Als je een bedrijf hebt in de VS, ben je waarschijnlijk bekend met het belang van een Employer Identification Number (EIN). Aangezien bedrijfsdocumenten zoals licenties en vergunningen regelmatig moeten worden vernieuwd, vragen nieuwe ondernemers zich vaak af of een EIN verloopt. Met het papierwerk en de compliance die komen kijken bij het voeren van een bedrijf, is het gemakkelijk om deze administratieve details uit het oog te verliezen.

In het kort nee, je EIN heeft geen vervaldatum. Nadat het is toegewezen, is het permanent van je bedrijf. In bepaalde scenario's moet je echter een EIN bijwerken of een nieuw EIN aanvragen, vooral wanneer je grote veranderingen in je bedrijf doorvoert. Dit is wat je moet weten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN en waarom hebben bedrijven er een nodig?
  
• Verloopt een EIN?
  
• Een EIN actief houden
  
• Wat gebeurt er als een bedrijf zijn EIN verliest?
  
• Wanneer heeft een bedrijf een nieuwe EIN nodig?
  
• Bedrijfsgegevens bijwerken die zijn gekoppeld aan een EIN
  

Wat is een EIN en waarom hebben bedrijven er een nodig?

Een EIN is een uniek negencijferig nummer dat wordt uitgegeven door de Amerikaanse Internal Revenue Service (IRS) om een bedrijf voor belastingdoeleinden te identificeren, zie het als een Social Security Number voor je bedrijf. Het wordt gebruikt voor zakelijke activiteiten zoals het openen van een zakelijke bankrekening, het doen van belastingaangiften en het aannemen van werknemers.

Je hebt een EIN nodig als je van plan bent een corporation of partnerschap op te richten. Zelfs als je een eenmanszaak bent, kan een EIN handig zijn om je uw persoonlijke en zakelijke financiën te scheiden. Het is ook vereist als je een Keogh-pensioenplan wilt opzetten of betrokken bent bij non-profitorganisaties.

Verloopt een EIN?

Nee, een EIN verloopt niet. Zodra de IRS een EIN aan je bedrijf uitgeeft, is deze permanent en blijft deze voor de hele levensduur aan je bedrijf verbonden. Zelfs als het bedrijf van structuur of eigenaar verandert, blijft het EIN meestal hetzelfde, tenzij de IRS specifiek vereist dat je een nieuw EIN aanvraagt (bijvoorbeeld door de eenmanszaak om te zetten in een corporatie).

Een EIN actief houden

Je hoeft niets specifieks te doen om je EIN actief te houden. Maar je moet wel aan IRS-regelgeving voldoen door bedrijfsbelastingen te betalen en aan de aangifteverplichtingen te voldoen.

Dit zijn enkele zakelijke verplichtingen waaraan je moet voldoen:

• Jaarlijkse belastingaangiften indienen: of je nu een eenmanszaak, corporatie, partnerschap of ted liability company (LLC) bent, je moet elk jaar een federale belastingaangifte indienen. Doe je dat niet, dan kan de IRS je EIN markeren als inactief of non-compliance.

• Loonheffingen aangeven: als je bedrijf werknemers heeft, moet je loonbelasting aangeven en de juiste formulieren (zoals 940 en 941) op tijd indienen. Als je dit niet doet, kan dit leiden tot boetes en problemen met je EIN-status.

• Up-to-date blijven met de vereisten van de staat: sommige staten vereisen jaarverslagen of belastingaangiften voor franchises, afhankelijk van je bedrijfsstructuur. Als je op tijd aangifte doet, blijft je bedrijf de goede reputatie behouuden.

• Bedrijfsgegevens bijwerken: als er een wijziging is in de bedrijfsnaam, het adres of de eigendomsstructuur, informeer dan de IRS om je administratie up-to-date te houden. Zo voorkom je verwarring of vertragingen bij aangiften.

Wat gebeurt er als een bedrijf zijn EIN verliest?

Maak je geen zorgen als je je EIN verliest, deze is gemakkelijk te achterhalen. De IRS houdt je EIN bij en je kunt deze op een aantal manieren opvragen:

• Eerdere documenten bekijken: bekijk alle belastingaangiften, documenten van zakelijke bankrekeningen of andere administratie waar je je EIN mogelijk hebt gebruikt. Het wordt vaak vermeld op belastingaangiften of officiële IRS-correspondentie.

• Contact opnemen met de IRS: als je het niet in je administratie kunt vinden, kun je de IRS Business & Specialty Tax Line bellen op 1-800-829-4933. Ze vragen om identificatiegegevens over je bedrijf (zoals de naam, het adres en het type bedrijf) om je identiteit te verifiëren voordat ze telefonisch je EIN verstrekken.

• Op je IRS-bevestigingsbrief kijken: de IRS heeft een bevestigingsbrief per post of e-mail gestuurd toen je het EIN aanvroeg. Als je deze brief nog hebt, kun je het nummer daar opzoeken.

Hoewel het verliezen van je EIN geen invloed heeft op je status, is het belangrijk om deze te achterhalen om op de hoogte te blijven van belastingaangiften en andere verplichtingen waarvoor het nummer vereist is.

Wanneer heeft een bedrijf een nieuwe EIN nodig?

Hoewel je voor het wijzigen van je bedrijfsnaam of locatie geen nieuw EIN nodig hebt, heb je mogelijk een nieuw nummer nodig voor het geval er andere wijzigingen zijn, zoals de bedrijfsstructuur of eigendom. Het is altijd een goed idee om contact op te nemen met de IRS of je accountant wanneer je wijzigingen aanbrengt om er zeker van te zijn dat je de juiste processen volgt.

Dit zijn de belangrijkste situaties waarin de IRS je verplicht een nieuw EIN aan te vragen:

• Wijziging van de bedrijfsstructuur: als je van de ene juridische structuur naar de andere overstapt, bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een corporatie, of van een corporatie naar een een LLC, heb je een nieuw EIN nodig. Elke structuur wordt behandeld als een afzonderlijke juridische entiteit.

• Wijziging van eigenaar: wanneer een bedrijf substantiële eigendomswijzigingen ondergaat of wanneer het volledige eigendom wordt overgedragen aan een nieuwe partij, is doorgaans een nieuw EIN vereist.

• Een nieuwe corpoatie oprichten: als je een nieuwe corporatie start, zelfs vanuit een bestaande eenmanszaak of partnerschap, heb je een nieuw EIN nodig.

• Faillissement aanvragen: als je bedrijf faillissement aanvraagt en wordt gereorganiseerd, kan een nieuw EIN nodig zijn.

• Een bedrijf erven: als je een bestaand bedrijf erft en besluit dit als eenmanszaak te runnen, heb je een nieuw EIN nodig.

Bedrijfsgegevens bijwerken die zijn gekoppeld aan een EIN

Om de informatie die is gekoppeld aan het EIN van je bedrijf bij te werken, moet je de IRS hiervan op de hoogte stellen. Kleine wijzigingen, zoals het bijwerken van het telefoonnummer of e-mailadres van je bedrijf, kunnen worden gemeld bij je volgende belastingaangifte of door de IRS Business & Specialty Tax Line te bellen op 1-800-829-4933. Je moet de IRS op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen, waaronder een wijziging van bedrijfsnaam, adres of eigendomsstructuur.

Hieronder lees je hoe te gaat in elk van deze scenario's:

Je bedrijfsnaam wijzigen

Als je een eenmanszaak of eenpersoons-LLC hebt, kun je de IRS een brief sturen om je bedrijfsnaam te wijzigen. Vermeld je EIN, je oude bedrijfsnaam (indien van toepassing) en je nieuwe bedrijfsnaam. Zorg dat jij het hebt ondertekend of dat een bevoegd persoon het heeft ondertekend en stuur het naar het IRS-kantoor waar je belastingaangifte doet.

Als je een corporatie of partnerschap hebt, kun je een naamswijziging melden op je jaarlijkse belastingaangifte (Form 1120 voor corporaties, formulier 1065 voor partnerschappen). Als het halverwege het jaar gebeurt, stuur de IRS dan een brief die is ondertekend door een bedrijfsfunctionaris of -partner.

Je adres, eigendom of verantwoordelijke partij bijwerken

Als je bedrijf verhuist, van eigenaar verandert of een nieuwe verantwoordelijke partij krijgt (iemand die verantwoordelijk is voor de financiën of belastingen van je bedrijf), moet je de IRS hiervan binnen 60 dagen op de hoogte stellen door formulier 8822-B in te dienen. Het is een eenvoudig formulier dat je per post kunt versturen naar het IRS-kantoor dat in de instructies van het formulier staat vermeld. Hoewel je je adres ook kunt bijwerken bij je volgende belastingaangifte, geeft de IRS er de voorkeur aan hier binnen 60 dagen van op de hoogte te worden gesteld, zodat de post naar het juiste adres gaat.

Je bedrijfsstructuur wijzigen

Als je je bedrijfsstructuur wijzigt (bijvoorbeeld van een eenmanszaak naar een corporatie), heb je waarschijnlijk een nieuw EIN nodig. Als je geen nieuw nummer nodig hebt, geef de wijziging dan door wanneer je belastingaangifte doet voor de nieuwe structuur.