Si diriges una empresa en los EE. UU., es probable que estés familiarizado con la importancia de un número de identificación del empleador (EIN). Dado que los documentos comerciales, como licencias y permisos, deben renovarse periódicamente, los propietarios de negocios nuevos a menudo se preguntan: ¿caduca un EIN? Con el papeleo y el cumplimiento que implica la gestión de una empresa, es fácil perder de vista estos detalles administrativos.

La respuesta es no, tu EIN no tiene fecha de caducidad. Una vez asignado, queda asignado a tu empresa de forma permanente. Sin embargo, en determinadas situaciones, es posible que debas actualizar o solicitar un nuevo EIN, especialmente cuando realices cambios importantes en tu empresa. Esto es lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el EIN y por qué lo necesitan las empresas?
  
• ¿Caduca un EIN?
  
• Cómo mantener un EIN activo
  
• ¿Qué pasa si una empresa pierde el EIN?
  
• ¿Cuándo puede una empresa necesitar un nuevo EIN?
  
• Cómo actualizar la información de la empresa vinculada a un EIN
  

¿Qué es el EIN y por qué lo necesitan las empresas?

El EIN es un número único de nueve dígitos expedido por la agencia tributaria estadounidense (IRS) para identificar una empresa a efectos fiscales, como el número de la Seguridad Social de tu empresa. Se utiliza para actividades empresariales como abrir una cuenta bancaria comercial, declarar impuestos y contratar empleados.

Necesitas un EIN si tienes previsto formar una sociedad anónima o una sociedad colectiva. Incluso si eres propietario único, un EIN puede ser útil para separar tus finanzas personales de las de tu empresa. También es obligatorio si deseas establecer un plan de jubilación Keogh o si estás involucrado con organizaciones sin ánimo de lucro.

¿Caduca un EIN?

No, el EIN no caduca. Una vez que el IRS expide un EIN para tu empresa, este es permanente y queda asociado a tu negocio durante toda su vida. Incluso si la empresa cambia de estructura o propietario, el EIN generalmente se mantiene igual a menos que el IRS específicamente exija que obtengas uno nuevo (p. ej., si una empresa unipersonal se transforma en una corporación).

Cómo mantener activo un EIN

No necesitas hacer nada específico para mantener tu EIN activo. Sin embargo, debes cumplir con las regulaciones del IRS pagando impuestos comerciales y siguiendo los requisitos para declarar tus impuestos.

Estas son algunas de las obligaciones comerciales que debes cumplir:

• Presenta las declaraciones anuales de impuestos: Seas propietario único, corporación, sociedad colectiva o compañía de responsabilidad limitada (LLC), debes presentar declaraciones de impuestos federales cada año. Si no lo haces, el IRS podría marcar tu EIN por inactividad o incumplimiento.

• Declara los impuestos sobre la nómina: Si tu empresa tiene empleados, debes presentar los impuestos sobre la nómina y presentar los formularios correspondientes (como 940 y 941) en tiempo y forma. No hacerlo puede dar lugar a sanciones y problemas con tu estatus de EIN.

• Mantente al día con los requisitos estatales: Algunos estados exigen informes anuales o declaraciones de impuestos sobre franquicias dependiendo de la estructura de tu empresa. Presentar la declaración a tiempo garantiza que tu empresa esté en regla.

• Actualiza la información de tu empresa: Si hay un cambio en el nombre, la dirección o la estructura de propiedad de la empresa, comunícalo al IRS para mantener tus registros actualizados. Esto ayuda a evitar confusiones o retrasos en la presentación.

¿Qué pasa si una empresa pierde el EIN?

Si pierdes tu EIN, no te preocupes, recuperarlo es fácil. El IRS mantiene un registro de tu EIN y puedes recuperarlo de varias maneras:

• Revisa documentos anteriores: Revisa todas las declaraciones fiscales, documentos de cuentas bancarias comerciales u otros registros en los que podrías haber usado tu EIN. A menudo aparece en las declaraciones de impuestos o en la correspondencia oficial del IRS.

• Ponte en contacto con el IRS: Si no puedes encontrarlo en tus registros, puedes llamar al 1-800-829-4933 (Línea de Impuestos Comerciales y Especializados del IRS). Te pedirán información de identificación sobre tu empresa (como el nombre, la dirección y el tipo de empresa) para verificar tu identidad antes de proporcionar tu EIN por teléfono.

• Mira tu carta de confirmación del IRS: Cuando solicitaste el EIN por primera vez, el IRS te envió una carta de confirmación por correo postal o electrónico. Si conservas esta carta, podrás recuperar el número allí.

Si bien la pérdida del EIN no afecta a tu posición, es importante recuperarlo para estar al tanto de las declaraciones de impuestos y otras obligaciones que requieren el número.

¿Cuándo puede una empresa necesitar un nuevo EIN?

Si bien cambiar el nombre o la ubicación de tu empresa no requerirá un nuevo EIN, es posible que necesites un nuevo número si se producen otros cambios, como la estructura o la propiedad de la empresa. Siempre es una buena idea consultar con el IRS o tu asesor fiscal al realizar cambios para asegurarte de estar siguiendo los procesos correctos.

Estas son las principales situaciones en las que el IRS requiere que obtengas un nuevo EIN:

• Cambios en la estructura empresarial: Si cambias de una estructura legal a otra, como la conversión de una empresa unipersonal a una sociedad o de una sociedad colectiva a una LLC, necesitarás un nuevo EIN. Cada estructura se trata como una persona jurídica distinta.

• Cambio de titularidad: Cuando una empresa sufre cambios sustanciales de propiedad o cuando la totalidad de la propiedad se transfiere a una nueva parte, normalmente se requiere un nuevo EIN.

• Formación de una nueva corporación: Si creas una nueva sociedad anónima, incluso a partir de una empresa unipersonal o sociedad colectiva, necesitarás un EIN nuevo.

• Declararse en bancarrota: Si tu empresa se declara en bancarrota y se reorganiza, es posible que necesites un nuevo EIN.

• Heredar un negocio: Si heredas una empresa existente y decides gestionarla como empresa unipersonal, necesitarás un nuevo EIN.

Cómo actualizar la información de la empresa vinculada a un EIN

Para actualizar la información relacionada con el EIN de tu empresa, debes informar al IRS. Los cambios menores, como actualizar el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de su empresa, se pueden comunicar en tu próxima declaración de impuestos o llamando al 1-800-829-4933 (Línea de Impuestos Comerciales y Especializados del IRS). Debes informar al IRS de los cambios importantes, como las modificaciones en el nombre de la empresa, la dirección o la estructura de los propietarios.

A continuación se explica cómo abordar cada una de estas situaciones:

Cómo cambiar el nombre de tu empresa

Si eres propietario individual o una LLC unipersonal, puedes enviar una carta al IRS para cambiar el nombre de tu empresa. Incluye tu EIN, el antiguo nombre de la empresa (si corresponde) y el nuevo nombre de la empresa. Asegúrate de que o bien tú o una persona autorizada lo haya firmado, y envíalo a la oficina del IRS donde declaras tus impuestos.

Si diriges una sociedad anónima o sociedad colectiva, puedes informar un cambio de nombre en tu declaración anual de impuestos (Formulario 1120 para sociedades anónimas, Formulario 1065 para sociedades colectivas). Si ocurre a mitad de año, envía al IRS una carta firmada por un directivo o un socio corporativo.

Cómo actualizar la dirección, la propiedad o la parte responsable

Si tu empresa se muda, cambia de propietario o recibe una nueva parte responsable (alguien a cargo de las finanzas o los impuestos de tu empresa), debes comunicarlo al IRS en un plazo de 60 días mediante la presentación del formulario 8822-B. Es un formulario sencillo que puedes enviar por correo a la oficina del IRS que figura en las instrucciones del formulario. Si bien también puedes actualizar tu dirección en tu próxima declaración de impuestos, es preferible que el IRS lo sepa en un plazo de 60 días para que el correo vaya al lugar correcto.

Cómo cambiar la estructura de tu empresa

Si vas a cambiar la estructura de tu empresa (p. ej., para pasar de ser una empresa unipersonal a una sociedad anónima), es probable que necesites un nuevo EIN. Si no necesitas un nuevo número, informa del cambio cuando presentes los impuestos para la nueva estructura.