Se você administra uma empresa nos EUA, provavelmente conhece a importância do Número de Identificação do Empregador (EIN). Como documentos comerciais, como licenças e permissões, precisam ser renovados regularmente, os novos empresários costumam se perguntar: um EIN vence? Com a burocracia e a conformidade envolvidas na administração de uma empresa, é fácil perder o controle desses detalhes administrativos.

A resposta curta é não, seu EIN não tem uma data de validade. Depois de atribuído, ele fica permanentemente associado à sua empresa. Em alguns cenários, no entanto, pode ser necessário atualizar ou solicitar um novo EIN, especialmente no caso de alterações importantes na empresa. Veja tudo que você precisa saber.

Neste artigo:

• O que é um EIN e por que as empresas precisam dele?
  
• O EIN expira?
  
• Como manter um EIN ativo
  
• O que acontece se uma empresa perder o EIN?
  
• Quando uma empresa pode precisar de um novo EIN?
  
• Como atualizar dados comerciais vinculados a um EIN
  

O que é um EIN e por que as empresas precisam dele?

Um EIN é um número único de nove dígitos emitido pelo Internal Revenue Service (IRS) nos EUA para identificar uma empresa para fins fiscais, como se fosse um Número de Seguridade Social para a empresa. Ele é usado para atividades comerciais, como abrir uma conta bancária de pessoa jurídica, declarar impostos e contratar funcionários.

Você precisa de um EIN se planeja abrir uma corporação ou sociedade. Mesmo que você seja um empresário individual, um EIN pode ser útil para separar suas finanças pessoais e empresariais. Ele também é necessário se você deseja criar um plano de aposentadoria Keogh ou está envolvido com organizações sem fins lucrativos.

O EIN expira?

Não, o EIN não expira. Depois que o IRS emite um EIN para sua empresa, ele é permanente e permanece associado à sua empresa por toda a sua vida útil. Mesmo que a empresa mude de estrutura ou propriedade, o EIN normalmente permanece o mesmo, exceto se o IRS exigir especificamente que você obtenha um novo (por exemplo, conversão de empresário individual em uma corporação).

Como manter um EIN ativo

Você não precisa fazer nada específico para manter seu EIN ativo. Mas você precisa cumprir regulamentos do IRS pagando impostos comerciais e cumprindo os requisitos de declaração.

Aqui estão algumas obrigações comerciais que você precisa cumprir:

• Apresentar declarações fiscais anuais: se você é empresário individual, corporação, sociedade ou sociedade de responsabilidade limitada (LLC), deve declarar impostos federais todos os anos. Caso contrário, o IRS pode sinalizar seu EIN por inatividade ou não conformidade.

• Informe os impostos sobre a folha de pagamento: se a sua empresa tiver funcionários, você deverá declarar os impostos sobre a folha de pagamento e enviar os informes apropriados (como 940 e 941) no prazo. Caso contrário, ficará sujeito a penalidades e problemas com o status do seu EIN.

• Mantenha-se atualizado com as exigências estaduais: alguns estados exigem declarações anuais ou declarações de impostos sobre franquia, dependendo da estrutura da empresa. A declaração pontual mantém sua empresa adimplente.

• Atualização dos dados comerciais: se houver uma alteração no nome, endereço ou estrutura de propriedade da empresa, notifique o IRS para manter seus registros atualizados. Isso ajuda a evitar confusões ou atrasos na declaração.

O que acontece se uma empresa perder o EIN?

Se você perder seu EIN, não se preocupe, é fácil recuperá-lo. O IRS mantém um registro do seu EIN e você pode recuperá-lo de algumas maneiras:

• Confira os documentos anteriores: examine declarações fiscais, documentos de conta bancária empresarial ou outros registros em que você possa ter usado seu EIN. Geralmente, ele é listado em declarações de impostos ou na correspondência oficial do IRS.

• Entre em contato com o IRS: se você não encontrar o EIN em seus registros, ligue para a linha do IRS Business & Specialty Tax em 1-800-829-4933. Você terá de informar dados de identificação sobre a empresa (como nome, endereço e tipo de empresa) para verificar sua identidade antes de receber o EIN por telefone.

• Veja a carta de confirmação do IRS: quando você solicitou o EIN, o IRS enviou uma carta de confirmação por correio ou e-mail. Se você ainda tiver essa carta, poderá recuperar o número lá.

Embora perder o EIN não afete sua reputação, é importante recuperá-lo para acompanhar as declarações de impostos e outras obrigações que exigem esse número.

Quando uma empresa pode precisar de um novo EIN?

Embora a alteração do nome ou localização da empresa não exija um novo EIN, você pode precisar de um novo número para outras alterações, como estrutura ou propriedade da empresa. Ao fazer alterações, é sempre uma boa ideia consultar o IRS ou seu contador para garantir que você está seguindo os processos corretos.

Estas são as principais situações em que o IRS exige que você obtenha um novo EIN:

• Mudança na estrutura do negócio: se você mudar de uma estrutura jurídica para outra, como a conversão de empresário individual em uma corporação ou de uma sociedade em uma LLC, será necessário obter um novo EIN. Cada estrutura é tratada como uma pessoa jurídica distinta.

• Mudança de propriedade: quando uma empresa sofre mudanças substanciais de propriedade ou quando toda a propriedade é transferida para uma nova parte, geralmente precisa de um novo EIN.

• Abertura de uma nova corporação: mesmo que você seja um empresário individual ou uma sociedade, precisará de um novo EIN se abrir uma nova corporação.

• Pedido de falência: se sua empresa pedir falência e for reorganizada, poderá precisar de um novo EIN.

• Herança de uma empresa: se você herdar uma empresa existente e decidir administrá-la como empresário individual, precisará de um novo EIN.

Como atualizar dados comerciais vinculados a um EIN

Para atualizar os dados vinculados ao EIN da empresa, você deve informar o IRS. Pequenas alterações, como a atualização do telefone ou endereço de e-mail da empresa, podem ser informadas na sua próxima declaração de imposto ou ligando para a linha do IRS Business & Specialty Tax em 1-800-829-4933. Você deve informar o IRS sobre alterações importantes, incluindo mudança no nome, endereço ou estrutura de propriedade da empresa.

Veja como abordar cada um desses cenários:

Mudança no nome da empresa

Se você é empresário individual ou LLC de propriedade individual, pode enviar ao IRS uma carta de alteração do nome da empresa. Inclua o EIN, o nome anterior da empresa (se aplicável) e o novo nome da empresa. Confirme se a carta está assinada por você ou por uma pessoa autorizada e envie-a à unidade do IRS onde você declara seus impostos.

Se você administra uma corporação ou sociedade, pode informar uma mudança de nome na sua declaração anual de impostos (informe 1120 para corporações ou informe 1065 para sociedades). Se isso acontecer no meio do ano, envie ao IRS uma carta assinada por um diretor ou sócio da empresa.

Atualização de endereço, propriedade ou parte responsável

Se sua empresa mudar, alterar a propriedade ou acrescentar uma parte responsável (alguém responsável pelas finanças ou impostos da empresa), você deverá notificar o IRS dentro de 60 dias declarando o informe 8822-B. É um formulário simples que você pode enviar para a unidade do IRS informada nas instruções do formulário. Você também pode atualizar seu endereço na próxima declaração de imposto de renda, mas o IRS prefere saber em até 60 dias para garantir que a correspondência seja enviada para o endereço correto.

Alteração da estrutura da empresa

Se você alterar a estrutura da empresa (passando de empresário individual para corporação, por exemplo), provavelmente precisará de um novo EIN. Se não precisar de um novo número, relate a alteração na declaração dos impostos para a nova estrutura.