POS-systemen (POS) zijn een integraal onderdeel van de bedrijfsinfrastructuur in Nieuw-Zeeland (NZ) en faciliteren in 2024 meer dan 60% van de betalingsinteracties. Ze bepalen hoe bedrijven betalingen ontvangen, de belasting op goederen en diensten (goods and services tax, GST) bijhouden, de voorraad beheren en de omzet rapporteren. Het juiste POS-systeem kan de compliance vereenvoudigen, handmatig werk verminderen en bedrijven een duidelijker beeld geven van de prestaties via verschillende kanalen.

Hieronder leggen we uit hoe POS-systemen in NZ werken, hoe ze worden geïntegreerd met betalingen en boekhouding, en waar bedrijven rekening mee moeten houden bij het selecteren en beheren van POS-systemen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een POS-systeem in Nieuw-Zeeland?
  
• Hoe werken POS-systemen samen met betalingen, boekhouding en voorraadbeheer in Nieuw-Zeeland?
  
• Welke regelgeving, belastingen en GST-overwegingen zijn van invloed op het gebruik van POS-systemen in Nieuw-Zeeland?
  
• Met welke kosten, beperkingen en risico's moeten bedrijven rekening houden bij het kiezen van een POS-systeem?
  
• Hoe kunnen bedrijven in Nieuw-Zeeland een POS-systeem goed evalueren, implementeren en beheren?
  
• Hoe Stripe Terminal kan helpen
  

Wat is een POS-systeem in Nieuw-Zeeland?

Een POS-systeem registreert een verkoop en accepteert betalingen. Het koppelt transacties, belastingen, voorraad en rapportage aan elkaar in één stroom die weergeeft hoe Nieuw-Zeelandse bedrijven dagelijks werken.

Een typische POS-opstelling combineert software met fysieke hardware, zoals een tablet of terminal, ontvangstbewijsprinter, kassalade of een EFTPOS-apparaat (Electronic Funds Transfer at Point of Sale). Wanneer een verkoop wordt verwerkt, berekent het POS-systeem het totaalbedrag, past het GST toe, stuurt het bedrag naar de betaalterminal, bevestigt de autorisatie en registreert de transactie automatisch. Die registratie wordt onderdeel van de financiële en fiscale geschiedenis van het bedrijf.

Veel POS-systemen in Nieuw-Zeeland zijn cloudgebaseerd. Deze slaan gegevens centraal op, worden automatisch bijgewerkt en geven eigenaren op afstand toegang tot verkoop- en voorraadgegevens. Ze ondersteunen ook opstellingen met meerdere locaties en zijn gemakkelijker op te schalen naarmate bedrijven groeien.

Dit zijn de belangrijkste soorten POS-systemen in Nieuw-Zeeland:

Traditionele POS-systemen voor aan de balie

Dit zijn vaste kassaterminals die vaak worden gebruikt in supermarkten, grote winkels en omgevingen met veel verkeer. Ze zijn ontworpen voor snelheid, duurzaamheid en een constante doorvoer, vooral wanneer er meerdere kassa's in gebruik zijn.

Tablet- en mobiele POS-systemen

Veel kleine en middelgrote bedrijven gebruiken tablets of smartphones als hun belangrijkste kassa-interface. Deze systemen zijn populair in kleinere cafés, horecagelegenheden, boetieks, foodtrucks en dienstverlenende bedrijven omdat ze draagbaar, relatief goedkoop en snel te implementeren zijn. Ze zijn meestal cloudgebaseerd en afhankelijk van internetconnectiviteit.

POS-systemen gericht op de horeca

Restaurants, bars en cafés gebruiken vaak POS-systemen die speciaal zijn gemaakt voor horeca-workflows. Deze POS-systemen voor horeca of restaurants ondersteunen tafelbeheer, gesplitste rekeningen, aanpassingen, keukenafdrukken en grote transactievolumes tijdens piekperiodes.

POS-systemen voor de detailhandel met voorraaddiepte

Detailhandelaren die grote of ingewikkelde voorraden beheren, kiezen vaak voor POS-systemen met geavanceerde voorraadregistratie, barcode-ondersteuning en leveranciersbeheer. Deze systemen geven prioriteit aan nauwkeurigheid, realtime voorraadupdates en integratie met online winkels.

Zelfbedienings- en kiosk-POS-systemen

Zelfscankassa's en bestelkiosken zijn gebruikelijk in supermarkten, fastfoodrestaurants en drukbezochte locaties. Ze verminderen de druk op de wachtrijen en de personeelskosten, terwijl ze rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd in dezelfde POS-systeem-backend als bemande kassa's.

Hoe worden POS-systemen geïntegreerd met betalingen, boekhouding en voorraadbeheer in Nieuw-Zeeland?

Een POS-systeem is het handigst als het betalingen, boekhouding en voorraad met elkaar verbindt.

Dat doet je als volgt:

Integratie voor betalingen

Wanneer een verkoop wordt ingevoerd, stuurt het POS-systeem het bedrag direct naar de EFTPOS of kaartterminal, ontvangt het een realtime bevestiging en registreert het automatisch het resultaat. Dit maakt handmatige invoer overbodig, versnelt het afrekenen en vermindert reconciliatieproblemen.

Aanbieders zoals Stripe maken het mogelijk om fysieke betalingen via dezelfde betalingsinfrastructuur te laten verlopen als online transacties, wat terugbetalingen, rapportage en klantenondersteuning vereenvoudigt. In plaats van aparte systemen voor verschillende kanalen te beheren, kunnen bedrijven alle betalingen op één plek bekijken en beheren.

Boekhoudkundige integratie

In Nieuw-Zeeland worden POS-systemen vaak rechtstreeks gekoppeld aan boekhoudsoftware, zodat de dagelijkse verkoopgegevens automatisch worden doorgegeven. Elke transactie bevat details over GST, betaalmethode en tijdstip, waardoor er minder handmatig hoeft te worden ingevoerd en het risico op fouten kleiner wordt.

Deze opzet maakt GST-rapportage eenvoudiger. Omdat de verkoopgegevens al gestructureerd en gecategoriseerd zijn, kunnen bedrijven hun boekhouding sneller reconciliëren en met meer vertrouwen GST-aangiften voorbereiden.

Voorraadintegratie

Voorraadintegratie koppelt verkoop en voorraadbeheer aan elkaar. Wanneer een product wordt verkocht, werkt het POS-systeem de voorraadniveaus onmiddellijk bij. Dit is superbelangrijk voor retailers, horecabedrijven en alle bedrijven die fysieke goederen via meerdere kanalen beheren.

Real-time voorraadgegevens helpen overselling te voorkomen, houden online aanbiedingen accuraat en ondersteunen slimmere aankoopbeslissingen. Geïntegreerde POS-systemen zorgen ervoor dat alle winkels met dezelfde voorraadgegevens werken, wat inconsistenties en handmatige voorraadaanpassingen vermindert.

Welke regelgevende, fiscale en GST-overwegingen zijn van invloed op het gebruik van POS-systemen in Nieuw-Zeeland?

Een POS-systeem in Nieuw-Zeeland maakt deel uit van de compliance-infrastructuur van een bedrijf. De manier waarop het belasting berekent, gegevens opslaat en betalingen verwerkt, is van invloed op de blootstelling aan regelgeving en de gereedheid voor audits.

Zo werkt het:

GST-berekening en -weergave

Van POS-systemen wordt verwacht dat ze automatisch de Nieuw-Zeelandse 15% GST toepassen, prijzen inclusief GST aan klanten presenteren en het belastinggedeelte op ontvangstbewijzen en transactiegegevens weergeven. Sinds Nieuw-Zeeland in 2023 is overgestapt op flexibelere regels voor “belastbare leveringsinformatie”, moeten POS-systemen op betrouwbare wijze leveranciersgegevens, transactiedata, totalen en GST-bedragen vastleggen en op verzoek conforme facturen voor GST-geregistreerde kopers produceren.

Vereisten voor het bijhouden van gegevens

De belastingdienst eist dat verkoop- en GST-gegevens minstens zeven jaar worden bewaard, wat betekent dat POS-systemen transactiegegevens moeten opslaan in een duurzaam en terugvindbaar formaat. Cloudgebaseerde opslag en gedetailleerde rapportage maken het makkelijker om dagelijkse verkopen, geïnde GST en betaalmethoden te reconstrueren tijdens audits of beoordelingen.

Betalingsregels en toeslagen

Voor EFTPOS-debetbetalingen worden meestal geen toeslagen in rekening gebracht, terwijl voor creditcard- en contactloze betalingen wel een zichtbare toeslag kan worden gerekend. POS-systemen moeten toeslagen nauwkeurig berekenen, deze bij het afrekenen vermelden en flexibel blijven als de regels en kostenstructuren van betalingsnetwerken veranderen.

Gegevensbescherming en beveiliging

Aangezien POS-systemen gevoelige betalings- en klantgegevens verwerken, is beveiliging een basisvereiste. Systemen moeten Payment Card Industry (PCI)-conforme betalingsverwerking ondersteunen en bewaarde klantgegevens beschermen in overeenstemming met de Privacy Act van Nieuw-Zeeland om juridische en reputatierisico's te verminderen.

Met welke kosten, beperkingen en risico's moeten bedrijven rekening houden bij het kiezen van een POS-systeem?

Het kiezen van een POS-systeem is een beslissing voor de lange termijn, waarbij rekening moet worden gehouden met doorlopende kosten, systeembeperkingen en hoe goed de installatie zich in de praktijk houdt.

Hier zijn enkele factoren waarmee je rekening moet houden:

Installatie- en doorlopende kosten

Bij elk POS-systeem krijgt je te maken met installatiekosten en doorlopende kosten die van invloed zijn op de duurzaamheid van je bedrijf op de lange termijn.

Veelvoorkomende kosten om in gedachten te houden:

• Hardware- en installatiekosten: POS-systemen vereisen vaak fysieke componenten. Deze kunnen worden gekocht, geleased of gebundeld in maandelijkse abonnementen, en de kosten variëren sterk, afhankelijk van de duurzaamheid, de schaal en of de installatie op één locatie of op meerdere locaties plaatsvindt. Virtuele POS-systemen vereisen mogelijk geen extra hardware behalve een smartphone of tablet.

• Software- en abonnementskosten: Veel moderne POS-systemen werken met maandelijkse of jaarlijkse abonnementen, waarbij de prijs afhankelijk is van de functies, het aantal kassa's of het aantal locaties. Geavanceerde rapportage, integraties, loyaliteitstools of ondersteuning voor meerdere winkels kunnen als extra's worden geprijsd, wat de kosten op de lange termijn verhoogt.

• Kosten voor betalingsverwerking: Transactiekosten zijn een belangrijke doorlopende kostenpost, vooral voor kaart- en contactloze betalingen. Sommige POS-aanbieders compenseren lage softwareprijzen met hogere betalingskosten.

• Implementatie- en opleidingskosten: Houd rekening met de tijd die nodig is voor het configureren van producten, belastingregels, voorraadbeheer en integraties. Ingewikkelde of onintuïtieve systemen zorgen voor een langere onboardingtijd en een groter risico op fouten bij het afrekenen.

Beperkingen en mogelijke risico's

POS-systemen spelen een belangrijke rol in de bedrijfsvoering, dus je moet rekening houden met hun beperkingen en risico's.

Let op:

• Afhankelijkheid van connectiviteit: Cloudgebaseerde POS-systemen zijn afhankelijk van een stabiele internetverbinding voor betalingen en het synchroniseren van gegevens. Hoewel veel systemen een offline modus hebben, kan de functionaliteit beperkt zijn, waardoor connectiviteitsstoringen een aanzienlijk risico vormen zonder back-upopties.

• Betrouwbaarheid van integratie: POS-systemen staan centraal in meerdere integraties en communicatiestoringen tussen systemen kunnen leiden tot gegevensconflicten of ontbrekende records. Slecht onderhouden integraties kunnen de nauwkeurigheid van de boekhouding of de zichtbaarheid van de voorraad ondermijnen als ze niet worden gecontroleerd.

• Beveiligings- en gegevensrisico's: POS-systemen verwerken gevoelige betalings- en klantgegevens, dus bedrijven moeten hun systemen regelmatig updaten en strenge betalingsbeveiligingsmaatregelen nemen.

• Beperkingen op het gebied van schaalbaarheid en flexibiliteit: Een POS-systeem dat goed werkt voor één locatie kan problemen opleveren als er beperkingen zijn op het gebied van gebruikers, locaties, voorraadgrootte of prijsstructuren. Zorg ervoor dat je de schaalbaarheid van het systeem controleert.

• Afhankelijkheid van leveranciers en kwaliteit van ondersteuning: Bedrijven zijn sterk afhankelijk van hun POS-systeemleverancier voor uptime en ondersteuning. Slechte klantenservice, beperkte lokale dekking of inflexibele contracten kunnen kleine technische problemen veranderen in grote verstoringen.

Hoe kunnen bedrijven in Nieuw-Zeeland een POS-systeem effectief evalueren, implementeren en beheren?

Duidelijk omschreven vereisten, een zorgvuldige installatie en voortdurende aandacht maken het verschil tussen een succesvol systeem en een systeem dat niet goed werkt. Bedrijven moeten in betaalkaart brengen hoe de verkoop daadwerkelijk verloopt, inclusief piekvolumes, betalingstypen, voorraadcomplicaties en rapportagebehoeften. Branchespecifieke workflows, zoals patronen in de horeca of de omloopsnelheid van de voorraad in de detailhandel, moeten bepalend zijn voor de keuze van het systeem.

Zorg ervoor dat je POS-systeem de Nieuw-Zeelandse dollar (NZD), GST en lokale betaalmethoden zoals EFTPOS en contactloze kaarten ondersteunt. Compliance met de regels voor bedrijfsbelasting in Nieuw-Zeeland en verwachtingen op het gebied van administratie moeten in je workflow worden ingebouwd. Evalueer integraties in een vroeg stadium, waaronder boekhouding, voorraadbeheer en online verkoopsystemen. Dit vermindert het reconciliatiewerk en voorkomt dat er maanden later gegevens hiaten ontstaan.

De installatie moet altijd productgegevens, belastingconfiguratie, betalingstests en personeelstraining omvatten voordat het systeem live gaat. Door dit tijdens rustigere periodes te plannen, verminder je het risico en heb je tijd om problemen op te lossen. Train je personeel en documenteer je processen. Zelfs intuïtieve systemen hebben baat bij gestructureerde training en duidelijke procedures.

Naarmate bedrijven locaties, verkoopkanalen of nieuwe betaalmethoden toevoegen, moet het POS-systeem mee kunnen groeien. Consistente reconciliaties, voorraadtellingen, verkooprapporten en systeembeoordelingen ondersteunen duurzame groei zonder onnodige uitdagingen.

Hoe Stripe Terminal kan helpen

Stripe Terminal helpt ondernemingen hun omzet te verhogen met één betaaloplossing voor zowel fysieke als online kanalen. Het ondersteunt nieuwe betaalmethoden, eenvoudige hardwarelogistiek, wereldwijde dekking en honderden POS- en commerce-integraties om je ideale betaaloplossing te ontwerpen.

Stripe maakt unified commerce mogelijk voor merken als Hertz, URBN, Lands' End, Shopify, Lightspeed en Mindbody.

Stripe Terminal kan je helpen met:

• Handel te bundelen: beheer online en persoonlijke betalingen op een wereldwijd platform met uniforme betalingsgegevens.

• Wereldwijd uit te breiden: schaal naar 24 landen met één set integraties en populaire betaalmethoden.

• Te integreren op jouw manier: ontwikkel je eigen aangepaste POS-app of maak verbinding met je bestaande techstack met behulp van POS- en commerce-integraties van derden.

• Hardwarelogistiek te vereenvoudigen: bestel, beheer en monitor eenvoudig door Stripe ondersteunde lezers, waar ze zich ook bevinden.

Meer info over Stripe Terminal, of ga vandaag nog aan de slag.