Nos mercados financeiros contemporâneos, a conformidade é uma tarefa enorme. A empresa média dos EUA gasta entre 1,3% e 3,3% do total da folha salarial com conformidade regulatória. As regras que regem serviços financeiros, privacidade de dados, prevenção à lavagem de dinheiro (PLD) e proteção ao consumidor crescem e mudam tão rapidamente que muitas empresas têm dificuldade para acompanhar. Criar uma equipe interna de conformidade pode ser caro e demorado, e até uma equipe perfeitamente calibrada se torna insuficiente no momento em que a empresa se expande para um novo mercado ou categoria de produto.

Para se manterem atualizadas, muitas empresas terceirizam serviços de conformidade. A seguir, explicamos o que envolve a terceirização da conformidade, seus benefícios e como avaliar se essa é a decisão certa para sua empresa.

Destaques

• A terceirização da conformidade dá às empresas acesso a conhecimento regulatório especializado sem o custo de criar uma equipe interna.

• Provedores externos podem reduzir riscos ao lidar com o monitoramento contínuo, manter alta precisão de triagem e atualizar a documentação de auditoria.

• A terceirização da conformidade funciona bem para empresas que estão entrando em novos mercados ou adicionando novos produtos, enquanto manter uma equipe interna costuma funcionar melhor para operações maiores e mais estáveis.

O que significa terceirizar serviços de conformidade?

Terceirizar serviços de conformidade significa contratar especialistas externos, como empresas, consultores e provedores de serviços gerenciados, para lidar com algumas ou todas as obrigações regulatórias. Algumas empresas terceirizam uma única função de conformidade, como triagem de Conheça seu cliente (KYC) ou monitoramento de transações. Outras podem terceirizar um programa inteiro, como desenvolvimento de políticas, treinamento de equipe, preparação para auditoria ou relatórios regulatórios.

Quais são os benefícios da terceirização da conformidade?

Terceirizar serviços de conformidade pode ser mais eficaz do que criar e depender de uma equipe interna. Especialistas externos costumam oferecer orientação mais eficaz por um custo menor.

A terceirização pode oferecer:

• Acesso a conhecimento especializado: especialistas em conformidade trabalham simultaneamente com dezenas de clientes e ambientes regulatórios. Uma empresa que ajudou a orientar 20 empresas de tecnologia financeira (fintechs) na implementação da Diretiva de Serviços de Pagamento revisada (PSD2) construiu uma compreensão prática do problema que depois beneficia todos os seus clientes.

• Resposta mais rápida a mudanças regulatórias: quando uma nova regra é aprovada, como uma diretiva de PLD revisada, uma lista de sanções atualizada ou uma nova lei de privacidade, um provedor terceirizado com infraestrutura dedicada de monitoramento costuma agir com mais rapidez do que uma equipe interna.

• Estrutura de custos mais flexível: a maioria das pessoas em cargos de direção de conformidade em tempo integral nos EUA ganha entre US$ 215.000 e US$ 300.000 por ano. Equipes de suporte e orçamentos de treinamento aumentam ainda mais os custos. Modelos terceirizados permitem contratar o nível de cobertura necessário e ajustá-lo conforme a necessidade muda.

• Trilhas de auditoria mais limpas: provedores especializados em conformidade sabem manter documentação e relatórios que resistem ao escrutínio regulatório.

Como funciona a terceirização da conformidade?

A terceirização deve começar com uma revisão da sua empresa. O provedor externo mapeia suas obrigações regulatórias atuais em relação aos aspectos relevantes do seu modelo de negócio e, depois, identifica lacunas nos controles existentes.

A partir daí, o processo assume uma de duas formas:

• Trabalho baseado em projeto: o trabalho baseado em projeto tem escopo e endpoint definidos. Exemplos comuns incluem avaliações de lacunas, projetos de remediação ou preparação para auditoria. O provedor entra, conclui o trabalho e entrega os resultados.

• Serviços gerenciados contínuos: um provedor de serviços gerenciados contínuos assume responsabilidade contínua por uma função de conformidade. Ele pode gerenciar sua fila de monitoramento de transações, lidar com declarações regulatórias, gerenciar seu programa de triagem de sanções ou preencher uma função virtual de diretor de conformidade. Quando uma empresa usa a Stripe, por exemplo, ela se beneficia da infraestrutura de conformidade da Stripe em PCI DSS, requisitos de programa de PLD e triagem de sanções.

Como a terceirização da conformidade ajuda as empresas a crescer?

Crescer geralmente traz novas obrigações de conformidade. Cada novo mercado e cada novo produto para o qual sua empresa se expande trazem mais requisitos para acompanhar, seguir e registrar.

A terceirização pode ajudar com:

• Expansão geográfica: abrir operação em um novo país ou estado dos EUA exige entender um novo quadro regulatório, estabelecer novos processos e, muitas vezes, obter novas licenças ou cadastros. Um provedor com conhecimento especializado nessa jurisdição pode ajudar a concluir essas tarefas mais rapidamente.

• Expansão de produto: expandir para uma nova forma de pagamento, um produto de crédito ou uma funcionalidade internacional também amplia sua superfície de conformidade. Provedores terceirizados podem atender rapidamente a essas novas demandas.

• Crescimento de volume: à medida que o volume cresce, suas obrigações de monitoramento também crescem. O monitoramento de transações é um exemplo claro, porque o aumento do volume de transações também aumenta as transações sinalizadas. Provedores terceirizados de monitoramento podem lidar com esses picos porque distribuem a carga de trabalho entre suas equipes de analistas.

Como a terceirização da conformidade pode reduzir o risco regulatório?

A terceirização ajuda a lidar com dois aspectos do risco regulatório. O primeiro é o risco de ocorrer uma violação. O segundo é o risco de a violação se tornar um problema maior do que precisava ser. Serviços especializados podem reduzir o risco regulatório melhorando os seguintes aspectos da conformidade.

Monitoramento regulatório contínuo

As regras mudam constantemente. Acompanhar essas mudanças em todas as jurisdições em que sua empresa atua é um trabalho que exige muito tempo e se torna mais complexo conforme a empresa cresce. Especialistas externos acompanham essas mudanças para sua empresa e para outros clientes.

Precisão de triagem e relatórios

Em relatórios de atividades suspeitas, falsos negativos criam exposição regulatória, enquanto falsos positivos geram insatisfação de clientes e atrito logístico. Manter o equilíbrio certo exige reconhecimento de padrões desenvolvido ao longo do tempo com casos reais. Especialistas desenvolvem isso em toda a base de clientes e usam esse conhecimento para ajudar sua empresa.

Preparação para auditoria

A verdadeira preparação para auditoria significa ter uma organização tão boa que a auditoria não tire a empresa do rumo. Provedores externos seguem as práticas de documentação esperadas pelos reguladores, como políticas escritas atualizadas em um cronograma definido, registros de treinamento, logs de testes e acompanhamento de exceções. Se a função de conformidade for uma responsabilidade paralela de uma equipe jurídica ou financeira, uma auditoria pode ser disruptiva mesmo quando os controles subjacentes são sólidos.

Due diligence

Em caso de falha, ter supervisão externa de conformidade demonstra que havia controles adequados em vigor, o que é importante para os reguladores.

Terceirizar a conformidade é a decisão certa para sua empresa?

Em alguns casos, terceirizar a conformidade pode ajudar sua empresa a acelerar e crescer mantendo o risco baixo. Em outros, uma equipe interna é mais adequada.

Veja alguns fatores a considerar:

• O porte da sua empresa: em uma escala muito grande, algumas funções de conformidade são mais baratas e mais controláveis internamente. Quando o volume de transações é suficiente, uma infraestrutura própria de monitoramento pode fazer sentido; quando a área de conformidade é estável o bastante, o conhecimento especializado interno dedicado pode se pagar.

• Seu nível de compreensão das obrigações regulatórias: se não houver certeza de que seu programa de PLD atende às expectativas atuais ou de que suas práticas de privacidade estão atualizadas em todas as jurisdições em que você vende, terceirizar a conformidade pode ajudar a esclarecer isso.

• Quanto do trabalho de conformidade é especializado em comparação com o administrativo: parte do trabalho de conformidade exige conhecimento especializado profundo, enquanto outra parte precisa de um processo bem definido que possa ser realizado de forma sistemática. Se a equipe passa muito tempo na segunda categoria, talvez seja melhor considerar uma solução de software ou automação em vez de terceirizar.

• O custo realista de cometer um erro: entenda as consequências de possíveis erros de conformidade. Em pagamentos, especificamente, falhas de conformidade podem significar a perda da capacidade de processar transações.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio. O Stripe Tax ajuda a monitorar suas obrigações e envia alertas quando você ultrapassa um limite de registro para imposto sobre vendas, com base nas suas transações no Stripe. Além disso, ele calcula e coleta automaticamente imposto sobre vendas, IVA e GST em produtos e serviços físicos e digitais, em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países.

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O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar e recolher impostos: Veja onde você precisa cobrar impostos com base em suas transações no Stripe. Após o registro, ative a cobrança de impostos em um novo estado ou país em segundos. Você pode começar a coletar impostos adicionando uma linha de código à sua integração Stripe existente ou ativar a coleta de impostos com um clique no Dashboard do Stripe.

• Fazer o cadastro para pagar impostos: Permita que a Stripe gerencie seus cadastros fiscais globais e aproveite um processo simplificado que pré-preenche os dados da aplicação, economizando tempo e facilitando a conformidade com as regulamentações locais.

• Recolher impostos automaticamente: O Stripe Tax calcula e coleta o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou onde vende. Ele suporta centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado sobre regras fiscais e alterações de alíquotas.

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