Ett POS-system för restauranger är en kombination av hårdvara och mjukvara som hanterar olika aspekter av restaurangverksamheten. Restauranger använder främst POS-system för process av transaktioner, men dessa system kan hjälpa till med annan restaurangverksamhet för att förbättra effektiviteten och kundernas upplevelse.

Nedan förklarar vi hur POS-system för restauranger fungerar, hur du väljer rätt och fördelarna med att uppgradera till ett modernt POS-system.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur POS-system för restauranger fungerar
  
• Typer av POS-system för restauranger
  
• Hur man väljer en ett POS-system för en restaurang
  
• Fördelar med att uppgradera till ett modernt POS-system
  
• Hur man förbättrar restaurangverksamheten med POS-system
  
• Säkerhet och efterlevnad för POS-system för en restaurang
  

Hur POS-system för restauranger fungerar

Restaurangens POS-system har följande nyckelfunktioner:

• Beställning: Ta emot beställningar (inläggning, avhämtning, leverans), skicka dem till köket eller baren, spåra beställningens status och hantera ändringar eller avbeställningar.
  
• Behandling av betalningar: Ta emot betalningar (inklusive olika typer av betalningar), dela upp räkningar, tillämpa rabatter eller kampanjer och generera inkomster.
  
• Lagerhantering: Spåra lagernivåer för ingredienser och förnödenheter, ställa in ombeställningspunkter, hantera recept och menyposter och generera rapporter om lageranvändning och kostnader.
  
• Personalhantering: Hantera anställdas scheman, spåra arbetade timmar, beräkna löner, tilldela roller och behörigheter och övervaka personalens prestationer.
  
• Hantering av kundrelationer (CRM): Lagra kund information, spåra köphistorik, hantera lojalitetsprogram och skicka personliga marknadsföringskampanjer.
  
• Rapportering och analys: Generera detaljerade rapporter om försäljning, lager, arbetskostnader, kund och andra nyckeltal för att hjälpa restaurangägare att fatta välgrundade företag.
  

Typer av POS-system för restauranger

Det finns två huvudtyper av POS-system för restauranger: äldre system och molnbaserade system. Rapporten Restaurant Industry Trends från 2024 visade att 76 % av restaurangerna använde molnbaserade POS-system 2023, medan 23 % fortfarande använde äldre system. Här är en översikt över vart och ett av dem.

• Äldre system: Traditionella system som lagrar data lokalt på en server i restaurangen. Dessa kräver ofta betydande initiala investeringar i hårdvara och kan ha begränsad flexibilitet för uppdateringar eller fjärråtkomst.
  
• Molnbaserade system: System som lagrar data i molnet, vilket möjliggör större flexibilitet, skalbarhet och fjärråtkomst från alla enheter med internetanslutning. Dessa har vanligtvis lägre initiala kostnader och erbjuder automatiska uppdateringar och säkerhetskopior av data.
  

Hur man väljer ett POS-system för en restaurang

Att välja ett POS-system för en restaurang innebär flera viktiga överväganden. Bedöm hur väl POS-systemet kommer att passa in i din verksamhet, infrastruktur och budget genom att titta på följande faktorer:

• Användarvänlighet: Välj ett system med ett intuitivt gränssnitt som kräver minimal personalutbildning.
  
• Hårdvarukompatibilitet: Välj ett POS-system som stöder din befintliga hårdvara eller överväg att köpa kompatibel hårdvara från leverantören.
  
• Kundsupport: Välj en leverantör som erbjuder pålitlig kund support via telefon, e-post eller livechatt.
  
• Prisstruktur: Tänk på startkostnaderna, månadsavgifterna, transaktions- och eventuella extra kostnader för hårdvara, programvaruuppgraderingar eller premiumfunktioner.
  

Utöver dessa överväganden bör du leta efter följande avancerade funktioner som kan tillgodose dina specifika företagsbehov:

• Integration av onlinebeställningar: Avancerade system gör det möjligt för kunder att beställning direkt från din webbplats eller mobil.
  
• Lojalitetsprogram: Avancerade systems kan belöna återkommande kunder med poäng, rabatter eller personliga erbjudanden.
  
• Bordshantering: Advanced systems kan visualisera och hantera bordslayouter, kategori bordets status och förbättra placeringsarrangemangen.
  
• Köksdisplaysystem (KDS): Avancerade systems kan förenkla kommunikationen mellan personal framför huset och kökspersonalen genom att visa beställningar tydligt på en skärm.
  
• Hantering av kundrelationer (CRM): Avancerade systems kan lagra kundernas information, kategori köphistorik och skicka riktade marknadsföringskampanjer.
  
• Integrering med tredje part: Avancerade systems kan integreras med andra system som bokförings-, löne-, boknings- och leveransplattformar.
  
• Offlineläge: Avancerade systems kan upprätthålla företagets kontinuitet även under internetavbrott genom att tillåta offlinetransaktioner och datasynkronisering.
  
• Molnbaserat system: Molnbaserade system kan erbjuda automatiska uppdateringar, fjärråtkomst, säkerhetskopiering av data och skalbarhet.
  
• Mobila POS-system: Avancerade systems gör det möjligt för personalen att ta emot beställningar och betalningar vid bordet med hjälp av surfplattor eller smartphones för snabbare service.
  

Fördelar med att uppgradera till ett modernt POS-system

Restauranger kan dra nytta av följande fördelar genom att uppgradera till ett modernt POS-system:

• Automatiserade uppgifter: Moderna POS-system automatiserar uppgifter som beställning, betalning och lagerhantering. Detta minskar det manuella arbetet, mänskliga fel och arbetskostnaderna och skapar snabbare och mer exakta processer. Automatiserad lagerspårning och prognostisering kan också förhindra överlager och minska matsvinnet.
  
• Snabbare service: Intuitiva gränssnitt, mobila POS-system och integrerade KDS-system möjliggör snabbare behandling och leverans av beställningar, vilket skapar kortare väntetider och mer omsättning i tabellen.
  
• Personlig marknadsföring: CRM-funktioner gör det möjligt för dig att lagra kundernas preferenser och köphistorik. Du kan använda den här informationen för att erbjuda personliga rekommendationer och kampanjer.
  
• Lojalitetsprogram: Moderna POS-system kan integreras med lojalitetsprogram för att belöna återkommande kunder och skapa långsiktiga relationer.
  
• Smidiga betalningsalternativ: Moderna POS-system kan acceptera ett brett utbud av betalningsmetoder, inklusive kontaktlösa och mobila betalningar, vilket gör det bekvämare för kunderna.
  
• Rapportering och analys: POS-system har rapporterings- och analysfunktioner som kan ge värdefulla insikter i försäljningstrender, populära menyalternativ, rusningstid och personalens prestationer.
  
• Optimerad prissättning: POS-system samlar in försäljningsdata som restauranger kan analysera för att sätta optimala priser för menyalternativ.
  
• Skalbarhet: Moderna POS-system kan enkelt anpassas i takt med att företaget växer och lägga till funktionalitet efter behov.
  
• Säkerhet: POS-system använder avancerade säkerhetsåtgärder för att skydda känsliga kund- och finansiella uppgifter från intrång och bedrägerier.
  
• Integrering: Moderna POS-system kan integreras med andra företagssystem som bokföring, löner och beställningsplattformar online.
  
• Molnbaserad åtkomst: Moderna POS-system har ofta molnbaserad åtkomst, vilket gör att du kan hantera ditt företag var som helst och när som helst.
  

Hur man förbättrar restaurangverksamheten med POS-system

POS-system kan hjälpa restaurangägare att öka lönsamheten, förbättra kund och öka den operativa effektiviteten. Så här använder du dessa analyser till din fördel:

Menyteknik

• Storsäljande varor: Analysera försäljningsdata för att identifiera dina mest populära rätter och se till att de är konsekvent tillgängliga.
  
• Lågpresterande varor: Identifiera rätter som inte säljer bra och överväg att justera deras priser, portionsstorlek eller presentation.
  
• Prissättning: Analysera försäljnings- och kostnadsdata för att fastställa de idealiska prispunkterna för dina menyalternativ.
  

Lagerhantering

• Användning och svinn: Övervaka lagernivåer och identifiera trender för att minimera matsvinn och upprätthålla optimala lagernivåer.
  
• Ändra beställningspunkter: Använd historiska data för att fastställa ideala ombeställningspunkter för varje ingrediens.
  
• Framtida efterfrågan: Analysera tidigare försäljningsdata för att förutsäga framtida efterfrågan så att du har rätt ingredienser i lager under högsäsong.
  

Personalhantering

• Schemaläggning: Identifiera timmar och dagar med hög belastning, så att du kan schemalägga rätt antal anställda för att hantera kundernas volym effektivt.
  
• Resultat: Övervaka enskilda firmors försäljning, serveringstabeller och genomsnittliga checkstorlekar för att identifiera de bästa resultaten och förbättringsområden.
  
• Lön: Integrera ditt POS-system med lönesystem för automatiserad tidsuppföljning och lönehantering.
  

Kundinsikter

• Kundlojalitet: Känn igen dina mest frekventa kunder och belöna dem med personliga erbjudanden och lojalitetsprogram.
  
• __ Feedback från kunder:__ Använd ditt POS-system för att samla feedback från kunder om deras matupplevelse.
  

Försäljning och marknadsföring

• Försäljningstrender: Identifiera säsongstrender, rusningstid och populära betalningsmetoder för att anpassa dina marknadsföringsstrategier.
  
• Kampanjer: Analysera försäljningsdata före, under och efter kampanjer för att mäta deras effektivitet.
  
• Personlig marknadsföring: Använd kundernas data för att skicka personliga erbjudanden och kampanjer baserade på enskilda firmors preferenser och köphistorik.
  

Operativ effektivitet

• Omsättning: Analysera omsättningen i tabellen för att identifiera flaskhalsar i ditt serviceflöde och optimera effektiviteten i sittplatserna.
  
• Ogiltiga priser: Övervaka antalet annullerade beställningar för att identifiera potentiella problem med beställningsnoggrannhet eller personalutbildning.
  
• Försäljningskanaler: Jämför försäljning från olika kanaler (t.ex. äta i lokalen, hämtmat, leverans) för att förfina dina marknadsförings- och operativa strategier.
  

Säkerhet och efterlevnad för POS-system för restauranger

POS-system för restauranger måste ha starka säkerhetsåtgärder på plats för att skydda känsliga finansiella data och kundernas integritet. Payment Card Industry Security Standard (PCI DSS) är den viktigaste säkerhetsstandarden som styr POS-systemens säkerhetsåtgärder, och vanliga säkerhetsåtgärder inkluderar end-to-end kryptering, stark användarautentisering, regelbundna säkerhetsuppdateringar och databackup-funktioner.

Nedan följer en översikt över PCI DSS-krav, vanliga säkerhetsmetoder för POS-system och andra överväganden om efterlevnad:

PCI DSS:

PCI DSS är en uppsättning säkerhetsstandarder som kräver att alla företag som tar emot, behandlar, lagrar eller överför information om kreditkort upprätthåller en säker miljö. Bristande efterlevnad kan leda till höga böter, juridiskt ansvar och skadat anseende.

Efterlevnad av PCI DSS innebär att du uppfyller följande standarder:

• Arbeta med ett PCI-kompatibelt POS-system och betalleverantör

• Regelbunden uppdatering av programvara och säkerhetskorrigeringar

• Kryptera alla kortinnehavarens data

• Begränsa åtkomst till kortinnehavarens uppgifter

• Implementera starka lösenordspolicyer och regelbundet byta lösenord

• Underhåll av en brandvägg och antivirusprogram

• Övervaka och testa nätverk regelbundet

Vanliga säkerhetsåtgärder

• Kryptering: Kryptera alla data som överförs mellan ditt POS-system och andra enheter för att skydda det från obehörig åtkomst.
  
• Säkert Wi-Fi: Använd ett starkt lösenord och kryptering för ditt Wi-Fi-nätverk för att förhindra obehörig åtkomst.
  
• Säkerhetskopiering av data: Säkerhetskopiera regelbundet dina POS-system till en säker plats utanför webbplatsen i händelse av hårdvarufel, naturkatastrof eller cyberattack.
  
• Utbildning av anställda: Utbilda din personal i bästa praxis för säkerhet, till exempel hur man identifierar och rapporterar misstänkt aktivitet och vikten av starka lösenord.
  
• Åtkomstkontroller: Begränsa åtkomsten till ditt POS-system till behörig personal och kategori all användares aktivitet.
  

Andra överväganden om efterlevnad

• Lokala bestämmelser: Kontrollera lokala lagar för att se om det finns ytterligare krav som kan gälla för dina POS-system. Det kan handla om krav på avisering om dataintrång eller begränsningar för lagring av vissa typer av kund.
  
• Integritetspolicyer: Utveckla en tydlig och kortfattad integritetspolicy som förklarar hur du tar ut skatt och använder samt skyddar kundernas data.
  
• Svarsplan för dataintrång: Skapa en plan för att reagera snabbt och effektivt i händelse av ett dataintrång.