Ein Point-of-Sale (POS)-System für Restaurants ist eine Kombination aus Hardware und Software, die verschiedene Aspekte des Restaurantbetriebs verwaltet. Während Restaurants in erster Linie POS-Systeme zur Verarbeitung von Transaktionen verwenden, können diese Systeme auch bei anderen Abläufen im Restaurant helfen, die Effizienz und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Im Folgenden erfahren Sie, wie POS-Systeme für Restaurants funktionieren, wie Sie das richtige System auswählen und welche Vorteile ein Upgrade auf ein modernes POS-System bietet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Funktionsweise von POS-Systemen für Restaurants
  
• Arten von POS-Systemen für Restaurants
  
• Wie wird ein POS-Systeme für Restaurants ausgewählt
  
• Vorteile eines Upgrades auf ein modernes POS-System
  
• Wie kann der Restaurantbetrieb mit POS-Analysen verbessert werden
  
• Sicherheit und Compliance für POS-Systeme für Restaurants
  

Funktionsweise von POS-Systemen für Restaurants

POS-Systeme für Restaurants erfüllen die folgenden Schlüsselfunktionen:

• Auftragsverwaltung: Bestellungen entgegennehmen (Essen, Mitnehmen, Lieferung), Versand an die Küche oder Bar, Nachverfolgung des Bestellstatus und Verwaltung von Änderungen oder Stornierungen.
  
• Zahlungsabwicklung: Akzeptieren von Zahlungen (einschließlich verschiedener Zahlungsarten), Aufteilen von Rechnungen, Anwenden von Rabatten oder Sonderaktionen und Erstellen von Zahlungsbelegen.
  
• Bestandsverwaltung: Verfolgen der Lagerbestände von Zutaten und Vorräten, Festlegen von Nachbestellungspunkten, Verwalten von Rezepten und Gerichten und Erstellen von Berichten über Inventarverbrauch und Kosten.
  
• Personalführung: Verwaltung von Mitarbeiterplänen, Verfolgung der geleisteten Arbeitsstunden, Berechnung von Löhnen, Zuweisen von Rollen und Berechtigungen und Überwachen der Mitarbeiterleistung.
  
• Customer Relationship Management (CRM): Speichern von Kundeninformationen, Verfolgen der Kaufhistorie, Verwalten von Treueprogrammen und Versenden personalisierter Marketingkampagnen.
  
• Berichte und Analysen: Erstellen detaillierter Berichte über Umsatz, Inventar, Arbeitskosten, Kundenverhalten und andere wichtige Kennzahlen, die Restaurantbesitzern helfen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
  

Arten von POS-Systemen für Restaurants

Es gibt zwei Haupttypen von POS-Systemen für Restaurants: ältere Systeme und Cloud-basierte Systeme. Laut dem 2024 Restaurant Industry Trends Report werden im Jahr 2023 76 % der Cloud-basierte POS-Systeme für Restaurants verwenden, während 23 % noch immer Altsysteme einsetzen. Überblick über die einzelnen Optionen.

• Altsysteme: Traditionelle Systeme, die Daten lokal auf einem Server innerhalb des Restaurants speichern. Diese erfordern oft erhebliche Vorabinvestitionen in Hardware und bieten möglicherweise nur eine begrenzte Flexibilität für Updates oder Remotezugriff.
  
• Cloud-basierte Systeme: Systeme, die Daten in der Cloud speichern und so mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Remotezugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung ermöglichen. Diese haben in der Regel geringere Vorlaufkosten und bieten automatische Updates und Datensicherungen.
  

Wie wird ein POS-Systeme für Restaurants ausgewählt

Bei der Auswahl eines POS-Systems für Restaurants sind mehrere wichtige Überlegungen erforderlich. Beurteilen Sie, wie gut das POS-System in Ihren Betrieb, Ihre Infrastruktur und Ihr Budget passt, indem Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie ein System mit einer intuitiven Oberfläche, das nur minimale Mitarbeiterschulung erfordert.
  
• Hardware-Kompatibilität: Wählen Sie ein POS-System, das Ihre vorhandene Hardware unterstützt, oder erwerben Sie kompatible Hardware vom Anbieter.
  
• Kundenbetreuung: Wählen Sie einen Anbieter, der zuverlässige Kundenbetreuung per Telefon, E-Mail oder Live-Chat bietet.
  
• Preisstruktur: Berücksichtigen Sie die Vorlaufkosten, monatlichen Gebühren, Transaktionsgebühren und alle zusätzlichen Kosten für Hardware, Software-Upgrades oder Premium-Funktionen.
  

Abgesehen von diesen Überlegungen sollten Sie nach den folgenden erweiterten Funktionen suchen, die Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen könnten:

• Integration von Online-Bestellungen: Mit fortschrittlichen Systemen können Kundinnen und Kunden direkt von Ihrer Website oder mobilen App aus Bestellungen tätigen.
  
• Treueprogramme: Fortschrittliche Systeme können Stammkundinnen und -kunden mit Punkten, Rabatten oder personalisierten Angeboten belohnen.
  
• Tabellenverwaltung: Fortschrittliche Systeme können Tischlayouts visualisieren und verwalten, den Tischstatus verfolgen und die Sitzordnung verbessern.
  
• Küchen-Anzeigesystem (Kitchen Display System, KDS): Fortschrittliche Systeme können die Kommunikation zwischen dem Personal an der Rezeption und dem Küchenpersonal vereinfachen, indem sie die Bestellungen übersichtlich auf einem Bildschirm anzeigen.
  
• Customer Relationship Management (CRM): Fortschrittliche Systeme können Kundeninformationen speichern, die Kaufhistorie verfolgen und gezielte Marketingkampagnen senden.
  
• Integrationen von Drittanbietern: Fortschrittliche Systeme können in andere Systeme wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Reservierung und Lieferplattformen integriert werden.
  
• Offline-Modus: Fortschrittliche Systeme können die Geschäftskontinuität auch bei Internetausfällen aufrechterhalten, indem sie Offline-Transaktionen und Datensynchronisierung ermöglichen.
  
• Cloud-basiertes System: Cloud-basierte Systeme können automatische Updates, Remotezugriff, Datensicherungen und Skalierbarkeit bieten.
  
• Mobiles POS: Fortschrittliche Systeme ermöglichen es dem Personal, Bestellungen und Zahlungen am Tisch mit Tablets oder Smartphones entgegenzunehmen, um einen schnelleren Service zu ermöglichen.
  

Vorteile eines Upgrades auf ein modernes POS-System

Restaurants können die folgenden Vorteile aus dem Upgrade auf ein modernes POS-System ziehen:

• Automatisierte Aufgaben: Moderne POS-Systeme automatisieren Aufgaben wie die Auftragsannahme, die Zahlungsabwicklung und die Bestandsverwaltung. Dies reduziert manuellen Aufwand, menschliche Fehler und Arbeitskosten und schafft schnellere, genauere Prozesse. Eine automatisierte Bestandsverfolgung und -prognose kann auch Überbestände verhindern und Lebensmittelabfälle reduzieren.
  
• Schnellerer Service: Intuitive Nutzeroberflächen, mobile POS-Optionen und integrierte KDS-Systeme ermöglichen eine schnellere Auftragsabwicklung und -lieferung, wodurch kürzere Wartezeiten und mehr Tischumsatz entstehen.
  
• Personalisiertes Marketing: CRM-Funktionen ermöglichen das Speichern von Kundenpräferenzen und der Kaufhistorie. Sie können diese Informationen verwenden, um personalisierte Empfehlungen und Werbeaktionen anzubieten.
  
• Treueprogramme: Moderne POS-Systeme können in Treueprogramme integriert werden, um Stammkunden zu belohnen und langfristige Beziehungen aufzubauen.
  
• Bequeme Zahlungsmöglichkeiten: Moderne POS-Systeme unterstützen eine breite Palette von Zahlungsmethoden, einschließlich kontaktloser und mobiler Zahlungen, was den Komfort für Kundinnen und Kunden erhöht.
  
• Berichte und Analysen: POS-Systeme verfügen über Berichts- und Analysefunktionen, die wertvolle Einblicke in Verkaufstrends, beliebte Gerichte, Spitzenzeiten und die Leistung der Mitarbeiter/innen bieten können.
  
• Optimierte Preisgestaltung: POS-Systeme sammeln Verkaufsdaten, die Restaurants analysieren können, um die optimalen Preise für Gerichte festzulegen.
  
• Skalierbarkeit: Moderne POS-Systeme können sich leicht an das Wachstum des Unternehmens anpassen und Funktionen nach Bedarf hinzufügen.
  
• Sicherheit: POS-Systeme verwenden fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Kunden- und Finanzdaten vor Sicherheitsverletzungen und Betrug zu schützen.
  
• Integration: Moderne POS-Systeme können mit anderen Geschäftssystemen wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Online-Bestellplattformen integriert werden.
  
• Cloud-basierter Zugriff: Moderne POS-Systeme verfügen oft über einen Cloud-basierten Zugriff, sodass Sie Ihre Geschäftstätigkeit jederzeit und von überall aus verwalten können.
  

Wie kann der Restaurantbetrieb mit POS-Analysen verbessert werden

POS-Analysen können Restaurantbesitzern helfen, die Rentabilität zu erhöhen, das Kundenerlebnis zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Analysen zu Ihrem Vorteil nutzen können:

Menüentwicklung

• Meistverkaufte Artikel: Analysieren Sie Verkaufsdaten, um Ihre beliebtesten Gerichte zu ermitteln und sicherzustellen, dass sie stets verfügbar sind.
  
• Elemente mit geringer Leistung: Identifizieren Sie Gerichte, die sich nicht gut verkaufen, und erwägen Sie, ihren Preis, ihre Portionsgröße oder ihre Präsentation anzupassen.
  
• Preisgestaltung: Analysieren Sie Umsatz- und Kostendaten, um die idealen Preise für Ihre Gerichte zu ermitteln.
  

Lagerverwaltung

• Nutzung und Abfall: Überwachen Sie die Lagerbestände und identifizieren Sie Trends, um Lebensmittelverschwendung zu minimieren und optimale Lagerbestände aufrechtzuerhalten.
  
• Nachbestellpunkte: Verwenden Sie historische Daten, um die idealen Nachbestellpunkte für jede Zutat zu bestimmen.
  
• Künftiger Bedarf: Analysieren Sie vergangene Verkaufsdaten, um den zukünftigen Bedarf vorherzusagen, damit Sie die richtigen Zutaten für Spitzenzeiten vorrätig haben.
  

Personalführung

• Terminplanung: Ermitteln Sie Spitzenzeiten und -tage, sodass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitenden einplanen können, um das Kundenaufkommen effizient zu bewältigen.
  
• Leistung: Überwachen Sie die einzelnen Verkäufe, die bedienten Tische und die durchschnittlichen Tischgrößen, um Spitzenleistungen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
  
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Integrieren Sie Ihr POS in Gehaltsabrechnungssysteme für die automatisierte Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.
  

Kundeneinblicke

• Kundenbindung: Erkennen Sie Ihre häufigsten Kundinnen und Kunden und belohnen Sie sie mit personalisierten Angeboten und Treueprogrammen.
  
• Kundenfeedback: Verwenden Sie Ihr POS, um Kundenfeedback zu ihrem kulinarischen Erlebnis zu sammeln.
  

Vertrieb und Marketing

• Umsatzentwicklung: Ermitteln Sie saisonale Trends, Spitzenzeiten und beliebte Zahlungsmethoden, um Ihre Marketingstrategien anzupassen.
  
• Aktionen: Analysieren Sie Verkaufsdaten vor, während und nach Werbekampagnen, um deren Wirksamkeit zu messen.
  
• Personalisiertes Marketing: Verwenden Sie Kundendaten, um personalisierte Angebote und Werbeaktionen basierend auf individuellen Präferenzen und Kaufhistorie zu senden.
  

Betriebliche Effizienz

• Umsatz: Analysieren Sie die Tischfluktuationsraten, um Engpässe in Ihrem Serviceablauf zu identifizieren und die Sitzplatzeffizienz zu optimieren.
  
• Stornierungsraten: Überwachen Sie die Anzahl der stornierten Bestellungen, um potenzielle Probleme mit der Bestellgenauigkeit oder der Mitarbeiterschulung zu identifizieren.
  
• Vertriebskanäle: Vergleichen Sie die Umsätze aus verschiedenen Kanälen (z.B. Restaurantbesuch, Mitnahme, Lieferung), um Ihre Marketing- und Betriebsstrategien zu verfeinern.
  

Sicherheit und Compliance für POS-Systeme für Restaurants

POS-Systeme für Restaurants müssen über starke Sicherheitsmaßnahmen verfügen, um sensible Finanzdaten und die Privatsphäre der Kunden zu schützen. Der Payment Card Industry Security Standard (PCI DSS) ist der wichtigste Sicherheitsstandard, der die Sicherheitsmaßnahmen für POS-Systeme regelt. Zu den gängigen Sicherheitsmaßnahmen gehören die End-to-End-Verschlüsselung, eine starke Nutzerauthentifizierung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Datensicherungsfunktionen.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über PCI DSS-Anforderungen, gängige Sicherheitsmethoden für POS-Systeme und andere Compliance-Überlegungen:

PCI DSS

Der PCI DSS ist eine Sammlung von Sicherheitsstandards, die vorschreiben, dass alle Unternehmen, die Kreditkartendaten annehmen, verarbeiten, speichern oder übertragen, eine sichere Umgebung unterhalten. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen, rechtlicher Haftung und Rufschädigung führen.

Die Compliance mit PCI DSS umfasst die Erfüllung folgender Standards:

• Zusammenarbeit mit einem PCI-konformen POS-System und Zahlungsabwickler

• Regelmäßige Aktualisierung von Software und Sicherheitspatches

• Verschlüsselung aller Karteninhaberdaten

• Einschränkung des Zugriffs auf Karteninhaberdaten

• Implementierung sicherer Passwortrichtlinien und regelmäßiges Ändern von Passwörtern

• Pflege einer Firewall und Antivirensoftware

• Regelmäßige Überwachung und Prüfung von Netzwerken

Allgemeine Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung: Verschlüsseln Sie alle Daten, die zwischen Ihrem POS-System und anderen Geräten übertragen werden, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  
• Sicheres WLAN: Verwenden Sie ein sicheres Passwort und eine Verschlüsselung für Ihr WLAN-Netzwerk, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
  
• Datensicherung: Sichern Sie Ihre POS-Daten regelmäßig an einem sicheren externen Ort im Falle eines Hardwareausfalls, einer Naturkatastrophe oder eines Cyberangriffs.
  
• Mitarbeiterschulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen in bewährten Sicherheitspraktiken, z. B. dem Erkennen und Melden verdächtiger Aktivitäten und der Bedeutung starker Passwörter.
  
• Zugangskontrollen: Beschränken Sie den Zugriff auf Ihr POS-System auf autorisiertes Personal und verfolgen Sie alle Benutzeraktivitäten.
  

Weitere Hinweise zur Compliance

• Lokale Bestimmungen: Überprüfen Sie die örtlichen Gesetze auf zusätzliche Anforderungen, die für Ihre POS-Systeme gelten könnten. Dazu könnten Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen oder Einschränkungen bei der Speicherung bestimmter Arten von Kundendaten gehören.
  
• Datenschutzerklärungen: Entwickeln Sie eine klare, prägnante Datenschutzerklärung, in der erläutert wird, wie Sie Kundendaten erheben, verwenden und schützen.
  
• Reaktionsplan auf Datenschutzverletzungen: Erstellen Sie einen Plan, um im Falle einer Datenschutzverletzung schnell und effektiv reagieren zu können.