Sur les marchés financiers actuels, la mise en conformité représente un défi de taille. Une entreprise aux États-Unis consacre en moyenne entre 1,3 % et 3,3 % de sa masse salariale totale à la mise en conformité réglementaire. Les règles régissant les services financiers, la protection des données, la lutte contre le blanchiment de capitaux et la protection des consommateurs évoluent si rapidement qu’il est difficile pour de nombreuses entreprises de suivre le rythme. Mettre en place une équipe de conformité en interne peut s’avérer coûteux et fastidieux, et même une équipe parfaitement calibrée se retrouve rapidement dépassée dès que vous vous développez sur un nouveau marché ou dans une nouvelle catégorie de produits.

Pour rester à jour, de nombreuses entreprises font appel à des prestataires externes pour leurs services de mise en conformité. Nous vous expliquons dans cet article en quoi consiste l’externalisation de la mise en conformité, quels en sont les avantages et comment déterminer si c’est la bonne décision pour votre entreprise.

Points clés

• L’externalisation de la conformité permet aux entreprises de bénéficier d’une expertise réglementaire spécialisée sans avoir à supporter les coûts liés à la constitution d’une équipe interne.

• Les prestataires externes peuvent réduire les risques en assurant une surveillance continue, en garantissant une grande précision des contrôles et en mettant à jour la documentation d’audit.

• L’externalisation de la mise en conformité est une solution efficace pour les entreprises qui se lancent sur de nouveaux marchés ou lancent de nouveaux produits, tandis que le maintien d’une équipe interne s’avère souvent plus adapté aux entreprises plus importantes et mieux établies.

Qu’entend-on par « externalisation des services de mise en conformité »?

L’externalisation des services de conformité consiste à faire appel à des spécialistes externes (par exemple, des cabinets, des consultants ou des prestataires de services gérés) pour gérer tout ou partie de vos obligations réglementaires. Certaines entreprises externalisent une seule fonction de conformité, comme le contrôle « connaissance du client » ou la surveillance des transactions. D’autres peuvent externaliser l’ensemble d’un programme, comme l’élaboration de politiques, la formation du personnel, la préparation des audits ou l’établissement de rapports réglementaires.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la conformité?

L’externalisation des services de conformité peut s’avérer plus efficace que la mise en place et le recours à une équipe interne. Les experts externes offrent souvent des conseils plus pertinents à moindre coût.

L’externalisation peut vous apporter :

• L’accès à des connaissances spécialisées : les spécialistes de la conformité travaillent simultanément avec des dizaines de clients et dans divers environnements réglementaires. Un cabinet qui a accompagné 20 entreprises de technologie financière dans la mise en œuvre de la directive révisée sur les services de paiement (PSD2) a acquis une compréhension concrète des enjeux, dont bénéficient ensuite tous ses clients.

• Une réaction plus rapide aux changements réglementaires : lorsqu’une nouvelle règle est adoptée (par exemple, une directive révisée en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux, une liste de sanctions mise à jour, une nouvelle loi sur la protection des données), un prestataire externe disposant d’une infrastructure de surveillance dédiée sera souvent en mesure d’y donner suite plus rapidement qu’une équipe interne.

• Une structure de coûts plus flexible : aux États-Unis, la plupart des responsables de la conformité à temps plein gagnent entre 215 000 et 300 000 dollars par an. Le personnel de soutien et les budgets de formation viennent alourdir ces coûts. Les modèles externalisés vous permettent d’opter pour le niveau de couverture dont vous avez besoin et de l’adapter à l’évolution de vos besoins.

• Des pistes d’audit plus claires : les prestataires spécialisés dans la conformité savent parfaitement tenir à jour une documentation et des rapports capables de résister à un examen minutieux des autorités de régulation.

Comment fonctionne l’externalisation de la conformité?

Avant d’envisager l’externalisation, il convient de commencer par analyser votre entreprise. Le prestataire externe met en correspondance vos obligations réglementaires actuelles avec les aspects pertinents de votre modèle opérationnel, puis met en évidence les lacunes de vos contrôles existants.

À partir de là, la procédure peut prendre deux formes différentes :

• Travail par projet : le travail par projet a une portée et une date de fin bien définies. Parmi les exemples courants, on peut citer les analyses des lacunes, les projets de mise en conformité ou la préparation d’audits. Le prestataire intervient, réalise le travail, puis remet les livrables.

• Services gérés permanents : un prestataire de services gérés permanents assume en permanence la responsabilité d’une fonction de conformité. Il peut notamment gérer votre file d’attente de surveillance des transactions, s’occuper des déclarations réglementaires, gérer votre programme de filtrage des sanctions ou pourvoir un poste de responsable de la conformité virtuel. Lorsqu’une entreprise utilise Stripe, par exemple, elle bénéficie de l’infrastructure de conformité de Stripe en matière de conformité PCI DSS, d’exigences des programmes de lutte contre le blanchiment de capitaux et de contrôle des sanctions.

En quoi l’externalisation de la mise en conformité aide-t-elle les entreprises à se développer?

La croissance s’accompagne généralement de nouvelles obligations en matière de conformité. Chaque nouveau marché et chaque nouveau produit sur lesquels votre entreprise se développe s’accompagnent de nouvelles exigences que vous devez suivre, respecter et consigner.

L’externalisation peut vous aider sur les points suivants :

• Expansion géographique : s’implanter dans un nouveau pays ou dans un nouvel État des États-Unis nécessite de comprendre un nouveau cadre réglementaire, de mettre en place de nouveaux procédés et, souvent, d’obtenir de nouvelles licences ou de nouveaux enregistrements. Un prestataire disposant d’une expertise dans ce territoire peut vous aider à mener à bien ces tâches plus rapidement.

• Élargissement de la gamme de produits : l’ajout d’un nouveau mode de paiement, d’un produit de crédit ou d’une fonctionnalité transfrontalière élargit également le champ d’application de vos obligations de conformité. Les prestataires externes peuvent répondre rapidement à ces nouvelles exigences.

• Augmentation du volume : à mesure que votre volume augmente, vos obligations en matière de suivi s’alourdissent également. La surveillance des transactions en est un exemple flagrant, car l’augmentation du volume de transactions entraîne une augmentation du nombre de transactions signalées. Les prestataires de services de surveillance externalisés sont en mesure de gérer ces pics d’activité, car ils répartissent la charge de travail entre leurs équipes d’analystes.

Comment l’externalisation de la conformité peut-elle réduire les risques réglementaires?

L’externalisation permet de gérer deux aspects du risque réglementaire. Le premier est le risque qu’une infraction se produise. Le second est le risque que cette infraction prenne des proportions plus importantes qu’elle n’aurait dû. Les services spécialisés peuvent réduire le risque réglementaire en améliorant les aspects suivants de la conformité.

Surveillance réglementaire continue

La réglementation évolue sans cesse. Se tenir au courant de ces changements dans tous les territoires où vous exercez vos activités est une tâche qui demande beaucoup de temps et dont la charge ne fait qu’augmenter à mesure que votre entreprise se développe. Des spécialistes externes se chargent de suivre ces changements pour vous et pour leurs autres clients.

Précision du contrôle et des rapports

Dans le domaine du signalement des activités suspectes, les faux négatifs exposent l’entreprise à des risques réglementaires, tandis que les faux positifs mécontentent les clients et entraînent des complications logistiques. Pour trouver le juste équilibre, il faut s’appuyer sur une capacité de reconnaissance des schémas acquise au fil du temps à partir de cas réels. Nos spécialistes développent cette expertise auprès de l’ensemble de leur clientèle et s’en servent pour vous aider.

Préparation à l’audit

Une véritable préparation à un audit implique d’être suffisamment bien organisé pour qu’un audit ne perturbe pas le bon fonctionnement de l’entreprise. Les prestataires externes respectent les pratiques de documentation attendues par les autorités de régulation (par exemple, des politiques écrites mises à jour selon un calendrier défini, des registres de formation, des journaux de test, un suivi des exceptions). Si la fonction de conformité relève de la responsabilité secondaire d’une équipe juridique ou financière, un audit peut s’avérer perturbateur, même lorsque les contrôles sous-jacents sont solides.

Vérification préalable

En cas de défaillance, le fait de faire appel à un organisme externe pour contrôler la conformité prouve que vous aviez mis en place des contrôles adéquats, ce qui est important aux yeux des autorités de régulation.

L’externalisation de la mise en conformité est-elle la bonne solution pour votre entreprise?

Dans certains cas, l’externalisation de la mise en conformité peut aider votre entreprise à accélérer son développement et à se développer tout en limitant les risques. Dans d’autres cas, une équipe interne s’avère plus adaptée.

Voici quelques facteurs à prendre en compte :

• La taille de votre entreprise : à très grande échelle, certaines fonctions de conformité sont moins coûteuses et plus faciles à gérer en interne. Lorsque votre volume de transactions est suffisamment important, il peut être judicieux de disposer d’une infrastructure de surveillance propre à l’entreprise; lorsque votre périmètre de conformité est suffisamment stable, le recours à une expertise interne dédiée peut s’avérer rentable.

• Dans quelle mesure comprenez-vous vos obligations réglementaires : si vous n’êtes pas certain que votre programme de lutte contre le blanchiment de capitaux réponde aux exigences actuelles ou que vos pratiques en matière de protection de la vie privée soient à jour dans tous les territoires où vous vendez vos produits, l’externalisation de la mise en conformité pourrait vous aider à y voir plus clair.

• Quelle part de vos tâches de mise en conformité relève de la spécialisation et quelle part relève de l’administration : certaines tâches de mise en conformité exigent une expertise approfondie, tandis que d’autres nécessitent un procédé bien défini pouvant être géré de manière systématique. Si votre équipe consacre beaucoup de temps à ces dernières, vous pourriez envisager une solution logicielle ou d’automatisation plutôt que de recourir à l’externalisation.

• Le coût réel d’une erreur : comprenez les conséquences que peuvent avoir d’éventuelles erreurs de conformité. Dans le domaine des paiements en particulier, un manquement aux règles de conformité peut entraîner la perte de la capacité à traiter les transactions.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax réduit la complexité de la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription à une taxe de vente en fonction de vos transactions Stripe. De plus, il calcule et collecte automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à collecter des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard ou en utilisant notre puissante API.

Stripe Tax peut vous aider à :

• *Comprendre où vous devez vous inscrire et collecter les taxes : * découvrez où vous devez percevoir les taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois enregistré, activez le recouvrement des taxes dans un nouvel état ou un nouveau pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la perception des taxes d’un simple clic dans le Dashboard Stripe.

• *S’inscrire pour payer des taxes : * laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales à l’échelle mondiale et vous pouvez profiter d’une procédure simplifiée qui préremplit les détails de l’inscription, ce qui vous fait gagner du temps et simplifie la conformité avec les réglementations locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

• Faciliter vos déclarations : Stripe Tax s’intègre de manière transparente aux partenaires de déclaration pour que vos déclarations internationales soient exactes et effectuées dans les délais. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

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