หากคุณประกอบธุรกิจในสหรัฐอเมริกา คุณอาจคุ้นเคยกับความสําคัญของหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) เนื่องจากเอกสารทางธุรกิจ เช่น ใบอนุญาต จะต้องได้รับการต่ออายุเป็นประจํา เจ้าของธุรกิจรายใหม่จึงมักสงสัยว่า EIN หมดอายุหรือไม่ เมื่อต้องมีเอกสารและการปฏิบัติตามข้อกําหนดเกี่ยวกับการดําเนินธุรกิจเข้ามาเกี่ยวข้อง คุณจึงอาจหลงลืมรายละเอียดด้านการบริหารจัดการได้ง่ายๆ

คําตอบสั้นๆ คือไม่ EIN ของคุณไม่มีวันหมดอายุ เมื่อได้รับมอบหมายแล้ว หมายเลขนี้จะอยู่กับธุรกิจของคุณอย่างถาวร ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องอัปเดตหรือสมัครรับ EIN ใหม่ โดยเฉพาะเมื่อทําการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญกับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องรู้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• EIN คืออะไร และเหตุใดธุรกิจจึงต้องมีหมายเลข EIN
  
• หมายเลข EIN หมดอายุหรือไม่
  
• วิธีการทำให้ EIN มีผลตลอด
  
• จะเกิดอะไรขึ้นหากธุรกิจทำ EIN หาย
  
• ธุรกิจอาจต้องมี EIN ใหม่เมื่อใด
  
• วิธีอัปเดตข้อมูลธุรกิจที่เชื่อมโยงกับ EIN
  

EIN คืออะไร และเหตุใดธุรกิจจึงต้องมีหมายเลข EIN

EIN คือหมายเลข 9 หลักที่ไม่ซ้ํากัน ซึ่งออกโดยกรมสรรพากรของสหรัฐอเมริกา (IRS) เพื่อระบุตัวตนของธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษี เหมือนเป็นหมายเลขประกันสังคมสำหรับธุรกิจ หมายเลขนี้ใช้สําหรับกิจกรรมทางธุรกิจ เช่น การเปิดบัญชีธนาคารสําหรับธุรกิจ การยื่นภาษี และการจ้างพนักงาน

คุณต้องมี EIN หากมีแผนที่จะก่อตั้งบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน แม้ว่าคุณจะเป็นกิจการที่มีเจ้าของคนเดียว EIN ก็มีประโยชน์สำหรับการแยกการเงินส่วนบุคคลและการเงินของธุรกิจออกจากกัน นอกจากนี้ยังจําเป็นหากคุณต้องการจัดตั้งแผนเกษียณของ Keogh หรือมีส่วนเกี่ยวข้องกับองค์กรไม่แสวงผลกําไร

หมายเลข EIN หมดอายุหรือไม่

ไม่ EIN ไม่หมดอายุ เมื่อ IRS ออก EIN ให้ธุรกิจของคุณแล้ว หมายเลขนี้จะเป็นแบบถาวรและผูกกับธุรกิจของคุณไปตลอด แม้ว่าโครงสร้างหรือกรรมสิทธิ์ของธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลง แต่ EIN จะยังเหมือนเดิม เว้นแต่ IRS จะกําหนดให้คุณขอรับ EIN ใหม่โดยเฉพาะ (เช่น เปลี่ยนจากกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวเป็นบริษัท)

วิธีการทำให้ EIN มีผลตลอด

คุณไม่จําเป็นต้องดําเนินการใดๆ เพื่อรักษาให้ EIN มีผลใช้งาน แต่คุณต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของ IRS โดยการจ่ายภาษีธุรกิจและปฏิบัติตามข้อกําหนดการยื่นภาษี

ต่อไปนี้คือภาระหน้าที่ทางธุรกิจที่คุณต้องดําเนินการ

• ยื่นแบบแสดงภาษีประจําปี: ไม่ว่าคุณจะเป็นกิจการที่มีเจ้าของคนเดียว บริษัท ห้างหุ้นส่วน หรือบริษัทจํากัด (LLC) คุณต้องยื่นแบบคืนภาษีของรัฐบาลกลางในแต่ละปี หากคุณไม่ระบุ IRS อาจระบุ EIN ของคุณว่าไม่มีการใช้งานหรือไม่ปฏิบัติตามข้อกําหนด

• รายงานภาษีเงินเดือน: หากธุรกิจของคุณมีพนักงาน คุณต้องยื่นภาษีเงินเดือนและส่งแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง (เช่น 940 และ 941) ตามกำหนด การไม่ดําเนินการดังกล่าวอาจทําให้เกิดบทลงโทษและปัญหาเกี่ยวกับสถานะ EIN ของคุณได้

• ปฏิบัติตามข้อกําหนดของรัฐอยู่เสมอ: บางรัฐกําหนดให้ต้องส่งรายงานประจําปีหรือการยื่นภาษีแฟรนไชส์โดยขึ้นอยู่กับโครงสร้างธุรกิจของคุณ การยื่นตรงเวลาจะทําให้ธุรกิจของคุณมีสถานะที่น่าเชื่อถือ

• อัปเดตข้อมูลธุรกิจ: หากมีการเปลี่ยนแปลงชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หรือโครงสร้างการเป็นเจ้าของ โปรดแจ้ง IRS เพื่อเก็บข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดความสับสนหรือเกิดความล่าช้าในการยื่นเอกสาร

จะเกิดอะไรขึ้นหากธุรกิจทำ EIN หาย

หากหมายเลข EIN ของคุณหาย ไม่ต้องกังวลไป คุณสามารถกู้คืนได้ง่ายๆ IRS จะเก็บบันทึก EIN ของคุณไว้ และคุณจะดึงข้อมูลดังกล่าวได้หลายวิธี ดังนี้

• ตรวจสอบเอกสารที่ผ่านมา: ดูการยื่นภาษี เอกสารบัญชีธนาคารของธุรกิจ หรือบันทึกอื่นๆ ที่คุณอาจเคยใช้ EIN โดยมักจะระบุไว้ในแบบแสดงรายการภาษีหรือการโต้ตอบอย่างเป็นทางการกับ IRS

• ติดต่อ IRS: หากไม่พบข้อมูลนี้ในบันทึกของคุณ โปรดโทรติดต่อสาย Business & Specialty Tax ของ IRS ที่หมายเลข 1-800-829-4933 เจ้าหน้าที่จะขอให้คุณระบุข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ (เช่น ชื่อ ที่อยู่ และประเภทธุรกิจ) เพื่อยืนยันตัวตนของคุณก่อน จึงจะแจ้ง EIN ให้คุณทางโทรศัพท์

• ดูจดหมายยืนยัน IRS ของคุณ: เมื่อคุณสมัครขอ EIN ครั้งแรก IRS จะส่งจดหมายยืนยันทางอีเมลหรือทางไปรษณีย์ หากคุณยังคงมีจดหมายนี้อยู่ คุณสามารถดูหมายเลขในนั้นได้

แม้การทำ EIN หายจะไม่ส่งผลกระทบต่อสถานะของคุณ แต่คุณจำเป็นต้องกู้คืนข้อมูลนี้เพื่อให้ทันกับการยื่นภาษีและหน้าที่อื่นๆ ที่ต้องใช้หมายเลขดังกล่าว

ธุรกิจอาจต้องมี EIN ใหม่เมื่อใด

แม้คุณจะไม่ต้องขอ EIN ใหม่เมื่อเปลี่ยนชื่อธุรกิจหรือตําแหน่งที่ตั้ง แต่คุณอาจต้องขอหมายเลขใหม่ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เช่น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างธุรกิจหรือกรรมสิทธิ์ คุณควรตรวจสอบกับ IRS หรือเจ้าหน้าที่บัญชีของคุณเสมอเมื่อทําการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทําตามขั้นตอนที่ถูกต้อง

ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์หลักเมื่อ IRS กําหนดให้คุณขอรับ EIN ใหม่

• การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างธุรกิจ: หากคุณเปลี่ยนจากโครงสร้างทางกฎหมายหนึ่งมาเป็นอีกโครงสร้างหนึ่ง เช่น การเปลี่ยนจากกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวมาเป็นบริษัทจํากัด หรือการเป็นพาร์ทเนอร์กับ LLC คุณจะต้องมี EIN ใหม่ เพราะแต่ละโครงสร้างถือเป็นนิติบุคคลที่แตกต่างกัน

• การเปลี่ยนแปลงกรรมสิทธิ์: เมื่อธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของอย่างมีนัยสำคัญ หรือเมื่อโอนกรรมสิทธิ์ทั้งหมดให้กับบุคคลใหม่ โดยทั่วไปคุณจะต้องมี EIN ใหม่

• การก่อตั้งบริษัทใหม่: หากคุณเริ่มต้นบริษัทใหม่ แม้จะมาจากกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวหรือห้างหุ้นส่วนอยู่แล้ว คุณจะต้องมี EIN ใหม่

• การยื่นล้มละลาย: หากธุรกิจของคุณยื่นล้มละลายและได้รับการปรับโครงสร้างใหม่ คุณอาจจําเป็นต้องขอ EIN ใหม่

• การรับมรดกธุรกิจ: หากคุณสืบทอดธุรกิจปัจจุบันและตัดสินใจที่จะดําเนินธุรกิจในฐานะกิจการที่มีเจ้าของคนเดียว คุณจะต้องมี EIN ใหม่

วิธีอัปเดตข้อมูลธุรกิจที่เชื่อมโยงกับ EIN

หากต้องการอัปเดตข้อมูลที่เชื่อมโยงกับ EIN ของธุรกิจ คุณต้องแจ้ง IRS การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การอัปเดตหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลของธุรกิจ สามารถรายงานได้ในการแสดงรายการภาษีครั้งถัดไป หรือโดยโทรติดต่อสาย Business & Specialty Tax ของ IRS ที่ 1-800-829-4933 คุณควรแจ้งให้ IRS ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่สําคัญ ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หรือโครงสร้างกรรมสิทธิ์

ต่อไปนี้คือวิธีจัดการกับแต่ละสถานการณ์ดังต่อไปนี้

การเปลี่ยนชื่อธุรกิจ

หากคุณเป็นกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวหรือบริษัทจํากัดที่มีสมาชิกคนเดียว คุณสามารถส่งจดหมายถึง IRS เพื่อเปลี่ยนชื่อธุรกิจได้ ระบุ EIN ของคุณ ชื่อธุรกิจเดิม (หากมี) และชื่อธุรกิจใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณหรือบุคคลที่ได้รับอนุญาตได้ลงนามแล้ว และส่งไปให้สํานักงาน IRS ที่คุณยื่นภาษี

หากคุณเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน คุณสามารถรายงานการเปลี่ยนชื่อในการแสดงรายการภาษีประจําปี (แบบฟอร์ม 1120 สําหรับบริษัท แบบฟอร์ม 1065 สําหรับห้างหุ้นส่วน) หากเกิดขึ้นในช่วงกลางปี โปรดส่งจดหมายที่ลงนามโดยเจ้าหน้าที่หรือพาร์ทเนอร์ของบริษัทให้ IRS

การอัปเดตที่อยู่ กรรมสิทธิ์ หรือบุคคลที่รับผิดชอบ

หากธุรกิจของคุณมีการย้าย เปลี่ยนแปลงกรรมสิทธิ์ หรือมีฝ่ายที่รับผิดชอบใหม่ (บุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านการเงินหรือภาษีของธุรกิจ) คุณควรแจ้ง IRS ภายใน 60 วันโดยการยื่นแบบฟอร์ม 8822-B นี่เป็นแบบฟอร์มอย่างง่ายที่คุณสามารถส่งไปให้สํานักงาน IRS ที่ระบุไว้ในคำแนะนำของแบบฟอร์ม แม้ว่าคุณจะสามารถอัปเดตที่อยู่ในการยื่นภาษีครั้งถัดไปได้ แต่ IRS ก็ยังอยากทราบข้อมูลภายใน 60 วันเพื่อให้ส่งจดหมายไปยังที่อยู่ที่ถูกต้อง

การเปลี่ยนโครงสร้างธุรกิจของคุณ

หากคุณเปลี่ยนโครงสร้างธุรกิจ (เช่น เปลี่ยนจากกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวไปเป็นบริษัท) คุณอาจต้องใช้ EIN ใหม่ หากไม่ต้องการหมายเลขใหม่ ให้รายงานการเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณยื่นภาษีสําหรับโครงสร้างใหม่