Als je een bedrijf hebt in de VS, ben je waarschijnlijk bekend met het belang van een Employer Identification Number (EIN). Aangezien bedrijfsdocumenten zoals licenties en vergunningen regelmatig moeten worden vernieuwd, vragen nieuwe ondernemers zich vaak af of een EIN verloopt. Met het papierwerk en de compliance die komen kijken bij het voeren van een bedrijf, is het gemakkelijk om deze administratieve details uit het oog te verliezen.

In het kort nee, je EIN heeft geen vervaldatum. Nadat het is toegewezen, is het permanent van je bedrijf. In bepaalde scenario's moet je echter een EIN bijwerken of een nieuw EIN aanvragen, vooral wanneer je grote veranderingen in je bedrijf doorvoert. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN en waarom hebben bedrijven er een nodig?
  
• Verloopt een EIN?
  
• Een EIN actief houden
  
• Wat gebeurt er als een bedrijf zijn EIN verliest?
  
• Wanneer heeft een bedrijf een nieuwe EIN nodig?
  
• Bedrijfsgegevens bijwerken die zijn gekoppeld aan een EIN
  

Wat is een EIN en waarom hebben bedrijven er een nodig?

Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat wordt uitgegeven door de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) om een bedrijf voor belastingdoeleinden te identificeren, zie het als een Social Security Number voor je bedrijf. Het wordt gebruikt voor zakelijke activiteiten zoals het openen van een zakelijke bankrekening, het doen van belastingaangiften en het aannemen van werknemers.

Je hebt een EIN nodig als je van plan bent een corporation of partnerschap op te richten. Zelfs als je een eenmanszaak bent, kan een EIN handig zijn om je uw persoonlijke en zakelijke financiën te scheiden. Het is ook vereist als je een Keogh-pensioenplan wilt opzetten of betrokken bent bij non-profitorganisaties.

Verloopt een EIN?

Nee, een EIN verloopt niet. Zodra de IRS een EIN aan je bedrijf uitgeeft, is deze permanent en blijft deze voor de hele levensduur aan je bedrijf verbonden. Zelfs als het bedrijf van structuur of eigenaar verandert, blijft het EIN meestal hetzelfde, tenzij de IRS specifiek vereist dat je een nieuw EIN aanvraagt (bijvoorbeeld door de eenmanszaak om te zetten in een corporatie).

Een EIN actief houden

Je hoeft niets specifieks te doen om je EIN actief te houden. Maar je moet wel aan IRS-regelgeving voldoen door bedrijfsbelastingen te betalen en aan de aangifteverplichtingen te voldoen.

Dit zijn enkele zakelijke verplichtingen waaraan je moet voldoen:

• Jaarlijkse belastingaangiften indienen: of je nu een eenmanszaak, corporatie, partnerschap of ted liability company (LLC) bent, je moet elk jaar een federale belastingaangifte indienen. Doe je dat niet, dan kan de IRS je EIN markeren als inactief of non-compliance.

• Loonheffingen aangeven: als je bedrijf werknemers heeft, moet je loonbelasting aangeven en de juiste formulieren (zoals 940 en 941) op tijd indienen. Als je dit niet doet, kan dit leiden tot boetes en problemen met je EIN-status.

• Up-to-date blijven met de vereisten van de staat: sommige staten vereisen jaarverslagen of belastingaangiften voor franchises, afhankelijk van je bedrijfsstructuur. Als je op tijd aangifte doet, blijft je bedrijf de goede reputatie behouuden.

• Bedrijfsgegevens bijwerken: als er een wijziging is in de bedrijfsnaam, het adres of de eigendomsstructuur, informeer dan de IRS om je administratie up-to-date te houden. Zo voorkom je verwarring of vertragingen bij aangiften.

Wat gebeurt er als een bedrijf zijn EIN verliest?

Maak je geen zorgen als je je EIN verliest, deze is gemakkelijk te achterhalen. De IRS houdt je EIN bij en je kunt deze op een aantal manieren opvragen:

• Eerdere documenten bekijken: bekijk alle belastingaangiften, documenten van zakelijke bankrekeningen of andere administratie waar je je EIN mogelijk hebt gebruikt. Het wordt vaak vermeld op belastingaangiften of officiële IRS-correspondentie.

• Contact opnemen met de IRS: als je het niet in je administratie kunt vinden, kun je de IRS Business & Specialty Tax Line bellen op 1-800-829-4933. Ze vragen om identificatiegegevens over je bedrijf (zoals de naam, het adres en het type bedrijf) om je identiteit te verifiëren voordat ze telefonisch je EIN verstrekken.

• Op je IRS-bevestigingsbrief kijken: de IRS heeft een bevestigingsbrief per post of e-mail gestuurd toen je het EIN aanvroeg. Als je deze brief nog hebt, kun je het nummer daar opzoeken.

Hoewel het verliezen van je EIN geen invloed heeft op je status, is het belangrijk om deze te achterhalen om op de hoogte te blijven van belastingaangiften en andere verplichtingen waarvoor het nummer vereist is.

Wanneer heeft een bedrijf een nieuwe EIN nodig?

Hoewel je voor het wijzigen van je bedrijfsnaam of locatie geen nieuw EIN nodig hebt, heb je mogelijk een nieuw nummer nodig voor het geval er andere wijzigingen zijn, zoals de bedrijfsstructuur of eigendom. Het is altijd een goed idee om contact op te nemen met de IRS of je accountant wanneer je wijzigingen aanbrengt om er zeker van te zijn dat je de juiste processen volgt.

Dit zijn de belangrijkste situaties waarin de IRS je verplicht een nieuw EIN aan te vragen:

• Wijziging van de bedrijfsstructuur: als je van de ene juridische structuur naar de andere overstapt, bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een corporatie, of van een corporatie naar een een LLC, heb je een nieuw EIN nodig. Elke structuur wordt behandeld als een afzonderlijke juridische entiteit.

• Wijziging van eigenaar: wanneer een bedrijf substantiële eigendomswijzigingen ondergaat of wanneer het volledige eigendom wordt overgedragen aan een nieuwe partij, is doorgaans een nieuw EIN vereist.

• Een nieuwe corpoatie oprichten: als je een nieuwe corporatie start, zelfs vanuit een bestaande eenmanszaak of partnerschap, heb je een nieuw EIN nodig.

• Faillissement aanvragen: als je bedrijf faillissement aanvraagt en wordt gereorganiseerd, kan een nieuw EIN nodig zijn.

• Een bedrijf erven: als je een bestaand bedrijf erft en besluit dit als eenmanszaak te runnen, heb je een nieuw EIN nodig.

Bedrijfsgegevens bijwerken die zijn gekoppeld aan een EIN

Om de informatie die is gekoppeld aan het EIN van je bedrijf bij te werken, moet je de IRS hiervan op de hoogte stellen. Kleine wijzigingen, zoals het bijwerken van het telefoonnummer of e-mailadres van je bedrijf, kunnen worden gemeld bij je volgende belastingaangifte of door de IRS Business & Specialty Tax Line te bellen op 1-800-829-4933. Je moet de IRS op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen, waaronder een wijziging van bedrijfsnaam, adres of eigendomsstructuur.

Hieronder lees je hoe te gaat in elk van deze scenario's:

Je bedrijfsnaam wijzigen

Als je een eenmanszaak of eenpersoons-LLC hebt, kun je de IRS een brief sturen om je bedrijfsnaam te wijzigen. Vermeld je EIN, je oude bedrijfsnaam (indien van toepassing) en je nieuwe bedrijfsnaam. Zorg dat jij het hebt ondertekend of dat een bevoegd persoon het heeft ondertekend en stuur het naar het IRS-kantoor waar je belastingaangifte doet.

Als je een corporatie of partnerschap hebt, kun je een naamswijziging melden op je jaarlijkse belastingaangifte (Form 1120 voor corporaties, formulier 1065 voor partnerschappen). Als het halverwege het jaar gebeurt, stuur de IRS dan een brief die is ondertekend door een bedrijfsfunctionaris of -partner.

Je adres, eigendom of verantwoordelijke partij bijwerken

Als je bedrijf verhuist, van eigenaar verandert of een nieuwe verantwoordelijke partij krijgt (iemand die verantwoordelijk is voor de financiën of belastingen van je bedrijf), moet je de IRS hiervan binnen 60 dagen op de hoogte stellen door formulier 8822-B in te dienen. Het is een eenvoudig formulier dat je per post kunt versturen naar het IRS-kantoor dat in de instructies van het formulier staat vermeld. Hoewel je je adres ook kunt bijwerken bij je volgende belastingaangifte, geeft de IRS er de voorkeur aan hier binnen 60 dagen van op de hoogte te worden gesteld, zodat de post naar het juiste adres gaat.

Je bedrijfsstructuur wijzigen

Als je je bedrijfsstructuur wijzigt (bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een corporatie), heb je waarschijnlijk een nieuw EIN nodig. Als je geen nieuw nummer nodig hebt, geef de wijziging dan door wanneer je belastingaangifte doet voor de nieuwe structuur.

Angel-investeerders versus andere soorten investeerders

Voordat je financiering bij angel-investeerders gaat zoeken, is het goed om je te verdiepen in andere soorten investeerders voor start-ups. Hier is een overzicht van investeringsopties:

• Durfkapitalisten: durfkapitalisten (VC's of venture capitalists) zijn bedrijven of individuen die investeren in start-ups met een sterk groeipotentieel, meestal in ruil voor aandelen. In tegenstelling tot angel-investeerders investeren ze doorgaans in de latere stadia van de ontwikkeling van een start-up, nadat de onderneming enige markttrajectie heeft laten zien. VC's investeren grotere bedragen dan angel-investeerders en zijn meestal meer betrokken bij de koers van de onderneming. Ze streven naar aanzienlijk rendement en hebben doorgaans een agressievere visie op het opschalen van de onderneming en het realiseren van een exit binnen een bepaald tijdsbestek.

• Seed-fondsen: seed-fondsen zijn gespecialiseerde VC-fondsen die zich richten op investeringen in de vroege fase, vaak vóór angel-investeringen en grotere VC-rondes. Ze investeren in start-ups die de conceptfase achter zich hebben gelaten en een minimum viable product (MVP) of enige eerste tractie hebben.

• Incubators en accelerators: deze programma’s ondersteunen bedrijven in een vroeg stadium door middel van opleiding, mentorschap en financiering. Incubators richten zich meestal op de eerste ontwikkelingsfase en helpen ondernemers hun ideeën om te zetten in een levensvatbare onderneming. Accelerators daarentegen willen de groei van bestaande ondernemingen in korte tijd opschalen.

• Bedrijfsinvesteerders: sommige bedrijven investeren in start-ups om toegang te krijgen tot innovatieve technologieën, nieuwe markten te betreden of strategische partnerschappen te koesteren. Deze investeerders kunnen ruime middelen bieden, maar ze willen misschien meer dan alleen financieel rendement, zoals een aandeel in de technologie of zeggenschap over de koers van het bedrijf.

• Crowdfunding: hierbij wordt een klein bedrag opgehaald bij een groot aantal mensen, meestal via online platforms. Crowdfunding kan een goede optie zijn voor start-ups die hun product bij een breed publiek willen valideren, in contact willen komen met potentiële klanten en geld willen inzamelen zonder aandelen af te staan of schulden aan te gaan.

• Overheidssubsidies: in sommige sectoren – met name die waarbij wetenschappelijk onderzoek, schone technologie of maatschappelijke impact een rol spelen –kunnen overheidssubsidies financiering bieden zonder dat je aandelen hoeft af te staan.

• Peer-to-peer-leningen en schuldfinanciering: schuldfinanciering omvat leningen van financiële instellingen of peer-to-peer-leningplatforms. Dit soort financiering is voor start-ups in een vroeg stadium meestal moeilijker te verkrijgen en verplicht een start-up om de lening met rente terug te betalen, maar het verwaterd het eigendom niet.

• Familiekantoren: vermogende families hebben vaak particuliere adviesbureaus voor vermogensbeheer, ook wel familiekantoren genoemd, die rechtstreeks in start-ups investeren. Deze investeerders kunnen aanzienlijke financiering verstrekken en zijn mogelijk geïnteresseerd in investeringen op langere termijn, in vergelijking met traditionele VC's.

• Angel-groepen en -syndicaten: in tegenstelling tot individuele angel-investeerders bundelen angel-groepen of -syndicaten hun middelen om in start-ups te investeren. Deze groepen kunnen grotere bedragen aan kapitaal bieden en de expertise en netwerken van meerdere investeerders combineren.

Elk type investeerder biedt verschillende voordelen, verwachtingen en mate van betrokkenheid. Start-ups moeten zorgvuldig nadenken over hun ontwikkelingsfase, branche, financieringsbehoeften en het soort strategische relaties dat ze willen opbouwen, voordat ze beslissen met welk type investeerder ze in zee gaan.