In de hedendaagse financiële markten is compliance een enorme onderneming. Het gemiddelde Amerikaanse bedrijf besteedt tussen 1,3–3,3% van zijn totale loonkosten aan naleving van regelgeving. De regels op het gebied van financiële dienstverlening, gegevensprivacy, witwasbestrijding (AML) en consumentenbescherming groeien en veranderen zo snel dat het voor veel bedrijven moeilijk is om bij te blijven. Het opzetten van een intern compliance-team kan duur en tijdrovend zijn, en zelfs een perfect samengesteld team schiet tekort zodra je uitbreidt naar een nieuwe markt of productcategorie.

Om up-to-date te blijven, besteden veel bedrijven compliance-diensten uit. Hieronder leggen we uit wat het uitbesteden van compliance inhoudt, wat de voordelen zijn en hoe je kunt beoordelen of dit de juiste beslissing is voor jouw onderneming.

Hoogtepunten

• Door compliance uit te besteden krijgen ondernemingen toegang tot gespecialiseerde expertise op het gebied van regelgeving, zonder de kosten die gepaard gaan met het opzetten van een intern team.

• Externe dienstverleners kunnen risico's verminderen door te zorgen voor voortdurende monitoring, een hoge nauwkeurigheid bij het screenen en het bijwerken van auditdocumentatie.

• Het uitbesteden van compliance werkt goed voor ondernemingen die nieuwe markten betreden of nieuwe producten toevoegen, terwijl het aanhouden van een intern team vaak beter werkt voor grotere en stabielere ondernemingen.

Wat houdt het uitbesteden van compliance-diensten in?

Het uitbesteden van compliance-diensten betekent dat je externe specialisten (bijv. bedrijven, consultants, managed service providers) inhuurt om een deel of al je wettelijke verplichtingen af te handelen. Sommige ondernemingen besteden één compliance-functie uit, zoals ken-je-klant (KYC)-screening of transactiemonitoring. Anderen besteden misschien een heel programma uit, zoals beleidsontwikkeling, personeelstraining, auditvoorbereiding of wettelijke rapportage.

Wat zijn de voordelen van het uitbesteden van compliance?

Het uitbesteden van compliance-diensten kan effectiever zijn dan het opzetten van en vertrouwen op een intern team. Externe experts bieden vaak effectievere begeleiding tegen lagere kosten.

Outsourcing kan je het volgende bieden:

• Toegang tot gespecialiseerde kennis: compliance-specialisten werken tegelijkertijd voor tientallen klanten en in verschillende regelgevingsomgevingen. Een bedrijf dat 20 financiële technologieondernemingen (fintechs) heeft begeleid bij de implementatie van de herziene Richtlijn Betalingsdiensten (PSD2), heeft een praktisch inzicht in het probleem opgebouwd waar vervolgens al zijn klanten van profiteren.

• Snellere reactie op veranderingen in de regelgeving: wanneer er een nieuwe regel wordt aangenomen (bijv. een herziene witwasbestrijdingsrichtlijn, een bijgewerkte sanctielijst, een nieuwe privacywet), zal een uitbestede dienstverlener met een speciale monitoringinfrastructuur hier vaak sneller op reageren dan een intern team dat kan.

• Flexibelere kostenstructuur: de meeste fulltime chief compliance officers in de VS verdienen tussen de $ 215.000 tot $ 300.000 per jaar. Ondersteunend personeel en opleidingsbudgetten brengen nog meer kosten met zich mee. Met uitbestede modellen kun je precies het dekkingsniveau kopen dat je nodig hebt en dit aanpassen als die behoefte verandert.

• Duidelijkere audittrails: aanbieders die gespecialiseerd zijn in compliance zijn goed in het bijhouden van documentatie en rapportages die de toets der kritiek door de toezichthouder kunnen doorstaan.

Hoe werkt het uitbesteden van compliance?

Het uitbesteden moet beginnen met een beoordeling van je onderneming. De externe dienstverlener brengt je huidige wettelijke verplichtingen in kaart ten opzichte van relevante aspecten van je businessmodel en brengt vervolgens hiaten in je bestaande controles aan het licht.

Vanaf daar neemt het proces een van de volgende twee vormen aan:

• Projectmatig werk: projectmatig werk heeft een duidelijk omschreven omvang en eindpunt. Veelvoorkomende voorbeelden zijn lacuneanalyses, herstelprojecten of auditvoorbereiding. De dienstverlener komt erbij, voltooit het werk en draagt vervolgens de resultaten over.

• Doorlopende managed services: een aanbieder van doorlopende managed services neemt de verantwoordelijkheid voor een compliancefunctie volledig op zich. Ze kunnen bijvoorbeeld je transactiemonitoring beheren, wettelijke rapportages verzorgen, je sanctiescreeningprogramma beheren of een virtuele compliance officer aanstellen. Wanneer een onderneming bijvoorbeeld Stripe gebruikt, profiteert het van Stripe’s compliance-infrastructuur op het gebied van PCI DSS, witwasbestrijdingsprogramma-eisen en sanctiescreening.

Hoe helpt het uitbesteden van compliance ondernemingen bij het opschalen?

Opschalen brengt doorgaans nieuwe complianceverplichtingen met zich mee. Elke nieuwe markt en elk nieuw product waar de onderneming naar uitbreidt, brengt meer vereisten met zich mee die je moet bijhouden, naleven en registreren.

Uitbesteding kan helpen bij:

• Geografische uitbreiding: als je je vestigt in een nieuw land of een nieuwe Amerikaanse staat, moet je een nieuw regelgevingskader begrijpen, nieuwe processen opzetten en vaak nieuwe vergunningen of registraties verkrijgen. Een aanbieder met expertise in die regio kan je helpen deze taken sneller af te ronden.

• Productuitbreiding: uitbreiding naar een nieuwe betaalmethode, een nieuw kredietproduct of grensoverschrijdende mogelijkheden vergroot ook je compliance-werkterrein. Uitbestede aanbieders kunnen snel aan deze nieuwe eisen voldoen.

• Volumegroei: naarmate je volume groeit, nemen ook je trackingverplichtingen toe. Transactiemonitoring is een duidelijk voorbeeld, want een toename van je transactievolume leidt ook tot meer gemarkeerde transacties. Uitbestede monitoringproviders kunnen deze pieken aan, omdat ze de werkdruk verdelen over hun teams van analisten.

Hoe kan het uitbesteden van compliance het regelgevingsrisico verminderen?

Uitbesteding helpt bij het aanpakken van twee aspecten van het regelgevingsrisico. Het eerste is het risico dat er een overtreding plaatsvindt. Het tweede is het risico dat de overtreding een groter probleem wordt dan nodig is. Gespecialiseerde diensten kunnen het regelgevingsrisico verminderen door de volgende aspecten van compliance te verbeteren.

Voortdurende monitoring van regelgeving

Regels veranderen voortdurend. Het bijhouden ervan in elke regio waar je als onderneming zaken doet, is een tijdrovende klus die steeds zwaarder wordt naarmate je groeit. Externe specialisten volgen deze veranderingen voor jou en hun andere klanten.

Nauwkeurigheid van screening en rapportage

Bij het melden van verdachte activiteiten leiden valse negatieven tot regelgevingsrisico's, terwijl valse positieven zorgen voor ontevreden klanten en logistieke vertragingen. Om de juiste balans te vinden, is patroonherkenning nodig die in de loop van de tijd is opgebouwd op basis van echte gevallen. Specialisten ontwikkelen dit voor hun hele klantenbestand en gebruiken het om jou te helpen.

Voorbereiding op audits

Echte voorbereiding op audits betekent zo georganiseerd zijn dat een audit je onderneming niet ontwricht. Externe dienstverleners houden zich aan de documentatiepraktijken die toezichthouders verwachten (bijv. schriftelijk beleid dat volgens een vast schema wordt bijgewerkt, trainingsverslagen, testlogboeken, het bijhouden van uitzonderingen). Als je compliance-functie een nevenverantwoordelijkheid is van een juridisch of financieel team, kan een audit verstorend werken, zelfs als de onderliggende controles solide zijn.

Due diligence

In het geval van een mislukking toont extern compliance-toezicht aan dat je over passende controles beschikte, wat belangrijk is voor toezichthouders.

Is het uitbesteden van compliance de juiste keuze voor jouw onderneming?

In sommige gevallen kan het uitbesteden van compliance je onderneming helpen om sneller te groeien en op te schalen, terwijl je de risico’s laag houdt. In andere gevallen is een intern team een betere keuze.

Hier zijn enkele factoren om rekening mee te houden:

• De omvang van je onderneming: op zeer grote schaal zijn sommige compliance-functies goedkoper en beter beheersbaar als je ze intern uitvoert. Als je voldoende transactievolume hebt, kan een eigen monitoringinfrastructuur zinvol zijn; als je compliance-voetafdruk stabiel genoeg is, kan gespecialiseerde interne expertise zichzelf terugverdienen.

• Hoe goed je je wettelijke verplichtingen begrijpt: als je niet zeker weet of je witwasbestrijdingsprogramma aan de huidige verwachtingen voldoet of dat je privacypraktijken in alle regio’s waar je verkoopt up-to-date zijn, kan het uitbesteden van compliance helpen om hier duidelijkheid over te krijgen.

• In hoeverre is je compliancewerk gespecialiseerd versus administratief: sommige compliancetaken vereisen diepgaande expertise, terwijl andere taken een duidelijk omschreven proces nodig hebben dat systematisch kan worden afgehandeld. Als je team veel tijd aan dat laatste besteedt, kun je beter een software- of automatiseringsoplossing overwegen in plaats van uitbesteding.

• De reële kosten van een fout: begrijp de gevolgen van mogelijke compliancefouten. Met name bij betalingen kunnen compliancefouten betekenen dat je transacties niet meer kunt verwerken.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd bereken van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden het innen van belastingen in een nieuwe staat of een nieuw land inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Stripe-dashboard belastinginning toe te voegen.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.