POS-Systeme (Point of Sale) sind integraler Bestandteil der geschäftlichen Infrastruktur von Neuseeland (NZ). Im Jahr 2024 liefen mehr als 60 % der Zahlungsinteraktionen über sie ab. Sie prägen die Art und Weise, wie Unternehmen Zahlungen akzeptieren, die Waren und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) verfolgen, Bestände verwalten und Umsatz melden. Das richtige POS-System kann die Compliance vereinfachen, manuelle Arbeit reduzieren und Unternehmen einen besseren, kanalübergreifenden Überblick über ihre Leistung verschaffen.

Im Folgenden erklären wir, wie POS-Systeme in Neuseeland funktionieren, wie sie sich in Zahlungs- und Buchhaltungsabläufe integrieren lassen und was Unternehmen bei der Auswahl und Verwaltung von POS-Systemen beachten sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein POS-System in Neuseeland?
  
• Wie lassen sich POS-Systeme in Neuseeland in Zahlungs-, Buchhaltungs- und Bestandsvorgänge integrieren?
  
• Welche regulatorischen, steuerrechtlichen und GST-Überlegungen wirken sich auf die Nutzung von POS-Systemen in Neuseeland aus?
  
• Welche Kosten, Einschränkungen und Risiken sollten Unternehmen bei der Auswahl eines POS-Systems berücksichtigen?
  
• Wie können neuseeländische Unternehmen ein POS-System effektiv bewerten, implementieren und verwalten?
  
• So kann Stripe Terminal Sie unterstützen
  

Was ist ein POS-System in Neuseeland?

Ein POS-System (Point of Sale) erfasst Verkäufe und akzeptiert Zahlungen. Es bindet Transaktionen, Steuern, Bestand und Berichterstattung in einen einzigen Ablauf ein, der die tatsächliche tägliche Geschäftstätigkeit neuseeländischer Unternehmen widerspiegelt.

Ein typisches POS-Setup kombiniert Software mit physischer Hardware wie Tablet oder Terminal, Belegdrucker, Bargeldkasse oder einem EFTPOS-Gerät (Electronic Funds Transfer at Point of Sale). Wenn ein Verkauf abgewickelt wird, berechnet das POS-System den Gesamtbetrag, wendet die GST an, sendet den Betrag ans Zahlungsterminal, überprüft die Autorisierung und erfasst die Transaktion automatisch. Dieser Datensatz wird Teil des Finanz- und Steuerverlaufs des Unternehmens.

Viele POS-Systeme in Neuseeland sind cloudbasiert. Sie speichern Daten zentral, aktualisieren sie automatisch und ermöglichen Inhaberinnen und Inhabern den Remote-Zugriff auf Verkaufs- und Bestandsdaten. Sie unterstützen auch Konfigurationen mit mehreren Standorten und lassen sich einfacher skalieren, wenn Unternehmen wachsen.

Hier sind die wichtigsten Arten von POS-Systemen in Neuseeland:

Herkömmliche stationäre POS Systeme

Dabei handelt es sich um feste POS-Terminals, die üblicherweise in Supermärkten, großen Einzelhandelsmärkten und Umgebungen mit hohem Volumen verwendet werden. Sie sind auf Geschwindigkeit, Haltbarkeit und konstanten Durchsatz ausgelegt, insbesondere wenn es mehrere Kassen gibt.

Tabletbasierte und mobile POS-Systeme

Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen Tablets oder Smartphones als wichtigste POS Schnittstelle. Diese Systeme sind in kleineren Cafés, im Gastgewerbe, in Boutiquen, in Foodtrucks und in Dienstleistungsunternehmen beliebt, da sie tragbar, relativ kostengünstig und schnell einsatzbereit sind. Sie sind in der Regel cloudbasiert und auf Internetverbindung angewiesen.

Spezielle POS-Systeme für das Gastgewerbe

Restaurants, Bars und Cafés verwenden oft POS-Systeme, die speziell für Workflows im Gastgewerbe entwickelt wurden. Diese Gastgewerbe- oder Restaurant-POS-Systeme unterstützen das Verwalten von Tischen, das Aufteilen von Rechnungen, Modifizierungen, Ausdruck in der Küche und hohe Transaktionsvolumen in Spitzenzeiten.

Einzelhandels-POS-Systeme mit Bestandsfunktion

Einzelhandelsunternehmen, die große oder komplizierte Bestände verwalten, entscheiden sich oft für POS-Systeme mit fortschrittlicher Bestandsverfolgung, Barcode-Unterstützung und Lieferantenverwaltung. Diese Systeme priorisieren Genauigkeit, Bestandsaktualisierungen in Echtzeit und die Integration in Online-Shops.

Selbstbedienungs- und Kiosk-POS-Systeme

Terminals für Selbstbedienungskassen und Bestellkioske sind in Supermärkten, Fastfood-Restaurants und stark frequentierten Veranstaltungsorten üblich. Sie reduzieren den Warteschlangendruck und die Personalkosten und lassen sich direkt in dasselbe POS-Backend integrieren wie personalbesetzte Terminals.

Wie lassen sich POS-Systeme in Neuseeland in Zahlungs-, Buchhaltungs- und Bestandsvorgänge integrieren?

Ein POS-System ist besonders nützlich, wenn es Zahlungen, Buchhaltung und Bestand verbindet.

Wie das geht, zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Zahlungsintegration

Wenn ein Verkauf erfasst wird, sendet der POS den Betrag direkt an das EFTPOS oder Kartenterminal, erhält eine Echtzeitbestätigung und erfasst das Ergebnis automatisch. Dadurch fallen manuelle Eingaben weg, der Bezahlvorgang wird beschleunigt und es treten weniger Probleme beim Abgleich auf.

Anbieter wie Stripe ermöglichen persönliche Vor-Ort-Zahlungen über dieselbe Zahlungsinfrastruktur wie Online-Transaktionen. Das vereinfacht Rückerstattungen, Berichterstattung und Kundensupport. Anstatt separate Systeme für verschiedene Kanäle zu verwalten, können Unternehmen sämtliche Zahlungen an einem Ort anzeigen und verwalten.

Buchhaltungsintegration

In Neuseeland sind POS-Systeme in der Regel direkt mit Buchhaltungssoftware verbunden, sodass tägliche Verkaufsdaten automatisch weitergeleitet werden. Jede Transaktion enthält Details zu GST, Zahlungsmethode und Zeitpunkt, was die Notwendigkeit manueller Eingaben reduziert und das Fehlerrisiko senkt.

Diese Konfiguration erleichtert die GST-Berichterstattung. Da die Verkaufsdaten bereits strukturiert und kategorisiert sind, können Unternehmen ihre Konten schneller abgleichen und GST-Erklärungen zuverlässiger erstellen.

Bestandsintegration

Die Bestandsintegration verbindet Verkauf und Bestandsverwaltung. Wenn ein Produkt verkauft wird, aktualisiert der POS sofort den Lagerbestand. Das ist für Einzelhändler, Gastgewerbebetriebe und alle Unternehmen, die physische Waren über mehrere Kanäle verwalten, von entscheidender Bedeutung.

Echtzeit-Bestandsdaten helfen dabei, Überverkäufe zu verhindern, die Korrektheit von Online-Angeboten zu gewährleisten und intelligentere Kaufentscheidungen zu unterstützen. Integrierte POS-Systeme stellen sicher, dass alle Filialen mit denselben Bestandsdaten arbeiten, was Inkonsistenzen und manuelle Bestandsanpassungen reduziert.

Welche regulatorischen, steuerrechtlichen und GST-Überlegungen wirken sich auf die Nutzung von POS-Systemen in Neuseeland aus?

Ein POS-System in Neuseeland ist Teil der Compliance-Infrastruktur eines Unternehmens. Die Art und Weise, wie es Steuern berechnet, Aufzeichnungen speichert und Zahlungen abwickelt, wirkt sich auf das regulatorische Risiko und die Prüfungsbereitschaft aus.

Sehen wir uns das näher an:

Berechnung und Anzeige der GST

Es wird erwartet, dass POS-Systeme automatisch die neuseeländische GST von 15 % anwenden, Kundinnen und Kunden Preise inklusive GST anzeigen und die Steuerkomponente auf Zahlungsbelegen und in Transaktionsaufzeichnungen ausweisen. Seit Neuseeland im Jahr 2023 auf flexiblere Regeln für „Informationen zu steuerpflichtigen Lieferungen“ umgestellt hat, müssen POS-Systeme Lieferantendetails, Transaktionsdaten, Summen und GST-Beträge zuverlässig erfassen und auf Anfrage konforme Rechnungen für GST-registrierte Käufer/innen erstellen.

Aufzeichnungspflichten

Für inländischen Umsatz sind Aufzeichnungen über Verkäufe und GST mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren, was bedeutet, dass POS-Systeme Transaktionen in einem dauerhaften und abrufbaren Format speichern müssen. Cloudbasierte Speicherung und detaillierte Berichterstattung erleichtern die Rekonstruktion von täglichen Verkäufen, erhobener GST und Zahlungsmethoden bei Audits und Prüfungen.

Zahlungsregeln und Zuschläge

Auf EFTPOS-Lastschrifttransaktionen wird in der Regel kein Zuschlag erhoben, wogegen für Kreditkartenzahlungen und kontaktlose Zahlungen ein sichtbarer Zuschlag anfallen kann. POS-Systeme müssen Zuschläge genau berechnen, beim Bezahlvorgang offenlegen und an die sich ändernden Regeln und Gebührenstrukturen der Zahlungsnetzwerke angepasst werden können.

Datenschutz und Sicherheit

Da POS-Systeme sensible Zahlungs- und Kundendaten verarbeiten, ist Sicherheit eine grundlegende Anforderung. Systeme sollten die PCI-konforme (Payment Card Industry) Zahlungsabwicklung unterstützen und gespeicherte Kundendaten im Einklang mit dem neuseeländischen Datenschutzgesetz schützen, um rechtliche und Reputationsrisiken zu verringern.

Welche Kosten, Einschränkungen und Risiken sollten Unternehmen bei der Auswahl eines POS-Systems berücksichtigen?

Die Wahl eines POS-Systems ist eine langfristige Entscheidung, die die laufenden Kosten, Systembeschränkungen und die Leistungsfähigkeit der Einrichtung unter realen Bedingungen einbeziehen sollte.

Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Einrichtungskosten und laufende Kosten

Bei jedem POS-System fallen sowohl mit der Einrichtung verbundene als auch laufende Kosten an, die sich auf die langfristige Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens auswirken.

Häufige Kosten, die zu beachten sind:

• Hardware- und Einrichtungskosten: POS-Systeme erfordern oft physische Komponenten. Diese können direkt gekauft, geleast oder in monatlichen Plänen gebündelt werden und die Kosten variieren stark je nach Haltbarkeit, Umgang und Anzahl der Standorte der Einrichtung. Virtuelle POS-Systeme benötigen abgesehen von einem Smartphone oder Tablet möglicherweise keine zusätzliche Hardware.

• Software und Abo-Gebühren: Viele moderne POS-Systeme arbeiten mit monatlichen oder jährlichen Abos, wobei die Preise an Funktionen, die Anzahl der Kassen oder die Anzahl der Standorte gebunden sind. Erweiterte Berichterstattung, Integrationen, Tools für Treueprogramme oder Unterstützung mehrerer Standorte können als Add-ons eingepreist werden, was die langfristigen Kosten erhöht.

• Zahlungsabwicklungsgebühren: Transaktionsgebühren sind hohe laufende Kosten, insbesondere bei Kartenzahlungen und kontaktlosen Zahlungen. Einige POS-Anbieter gleichen niedrige Softwarepreise mit höheren Zahlungsgebühren aus.

• Implementierungs- und Schulungsaufwand: Berücksichtigen Sie den Zeitaufwand für das Konfigurieren von Produkten, Steuerregeln, Bestand und Integrationen. Komplizierte oder wenig intuitive Systeme erhöhen die Onboarding-Dauer und das Risiko von Fehlern beim Bezahlvorgang.

Einschränkungen und potenzielle Risiken

POS-Systeme spielen eine wichtige Rolle in den betrieblichen Abläufen, daher sollten Sie ihre Einschränkungen und Risiken einplanen.

Achten Sie auf Folgendes:

• Abhängigkeit von Konnektivität: Cloudbasierte POS-Systeme sind auf einen stabilen Internetzugang für Zahlungen und Datensynchronisierung angewiesen. Viele Systeme verfügen zwar über Offline-Modi, dabei kann jedoch die Funktionalität eingeschränkt sein, was Verbindungsausfälle ohne Backup-Optionen zu einem erheblichen Risiko macht.

• Zuverlässigkeit der Integration: POS-Systeme bilden das Zentrum mehrerer Integrationen und Kommunikationsfehler zwischen Systemen können zu Datenabweichungen oder fehlenden Aufzeichnungen führen. Schlecht gewartete Integrationen können die Buchhaltungsgenauigkeit oder Bestandssichtbarkeit beeinträchtigen, wenn sie nicht überwacht werden.

• Sicherheits- und Datenrisiko: POS-Systeme verarbeiten sensible Zahlungs- und Kundendaten. Unternehmen müssen ihre Systeme daher regelmäßig aktualisieren und strenge Zahlungssicherheitspraktiken anwenden.

• Grenzen von Skalierbarkeit und Flexibilität: Ein für einen einzelnen Standort gut funktionierendes POS-System kann problematisch werden, wenn es Einschränkungen für Nutzer/innen, Standorte, Bestandsgröße oder Preisstrukturen gibt. Erkundigen Sie sich unbedingt nach der Skalierbarkeit des Systems.

• Lieferantenabhängigkeit und Supportqualität: Unternehmen sind im Hinblick auf Verfügbarkeit und Support stark von ihrem POS-Anbieter abhängig. Schlechter Kundensupport, begrenzte lokale Abdeckung oder unflexible Verträge können kleine technische Probleme in erhebliche Störungen verwandeln.

Wie können neuseeländische Unternehmen ein POS-System effektiv bewerten, implementieren und verwalten?

Klar definierte Anforderungen, sorgfältige Einrichtung und kontinuierliche Aufmerksamkeit machen den Unterschied zwischen einem erfolgreichen System und einem System, das ausfällt. Unternehmen sollten den tatsächlichen Ablauf von Verkäufen abbilden und dabei Spitzenvolumina, Zahlungsarten, Bestandskomplikationen und Berichtsbedarf einbeziehen. Branchenspezifische Workflows wie Servicemuster im Gastgewerbe oder Lagerumschlag im Einzelhandel sollten eine entscheidende Rolle bei der Systemauswahl spielen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr POS-System den Neuseeland-Dollar (NZD), GST und lokale Zahlungsmethoden wie EFTPOS und kontaktlose Karten unterstützt. Die Einhaltung der Regeln der neuseeländischen Gewerbesteuer und Aufzeichnungserwartungen für neuseeländische Unternehmen sollten in Ihren Ablauf integriert sein. Bewerten Sie Integrationen frühzeitig und achten Sie dabei auf Buchhaltungs-, Bestands- und Online-Verkaufssysteme. Das reduziert den Abgleichsaufwand und verhindert, dass Monate später Datenlücken auftauchen.

Die Einrichtung sollte immer Tests von Produktdaten, Steuerkonfiguration und Zahlungen sowie Mitarbeiterschulungen umfassen, bevor Sie live gehen. Wenn Sie die Einführung für ruhigere Zeiten planen, verringern Sie das Risiko und schaffen zeitlichen Spielraum, um eventuelle Probleme zu lösen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen und dokumentieren Sie Ihre Prozesse. Selbst intuitive Systeme profitieren von strukturierten Schulungen und klaren Abläufen.

Wenn Unternehmen Standorte, Vertriebskanäle oder neue Zahlungsmethoden hinzufügen, sollte das POS-System mit ihnen skalieren. Konsistente Abgleiche, Bestandszählungen, Umsatzberichte und Systemprüfungen unterstützen nachhaltiges Wachstum ohne unnötige Herausforderungen.

So kann Stripe Terminal Sie unterstützen

Mit Stripe Terminal können Unternehmen ihren Umsatz durch einheitliche Zahlungsabwicklung über Offline- und Online-Kanäle steigern. Es unterstützt neue Zahlungsmethoden, einfache Hardware-Logistik, globale Abdeckung und Hunderte von POS- und Handelsintegrationen, um Ihre ideale Zahlungslösung zu gestalten.

Marken wie Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed und Mindbody nutzen Stripe für den Unified Commerce.

Stripe Terminal unterstützt Sie bei Folgendem:

• Handel vereinheitlichen: Verwalten Sie Online- und Vor-Ort-Zahlungen auf einer globalen Plattform mit einheitlichen Zahlungsdaten.

• Weltweit expandieren: Erschließen Sie bis zu 24 Märkte mit nur einem Satz an Integrationen und beliebten Zahlungsmethoden.

• Flexibel integrieren: Entwickeln Sie Ihre eigene, nutzerdefinierte POS-App oder bauen Sie unter Verwendung von POS- und Handelsintegrationen von Drittanbietern mit Ihrer bestehenden Technologie-Infrastruktur die Verbindung auf.

• Hardwarelogistik vereinfachen: Bestellen, verwalten und überwachen Sie die von Stripe unterstützten Lesegeräte ganz einfach von jedem Ort aus.

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