Si vous dirigez une entreprise aux États-Unis, vous connaissez sans doute l'importance du numéro d’identification d’employeur (EIN). Étant donné que les documents commerciaux tels que les licences et les permis doivent être régulièrement renouvelés, les nouveaux propriétaires d’entreprise se demandent souvent si l'EIN expire. Compte tenu des formalités administratives et des obligations de conformité liées à la gestion d'une entreprise, il est facile de perdre de vue ces détails administratifs.

Pour faire court, la réponse est non. Votre EIN n’a pas de date d’expiration. Une fois qu'il vous a été attribué, il est rattaché indéfiniment à votre entreprise. Dans certains cas, cependant, vous serez peut-être amené à mettre à jour votre EIN ou à en demander un nouveau, notamment si votre entreprise subit des transformations importantes. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?
  
• Un EIN a-t-il une date d’expiration ?
  
• Comment conserver la validité d'un EIN ?
  
• Que se passe-t-il si une entreprise perd son EIN ?
  
• Dans quelles circonstances une entreprise peut-elle avoir besoin d’un nouvel EIN ?
  
• Comment mettre à jour les informations d’entreprise associées à un EIN ?
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?

Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres émis par l’Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis pour identifier une entreprise à des fins fiscales, comme le numéro de sécurité sociale de votre entreprise. Il est utilisé pour des activités commerciales telles que l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, les déclarations fiscales et l’embauche d’employés.

Vous avez besoin d’un EIN si vous envisagez de créer une société par actions ou une société de personnes. Si vous êtes à la tête d'une entreprise individuelle, un EIN pourrait également vous être utile pour établir une distinction entre vos finances personnelles et celles de votre entreprise. Il est également nécessaire si vous souhaitez mettre en place un régime de retraite Keogh ou si vous êtes impliqué dans des organisations à but non lucratif.

Un EIN a-t-il une date d’expiration ?

Non, un EIN n’expire pas. Une fois que l’IRS attribue un EIN à votre entreprise, celui-ci est permanent et reste associé indéfiniment à votre entreprise. Même si l’entreprise change de structure ou de propriétaire, l’EIN reste généralement le même, à moins que l'IRS ne vous demande expressément d'en obtenir un nouveau (par exemple, si vous passez d'une entreprise individuelle à une société par actions).

Comment conserver la validité d'un EIN ?

Vous n'avez rien à faire de particulier pour que votre EIN reste valide. Vous devez toutefois vous conformer à la réglementation de l'IRS en payant les taxes sur les entreprises et en respectant les obligations de déclaration.

Voici quelques-unes des obligations que vous devez respecter :

• Déclarer vos revenus annuels : que vous soyez une entreprise individuelle, une société par actions, une société de personnes ou une société à responsabilité limitée (SARL), vous devez déclarer vos revenus au niveau fédéral chaque année. Dans le cas contraire, l'IRS pourrait signaler votre EIN pour inactivité ou non-conformité.

• Déclarer les charges sociales : si votre entreprise compte des employés, vous déclarer les charges sociales et soumettre les formulaires appropriés (tels que les formulaires 940 et 941) dans les délais impartis. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités et des problèmes liés au statut de votre EIN.

• Se tenir au courant des exigences fédérales : certains États exigent des rapports annuels ou des déclarations fiscales de franchise en fonction de la structure de votre entreprise. En respectant les délais de dépôt, votre entreprise reste en règle.

• Mettre à jour les informations relatives à l’entreprise : si votre entreprise change de nom, d’adresse ou de structure de propriété, informez-en l’IRS pour que les données soient à jour. Vous éviterez ainsi les confusions et les retards de déclaration.

Que se passe-t-il si une entreprise perd son EIN ?

Si vous perdez votre EIN, ne vous inquiétez pas : il est facile de le récupérer. L’IRS conserve une trace de votre numéro EIN et vous pouvez le récupérer de plusieurs façons :

• Consultez les documents existants : consultez les déclarations fiscales, les documents relatifs aux comptes bancaires professionnels ou tout autre document dans lequel vous pourriez avoir utilisé votre EIN. Il figure généralement dans les déclarations de revenus ou dans la correspondance officielle de l’IRS.

• Contactez l’IRS : si vous ne le retrouvez pas dans vos dossiers, vous pouvez appeler le service de l'IRS chargé de la fiscalité des services spécialisés et des entreprises au 1-800-829-4933. L'IRS vous demandera des informations sur votre entreprise (telles que le nom, l’adresse et le type d’entreprise) afin de vérifier votre identité avant de vous communiquer votre EIN par téléphone.

• Consultez votre lettre de confirmation de l'IRS : lorsque vous avez fait votre première demande d’EIN, l’IRS vous a envoyé une lettre de confirmation par courrier ou par e-mail. Si vous êtes toujours en possession de cette lettre, vous pouvez y retrouver votre numéro.

Bien que la perte de votre EIN n'affecte pas votre statut, il est important de le récupérer pour ne pas perdre de vue les déclarations fiscales et les autres obligations qui requièrent ce numéro.

Dans quelles circonstances une entreprise peut-elle avoir besoin d’un nouvel EIN ?

Si le changement de nom ou de localisation de votre entreprise ne nécessite pas l'attribution d'un nouvel EIN, il se peut que vous ayez besoin d'un nouveau numéro en cas d'autres changements, tels que la structure ou la propriété de l'entreprise. Il est toujours bon de consulter l'IRS ou votre comptable lorsque de telles transformations ont lieu, afin de s'assurer que vous suivez les procédures adéquates.

Voici les principales situations dans lesquelles l’IRS exige l’obtention d’un nouvel EIN :

• Modification de la structure de l’entreprise : si vous passez d’une structure juridique à une autre, par exemple d'une entreprise individuelle à une société par actions ou d’une société de personnes à une SARL, vous aurez besoin d’un nouvel EIN. Chaque structure est traitée comme une entité juridique distincte.

• Changement de propriétaire : lorsqu'une entreprise fait l'objet d'un changement substantiel de propriétaire ou lorsque la totalité de la propriété est transférée à une nouvelle partie, un nouvel EIN est généralement nécessaire.

• Création d’une nouvelle société par actions : si vous créez une nouvelle société par actions, même à partir d’une entreprise individuelle ou d’une société de personnes existante, vous aurez besoin d’un nouvel EIN.

• Dépôt de bilan : si votre entreprise dépose le bilan et est réorganisée, un nouvel EIN peut s'avérer nécessaire.

• Héritage d’une entreprise : si vous héritez d’une entreprise existante et décidez de la gérer en tant qu’entreprise individuelle, vous aurez besoin d’un nouvel EIN.

Comment mettre à jour les informations d’entreprise associées à un EIN ?

Pour mettre à jour les informations associées à l'EIN de votre entreprise, vous devez en informer l'IRS. Les modifications mineures, telles que la mise à jour du numéro de téléphone ou de l’adresse e-mail de votre entreprise, peuvent être signalées lors de votre prochaine déclaration de revenus ou en appelant le service de l'IRS chargé de la fiscalité des services spécialisés et des entreprises au 1-800-829-4933. Vous devez informer l'IRS de tout changement majeur, notamment en cas de changement de nom, d'adresse ou de structure de propriété de l'entreprise.

Voici comment aborder chacun de ces scénarios :

Changer le nom de votre entreprise

Si vous êtes une entreprise individuelle ou une SARL unipersonnelle, vous pouvez envoyer une lettre à l’IRS pour modifier le nom de votre entreprise. Indiquez votre EIN, votre ancien nom d’entreprise (le cas échéant) et le nouveau nom de votre entreprise. Assurez-vous que vous ou une personne autorisée avez signé la lettre et envoyez-la au bureau de l'IRS auprès duquel vous effectuez vos déclarations fiscales.

Si vous dirigez une société par actions ou une société de personnes, vous pouvez signaler un changement de nom dans votre déclaration de revenus annuelle (formulaire 1120 pour les sociétés par actions, formulaire 1065 pour les sociétés de personnes). Si le changement intervient en milieu d'année, envoyez à l'IRS une lettre signée par un dirigeant de la société ou un associé.

Mettre à jour l'adresse, la propriété ou le responsable de l'entreprise

Si votre entreprise déménage, change de propriétaire ou se dote d'un nouveau responsable (personne chargée des finances ou de la fiscalité de votre entreprise), vous devez en informer le IRS dans un délai de 60 jours en remplissant le formulaire 8822-B. Il s’agit d’un formulaire simple que vous pouvez envoyer par courrier au bureau de l’IRS indiqué dans les instructions du formulaire. Vous pouvez également mettre à jour votre adresse sur votre prochaine déclaration fiscale, mais l'IRS préfère en être informé sous 60 jours afin que les courriers soient envoyés au bon endroit.

Changer la structure de votre entreprise

Si vous modifiez la structure de votre entreprise (par exemple, en passant d’une entreprise individuelle à une société par actions), vous aurez probablement besoin d’un nouvel EIN. Dans le cas contraire, signalez le changement lors de la déclaration fiscale pour la nouvelle structure.