Se gestisci un'attività negli Stati Uniti, probabilmente conosci l'importanza del numero di identificazione del datore di lavoro (Employer Identification Number o EIN). Poiché i documenti aziendali come licenze e permessi devono essere rinnovati regolarmente, i nuovi imprenditori spesso si chiedono: il numero EIN ha una scadenza? Con tutta la burocrazia e gli obblighi di conformità richiesti per gestire un'attività, è facile perdere di vista questi dettagli amministrativi.

La risposta è no: il tuo EIN non ha una data di scadenza. Una volta assegnato, l'EIN rimane sempre associato alla tua attività. In alcuni scenari, tuttavia, potrebbe essere necessario aggiornare o richiedere un nuovo numero EIN, soprattutto quando si apportano modifiche importanti alla propria attività. Ecco cosa c'è da sapere.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un numero EIN e perché le attività ne hanno bisogno?
  
• Il numero EIN ha una scadenza?
  
• Come mantenere attivo un numero EIN
  
• Cosa succede se un'attività perde il suo EIN?
  
• Ci sono casi in cui un'attività potrebbe aver bisogno di un nuovo EIN?
  
• Come aggiornare le informazioni sull'attività collegate a un numero EIN
  

Cos'è un numero EIN e perché le attività ne hanno bisogno?

L'EIN è un numero univoco di nove cifre rilasciato negli Stati Uniti dall'Internal Revenue Service (IRS) per identificare un'attività a fini fiscali; è una sorta di numero di previdenza sociale per la tua attività. Viene utilizzato per operazioni quali l'apertura di un conto bancario aziendale, la dichiarazione dei redditi e l'assunzione di dipendenti.

Per costituire una società o una partnership è necessario un numero EIN. Anche se sei un titolare di ditta individuale, il numero EIN può essere utile per separare le finanze personali da quelle aziendali. È inoltre necessario per istituire un piano pensionistico Keogh o per collaborare con organizzazioni non profit.

Il numero EIN ha una scadenza?

No, il numero EIN non ha scadenza. Quando l'IRS rilascia un EIN a un'attività, questo numero è permanente e rimane associato all'attività per tutta la sua durata. Anche se l'attività cambia struttura o proprietà, il numero EIN rimane generalmente invariato, a meno che l'IRS non indichi espressamente che è necessario richiederne uno nuovo (ad esempio la trasformazione da ditta individuale a società).

Come mantenere attivo un numero EIN

Per mantenere attivo un numero EIN non bisogna fare nulla di particolare. Tuttavia, è necessario rispettare le norme dell'IRS pagando le tasse aziendali e rispettando i requisiti di presentazione delle dichiarazioni.

Ecco alcuni obblighi aziendali che devi rispettare:

• Presenta la dichiarazione dei redditi annuale: Che tu sia una ditta individuale, una società, una partnership o una società a responsabilità limitata (LLC), devi presentare la dichiarazione dei redditi federale ogni anno. In caso contrario, l'IRS potrebbe segnalare il tuo EIN per inattività o non conformità.

• Dichiara le imposte sui salari: Se la tua attività ha dei dipendenti, devi presentare in tempo la dichiarazione dei redditi e i moduli appropriati (ad esempio 940 e 941). In caso contrario, potresti incorrere in sanzioni e problemi con lo stato dell'EIN.

• Rimani aggiornato sui requisiti statali: Alcuni stati richiedono relazioni annuali o dichiarazioni dell'imposta sul franchising a seconda della struttura aziendale. Se la dichiarazione è stata presentata entro le tempistiche, la tua attività è in regola.

• Aggiorna le informazioni sull'attività: Se ragione sociale, indirizzo o assetto proprietario cambiano, comunica all'IRS di aggiornare i tuoi dati. In questo modo si evitano confusione o ritardi nella presentazione della dichiarazione.

Cosa succede se un'attività perde il suo EIN?

Se perdi il tuo EIN, non preoccuparti: è facile da recuperare. Tutti gli EIN sono registrati presso l'IRS ed è possibile recuperarli in vari modi:

• Controlla i documenti precedenti: Cerca il tuo EIN in tutte le dichiarazioni fiscali, nei documenti bancari aziendali o in altri documenti in cui potresti averlo utilizzato. Spesso viene indicato nelle dichiarazioni dei redditi o nella corrispondenza ufficiale dell'IRS.

• Contatta l'IRS: Se non riesci a trovarlo nei tuoi documenti, puoi chiamare l'IRS Business & Specialty Tax Line al numero 1-800-829-4933. Ti chiederanno informazioni identificative sulla tua attività (come il nome, l'indirizzo e il tipo di attività) per verificare la tua identità prima di fornirti il tuo EIN per telefono.

• Cerca la lettera di conferma dell'IRS: Quando hai fatto inizialmente richiesta dell'EIN, l'IRS ti ha inviato una lettera di conferma per posta o email. Se hai ancora questa lettera, puoi recuperare il numero da qui.

Anche se la perdita del numero EIN non influisce sulla tua reputazione, è importante recuperarlo per essere in regola con le dichiarazioni dei redditi e gli altri obblighi per i quali questo numero è obbligatorio.

Ci sono casi in cui un'attività potrebbe aver bisogno di un nuovo EIN?

Per la variazione della ragione sociale o della sede non è necessario un nuovo numero EIN ma potresti doverne richiedere uno nuovo numero in caso di altre modifiche, come variazioni nella struttura o nell'assetto proprietario. Quando si apportano modifiche, è sempre consigliabile consultare l'IRS o il proprio commercialista per assicurarsi di seguire le procedure corrette.

Ecco i principali casi in cui l'IRS richiede di ottenere un nuovo numero EIN:

• Modifica della struttura aziendale: Se passi da una struttura giuridica a un'altra, ad esempio se passi da ditta individuale a società o da una partnership a una LLC, sarà necessario un nuovo EIN. Ogni struttura viene considerata come un'entità giuridica distinta.

• Cambio di proprietà: Quando un'attività subisce cambiamenti sostanziali di proprietà o quando l'intera proprietà viene trasferita a un nuovo soggetto, in genere è necessario un nuovo numero EIN.

• Costituzione di una nuova società: Se costituisci una nuova società, anche da una ditta individuale o partnership esistente, sarà necessario un nuovo EIN.

• Presentazione di un'istanza di fallimento: Se la tua attività presenta un'istanza di fallimento e viene riorganizzata, potrebbe essere necessario un nuovo numero EIN.

• Ereditare un'attività: Se erediti un'attività esistente e decidi di gestirla come ditta individuale, sarà necessario un nuovo EIN.

Come aggiornare le informazioni sull'attività collegate a un numero EIN

Per aggiornare le informazioni collegate al numero EIN della tua attività, devi darne comunicazione all'IRS. Modifiche minori, come l'aggiornamento del numero di telefono o dell'indirizzo email dell'azienda, possono essere implementate nella dichiarazione dei redditi successiva o chiamando la Business & Specialty Tax Line dell'IRS al numero 1-800-829-4933. È opportuno comunicare all'IRS cambiamenti importanti, tra cui la variazione di ragione sociale, indirizzo o assetto proprietario.

Ecco come gestire la variazione di questi dati:

Variazione di ragione sociale

Se sei una ditta individuale o una LLC unipersonale, puoi inviare all'IRS una lettera per modificare la ragione sociale. Includi il tuo EIN, la vecchia ragione sociale (se applicabile) e la nuova ragione sociale. Assicurati che sia firmata da te o da una persona autorizzata e inviala all'ufficio dell'IRS dove presenti la dichiarazione dei redditi.

Se sei titolare di una società o partnership, puoi segnalare il cambio di ragione sociale nella dichiarazione dei redditi annuale (modulo 1120 per le società, modulo 1065 per le partnership). Se la modifica si verifica a metà anno, invia all'IRS una lettera firmata da un funzionario o partner dell'azienda.

Cambio di indirizzo, proprietà o responsabile

Se la tua attività si trasferisce, cambia proprietà o assume un nuovo responsabile (una figura che sia responsabile delle finanze o delle imposte della tua attività), devi darne comunicazione all'IRS entro 60 giorni compilando il modulo 8822-B. È un modulo semplice che puoi spedire all'ufficio dell'IRS indicato nelle istruzioni del modulo. Sebbene sia possibile aggiornare l'indirizzo nella dichiarazione dei redditi successiva, l'IRS preferisce esserne informato entro 60 giorni, così da inviare la corrispondenza all'indirizzo corretto.

Variazione della struttura aziendale

Per una variazione della struttura aziendale (ad esempio da ditta individuale a società), probabilmente sarà necessario un nuovo EIN. Se non è necessario un nuovo numero, segnala la variazione quando presenti la dichiarazione dei redditi per la nuova struttura.