Dans les marchés financiers actuels, la conformité est un travail considérable. Une entreprise américaine moyenne consacre entre 1,3 et 3,3 % de sa masse salariale totale à la conformité réglementaire. Les règles régissant les services financiers, la confidentialité des données, la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et la protection des consommateurs évoluent et changent si rapidement que de nombreuses entreprises peinent à suivre. Constituer une équipe de conformité interne peut être coûteux et lent, et même une équipe parfaitement calibrée se retrouve dépassée dès que vous vous développez sur un nouveau marché ou dans une nouvelle catégorie de produits.

Pour rester à jour, de nombreuses entreprises externalisent leurs services de conformité. Nous expliquons ci-dessous ce qu’implique l’externalisation de la conformité, les avantages qu’elle présente et comment évaluer si c’est la bonne décision pour votre entreprise.

Points clés

• L’externalisation de la conformité donne aux entreprises accès à une expertise réglementaire spécialisée sans le coût de la constitution d’une équipe interne.

• Les prestataires externes peuvent réduire les risques en prenant en charge la surveillance continue, en maintenant une grande précision des contrôles et en mettant à jour la documentation d’audit.

• L’externalisation de la conformité convient particulièrement aux entreprises qui entrent sur de nouveaux marchés ou ajoutent de nouveaux produits, tandis que le maintien d’une équipe interne est souvent plus adapté aux opérations de grande envergure et plus stable.

Qu’est-ce que l’externalisation des services de conformité ?

Externaliser les services de conformité consiste à faire appel à des spécialistes externes (par ex., des cabinets, des consultants, des fournisseurs de services gérés) pour gérer tout ou une partie de vos obligations réglementaires. Certaines entreprises externalisent une seule fonction de conformité, comme le contrôle Know Your Customer (KYC) ou la surveillance des transactions. D’autres peuvent externaliser un programme entier, incluant le développement de politiques, la formation du personnel, la préparation des audits ou le reporting réglementaire.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la conformité ?

Externaliser les services de conformité peut s’avérer plus efficace que de constituer et de s’appuyer sur une équipe interne. Les experts externes offrent souvent des conseils plus efficaces à moindre coût.

L’externalisation peut vous apporter :

• L’accès à des connaissances spécialisées : les spécialistes de la conformité interviennent simultanément auprès de dizaines de clients et dans différents environnements réglementaires. Un cabinet qui a accompagné 20 entreprises de technologie financière (fintechs) dans la mise en œuvre de la directive révisée sur les services de paiement (PSD2) a développé une compréhension pratique du problème qui bénéficie ensuite à l’ensemble de ses clients.

• Une réactivité accrue face aux changements réglementaires : lorsqu’une nouvelle règle est adoptée (par ex., une directive AML révisée, une liste de sanctions mise à jour, une nouvelle loi sur la confidentialité), un prestataire externalisé disposant d’une infrastructure de surveillance dédiée agira souvent plus rapidement qu’une équipe interne.

• Une structure de coûts plus flexible : la plupart des directeurs de la conformité à temps plein aux États-Unis gagnent entre 215 000 et 300 000 $ par an. Le personnel de soutien et les budgets de formation représentent des coûts supplémentaires. Les modèles externalisés vous permettent d’acheter le niveau de couverture dont vous avez besoin et de l’ajuster en fonction de l’évolution de vos besoins.

• Des pistes d’audit plus claires : les prestataires spécialisés dans la conformité sont efficaces pour maintenir une documentation et un reporting à même de résister à l’examen des régulateurs.

Comment fonctionne l’externalisation de la conformité ?

L’externalisation doit commencer par une analyse de votre entreprise. Le prestataire externe met en regard vos obligations réglementaires actuelles et les aspects pertinents de votre business model, puis met en évidence les lacunes de vos contrôles existants.

À partir de là, le processus prend l’une des deux formes suivantes :

• Travail basé sur des projets : ce type de travail a un périmètre et un endpoint définis. Les exemples courants incluent les évaluations des écarts, les projets de rectification ou la préparation des audits. Le prestataire intervient, réalise le travail, puis remet les livrables.

• Services gérés en continu : un fournisseur de services gérés en continu assume une responsabilité permanente pour une fonction de conformité. Il peut gérer votre file d’attente de surveillance des transactions, prendre en charge les déclarations réglementaires, gérer votre programme de contrôle des sanctions ou assurer le rôle d’un responsable de la conformité virtuel. Lorsqu’une entreprise utilise Stripe, par exemple, elle bénéficie de l’infrastructure de conformité de Stripe pour PCI DSS, les exigences du programme AML et le contrôle des sanctions.

Comment l’externalisation de la conformité aide-t-elle les entreprises à se développer ?

Se développer implique généralement de nouvelles obligations de conformité. Chaque nouveau marché et chaque nouveau produit dans lesquels votre entreprise se développe s’accompagnent d’exigences supplémentaires à suivre, à respecter et à documenter.

L’externalisation peut aider pour :

• L’expansion géographique : s’implanter dans un nouveau pays ou un nouvel État américain nécessite de comprendre un nouveau cadre réglementaire, d’établir de nouveaux processus et souvent d’obtenir de nouvelles licences ou immatriculations. Un prestataire expert de cette juridiction peut vous aider à accomplir ces démarches plus rapidement.

• Le produit de l’expansion : s’étendre vers un nouveau moyen de paiement, un produit de crédit ou une fonctionnalité transfrontalière élargit également votre périmètre de conformité. Les prestataires externalisés peuvent répondre rapidement à ces nouvelles exigences.

• La croissance des volumes : à mesure que votre volume augmente, vos obligations de suivi augmentent également. La surveillance des transactions en est un exemple évident, car l’augmentation du volume de transactions accroît aussi le nombre de transactions signalées. Les prestataires de surveillance externalisés peuvent gérer ces pics, car ils répartissent la charge de travail entre leurs équipes d’analystes.

Comment l’externalisation de la conformité peut-elle réduire le risque réglementaire ?

L’externalisation aide à traiter deux aspects du risque réglementaire. Le premier est le risque qu’une violation se produise. Le second est le risque que cette violation devienne un problème plus grave qu’il n’aurait dû l’être. Des services spécialisés peuvent réduire le risque réglementaire en améliorant les aspects suivants de la conformité.

Surveillance réglementaire continue

Les règles changent constamment. Les suivre dans toutes les juridictions où vous exercez est un travail qui demande beaucoup de temps et dont la charge augmente à mesure que vous vous développez. Les spécialistes externes suivent ces évolutions pour vous et pour leurs autres clients.

Précision du contrôle et du reporting

Dans le cadre du signalement d’activités suspectes, les faux négatifs créent une exposition réglementaire, tandis que les faux positifs génèrent des clients mécontents et des frictions logistiques. Maintenir le bon équilibre nécessite une capacité de reconnaissance des schémas construite au fil du temps à partir de cas réels. Les spécialistes développent cette capacité auprès de leur clientèle et l’utilisent pour vous aider.

Préparation à l’audit :

Une véritable préparation à l’audit signifie être suffisamment organisé pour qu’un audit ne perturbe pas l’activité. Les prestataires externes respectent les pratiques de documentation attendues par les régulateurs (par ex., des politiques écrites mises à jour selon un calendrier défini, des registres de formation, des logs de tests, le suivi des exceptions). Si votre fonction de conformité est une responsabilité secondaire d’une équipe juridique ou financière, un audit peut être perturbateur, même lorsque les contrôles sous-jacents sont solides.

Devoir de vigilance

En cas de manquement, le fait de disposer d’une supervision externe de la conformité démontre que des contrôles appropriés étaient en place, ce qui compte aux yeux des régulateurs.

L’externalisation de la conformité est-elle la bonne décision pour votre entreprise ?

Dans certains cas, l’externalisation de la conformité peut aider votre entreprise à accélérer et à se développer tout en maintenant un faible niveau de risque. Dans d’autres cas, une équipe interne est plus adaptée.

Voici quelques facteurs à prendre en considération :

• La taille de votre entreprise : à très grande échelle, certaines fonctions de conformité sont moins coûteuses et plus faciles à contrôler en interne. Lorsque vous traitez un volume de transactions suffisant, une infrastructure de surveillance propriétaire peut s’avérer judicieuse ; lorsque votre périmètre de conformité est suffisamment stable, une expertise interne dédiée peut être rentable.

• Votre compréhension de vos obligations réglementaires : si vous n’êtes pas certain que votre programme AML répond aux exigences actuelles ou que vos pratiques en matière de confidentialité sont à jour dans toutes les juridictions où vous exercez, l’externalisation de la conformité peut vous aider à y voir plus clair.

• La proportion de travail de conformité spécialisé par rapport au travail administratif : certaines tâches de conformité requièrent une expertise approfondie, tandis que d’autres nécessitent un processus bien défini pouvant être géré de manière systématique. Si votre équipe consacre beaucoup de temps à ces dernières, vous pouvez envisager une solution logicielle ou d’automatisation plutôt qu’une externalisation.

• Le coût réaliste d’une erreur : évaluez les conséquences des éventuelles erreurs de conformité. Dans le domaine des paiements en particulier, les manquements à la conformité peuvent entraîner la perte de la capacité à traiter des transactions.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale pour vous permettre de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Stripe Tax surveille vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez un seuil d’inscription à la taxe sur les ventes basé sur vos transactions Stripe. De plus, il calcule et perçoit automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la TPS sur les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et plus de 100 pays.

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Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où s’immatriculer et percevoir les taxes : consultez les endroits où vous devez percevoir les taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois votre immatriculation effectuée, activez la perception des taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante, ou activer la perception des taxes d’un simple clic dans le Dashboard Stripe.

• Vous immatriculer pour le paiement des taxes : laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales mondiales et bénéficiez d’un processus simplifié qui préremplit les informations de votre demande, vous faisant gagner du temps et simplifiant la conformité aux réglementations locales.

• Percevoir automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et perçoit le bon montant de taxe due, peu importe ce que vous vendez ou l’endroit où vous le vendez. Stripe Tax prend en charge des centaines de produits et de services et est à jour concernant les règles fiscales et les modifications de taux.

• Simplifier les déclarations : Stripe Tax s’intègre parfaitement avec des partenaires de déclaration, de sorte que vos déclarations mondiales soient précises et déposées à temps. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

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