En los mercados financieros actuales, el cumplimiento de la normativa es una tarea enorme. La empresa estadounidense promedio gasta entre el 1,3–3,3 % de su masa salarial total en cumplimiento de la normativa. Las reglas que rigen los servicios financieros, la privacidad de los datos, la lucha contra el blanqueo de capitales (AML) y la protección del consumidor crecen y cambian tan rápidamente que a muchas empresas les resulta difícil mantenerse al día. Crear un equipo interno de cumplimiento de la normativa puede ser costoso y lento, e incluso un equipo perfectamente calibrado se queda corto en el momento en que te expandes a un nuevo mercado o categoría de producto.

Para mantenerse al día, muchas empresas externalizan los servicios de cumplimiento de la normativa. A continuación, explicamos en qué consiste la externalización del cumplimiento de la normativa, los beneficios de externalizarlo y cómo evaluar si es la decisión correcta para tu empresa.

Destacados

• Externalizar el cumplimiento de la normativa da a las empresas acceso a experiencia regulatoria especializada sin el coste de crear un equipo interno.

• Los proveedores externos pueden reducir el riesgo al gestionar la monitorización continua, mantener una alta precisión en la revisión y actualizar la documentación de auditoría.

• La externalización del cumplimiento de la normativa funciona bien para las empresas que están entrando en nuevos mercados o añadiendo nuevos productos, mientras que mantener un equipo interno suele funcionar mejor para operaciones más grandes y estables.

¿Qué significa externalizar los servicios de cumplimiento de la normativa?

Externalizar los servicios de cumplimiento de la normativa significa contratar a especialistas externos (p. ej., empresas, consultores, proveedores de servicios gestionados) para que se encarguen de algunas o todas tus obligaciones normativas. Algunas empresas externalizan una única función de cumplimiento de la normativa, como la revisión de Conoce a tu cliente (KYC) o la monitorización de transacciones. Otras pueden externalizar un programa completo, como el desarrollo de políticas, la formación del personal, la preparación de auditorías o la presentación de informes regulatorios.

¿Cuáles son los beneficios de externalizar el cumplimiento de la normativa?

Externalizar los servicios de cumplimiento de la normativa puede ser más eficaz que crear y confiar en un equipo interno. Los expertos externos a menudo ofrecen una orientación más efectiva a un coste menor.

La externalización puede proporcionarte:

• Acceso a conocimiento especializado: Los especialistas en cumplimiento de la normativa trabajan con decenas de clientes y entornos regulatorios simultáneamente. Una empresa que ha ayudado a 20 empresas de tecnología financiera (fintechs) a implementar la Directiva revisada de Servicios de Pago (PSD2) ha desarrollado un conocimiento práctico del problema que luego beneficia a todos sus clientes.

• Respuesta más rápida a los cambios normativos: Cuando se aprueba una nueva norma (p. ej., una directiva de AML revisada, una lista de sanciones actualizada, una nueva ley de privacidad), un proveedor externo con infraestructura de monitorización dedicada suele actuar con mayor rapidez que un equipo interno.

• Estructura de costes más flexible: La mayoría de los responsables de cumplimiento de la normativa a tiempo completo en EE. UU. ganan entre 215 000–300 000 $ al año. El personal de apoyo y los presupuestos de formación añaden más costes. Los modelos externalizados te permiten adquirir el nivel de cobertura que necesitas y ajustarlo a medida que cambia esa necesidad.

• Registros de auditoría más claros: Los proveedores especializados en cumplimiento de la normativa son buenos manteniendo la documentación y los informes que soportan el escrutinio regulatorio.

¿Cómo funciona la externalización del cumplimiento de la normativa?

La externalización debe comenzar con una revisión de tu empresa. El proveedor externo mapea tus obligaciones normativas actuales frente a los aspectos relevantes de tu modelo de negocio y, a continuación, identifica las carencias en tus controles existentes.

A partir de ahí, el proceso adopta una de estas dos formas:

• Trabajo por proyectos: El trabajo por proyectos tiene un alcance y un punto de conexión definidos. Algunos ejemplos habituales son las evaluaciones de carencias, los proyectos de corrección o la preparación de auditorías. El proveedor interviene, completa el trabajo y luego entrega los resultados.

• Servicios gestionados continuos: Un proveedor de servicios gestionados continuos asume la responsabilidad continua de una función de cumplimiento de la normativa. Puede gestionar tu cola de monitorización de transacciones, tramitar las declaraciones regulatorias, administrar tu programa de revisión de sanciones o desempeñar un rol de responsable de cumplimiento de la normativa virtual. Cuando una empresa utiliza Stripe, por ejemplo, se beneficia de la infraestructura de cumplimiento de la normativa de Stripe en materia de PCI DSS, los requisitos del programa AML y la revisión de sanciones.

¿Cómo ayuda la externalización del cumplimiento de la normativa al crecimiento de las empresas?

Crecer generalmente trae consigo nuevas obligaciones de cumplimiento de la normativa Cada nuevo mercado y nuevo producto al que tu empresa se expande viene acompañado de más requisitos que debes rastrear, cumplir y registrar.

La externalización puede ayudar con:

• Expansión geográfica: Abrir en un nuevo país o estado de EE. UU. requiere entender un nuevo marco normativo, establecer nuevos procesos y, a menudo, obtener nuevas licencias o registros. Un proveedor con experiencia en esa jurisdicción puede ayudarte a completar estas tareas más rápidamente.

• Expansión de productos: Ampliar tu oferta a un nuevo método de pago, producto de préstamo o funcionalidad transfronteriza también amplía tus obligaciones de cumplimiento de la normativa. Los proveedores externos pueden dar respuesta rápidamente a estas nuevas demandas.

• Crecimiento del volumen: A medida que tu volumen crece, también lo hacen tus obligaciones de seguimiento. La monitorización de transacciones es un ejemplo claro, ya que aumentar el volumen de transacciones también incrementa las transacciones marcadas. Los proveedores externos de monitorización pueden gestionar estos picos porque distribuyen la carga de trabajo entre sus equipos de analistas.

¿Cómo puede la externalización del cumplimiento de la normativa reducir el riesgo normativo?

La externalización ayuda a abordar dos aspectos del riesgo normativo. El primero es el riesgo de que se produzca una infracción. El segundo es el riesgo de que la infracción se convierta en un problema mayor del que debería ser. Los servicios especializados pueden reducir el riesgo normativo mejorando los siguientes aspectos del cumplimiento de la normativa.

Supervisión regulatoria continua

Las reglas cambian constantemente. Seguirlas en cada jurisdicción donde operas es un trabajo que consume mucho tiempo y se multiplica a medida que te expandes. Los especialistas externos hacen ese seguimiento por ti y por sus demás clientes.

Precisión en la revisión y la presentación de informes

En la notificación de actividades sospechosas, los falsos negativos generan exposición regulatoria, mientras que los falsos positivos generan clientes insatisfechos y carga logística. Mantener el equilibrio adecuado requiere un reconocimiento de patrones desarrollado a lo largo del tiempo a partir de casos reales. Los especialistas lo desarrollan en toda su base de clientes y lo utilizan para ayudarte.

Preparación para auditorías:

La verdadera preparación para una auditoría significa estar tan organizado que una auditoría no desvíe el negocio. Los proveedores externos se ajustan a las prácticas de documentación que esperan los reguladores (p. ej., políticas escritas actualizadas según un calendario definido, registros de formación, registros de pruebas, seguimiento de excepciones). Si tu función de cumplimiento de la normativa es una responsabilidad secundaria de un equipo jurídico o financiero, una auditoría puede resultar disruptiva incluso aunque los controles subyacentes sean sólidos.

Diligencia debida

En caso de fallo, contar con supervisión externa del cumplimiento de la normativa demuestra que tenías los controles adecuados en funcionamiento, lo cual importa a los reguladores.

¿Es la subcontratación del cumplimiento de la normativa la decisión correcta para tu empresa?

En algunos casos, externalizar el cumplimiento de la normativa puede ayudar a tu empresa a acelerar y escalar manteniendo el riesgo bajo. En otros casos, un equipo interno es la mejor opción.

Los siguientes son algunos factores que debes tener en cuenta:

• El tamaño de tu empresa: A una escala muy grande, algunas funciones de cumplimiento de la normativa son más baratas y controlables internamente. Cuando manejas suficiente volumen de transacciones, una infraestructura de monitorización propia puede tener sentido; cuando tu huella de cumplimiento de la normativa es lo bastante estable, la experiencia interna dedicada puede resultar rentable.

• Cómo de bien entiendes tus obligaciones normativas: Si no estás seguro de si tu programa de AML cumple con las expectativas actuales o si tus prácticas de privacidad están al día en todas las jurisdicciones donde vendes, externalizar el cumplimiento de la normativa podría ayudarte a aclarar la situación.

• Cuánto de tu trabajo de cumplimiento de la normativa es especializado frente a administrativo: Parte del trabajo de cumplimiento de la normativa requiere una experiencia profunda, mientras que otra parte necesita un proceso bien definido que pueda gestionarse de forma sistemática. Si tu equipo dedica mucho tiempo a lo segundo, podrías considerar una solución de software o automatización en lugar de la externalización.

• El coste real de cometer un error: Comprende las consecuencias de los posibles errores de cumplimiento de la normativa. En los pagos en particular, los fallos de cumplimiento de la normativa pueden suponer perder la capacidad de procesar transacciones.

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