos.
  
• Un servicio más rápido: las interfaces intuitivas, las opciones de sistemas POS móviles y los sistemas KDS integrados permiten un proceso y una entrega de pedidos más rápidos, lo que reduce el tiempo de espera y aumenta la rotación de mesas.
  
• Marketing personalizado: las funcionalidades de CRM te permiten almacenar las preferencias de los clientes y su historial de compras. Puedes utilizar esta información para ofrecer recomendaciones y promociones personalizadas.
  
• Programas de fidelización: los sistemas POS modernos pueden integrarse en programas de fidelización para recompensar a los clientes recurrentes y crear relaciones a largo plazo.
  
• Opciones de pago cómodas: los sistemas POS modernos pueden aceptar una amplia gama de métodos de pago, incluidos los pagos sin contacto y los pagos móviles, lo que aumenta la comodidad para los clientes.
  
• Informes y análisis: los sistemas POS disponen de funciones de informes y análisis que pueden proporcionar información valiosa sobre las tendencias de ventas, los items más populares del menú, las horas punta y el rendimiento del personal.
  
• Precios optimizados: los sistemas POS recopilan datos de ventas que los restaurantes pueden analizar para fijar los precios óptimos de los items del menú.
  
• Escalabilidad: los sistemas POS modernos pueden adaptarse fácilmente a medida que crece la empresa, añadiendo funcionalidades según sea necesario.
  
• Seguridad: los sistemas POS utilizan medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos sensibles de clientes y financieros frente a infracciones y fraudes.
  
• Integración: los sistemas POS modernos pueden integrarse en otros sistemas de la empresa como la contabilidad, las nóminas y las plataformas de pedidos en línea.
  
• Acceso basado en la nube: los sistemas POS modernos suelen tener acceso basado en la nube, lo que te permite gestionar tu empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  

Cómo mejorar las operaciones de un restaurante con el análisis del sistema POS

Los análisis del sistema POS pueden ayudar a los titulares de restaurantes a aumentar la rentabilidad, mejorar la experiencia del cliente e impulsar la eficacia operativa. A continuación te explicamos cómo utilizar estos análisis en tu beneficio:

Optimización de menús

• Los items más vendidos: analiza los datos de ventas para determinar cuáles son tus platos más populares y asegúrate de que estén siempre disponibles.
  
• Ítems de bajo rendimiento: identifica los platos que no se venden bien y considera la posibilidad de ajustar su precio, el tamaño de la porción o la presentación.
  
• Precios: analiza los datos de ventas y costos para determinar los puntos de precio ideales para tus ítems del menú.
  

Gestión de inventarios

• Uso y desperdicio: supervisa los niveles de inventario e identifica tendencias para minimizar el desperdicio de alimentos y mantener niveles óptimos de existencias.
  
• Puntos de pedido: utiliza los datos históricos para determinar los puntos de pedido ideales para cada ingrediente.
  
• Demanda futura: analiza los datos de ventas pasadas para predecir la demanda futura, de modo que dispongas de los ingredientes adecuados en stock para los períodos punta.
  

Gestión de personal

• Programación: identifica las horas y los días de mayor afluencia, lo que te permitirá programar el número adecuado de personal para gestionar el volumen de clientes con eficacia.
  
• Rendimiento: supervisa las ventas individuales, las mesas atendidas y los montos promedio de consumo para identificar a los de mejor desempeño y las áreas de mejora.
  
• Nómina: integra el sistema POS con los sistemas de nómina para el registro automático de horas y el procesamiento de la nómina.
  

Conocimiento del cliente

• Fidelización de clientes: reconoce a tus clientes más frecuentes y recompénsalos con ofertas personalizadas y programas de fidelización.
  
• Comentarios de los clientes: utiliza el sistema POS para la recopilación de comentarios de los clientes sobre su experiencia gastronómica..
  

Ventas y marketing

• Tendencias de venta: identifica las tendencias estacionales, las horas punta y los métodos de pago más populares para personalizar tus estrategias de marketing.
  
• Promociones: analiza los datos de ventas antes, durante y después de las campañas promocionales para medir su eficacia.
  
• Marketing personalizado: utiliza los datos de los clientes para enviar ofertas y promociones personalizadas establecidas en función de las preferencias particulares y del historial de compras.
  

Eficiencia operativa

• Rotación: analiza los índices de rotación de las mesas para identificar cuellos de botella en tu flujo de servicio y optimizar la eficiencia de los asientos.
  
• Índices de pedidos anulados:controla la cantidad de pedidos anulados para identificar posibles problemas con la precisión de los pedidos o la formación del personal.
  
• Canales de venta: compara las ventas de los distintos canales (por ejemplo, comida en el restaurante, comida para llevar, reparto a domicilio) para perfeccionar tus estrategias de marketing y operativas.
  

Seguridad y cumplimiento de la normativa para sistemas POS para restaurantes

Los sistemas POS para restaurantes deben contar con fuertes medidas de seguridad para proteger los datos financieros sensibles y la privacidad de los clientes. El Payment Card Industry Security Standard (PCI DSS) es el principal estándar de seguridad que rige las medidas de seguridad de los sistemas POS, y entre las medidas de seguridad más comunes se incluyen el cifrado de extremo a extremo, la autenticación reforzada del usuario, las actualizaciones periódicas de seguridad y la funcionalidad de copia de seguridad de los datos.

A continuación encontrarás un resumen de los requisitos del PCI DSS, los métodos de seguridad más comunes de los sistemas POS y otras consideraciones sobre el cumplimiento de la normativa:

PCI DSS

El PCI DSS es un conjunto de normas de seguridad que ordenan que todas las empresas que aceptan, procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito mantengan un entorno seguro. Su incumplimiento puede acarrear cuantiosas multas, responsabilidad legal y daños a tu reputación.

El cumplimiento del estándar PCI DSS implica el cumplimiento de las siguientes normas:

• Uso de un sistema POS y de un procesador de pagos compatibles con PCI

• Actualización periódica del software y parches de seguridad

• Cifrado de todos los datos de los titulares de tarjetas

• Restricción del acceso a los datos de los titulares de tarjetas

• Implementación de políticas sólidas de contraseñas y cambio regular de contraseñas

• Mantenimiento de un cortafuegos y un software antivirus

• Supervisión y comprobación periódicas de las redes

Medidas de seguridad comunes

• Cifrado: cifra todos los datos transmitidos entre tu sistema POS y otros dispositivos para protegerlos de accesos no autorizados.
  
• Red Wi-Fi segura: utiliza una contraseña segura y cifrado para tu red Wi-Fi para evitar accesos no autorizados.
  
• Copias de seguridad de los datos: realiza periódicamente copias de seguridad de los datos de tu sistema POS en un lugar seguro fuera de las instalaciones en caso de fallo del hardware, desastre natural o ciberataque.
  
• Formación de los empleados: capacita a tu personal sobre las prácticas recomendadas en materia de seguridad, como la forma de identificar e informar actividades sospechosas y la importancia de utilizar contraseñas seguras.
  
• Controles de acceso: limita el acceso a tu sistema POS al personal autorizado y realiza un seguimiento de toda la actividad de los usuarios.
  

Otras consideraciones sobre el cumplimiento de la normativa

• Normativa local: comprueba las leyes locales para conocer los requisitos adicionales que podrían aplicarse a tus sistemas POS. Estos podrían incluir requisitos de notificación de violación de datos o restricciones al almacenado de ciertos tipos de datos de clientes.
  
• Políticas de privacidad: desarrolla una política de privacidad clara y concisa que explique cómo recopilas, utilizas y proteges los datos de los clientes.
  
• Plan de respuesta a incidentes de violación de datos: crea un plan para responder con rapidez y eficacia en caso de violación de datos.