På dagens finansmarknader är efterlevnad ett enormt åtagande. Det genomsnittliga företaget i USA spenderar mellan 1,3–3,3 % av sina totala löneutgifter på regelefterlevnad. De regler som styr finansiella tjänster, dataskydd, bekämpning av penningtvätt (AML) och konsumentskydd växer och förändras så snabbt att det är svårt för många företag att hålla jämna steg. Att bygga ett internt efterlevnadsteam kan vara dyrt och tidskrävande, och till och med ett perfekt kalibrerat team blir underbemannat i samma stund du expanderar till en ny marknad eller produktkategori.

För att hålla sig uppdaterade väljer många företag att lägga ut efterlevnadstjänster på extern part. Nedan förklarar vi vad outsourcing av efterlevnad innebär, vilka fördelar det ger, och hur du bedömer om det är rätt beslut för ditt företag.

Viktiga punkter

• Outsourcing av efterlevnad ger företag tillgång till specialiserad regulatorisk expertis utan kostnaden för att bygga ett internt team.

• Externa leverantörer kan minska risken genom att hantera löpande övervakning, upprätthålla hög kontrollnoggrannhet och uppdatera revisionsdokumentation.

• Outsourcing av efterlevnad passar bra för företag som expanderar till nya marknader eller lägger till nya produkter, medan ett internt team ofta fungerar bättre för större och mer stabila verksamheter.

Vad innebär det att lägga ut efterlevnadstjänster på extern part?

Att lägga ut efterlevnadstjänster på extern part innebär att man anlitar externa specialister (t.ex. företag, konsulter, leverantörer av hanterade tjänster) för att hantera en del av eller alla sina regulatoriska skyldigheter. Vissa företag lägger ut en enskild efterlevnadsfunktion, till exempel kundkännedomskontroll (KYC) eller transaktionsövervakning. Andra kan lägga ut ett helt program, till exempel policyutveckling, personalutbildning, revisionsförberedelser eller regulatorisk rapportering.

Vad är fördelarna med outsourcing av efterlevnad?

Outsourcing av efterlevnadstjänster kan vara mer effektivt än att bygga och förlita sig på ett internt team. Externa experter ger ofta mer effektiv vägledning till en lägre kostnad.

Outsourcing kan ge dig:

• Tillgång till specialiserad kunskap: Efterlevnadsspecialister arbetar med dussintals kunder och regulatoriska miljöer samtidigt. Ett företag som har hjälpt 20 finansteknologiföretag (fintechs) att implementera det reviderade betaltjänstdirektivet (PSD2) har byggt upp en praktisk förståelse för problematiken som sedan kommer alla dess kunder till godo.

• Snabbare respons på regulatoriska förändringar: När en ny regel antas (t.ex. ett reviderat AML-direktiv, en uppdaterad sanktionslista, en ny integritetslag) agerar en extern leverantör med dedikerad övervakningsinfrastruktur ofta snabbare än ett internt team kan.

• Mer flexibel kostnadsstruktur: De flesta heltidsanställda efterlevnadschefer i USA tjänar mellan 215 000–300 000 USD per år. Supportpersonal och utbildningsbudgetar tillkommer som ytterligare kostnader. Outsourcingmodeller gör att du kan köpa den täckningsnivå du behöver och justera den i takt med att behovet förändras.

• Tydligare revisionsspår: Leverantörer som specialiserar sig på efterlevnad är skickliga på att upprätthålla dokumentation och rapportering som håller för regulatorisk granskning.

Hur fungerar outsourcing av efterlevnad?

Outsourcing bör inledas med en granskning av ditt företag. Den externa leverantören kartlägger dina nuvarande regulatoriska skyldigheter mot relevanta aspekter av din affärsmodell och identifierar sedan brister i dina befintliga kontroller.

Därifrån tar processen en av två former:

• Projektbaserat arbete: Projektbaserat arbete har ett definierat omfång och slutpunkt. Vanliga exempel inkluderar analyser av brister, avhjälpande åtgärder eller revisionsförberedelser. Leverantören kommer in, slutför arbetet och lämnar sedan över resultaten.

• Löpande hanterade tjänster: En leverantör av löpande hanterade tjänster tar kontinuerligt ansvar för en efterlevnadsfunktion. De kan hantera din kö för transaktionsövervakning, sköta regulatoriska rapporteringar, administrera ditt program för sanktionskontroll eller bemanna en virtuell roll som efterlevnadsansvarig. När ett företag använder Stripe drar det till exempel nytta av Stripes efterlevnadsinfrastruktur för PCI DSS, AML-programkrav och sanktionskontroller.

Hur hjälper outsourcing av efterlevnad företag att skala upp?

Att skala upp medför generellt sett nya efterlevnadsskyldigheter. Varje ny marknad och ny produkt som ditt företag expanderar till kommer med fler krav att följa, hålla reda på och dokumentera.

Outsourcing kan hjälpa med:

• Geografisk expansion: Att etablera sig i ett nytt land eller en ny delstat i USA kräver förståelse för ett nytt regulatoriskt ramverk, upprättande av nya processer och ofta inhämtning av nya tillstånd eller registreringar. En leverantör med expertis inom den jurisdiktionen kan hjälpa dig att slutföra dessa uppgifter snabbare.

• Produktexpansion: Att expandera till en ny betalningsmetod, ett nytt låneerbjudande eller en ny gränsöverskridande funktion utökar också ditt efterlevnadsområde. Externa leverantörer kan snabbt möta dessa nya krav.

• Volymtillväxt: I takt med att din volym växer ökar också dina spårningsskyldigheter. Transaktionsövervakning är ett tydligt exempel eftersom ökad transaktionsvolym också ökar flaggade transaktioner. Externa övervakningsleverantörer kan hantera dessa toppar eftersom de fördelar arbetsbelastningen över sina analytikerteam.

Hur kan outsourcing av efterlevnad minska regulatorisk risk?

Outsourcing hjälper till att hantera två aspekter av regulatorisk risk. Den första är risken att en överträdelse inträffar. Den andra är risken att överträdelsen blir ett större problem än nödvändigt. Specialiserade tjänster kan minska regulatorisk risk genom att förbättra följande aspekter av efterlevnad.

Löpande övervakning av regelverk

Regler förändras ständigt. Att följa dem i varje jurisdiktion där du bedriver verksamhet är ett tidskrävande arbete som ökar i komplexitet när du expanderar. Externa specialister följer dessa förändringar åt dig och deras övriga kunder.

Kontroll- och rapporteringsnoggrannhet

Vid rapportering av misstänkt aktivitet skapar falska negativa resultat regulatorisk exponering, medan falska positiva resultat skapar missnöjda kunder och logistiska hinder. Att upprätthålla rätt balans kräver mönsterigenkänning som byggts upp över tid från verkliga fall. Specialister utvecklar detta genom sin kundbas och använder det för att hjälpa dig.

Beredskap för revision

Verklig revisionsberedskap innebär att vara så välorganiserad att en revision inte spårar ur verksamheten. Externa leverantörer håller sig till de dokumentationsrutiner som myndigheter förväntar sig (t.ex. skriftliga policyer uppdaterade enligt ett definierat schema, fortbildningsregister, testloggar, undantagsspårning). Om din efterlevnadsfunktion är ett sidoansvar för ett juridiskt team eller ekonomiteam kan en revision vara störande även när de underliggande kontrollerna är solida.

Due diligence

Vid ett eventuellt misslyckande visar extern efterlevnadstillsyn att du hade lämpliga kontroller på plats, vilket är viktigt för myndigheter.

Är outsourcing av efterlevnad rätt beslut för ditt företag?

I vissa fall kan outsourcing av efterlevnad hjälpa ditt företag att jobba snabbare och skala upp samtidigt som risken hålls låg. I andra fall passar ett internt team bättre.

Här är några faktorer att ta hänsyn till:

• Storleken på ditt företag: Vid mycket stor skala är vissa efterlevnadsfunktioner billigare och mer kontrollerbara internt. När du hanterar tillräckliga transaktionsvolymer kan proprietär övervakningsinfrastruktur vara motiverad – och när ditt efterlevnadsavtryck är tillräckligt stabilt kan dedikerad intern expertis betala sig själv.

• Hur väl du förstår dina regulatoriska skyldigheter: Om du är osäker på om ditt program för bekämpning av penningtvätt (AML) uppfyller nuvarande förväntningar, eller om dina integritetspolicyer är aktuella i alla de jurisdiktioner där du säljer, kan outsourcing av efterlevnad hjälpa till att klargöra detta.

• Hur stor del av ditt efterlevnadsarbete som är specialiserat kontra administrativt: En del efterlevnadsarbete kräver djup expertis, medan annat arbete behöver en väldefinierad process som kan hanteras systematiskt. Om ditt team lägger mycket tid på det sistnämnda kan du överväga en programvaru- eller automationslösning istället för outsourcing.

• Den realistiska kostnaden för att göra ett misstag: Förstå konsekvenserna av potentiella efterlevnadsmisstag. Inom betalningar specifikt kan efterlevnadsbrister innebära att du förlorar förmågan att behandla transaktioner.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax gör skatteefterlevnad mindre komplicerat så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Stripe Tax hjälper dig att ha koll på dina skyldigheter och varnar dig när du går över en tröskel för registrering av moms baserat på dina Stripe-transaktioner. Dessutom beräknar den och samlar automatiskt in omsättningsskatt, moms och GST på både fysiska och digitala varor och tjänster – i alla amerikanska delstater och i mer än 100 länder.

Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp på Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax eller börja idag.