Si vous dirigez une entreprise aux États-Unis, vous connaissez probablement l’importance d’un numéro d’identification d’employeur (EIN). Étant donné que les documents commerciaux tels que les licences et les permis doivent être régulièrement renouvelés, les nouveaux propriétaires d’entreprise se demandent souvent si un EIN expire. Avec la paperasse et la conformité impliquées dans la gestion d’une entreprise, il est facile de perdre la trace de ces détails administratifs.

La réponse courte est non, votre EIN n’a pas de date d’expiration. Une fois qu’il est attribué, il reste associé à votre entreprise. Toutefois, dans certains cas, vous devrez peut-être mettre à jour votre entreprise ou en demander un nouveau, notamment si vous apportez des modifications majeures à votre entreprise. Voici ce que vous devez savoir.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin?
  
• Un EIN a-t-il une date d’expiration?
  
• Comment conserver un EIN actif
  
• Que se passe-t-il si une entreprise perd son EIN?
  
• Quand une entreprise peut-elle avoir besoin d’un nouvel EIN?
  
• Comment mettre à jour les informations d’entreprise associées à un EIN
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres émis par l’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis pour identifier une entreprise à des fins fiscales, comme le numéro de sécurité sociale de votre entreprise. Il est utilisé pour des activités commerciales telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la déclaration de revenus et l’embauche d’employés.

Vous avez besoin d’un EIN si vous envisagez de créer une entreprise ou un partenariat. Même si vous êtes un entrepreneur individuel, un EIN peut être utile pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise. Il est également requis si vous souhaitez mettre en place un régime de retraite Keogh ou si vous êtes impliqué dans des organismes à but non lucratif.

Un EIN expire-t-il?

Non, un EIN n’a pas de date d’expiration. Une fois que l’IRS attribue un EIN à votre entreprise, celui-ci est permanent et reste associé à votre entreprise pendant toute sa vie. Même si l’entreprise change de structure ou de propriétaire, l’EIN reste généralement le même, sauf si l’IRS vous oblige spécifiquement à en obtenir un nouveau (par exemple, lors de la conversion d’une entreprise individuelle à une entreprise).

Comment garder un EIN actif

Vous n’avez rien de particulier à faire pour que votre EIN reste actif. Toutefois, vous devez vous conformer aux réglementations de l’IRS en payant des impôts professionnels et en suivant les exigences en matière de déclaration.

Voici quelques-unes des obligations professionnelles que vous devez respecter :

• Produire des déclarations de revenus annuelles : Que vous soyez une entreprise individuelle, une entreprise de type C, une société de personnes ou une société à responsabilité limitée (SARL), vous devez produire une déclaration de revenus fédérale chaque année. Si ce n’est pas le cas, l’IRS peut signaler votre EIN pour cause d’inactivité ou de non-conformité.

• Déclarer les charges sociales : Si votre entreprise a des employés, vous devez produire votre déclaration de revenus sur les salaires et soumettre les formulaires appropriés (tels que 940 et 941) dans les délais. Le non-respect de cette consigne peut entraîner des pénalités et des problèmes avec votre statut EIN.

• Restez à jour avec les exigences de l’État : Certains États exigent des rapports annuels ou des déclarations fiscales de franchise en fonction de la structure de votre entreprise. Produire votre déclaration à temps permet à votre entreprise de rester en règle.

• Mettre à jour les informations sur l’entreprise : En cas de changement de nom, d’adresse ou de structure de propriété de l’entreprise, informez l’IRS pour qu’il tienne vos dossiers à jour. Cela permet d’éviter toute confusion ou tout retard dans la production des déclarations.

Que se passe-t-il si une entreprise perd son EIN?

Si vous perdez votre EIN, ne vous inquiétez pas, il est facile de le récupérer. L’IRS conserve une trace de votre numéro EIN et vous pouvez le récupérer de plusieurs façons :

• Vérifier les documents précédents : Examinez toutes les déclarations fiscales, les documents relatifs aux comptes bancaires professionnels ou les autres documents dans lesquels vous pourriez avoir utilisé votre EIN. Il figure souvent dans les déclarations de revenus ou dans la correspondance officielle de l’IRS.

• Contacter l’IRS : Si vous ne le trouvez pas dans vos dossiers, vous pouvez appeler la ligne fiscale des entreprises et des spécialités de l’IRS au 1 800 829-4933. Ils vous demanderont des informations d’identification sur votre entreprise (telles que le nom, l’adresse et le type d’entreprise) afin de vérifier votre identité avant de communiquer votre EIN par téléphone.

• Consulter votre lettre de confirmation de l’IRS : Lorsque vous avez fait votre première demande d’EIN, l’IRS vous a envoyé une lettre de confirmation par courrier ou par courriel. Si vous avez toujours cette lettre, vous pouvez y retrouver le numéro.

Bien que la perte de votre EIN n’ait aucune incidence sur votre statut, il est important de le récupérer pour rester à jour avec vos déclarations fiscales et les autres obligations qui exigent ce numéro.

Quand une entreprise peut-elle avoir besoin d’un nouvel EIN?

Si le changement de nom ou de localisation de votre entreprise ne nécessite pas de nouvel EIN, vous aurez peut-être besoin d’un nouveau numéro en cas de changement, par exemple en cas de modification de la structure de l’entreprise ou de la propriété. C’est toujours une bonne idée de vérifier auprès de l’IRS ou de votre comptable lorsque vous apportez des modifications pour vous assurer que vous suivez les bons processus.

Voici les principales situations dans lesquelles l’IRS exige l’obtention d’un nouvel EIN :

• Modification de la structure de l’entreprise : Si vous passez d’une structure juridique à une autre, par exemple en passant d’une entreprise individuelle à une entreprise de type C ou d’une société de personnes à une LLC, vous aurez besoin d’un nouvel EIN. Chaque structure est traitée comme une entité juridique distincte.

• Changement de propriétaire : Lorsqu’une entreprise subit des changements importants de propriétaire ou lorsque la totalité de la propriété est transférée à une nouvelle partie, un nouvel EIN est généralement requis.

• Création d’une nouvelle entreprise : Si vous créez une nouvelle entreprise, même à partir d’une entreprise individuelle ou d’une société de personnes existante, vous aurez besoin d’un nouvel EIN.

• Faillite : Si votre entreprise fait faillite et est réorganisée, un nouvel EIN peut être nécessaire.

• Hériter d’une entreprise : Si vous héritez d’une entreprise existante et décidez de la gérer en tant qu’entreprise individuelle, vous aurez besoin d’un nouvel EIN.

Comment mettre à jour les informations d’entreprise liées à un EIN

Pour mettre à jour les informations associées au numéro EIN de votre entreprise, vous devez en informer l’IRS. Des modifications mineures, telles que la mise à jour du numéro de téléphone ou de l’adresse de courriel de votre entreprise, peuvent être signalées lors de votre prochaine déclaration de revenus ou en appelant la IRS Business & Specialty Line au 1 800 829-4933. Vous devez informer l’IRS de tout changement majeur, y compris un changement de nom de l’entreprise, d’adresse ou de structure de propriété.

Voici comment répondre à chacun de ces scénarios :

Changer le nom de votre entreprise

Si vous êtes une entreprise individuelle ou une SARL à membre unique, vous pouvez envoyer une lettre à l’IRS pour modifier le nom de votre entreprise. Indiquez votre EIN, votre ancien nom d’entreprise (le cas échéant) et le nouveau nom de votre entreprise. Assurez-vous que vous ou une personne autorisée l’avez signée, puis envoyez-la au bureau de l’IRS où vous produisez votre déclaration de revenus.

Si vous dirigez une entreprise ou une société de personnes, vous pouvez déclarer un changement de nom dans votre déclaration de revenus annuelle (formulaire 1120 pour les entreprises, formulaire 1065 pour les sociétés de personnes). Si cela se produit en milieu d’année, envoyez à l’IRS une lettre signée par un dirigeant ou un associé.

Mise à jour de votre adresse, de la propriété ou du responsable

Si votre entreprise déménage, change de propriétaire ou trouve un nouveau responsable (une personne responsable des finances ou des impôts de votre entreprise), vous devez en informer le IRS dans les 60 jours en remplissant le formulaire 8822-B. Il s’agit d’un formulaire simple que vous pouvez envoyer par courrier au bureau de l’IRS indiqué dans les instructions du formulaire. Bien que vous puissiez également mettre à jour votre adresse lors de votre prochaine déclaration de revenus, l’IRS préfère le savoir dans les 60 jours pour que le courrier soit envoyé au bon endroit.

Changer la structure de votre entreprise

Si vous changez la structure de votre entreprise (par exemple, en passant d’une entreprise individuelle à une entreprise de type C), vous aurez probablement besoin d’un nouvel EIN. Si vous n’avez pas besoin d’un nouveau numéro, déclarez le changement lorsque vous produisez votre déclaration de revenus pour la nouvelle structure.