En los mercados financieros actuales, el cumplimiento de la normativa es una tarea grande. Una empresa promedio de EE. UU. destina entre el 1.3 % y el 3.3 % de su masa salarial total al cumplimiento de la normativa. Las reglas que rigen los servicios financieros, la privacidad de datos, la lucha contra el lavado de dinero (AML) y la protección al consumidor crecen y cambian tan rápidamente que a muchas empresas les resulta difícil mantenerse al día. Construir un equipo interno de cumplimiento de la normativa puede ser costoso y lento, e incluso un equipo calibrado de manera perfecta queda con capacidad insuficiente en el momento en que te expandes a un nuevo mercado o categoría de producto.

Con el fin de mantenerse al día, muchas empresas externalizan los servicios de cumplimiento de la normativa. A continuación, explicamos qué implica externalizar el cumplimiento de la normativa, los beneficios de hacerlo y cómo evaluar si es la decisión correcta para tu empresa.

Destacados

• Externalizar el cumplimiento de la normativa da a las empresas acceso a una experiencia regulatoria especializada sin el costo de construir un equipo interno.

• Los proveedores externos pueden reducir el riesgo con el monitoreo continuo, la mantención de una alta precisión en la revisión y la actualización de la documentación de auditoría.

• Externalizar el cumplimiento de la normativa funciona bien para empresas que están entrando en nuevos mercados o incorporando nuevos productos, mientras que mantener un equipo interno suele ser mejor para operaciones más grandes y estables.

¿Qué significa externalizar los servicios de cumplimiento de la normativa?

Externalizar los servicios de cumplimiento de la normativa implica contratar especialistas externos (p. ej., empresas, consultores, proveedores de servicios gestionados) para gestionar algunas o todas tus obligaciones regulatorias. Algunas empresas externalizan una única función de cumplimiento de la normativa, como la revisión de Conoce a tu Cliente (KYC) o el monitoreo de transacciones. Otras pueden externalizar un programa completo, como el desarrollo de políticas, la capacitación del personal, la preparación de auditorías o los informes regulatorios.

¿Cuáles son los beneficios de externalizar el cumplimiento de la normativa?

Externalizar los servicios de cumplimiento de la normativa puede ser más eficaz que construir y depender de un equipo interno. Los expertos externos suelen brindar orientación más eficaz a un menor costo.

La externalización puede ofrecerte lo siguiente:

• Acceso a conocimiento especializado: los especialistas en cumplimiento de la normativa trabajan con decenas de clientes y entornos regulatorios simultáneamente. Una empresa que ha ayudado a 20 empresas de tecnología financiera (fintechs) a implementar la Directiva revisada de servicios de pago (PSD2) ha desarrollado una comprensión práctica del problema que luego beneficia a todos sus clientes.

• Respuesta más rápida a los cambios regulatorios: cuando se aprueba una nueva regla (p. ej., una directiva AML revisada, una lista de sanciones actualizada, una nueva ley de privacidad), un proveedor externo con infraestructura de monitoreo dedicada suele actuar con mayor rapidez que un equipo interno.

• Estructura de costos más flexible: la mayoría de los directores de cumplimiento de la normativa a tiempo completo en EE. UU. ganan entre $215,000–$300,000 al año. El personal de apoyo y los presupuestos de capacitación añaden más costos. Los modelos de externalización te permiten adquirir el nivel de cobertura que necesitas y ajustarlo a medida que cambia esa necesidad.

• Registros de auditoría más claros: los proveedores especializados en cumplimiento de la normativa son buenos para mantener la documentación y los informes que resisten el escrutinio regulatorio.

¿Cómo funciona la externalización del cumplimiento de la normativa?

La externalización debe comenzar con una revisión de tu empresa. El proveedor externo mapea tus obligaciones regulatorias actuales frente a los aspectos pertinentes de tu modelo de negocio y luego identifica las brechas en tus controles existentes.

A partir de ahí, el proceso toma una de las siguientes dos formas:

• Trabajo por proyecto: el trabajo por proyecto tiene un alcance y un punto de conexión definidos. Algunos ejemplos comunes son las evaluaciones de brechas, los proyectos de rectificación o la preparación de auditorías. El proveedor llega, completa el trabajo y luego entrega los resultados.

• Servicios gestionados continuos: un proveedor de servicios gestionados continuos asume la responsabilidad permanente de una función de cumplimiento de la normativa. Puede gestionar tu fila de monitoreo de transacciones, manejar las presentaciones regulatorias, administrar tu programa de revisión de sanciones o desempeñar una función de oficial de cumplimiento de la normativa virtual. Cuando una empresa usa Stripe, por ejemplo, se beneficia de la infraestructura de cumplimiento de la normativa de Stripe en materia de PCI DSS, los requisitos del programa AML y la revisión de sanciones.

¿Cómo ayuda la externalización del cumplimiento de la normativa a las empresas a crecer?

Crecer generalmente trae nuevas obligaciones de cumplimiento de la normativa. Cada nuevo mercado y nuevo producto al que se expande tu empresa viene con más requisitos que debes rastrear, seguir y registrar.

La externalización puede ayudar con lo siguiente:

• Expansión geográfica: abrir operaciones en un nuevo país o estado de EE. UU. requiere comprender un nuevo marco regulatorio, establecer nuevos procesos y, a menudo, obtener nuevas licencias o registros. Un proveedor con experiencia en esa jurisdicción puede ayudarte a completar estas tareas más rápido.

• Expansión de productos: expandirte hacia un nuevo método de pago, producto de préstamo o funcionalidad transfronteriza también amplía tu área de cumplimiento de la normativa. Los proveedores externos pueden responder rápidamente a estas nuevas demandas.

• Crecimiento del volumen: a medida que tu volumen crece, también lo hacen tus obligaciones de seguimiento. El monitoreo de transacciones es un ejemplo claro, ya que aumentar el volumen de transacciones también incrementa las transacciones marcadas. Los proveedores de monitoreo externo pueden gestionar estos picos porque distribuyen la carga de trabajo entre sus equipos de analistas.

¿Cómo puede la externalización del cumplimiento de la normativa reducir el riesgo regulatorio?

La externalización ayuda a abordar dos aspectos del riesgo regulatorio. El primero es el riesgo de que ocurra una infracción. El segundo es el riesgo de que la infracción se convierta en un problema mayor del necesario. Los servicios especializados pueden reducir el riesgo regulatorio si se mejoran los siguientes aspectos del cumplimiento de la normativa.

Monitoreo regulatorio continuo

Las reglas cambian constantemente. Hacerles seguimiento en cada jurisdicción donde operas es un trabajo que consume mucho tiempo y que se multiplica a medida que te expandes. Los especialistas externos hacen ese seguimiento por ti y por otros clientes.

Precisión en la revisión y los informes

En los informes de actividad sospechosa, los falsos negativos generan exposición regulatoria, mientras que los falsos positivos generan clientes insatisfechos y dificultades logísticas. Mantener el equilibrio correcto requiere reconocimiento de patrones desarrollado con el tiempo a partir de casos reales. Los especialistas lo desarrollan a través de su base de clientes y lo utilizan para ayudarte.

Preparación para auditorías

La verdadera preparación para una auditoría significa estar tan organizado que esta no descarrile la empresa. Los proveedores externos siguen las prácticas de documentación que esperan los reguladores (p. ej., políticas escritas actualizadas según un calendario definido, registros de capacitación, registros de pruebas, seguimiento de excepciones). Si la función de cumplimiento de la normativa es una responsabilidad secundaria de un equipo legal o financiero, una auditoría puede ser disruptiva incluso cuando los controles subyacentes son sólidos.

Diligencia debida

En caso de un fallo, contar con supervisión externa del cumplimiento de la normativa demuestra que tenías controles adecuados en su lugar, algo que a los reguladores les importa.

¿Es la externalización del cumplimiento de la normativa la decisión correcta para tu empresa?

En algunos casos, externalizar el cumplimiento de la normativa puede ayudar a tu empresa a acelerar y crecer mientras mantiene el riesgo bajo. En otros casos, un equipo interno es una mejor opción.

Los siguientes son algunos factores a tener en cuenta:

• El tamaño de tu empresa: a una escala muy grande, algunas funciones del cumplimiento de la normativa son más económicas y controlables de forma interna. Cuando manejas suficiente volumen de transacciones, una infraestructura de monitoreo propia puede tener sentido; cuando tu área de cumplimiento de la normativa es lo suficientemente estable, la experiencia interna dedicada puede resultar rentable.

• Qué tan bien comprendes tus obligaciones regulatorias: si no tienes claro si tu programa AML cumple con las expectativas actuales o si tus prácticas de privacidad están actualizadas en todas las jurisdicciones donde vendes, externalizar el cumplimiento de la normativa podría ayudarte a aclarar esto.

• Cuánto de tu trabajo de cumplimiento de la normativa es especializado frente a administrativo: algunas tareas de cumplimiento de la normativa requieren experiencia profunda, mientras que otras necesitan un proceso bien definido que se pueda gestionar de forma sistemática. Si tu equipo invierte mucho tiempo en estas últimas, podrías considerar una solución de software o automatización en lugar de externalizar.

• El costo real de cometer un error: comprende las consecuencias de los posibles errores del cumplimiento de la normativa. En pagos específicamente, los fallos en el cumplimiento de la normativa pueden implicar perder la capacidad de procesar transacciones.

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