Nei mercati finanziari contemporanei, la conformità rappresenta un impegno rilevante. In media, un'azienda statunitense destina tra l'1,3 e il 3,3% del costo complessivo del lavoro alla conformità normativa. Le norme che regolano i servizi finanziari, la protezione dei dati, l'antiriciclaggio e la tutela dei consumatori evolvono così rapidamente che per molte aziende è difficile stare al passo. Costruire un team interno dedicato alla conformità può essere costoso e richiedere tempo, e anche un team ben strutturato può diventare insufficiente nel momento in cui l'azienda si espande in un nuovo mercato o in una nuova categoria di prodotto.

Per rimanere aggiornate, molte aziende esternalizzano i servizi di conformità. Di seguito spieghiamo cosa comporta l'esternalizzazione della conformità, quali sono i vantaggi e come valutare se è la scelta giusta per la tua attività.

Punti salienti

• L'esternalizzazione della conformità consente alle attività di accedere a competenze normative specialistiche senza sostenere i costi di costruzione di un team interno.

• I fornitori esterni possono ridurre il rischio gestendo il monitoraggio continuo, mantenendo un'elevata accuratezza negli screening e aggiornando la documentazione per i controlli fiscali.

• L'esternalizzazione della conformità è particolarmente adatta alle attività che entrano in nuovi mercati o introducono nuovi prodotti, mentre un team interno è spesso più indicato per operazioni più grandi e stabili.

Che cosa significa esternalizzare i servizi di conformità

L'esternalizzazione dei servizi di conformità consiste nell'affidare a specialisti esterni (ad esempio, società, consulenti o fornitori di servizi gestiti) la gestione di parte o della totalità degli obblighi normativi. Alcune attività esternalizzano una singola funzione di conformità, come le verifiche di adeguata verifica della clientela o lo screening delle transazioni. Altre possono esternalizzare un intero programma, come lo sviluppo delle policy, la formazione del personale, la preparazione ai controlli o la reportistica regolamentare.

I vantaggi dell'esternalizzazione della conformità

L'esternalizzazione dei servizi di conformità può essere più efficace rispetto alla creazione e gestione di un team interno. Gli esperti esterni spesso forniscono indicazioni più efficaci a un costo inferiore.

L'esternalizzazione può offrirti:

• Accesso a competenze specialistiche: gli specialisti della conformità operano contemporaneamente su decine di clienti e contesti normativi. Una società che ha supportato 20 attività di tecnologia finanziaria (fintech) nell'implementazione della direttiva sui servizi di pagamento rivista (PSD2) ha sviluppato una comprensione pratica del problema che va a beneficio di tutti i suoi clienti.

• Risposta più rapida ai cambiamenti normativi: quando viene introdotta una nuova norma (ad esempio, una direttiva antiriciclaggio aggiornata, una lista di sanzioni aggiornata o una nuova legge sulla privacy), un fornitore esterno dotato di un'infrastruttura di monitoraggio dedicata è spesso in grado di intervenire più rapidamente rispetto a un team interno.

• Struttura dei costi più flessibile: negli Stati Uniti, la maggior parte dei responsabili della conformità percepisce tra 215.000 $ e 300.000 $ all'anno. A questi si aggiungono i costi per il personale di supporto e la formazione. I modelli esternalizzati consentono di acquistare il livello di copertura necessario e di adattarlo nel tempo.

• Tracciabilità più solida ai fini degli audit: i fornitori specializzati in materia di conformità sono in grado di mantenere documentazione e reportistica che resistono alle verifiche delle autorità.

Funzionamento dell'esternalizzazione della conformità

L'esternalizzazione dovrebbe iniziare con una revisione della tua attività. Il fornitore esterno mappa gli obblighi normativi attuali rispetto agli elementi rilevanti del tuo modello di business e individua eventuali lacune nei controlli esistenti.

Da qui, il processo assume una delle due forme seguenti:

• Attività su progetto: hanno un ambito e una conclusione definiti. Esempi comuni includono analisi delle lacune, progetti di risoluzione o preparazione ai controlli. Il fornitore interviene, completa il lavoro e trasferisce i risultati.

• Servizi gestiti continuativi: un fornitore di servizi gestiti continuativi assume la responsabilità continua di una funzione di conformità. Può gestire il monitoraggio delle transazioni, occuparsi delle dichiarazioni regolamentari, gestire il programma di screening delle sanzioni o ricoprire il ruolo di responsabile della conformità virtuale. Quando un'attività utilizza Stripe, ad esempio, beneficia dell'infrastruttura di conformità di Stripe in ambito PCI DSS, requisiti del programma di antiriciclaggio e screening delle sanzioni.

In che modo l'esternalizzazione della conformità supporta la crescita delle attività

La crescita comporta generalmente nuovi obblighi di conformità. Ogni nuovo mercato e ogni nuovo prodotto in cui la tua attività si espande introduce ulteriori requisiti da monitorare, rispettare e registrare.

L'esternalizzazione può aiutare in diversi ambiti:

• Espansione geografica: l'ingresso in un nuovo Paese o in uno Stato degli Stati Uniti richiede la comprensione di un nuovo quadro normativo, la definizione di nuovi processi e spesso l'ottenimento di nuove licenze o registrazioni. Un fornitore con competenze nella giurisdizione interessata può aiutarti a completare queste attività più rapidamente.

• Espansione dei prodotti: l'introduzione di un nuovo metodo di pagamento, di un prodotto di credito o di una capacità transfrontaliera amplia anche l'ambito della conformità. I fornitori esterni possono rispondere rapidamente a queste nuove esigenze.

• Crescita dei volumi: all'aumentare dei volumi aumentano anche gli obblighi di monitoraggio. Il monitoraggio delle transazioni ne è un esempio evidente, poiché l'incremento del volume delle transazioni comporta anche un aumento delle transazioni segnalate. I fornitori esterni di monitoraggio possono gestire questi picchi distribuendo il carico di lavoro tra i propri team di analisti.

Come l'esternalizzazione della conformità può ridurre il rischio normativo

L'esternalizzazione aiuta a gestire due aspetti del rischio normativo: il rischio che si verifichi una violazione e il rischio che tale violazione diventi un problema più grave del necessario. I servizi specializzati possono ridurre il rischio normativo migliorando i seguenti aspetti della conformità.

Monitoraggio normativo continuo

Le regole cambiano continuamente. Monitorarle in tutte le giurisdizioni in cui operi è un'attività dispendiosa in termini di tempo e si intensifica man mano che ti espandi. Gli specialisti esterni seguono questi cambiamenti per te e per gli altri loro clienti.

Accuratezza dello screening e della reportistica

Nella segnalazione di attività sospette, i falsi negativi creano esposizione normativa, mentre i falsi positivi generano clienti insoddisfatti e inefficienze operative. Mantenere il giusto equilibrio richiede capacità di riconoscimento dei pattern sviluppata nel tempo a partire da casi reali. Gli specialisti sviluppano questa capacità sulla base della loro clientela e la utilizzano per supportarti.

Preparazione all'audit

Una reale preparazione ai controlli significa essere organizzati al punto che un controllo non comprometta l'operatività dell'attività. I fornitori esterni si attengono alle pratiche documentali richieste dalle autorità di vigilanza (ad esempio, policy scritte aggiornate secondo una cadenza definita, registri di formazione, log dei test e tracciamento delle eccezioni). Se la funzione di conformità è una responsabilità accessoria del team legale o finanziario, un controllo può risultare oneroso anche quando i controlli sottostanti sono solidi.

Due diligence

In caso di violazione, la presenza di un presidio esterno di conformità dimostra che erano stati adottati controlli adeguati, aspetto rilevante per le autorità.

Quando l'esternalizzazione della conformità è la scelta giusta per la tua attività

In alcuni casi, esternalizzare la conformità può aiutare la tua attività ad accelerare e a espandersi mantenendo basso il rischio. In altri casi, un team interno è più adatto.

Ecco alcuni fattori da considerare:

• Dimensioni della tua attività: a livelli molto elevati, alcune funzioni di conformità risultano meno costose e più controllabili internamente. Quando il volume delle transazioni è elevato, può avere senso sviluppare un'infrastruttura proprietaria di monitoraggio, quando l'ambito della conformità è sufficientemente stabile, competenze interne dedicate possono risultare sostenibili.

• Comprensione degli obblighi normativi: se non hai la certezza che il tuo programma di antiriciclaggio soddisfi i requisiti attuali o che le tue pratiche in materia di privacy siano aggiornate in tutte le giurisdizioni in cui operi, l'esternalizzazione della conformità può aiutare a chiarire la situazione.

• Quanto il lavoro di conformità è specialistico rispetto a quello amministrativo: alcuni impegni di conformità richiedono competenze approfondite, mentre altre richiedono processi ben definiti che possono essere gestiti in modo sistematico. Se il tuo team dedica molto tempo a queste ultime, puoi valutare una soluzione software o di automazione invece dell'esternalizzazione.

• Costo reale degli errori: è importante comprendere le conseguenze di eventuali errori di conformità. Nei pagamenti, in particolare, gli errori di conformità possono comportare la perdita della capacità di elaborare le transazioni.

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