Um sistema de ponto de venda (POS) em restaurante é a união de software e hardware que gerencia diferentes áreas do negócio. Embora o objetivo principal seja processar pagamentos, ele também contribui para otimizar processos e melhorar a experiência dos clientes.

A seguir, explicaremos como esses sistemas funcionam, como selecionar a melhor opção e as vantagens de atualizar para um POS moderno.

O que você vai encontrar neste artigo?

• Como funcionam os sistemas POS de restaurantes
  
• Tipos de sistemas POS para restaurantes
  
• Como escolher um sistema POS para restaurantes
  
• Vantagens de migrar para um POS moderno
  
• Como melhorar operações com análises de dados do POS
  
• Segurança e conformidade em sistemas POS de restaurantes
  

Como funcionam os sistemas POS em restaurantes

Os sistemas POS em restaurantes desempenham diversas funções principais:

• Gestão de pedidos: Realizar pedidos de salão, retirada ou entrega, encaminhar para a cozinha ou bar, acompanhar o status e gerenciar modificações ou cancelamentos.
  
• Processamento de pagamentos: Aceitar pagamentos em diferentes modalidades, dividir contas, aplicar descontos ou promoções e emitir recibos.
  
• Controle de estoque: Acompanhar níveis de insumos e suprimentos, definir pontos de reposição, gerenciar receitas e itens do cardápio, e gerar relatórios de custos e consumo.
  
• Gestão de funcionários: Controlar horários, elaborar escalas, calcular remuneração, definir permissões e acompanhar desempenho da equipe.
  
• Gestão de relacionamento com clientes (CRM): Guardar informações de clientes, histórico de compras, administrar programas de fidelidade e disparar campanhas de marketing personalizadas.
  
• Relatórios e análises: Criar relatórios detalhados sobre vendas, estoque, custos de pessoal, comportamento de clientes e outros indicadores relevantes para apoiar decisões de negócio.
  

Tipos de sistemas POS para restaurantes

Existem dois tipos principais: sistemas legados e sistemas em nuvem. O relatório Tendências da Indústria de Restaurantes 2024 identificou que, em 2023, 76% dos restaurantes já utilizavam POS em nuvem, enquanto 23% permaneciam com sistemas legados. Confira:

• Sistemas legados: Soluções tradicionais que armazenam os dados em servidores locais. Normalmente exigem alto investimento inicial em equipamentos e possuem pouca flexibilidade para atualizações e acesso remoto.
  
• Sistemas em nuvem: Armazenam dados remotamente, oferecendo maior flexibilidade, escalabilidade e acesso de qualquer dispositivo conectado à internet. Geralmente apresentam custo inicial mais baixo e incluem backups automáticos e atualizações constantes.
  

Como escolher um sistema de POS para restaurantes

A escolha de um sistema POS para restaurantes envolve diversos pontos importantes. É preciso avaliar como esse sistema se encaixa nas operações do restaurante, na infraestrutura já existente e no orçamento disponível. Alguns fatores principais a considerar são:

• Facilidade de uso: Opte por uma solução com interface simples e intuitiva, que demande pouco tempo de treinamento da equipe.
  
• Compatibilidade de hardware: Prefira um POS que funcione com seus equipamentos atuais ou esteja preparado para adquirir hardware compatível junto ao fornecedor.
  
• Suporte ao cliente: Escolha um fornecedor que disponibilize atendimento confiável via telefone, e-mail ou chat em tempo real.
  
• Estrutura de preços: Analise os custos iniciais, mensalidades, taxas por transação e eventuais cobranças extras ligadas a upgrades de software, recursos adicionais ou equipamentos.
  

Além dos fatores básicos, observe recursos avançados que podem atender às necessidades específicas do seu restaurante:

• Integração com pedidos online: Alguns sistemas permitem que clientes façam pedidos diretamente pelo site ou aplicativo.
  
• Programas de fidelidade: É possível oferecer pontos, descontos e promoções personalizadas para clientes recorrentes.
  
• Gestão de mesas: Recursos que ajudam a visualizar o salão, controlar o status das mesas e otimizar a disposição dos clientes.
  
• Sistema de exibição na cozinha (KDS): Facilita a comunicação entre salão e cozinha, exibindo os pedidos de forma clara em uma tela.
  
• Gestão de relacionamento com clientes (CRM): Armazena dados dos clientes, histórico de compras e permite campanhas de marketing direcionadas.
  
• Integrações externas: Sistemas modernos podem se conectar a softwares de contabilidade, folha de pagamento, reservas e plataformas de entrega.
  
• Modo offline: Garante continuidade das operações mesmo em quedas de internet, permitindo transações offline com sincronização posterior.
  
• Solução em nuvem: Sistemas baseados em nuvem oferecem backups automáticos, acesso remoto, atualizações contínuas e escalabilidade.
  
• POS móvel: Possibilita que os funcionários façam pedidos e recebam pagamentos diretamente na mesa usando tablets ou smartphones.
  

Vantagens de migrar para um sistema POS moderno

Ao adotar um POS moderno, os restaurantes podem usufruir de benefícios como:

• Automação de tarefas: Processos como pedidos, processamento de pagamentos e controle de estoque são automatizados. Isso diminui erros humanos, reduz custos e agiliza o trabalho. O rastreamento de estoque e previsões automáticas também evitam excesso de compras e diminuem desperdício de alimentos.
  
• Atendimento mais rápido: Interfaces intuitivas, POS móveis e KDS integrados aceleram pedidos e entregas, resultando em filas menores e maior rotatividade de mesas.
  
• Marketing personalizado: Funções de CRM permitem guardar preferências e histórico dos clientes para oferecer recomendações e promoções sob medida.
  
• Programas de fidelidade: Integração com programas que recompensam clientes fiéis, criando vínculos de longo prazo.
  
• Pagamentos convenientes: Sistemas modernos aceitam diferentes métodos, incluindo contactless e pagamentos móveis, tornando o processo mais prático.
  
• Relatórios e análises: O POS gera insights valiosos sobre vendas, itens mais pedidos, horários de pico e desempenho da equipe.
  
• Precificação otimizada: Dados de vendas ajudam a definir preços mais adequados para os itens do cardápio.
  
• Escalabilidade: O POS moderno acompanha o crescimento do negócio e permite adicionar novas funções quando necessário.
  
• Segurança: Sistemas utilizam medidas de proteção avançadas para resguardar dados sensíveis contra fraudes e invasões.
  
• Integração: Conectam-se a outros sistemas, como contabilidade, folha de pagamento e plataformas de pedidos online.
  
• Acesso em nuvem: Permitem administrar o restaurante de qualquer lugar, a qualquer momento, com armazenamento seguro e atualizações automáticas.
  

Como melhorar as operações de um restaurante com análises de POS

As ferramentas de análise de um POS podem ajudar donos de restaurantes a aumentar a lucratividade, aprimorar a experiência do cliente e elevar a eficiência operacional. Veja de que maneira utilizar essas análises a seu favor:

Engenharia de cardápio

• Itens mais vendidos: Examine os dados de vendas para identificar os pratos mais populares e garanta que eles estejam sempre disponíveis.
  
• Itens com baixo desempenho: Descubra os pratos que vendem pouco e avalie se vale a pena ajustar preço, tamanho da porção ou até a forma de apresentação.
  
• Precificação: Combine informações de vendas e custos para definir os preços ideais de cada item do cardápio.
  

Gestão de estoque

• Uso e desperdício: Acompanhe os níveis de estoque e os padrões de consumo para reduzir desperdícios e manter sempre a quantidade ideal de insumos.
  
• Pontos de reposição: Use o histórico de consumo para calcular quando cada ingrediente deve ser reabastecido.
  
• Demanda futura: Projete a demanda com base em dados de vendas anteriores, garantindo que os insumos estejam disponíveis em períodos de maior movimento.
  

Gestão de equipe

• Escalas de trabalho: Identifique horários e dias de maior fluxo para programar a equipe de acordo com a demanda.
  
• Desempenho: Monitore vendas individuais, quantidade de mesas atendidas e valor médio das contas para reconhecer destaques e identificar onde é possível melhorar.
  
• Folha de pagamento: Integre o POS com o sistema de folha para automatizar o registro de horas e o cálculo de salários.
  

Informações sobre clientes

• Fidelidade: Identifique os clientes mais frequentes e recompense-os com ofertas personalizadas e programas de fidelidade.
  
• Feedback: Utilize o POS para coletar opiniões sobre a experiência no restaurante.
  

Vendas e marketing

• Tendências de vendas: Descubra padrões sazonais, horários de pico e métodos de pagamento preferidos para ajustar as estratégias de marketing.
  
• Promoções: Avalie os resultados das campanhas promocionais antes, durante e depois de sua execução para medir a efetividade.
  
• Marketing personalizado: Utilize os dados de consumo para criar ofertas e promoções adaptadas ao perfil e histórico de cada cliente.
  

Eficiência operacional

• Rotatividade de mesas: Avalie a velocidade de atendimento e identifique gargalos para otimizar o fluxo de clientes.
  
• Taxa de cancelamento: Monitore pedidos cancelados ou anulados para detectar falhas de precisão ou necessidade de mais treinamento da equipe.
  
• Canais de venda: Compare o desempenho entre atendimento presencial, retirada e delivery, ajustando estratégias comerciais e operacionais.
  

Segurança e conformidade em sistemas POS de restaurantes

Um sistema POS de restaurante deve contar com mecanismos robustos para proteger dados financeiros e informações dos clientes. O principal padrão de segurança é o PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), que define práticas de proteção para sistemas de pagamento. Medidas comuns incluem criptografia ponta a ponta, autenticação forte de usuários, atualizações de segurança regulares e backups de dados.

A seguir estão os requisitos do PCI DSS, práticas de segurança aplicadas a POS e outras considerações de conformidade:

PCI DSS

O PCI DSS é um conjunto de normas que exige que todas as empresas que aceitam, processam, armazenam ou transmitem informações de cartão de crédito mantenham um ambiente seguro. O descumprimento pode resultar em multas elevadas, responsabilidade legal e danos à reputação.

Cumprir o PCI DSS significa atender aos seguintes pontos:

• Usar um sistema POS e processador de pagamentos compatíveis com PCI

• Atualizar regularmente softwares e aplicar patches de segurança

• Criptografar todos os dados de portadores de cartão

• Restringir acesso às informações de cartões

• Implementar políticas de senhas fortes e renovação periódica

• Manter firewall e antivírus ativos

• Monitorar e testar redes com frequência

Medidas de segurança comuns

• Criptografia: Proteger todos os dados transmitidos entre o POS e outros dispositivos contra acessos indevidos.
  
• Wi-Fi seguro: Configurar rede com senha forte e criptografia.
  
• Backups de dados: Realizar cópias regulares em locais externos seguros para prevenir perda em caso de falhas, desastres naturais ou ataques cibernéticos.
  
• Treinamento de equipe: Capacitar funcionários em boas práticas de segurança, como reconhecer atividades suspeitas e manter senhas seguras.
  
• Controle de acesso: Limitar o uso do POS a pessoas autorizadas e registrar as atividades de cada usuário.
  

Outras considerações de conformidade

• Regulamentações locais: Verificar exigências específicas da legislação regional, como notificações obrigatórias de vazamento de dados ou limitações sobre informações que podem ser armazenadas.
  
• Políticas de privacidade: Redigir e divulgar uma política clara sobre como os dados dos clientes são coletados, utilizados e protegidos.
  
• Plano de resposta a incidentes: Criar um plano para agir de maneira rápida e eficiente em caso de violação de dados.