Auf den heutigen Finanzmärkten ist Compliance ein enormer Aufwand. Das durchschnittliche US-Unternehmen gibt zwischen 1,3–3,3 % seiner gesamten Lohnsumme für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aus. Die Regeln für Finanzdienstleistungen, Datenschutz, Geldwäschebekämpfung (AML) und Verbraucherschutz wachsen und ändern sich so schnell, dass es für viele Unternehmen schwierig ist, Schritt zu halten. Der Aufbau eines internen Compliance-Teams kann teuer und langwierig sein, und selbst ein perfekt abgestimmtes Team ist in dem Moment unterbesetzt, in dem Sie in einen neuen Markt oder eine neue Produktkategorie expandieren.

Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, lagern viele Unternehmen ihre Compliance-Services aus. Im Folgenden erklären wir, was das Outsourcing von Compliance beinhaltet, welche Vorteile es bietet und wie Sie bewerten können, ob es die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen ist.

Highlights

• Outsourcing von Compliance bietet Unternehmen Zugang zu speziellem regulatorischem Fachwissen, wobei die Kosten für den Aufbau eines internen Teams wegfallen.

• Externe Anbieter können das Risiko verringern, indem sie die laufende Überwachung übernehmen, eine hohe Genauigkeit bei der Prüfung aufrechterhalten und die Audit-Dokumentation aktualisieren.

• Das Outsourcing von Compliance eignet sich gut für Unternehmen, die in neue Märkte eintreten oder neue Produkte hinzufügen, während die Beibehaltung eines internen Teams oft besser für größere und stabilere Abläufe funktioniert.

Was bedeutet es, Compliance-Services auszulagern?

Das Outsourcing von Compliance-Services bedeutet, externe Fachleute (z. B. Firmen, Berater/innen, Managed Service-Anbieter) mit der Bearbeitung einiger oder aller Ihrer regulatorischen Verpflichtungen zu beauftragen. Einige Unternehmen lagern eine einzelne Compliance-Funktion aus, wie z. B. die Know Your Customer (KYC)-Prüfung oder die Transaktionsüberwachung. Andere lagern möglicherweise ein ganzes Programm aus, z. B. Richtlinienentwicklung, Mitarbeiterschulungen, Audit-Vorbereitung oder regulatorische Berichterstattung.

Was sind die Vorteile des Outsourcing von Compliance?

Das Outsourcing von Compliance-Services kann effektiver sein als der Aufbau und der Erhalt auf ein internes Team. Externe Expertinnen und Experten bieten oft eine effektivere Anleitung zu geringeren Kosten.

Outsourcing kann Ihnen Folgendes bieten:

• Zugang zu Fachwissen: Compliance-Spezialisten arbeiten für Dutzende von Kundinnen und Kunden und gleichzeitig in mehreren regulatorischen Umgebungen. Eine Firma, die 20 Finanztechnologie-Unternehmen (Fintechs) bei der Umsetzung der überarbeiteten Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2) geholfen hat, hat ein praktisches Verständnis des Problems aufgebaut, das dann all ihren Kundinnen und Kunden zugutekommt.

• Schnellere Reaktion auf regulatorische Änderungen: Wenn eine neue Regel verabschiedet wird (z. B. eine überarbeitete AML-Richtlinie, eine aktualisierte Sanktionsliste, ein neues Datenschutzgesetz), kann ein externer Anbieter mit dedizierter Überwachungsinfrastruktur oft schneller darauf reagieren, als dies einem internen Team möglich wäre.

• Flexiblere Kostenstruktur: Die meisten hauptberuflichen Chief Compliance Officer in den USA verdienen zwischen 215.000 und 300.000 USD jährlich. Zusätzliches Personal und Schulungsbudgets verursachen zusätzliche Kosten. Bei ausgelagerten Modellen können Sie genau den Umfang an Dienstleistungen erwerben, den Sie benötigen, und diesen bei Bedarf anpassen.

• Transparente Audit-Trails: Anbieter, die sich auf Compliance spezialisiert haben, sind gut darin, Dokumentationen und Berichte zu führen, die einer behördlichen Prüfung standhalten.

Wie funktioniert das Outsourcing von Compliance?

Outsourcing sollte mit einer Überprüfung Ihres Unternehmens beginnen. Der externe Anbieter gleicht Ihre aktuellen regulatorischen Verpflichtungen mit den relevanten Aspekten Ihres Geschäftsmodells ab und deckt dann Lücken in Ihren bestehenden Kontrollen auf.

Ab dann nimmt der Prozess eine von zwei Formen an:

• Projektbasierte Arbeit: Projektbasierte Arbeit hat einen definierten Umfang und Endpunkt. Gängige Beispiele sind Lückenbewertungen, Sanierungsprojekte oder die Vorbereitung auf Audits. Der Anbieter kommt ins Haus, schließt die Arbeit ab und übergibt dann die Ergebnisse.

• Laufende Managed Services: Ein Anbieter von laufenden Managed Services übernimmt kontinuierlich die Verantwortung für eine Compliance-Funktion. Er kann Ihre Warteschlange für die Transaktionsüberwachung verwalten, regulatorische Meldungen abwickeln, Ihr Programm zur Prüfung von Sanktionen leiten oder eine virtuelle Compliance-Officer-Rolle besetzen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Stripe nutzt, profitiert es von der Compliance-Infrastruktur von Stripe hinsichtlich PCI DSS, AML-Programmanforderungen und der Prüfung von Sanktionen.

Wie hilft das Outsourcing von Compliance den Unternehmen bei der Skalierung?

Skalierung bringt im Allgemeinen neue Compliance-Verpflichtungen mit sich. Jeder neue Markt und jedes neue Produkt, in das Ihr Unternehmen expandiert, bringt mehr Anforderungen mit sich, die Sie nachverfolgen, befolgen und aufzeichnen müssen.

Outsourcing kann bei Folgendem helfen:

• Geografische Expansion: Die Eröffnung in einem neuen Land oder US-Bundesstaat erfordert das Verständnis neuer regulatorischer Rahmenbedingungen, die Einrichtung neuer Prozesse und oft die Einholung neuer Lizenzen oder Registrierungen. Ein Anbieter mit Fachwissen in diesem Zuständigkeitsbereich kann Ihnen helfen, diese Aufgaben schneller zu erledigen.

• Produktexpansion: Die Expansion auf eine neue Zahlungsmethode, ein neues Kreditprodukt oder eine grenzüberschreitende Funktion vergrößert auch Ihre Compliance-Oberfläche. Ausgelagerte Anbieter können diese neuen Anforderungen schnell erfüllen.

• Wachstum des Volumens: Wenn Ihr Volumen wächst, wachsen auch Ihre Verpflichtungen zur Nachverfolgung. Die Transaktionsüberwachung ist ein gutes Beispiel, denn eine Erhöhung Ihres Transaktionsvolumens erhöht auch die markierten Transaktionen. Ausgelagerte Anbieter von Überwachungsdiensten können diese Spitzen bewältigen, da sie die Arbeitslast auf ihre Analystenteams verteilen.

Wie kann das Outsourcing von Compliance das regulatorische Risiko reduzieren?

Outsourcing hilft, zwei Aspekte des regulatorischen Risikos anzugehen. Der erste ist das Risiko, dass ein Verstoß auftritt. Der zweite ist das Risiko, dass der Verstoß zu einem größeren Problem wird, als er hätte sein müssen. Spezialisierte Anbieter können das regulatorische Risiko verringern, indem sie die folgenden Aspekte der Compliance verbessern.

Laufende behördliche Überwachung

Regeln ändern sich ständig. Sie in jedem Zuständigkeitsbereich, in dem Sie geschäftlich tätig sind, nachzuverfolgen, ist eine zeitaufwendige Aufgabe, die sich mit Ihrer Expansion vervielfacht. Externe Fachleute verfolgen diese Änderungen für Sie und ihre anderen Kundinnen und Kunden.

Genauigkeit bei Prüfung und Berichterstattung

Bei der Meldung verdächtiger Aktivitäten schaffen falsch-negative Ergebnisse ein regulatorisches Risiko, während falsch-positive Ergebnisse zu unzufriedener Kundschaft und logistischem Aufwand führen. Die Aufrechterhaltung des richtigen Gleichgewichts erfordert eine Mustererkennung, die im Laufe der Zeit aus echten Fällen aufgebaut wird. Fachleute entwickeln dies über ihren Kundenstamm hinweg und nutzen es, um Ihnen zu helfen.

Vorbereitung auf Audits

Echte Audit-Bereitschaft bedeutet, so gut organisiert zu sein, dass ein Audit den Geschäftsbetrieb nicht stört. Externe Anbieter halten sich an die von den Aufsichtsbehörden erwarteten Dokumentationspraktiken (z. B. schriftliche Richtlinien, die nach einem definierten Zeitplan aktualisiert werden, Schulungsaufzeichnungen, Testprotokolle, Ausnahmeverfolgung). Wenn Ihre Compliance-Funktion eine Nebenaufgabe eines Rechts- oder Finanzteams ist, kann ein Audit selbst dann störend sein, wenn die zugrunde liegenden Kontrollen solide sind.

Due Diligence

Im Falle eines Ausfalls zeigt eine externe Compliance-Überwachung, dass Sie über angemessene Kontrollen verfügten, was für Aufsichtsbehörden von Bedeutung ist.

Ist das Outsourcing von Compliance der richtige Schritt für Ihr Unternehmen?

In einigen Fällen kann das Outsourcing von Compliance Ihrem Unternehmen helfen, schneller zu agieren und zu skalieren, während das Risiko gering bleibt. In anderen Fällen ist ein internes Team die bessere Lösung.

Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Die Größe Ihres Unternehmens: Ab einer bestimmten Größenordnung sind einige Compliance-Funktionen intern kostengünstiger und besser kontrollierbar. Wenn Sie ein ausreichendes Transaktionsvolumen abwickeln, kann eine eigene Überwachungsinfrastruktur sinnvoll sein. Wenn Ihr Compliance-Fußabdruck stabil genug ist, rechnet sich dediziertes internes Fachwissen.

• Wie gut Sie Ihre regulatorischen Verpflichtungen kennen: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr AML-Programm den aktuellen Erwartungen entspricht oder ob Ihre Datenschutzpraktiken in allen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen, in denen Sie verkaufen, auf dem neuesten Stand sind, kann das Outsourcing von Compliance zur Klärung beitragen.

• Wie viel Ihrer Compliance-Arbeit spezialisiert vs. administrativ ist: Einige Compliance-Aufgaben erfordern fundiertes Fachwissen, während andere einen klar definierten Prozess benötigen, der systematisch abgewickelt werden kann. Wenn Ihr Team viel Zeit mit Letzterem verbringt, sollten Sie eher eine Software- oder Automatisierungslösung als Outsourcing in Betracht ziehen.

• Die realistischen Kosten eines Fehlers: Informieren Sie sich über die Folgen potenzieller Compliance-Fehler. Insbesondere bei Zahlungen können Compliance-Ausfälle bedeuten, dass Sie die Möglichkeit verlieren, Transaktionen abzuwickeln.

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