Si diriges una empresa en los EE. UU., es probable que estés familiarizado con la importancia de un número de identificación de empleador (EIN). Dado que los documentos comerciales, como licencias y permisos, deben renovarse regularmente, los nuevos propietarios de negocios a menudo se preguntan: ¿el EIN tiene vencimiento? Con el papeleo y el cumplimiento de la normativa que implica la gestión de una empresa, es fácil perder de vista estos detalles administrativos.

La respuesta corta es no, tu EIN no tiene fecha de vencimiento. Una vez que se asigna, se queda en tu empresa de forma permanente. Sin embargo, en ciertos escenarios, es posible que debas actualizar o solicitar un nuevo EIN, especialmente cuando realices cambios importantes en tu empresa. Esto es lo que debes saber.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un EIN y por qué las empresas necesitan uno?
  
• ¿El EIN tiene vencimiento?
  
• Cómo mantener un EIN activo
  
• ¿Qué sucede si una empresa pierde su EIN?
  
• ¿Cuándo una empresa puede necesitar un nuevo EIN?
  
• Cómo actualizar la información de la empresa vinculada a un EIN
  

¿Qué es un EIN y por qué las empresas necesitan uno?

Un EIN es un número único de nueve dígitos emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) en los EE. UU. para identificar a una empresa a efectos fiscales, como si fuera un número de seguridad social de tu empresa. Se utiliza para actividades comerciales como abrir una cuenta bancaria comercial, declarar impuestos y contratar empleados.

Necesitas un EIN si planeas formar una corporación o sociedad colectiva. Incluso si eres propietario único, un EIN puede ser útil para separar tus finanzas personales de las de tu empresa. También es necesario si deseas crear un plan de jubilación Keogh o si participas en organizaciones sin fines de lucro.

¿El EIN tiene vencimiento?

No, el EIN no vence. Una vez que el IRS emite un EIN para tu empresa, este es permanente y permanece asociado a tu empresa durante toda su vida. Incluso si la empresa cambia de estructura o propietario, el EIN generalmente sigue siendo el mismo, a menos que el IRS específicamente requiera que obtengas uno nuevo (por ejemplo, al convertir una empresa unipersonal en una corporación).

Cómo mantener un EIN activo

No necesitas hacer nada específico para mantener tu EIN activo. Pero debes cumplir con las normativas del IRS, pagar impuestos comerciales y cumplir con los requisitos de presentación.

Estas son algunas de las obligaciones comerciales que debes cumplir:

• Presentar declaraciones de impuestos anuales: Independientemente de si eres un propietario único, una sociedad constituida, una sociedad colectiva o una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), debes presentar declaraciones de impuestos federales cada año. Si no lo haces, el IRS podría marcar tu EIN por inactividad o incumplimiento.

• Declara los impuestos sobre la nómina: Si tu empresa tiene empleados, debes declarar los impuestos sobre la nómina y presentar los formularios correspondientes (como 940 y 941) a tiempo. Si no lo haces, puedes recibir sanciones y tener problemas con el estado de tu EIN.

• Mantente al día con los requisitos estatales: Algunos estados exigen informes anuales o presentaciones de impuestos sobre franquicias, según la estructura de tu empresa. Presentar las declaraciones a tiempo mantiene a tu empresa en regla.

• Actualiza la información de la empresa: Si hay un cambio en el nombre de la empresa, la dirección o la estructura de propiedad, notifica al IRS para mantener tus registros actualizados. Esto ayuda a evitar confusiones o retrasos en la presentación.

¿Qué sucede si una empresa pierde su EIN?

Si pierdes tu EIN, no te preocupes, es fácil recuperarlo. El IRS mantiene un registro de tu EIN y puedes recuperarlo de varias maneras:

• Revisa los documentos anteriores: Revisa todas las declaraciones de impuestos, documentos de cuentas bancarias de la empresa u otros registros en los que podrías haber utilizado tu EIN. A menudo aparece en las declaraciones de impuestos o en la correspondencia oficial del IRS.

• Comunícate con el IRS: Si no puedes encontrarlo en tus registros, puedes llamar a la Línea de Impuestos Especiales y de Negocios del IRS al 1-800-829-4933. Te pedirán información de identificación de tu empresa (como el nombre, la dirección y el tipo de empresa) para verificar tu identidad antes de proporcionar tu EIN por teléfono.

• Revisa tu carta de confirmación del IRS: Cuando solicitaste el EIN por primera vez, el IRS te envió una carta de confirmación por correo postal o electrónico. Si todavía tienes esta carta, puedes recuperar el número allí.

Si bien perder tu EIN no afecta tu situación, es importante recuperarlo para estar al tanto de las declaraciones de impuestos y otras obligaciones que requieren el número.

¿Cuándo una empresa puede necesitar un nuevo EIN?

Si bien cambiar el nombre o la ubicación de tu empresa no requerirá un nuevo EIN, es posible que necesites un nuevo número en caso de que se produzcan otros cambios, como la estructura o la propiedad de la empresa. Siempre es recomendable consultar al IRS o a tu contador cuando hagas cambios para asegurarte de que estás siguiendo los procesos correctos.

Estas son las principales situaciones en las que el IRS requiere que obtengas un nuevo EIN:

• Cambios en la estructura empresarial: Si cambias de una estructura legal a otra, como pasar de una empresa unipersonal a una sociedad anónima o de una sociedad colectiva a una LLC, necesitarás un nuevo EIN. Cada estructura se trata como una entidad jurídica distinta.

• Cambio de titularidad: Cuando una empresa experimenta cambios sustanciales de propiedad o cuando la propiedad total se transfiere a una nueva parte, generalmente se requiere un nuevo EIN.

• Formación de una nueva corporación: Si comienzas una nueva corporación, incluso a partir de una empresa unipersonal o sociedad existente, necesitarás un nuevo EIN.

• Presentación de quiebra: Si tu empresa presenta la quiebra y se reorganiza, es posible que sea necesario un nuevo EIN.

• Herencia de un negocio: Si heredas una empresa existente y decides administrarla como empresa unipersonal, necesitarás un nuevo EIN.

Cómo actualizar la información de la empresa vinculada a un EIN

Para actualizar la información vinculada al EIN de tu empresa, debes informar al IRS. Los cambios menores, como actualizar el número de teléfono o la dirección de correo electrónico de tu empresa, se pueden informar en tu próxima declaración de impuestos o llamando a la Línea de Impuestos Comerciales y Especiales del IRS al 1-800-829-4933. Debes informar al IRS los cambios importantes, incluidos los cambios en el nombre de la empresa, dirección o estructura de propiedad.

A continuación, se explica cómo abordar cada uno de estos escenarios:

Cómo cambiar el nombre de tu empresa

Si eres propietario único o una LLC de un solo miembro, puedes enviar una carta al IRS para cambiar el nombre de tu empresa. Incluye tu EIN, el nombre anterior de la empresa (si corresponde) y el nuevo nombre de la empresa. Asegúrate de que tú o una persona autorizada lo haya firmado y envíalo a la oficina del IRS donde presentes tus impuestos.

Si diriges una sociedad constituida o una sociedad colectiva, puedes informar un cambio de nombre en tu declaración anual de impuestos (Formulario 1120 para sociedades constituidas, Formulario 1065 para sociedades colectivas). Si ocurre a mitad de año, envía al IRS una carta firmada por un funcionario o socio corporativo.

Cómo actualizar tu dirección, propiedad o parte responsable

Si tu empresa se muda, cambia de dueño o tiene una nueva parte responsable (alguien a cargo de las finanzas o los impuestos de tu empresa), debes notificar al IRS dentro de los 60 días mediante la presentación del Formulario 8822-B. Es un formulario simple que puedes enviar por correo a la oficina del IRS que aparece en las instrucciones del formulario. Si bien también puedes actualizar tu dirección en tu próxima declaración de impuestos, el IRS prefiere saberlo dentro de los 60 días para que el correo llegue al lugar correcto.

Cómo cambiar la estructura de tu empresa

Si vas a cambiar la estructura de tu empresa (por ejemplo, al pasar de una empresa unipersonal a una sociedad constituida), es probable que necesites un nuevo EIN. Si no necesitas un número nuevo, informa el cambio cuando presentes tus impuestos para la nueva estructura.