Om du driver ett företag i USA vet du förmodligen hur viktigt arbetsgivarens identifieringsnummer (EIN) är. Eftersom affärsdokument som licenser och tillstånd regelbundet måste förnyas undrar nya företagare ofta: upphör ett EIN att gälla? Med all administration och efterlevnad som krävs för att driva ett företag är det lätt att tappa kollen på sådana uppgifter.

Det korta svaret är nej: ditt EIN har inget utgångsdatum. När det har tilldelats finns det kvar permanent hos ditt företag. I vissa scenarier kan du dock behöva uppdatera eller ansöka om ett nytt EIN, särskilt när du gör stora förändringar i ditt företag. Det här behöver du veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett EIN och varför behöver företag det här numret?
  
• Upphör ett EIN att gälla?
  
• Så håller man ett EIN aktivt
  
• Vad händer om ett företag blir av med sitt EIN?
  
• När kan ett företag behöva ett nytt EIN?
  
• Så uppdaterar man företagsinformation kopplad till ett EIN
  

Vad är ett EIN och varför behöver företag det här numret?

Ett EIN är ett unikt niosiffrigt nummer som utfärdas av Internal Revenue Service (IRS) i USA för att identifiera ett företag för skatteändamål, ungefär som ett socialförsäkringsnummer för ditt företag. Det används för företagsaktiviteter som att öppna ett företagsbankkonto, deklarera skatt och vid anställningar.

Du behöver ett EIN om du planerar att bilda ett aktiebolag eller partnerskap. Även om du är enskild firma kan ett EIN vara användbart för att hålla din privatekonomi och företagets ekonomi åtskilda. Det krävs också om du vill skapa en Keogh-pensionsplan eller är engagerad i ideella organisationer.

Upphör ett EIN att gälla?

Nej, ett EIN upphör inte att gälla. När IRS har utfärdat ett EIN till ditt företag är det permanent och förblir kopplat till ditt företag under hela dess livstid. Även om företaget byter struktur eller ägare förblir EIN normalt detsamma såvida inte IRS specifikt kräver att du skaffar ett nytt (t.ex. vid omvandling från en enskild firma till ett bolag).

Så håller man ett EIN aktivt

Du behöver inte göra något särskilt för att hålla ditt EIN aktivt. Men du måste följa IRS:s regler genom att betala bolagsskatt och följa deklarationskraven.

Här är några affärsförpliktelser som du måste uppfylla:

• Lämna in årliga skattedeklarationer: Oavsett om du är enskild firma, ett bolag, partnerskap eller aktiebolag (LLC) måste du lämna in federala skattedeklarationer varje år. Om du inte gör det kan IRS flagga ditt EIN för inaktivitet eller bristande efterlevnad.

• Deklarera löneskatter: Om ditt företag har anställda måste du deklarera löneskatter och skicka in lämpliga formulär (t.ex. 940 och 941) i rätt tid. Om du inte gör det kan det leda till straffavgifter och problem med din EIN-status.

• Håll dig uppdaterad om krav i olika delstater: Vissa delstater kräver årsredovisningar eller deklaration av franchiseskatt beroende på din företagsstruktur. Att deklarera i rätt tid gör att ditt företag slipper anmärkningar.

• Uppdatera företagsinformation: Om företagsnamn, adress eller ägarstruktur ändras ska du meddela IRS så att dina uppgifter är aktuella. Detta hjälper till att förebygga förvirring eller att deklarationer lämnas in för sent.

Vad händer om ett företag blir av med sitt EIN?

Om du blir av med ditt EIN behöver du inte oroa dig – det är lätt att få tillbaka det. IRS sparar ett register över ditt EIN och du kan hämta det på flera olika sätt:

• Kontrollera tidigare dokument: Titta igenom eventuella skattedeklarationer, dokument från företagets bankkonton eller andra dokument där du kan ha använt ditt EIN. Det anges ofta på skattedeklarationer eller officiell IRS-korrespondens.

• Kontakta IRS: Om du inte hittar det i din dokumentation kan du ringa IRS Business & Specialty Tax Line på 1-800-829-4933. De kommer att be om identifierande information om ditt företag (t.ex. namn, adress och typ av företag) för att verifiera din identitet innan de tillhandahåller ditt EIN via telefon.

• Titta på ditt bekräftelsebrev från IRS: När du första gången ansökte om EIN skickade IRS ett bekräftelsebrev antingen via post eller e-post. Om du fortfarande har kvar det här brevet kan du hämta numret där.

Även om det inte påverkar din ställning att förlora ditt EIN är det viktigt att du får tillbaka det för att hålla koll på skattedeklarationer och andra skyldigheter där numret krävs.

När kan ett företag behöva ett nytt EIN?

Du behöver inget nytt EIN för att ändra företagets namn eller plats, men du kan behöva ett nytt nummer vid andra ändringar, t.ex. företagsstruktur eller ägarskap. Det är alltid en bra idé att kontrollera med IRS eller din revisor när du gör ändringar för att säkerställa att du följer rätt processer.

Här är de viktigaste situationerna när IRS kräver att du skaffar ett nytt EIN:

• Förändrad företagsstruktur: Om du byter från en juridisk struktur till en annan, t.ex. från en enskild firma till ett aktiebolag eller från ett partnerskap till ett LLC, behöver du ett nytt EIN. Varje struktur behandlas som en separat juridisk enhet.

• Byte av ägare: När ett företag genomgår betydande ägarförändringar eller när hela ägandet överförs till en ny part krävs vanligtvis ett nytt EIN.

• Bildande av ett nytt bolag: Om du startar ett nytt företag, även från en befintlig enskild firma eller ett partnerskap, behöver du ett nytt EIN.

• Ansökan om konkurs: Om ditt företag ansöker om konkurs och omorganiseras kan ett nytt EIN vara nödvändigt.

• Ärva ett företag: Om du ärver ett befintligt företag och bestämmer dig för att driva det som enskild firma behöver du ett nytt EIN.

Så uppdaterar du företagsinformation kopplad till ett EIN

För att uppdatera informationen som är kopplad till ditt företags EIN behöver du informera IRS. Mindre ändringar – som att uppdatera ditt företags telefonnummer eller e-postadress – kan rapporteras på din nästa skattedeklaration eller genom att ringa IRS Business & Specialty Tax Line på 1-800-829-4933. Du bör informera IRS om större ändringar, inklusive ändringar i företagsnamn, adress eller ägarstruktur.

Så här hanterar du vart och ett av dessa scenarier:

Byta företagsnamn

Om du har en enskild firma eller ett LLC med en medlem kan du skicka ett brev till IRS för att ändra ditt företagsnamn. Inkludera ditt EIN, ditt gamla företagsnamn (om tillämpligt) och ditt nya företagsnamn. Se till att du eller en behörig person har undertecknat brevet och skicka det till IRS-kontoret där du lämnar in dina deklarationer.

Om du driver ett bolag eller ett partnetrskap kan du ange namnändringen i den årliga skattedeklarationen (formulär 1120 för bolag, formulär 1065 för partnerskap). Om det sker i mitten av året ska du skicka ett brev till IRS undertecknat av en bolagstjänsteman eller partner.

Uppdatera adress, ägare eller ansvarig part

Om ditt företag flyttar, byter ägare eller får en ny ansvarig part (någon som ansvarar för ditt företags ekonomi eller skatter) bör du meddela IRS inom 60 dagar genom att fylla i formulär 8822-B. Det är ett enkelt formulär som du kan skicka till det IRS-kontor som anges på formulärets. Du kan visserligen också uppdatera din adress på din nästa skattedeklaration, men IRS vill helst veta inom 60 dagar så att posten går till rätt plats.

Ändrad företagsstruktur

Om du ändrar din företagsstruktur (t.ex. övergår från en enskild firma till ett bolag) kommer du sannolikt att behöva ett nytt EIN. Om du inte behöver ett nytt nummer ska du rapportera ändringen när du deklarerar för den nya strukturen.