Wenn Sie ein Unternehmen in den USA führen, wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig die Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN) ist. Da Geschäftsdokumente wie Lizenzen und Genehmigungen regelmäßig erneuert werden müssen, fragen sich neue Geschäftsinhaber oft: Läuft die EIN irgendwann ab? Denn bei dem ganzen Papierkram und den Vorschriften, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind, kann man leicht den Überblick über solche administrativen Details verlieren.

Die kurze Antwort lautet allerdings: Nein, die EIN hat kein Verfallsdatum. Wenn sie Ihrem Unternehmen einmal zugewiesen wurde, behalten Sie sie dauerhaft. In bestimmten Fällen müssen Sie jedoch möglicherweise eine Änderung vornehmen oder eine neue EIN beantragen – insbesondere bei größeren Änderungen an Ihrem Unternehmen. Hier erfahren Sie, was Sie wissen sollten.

Inhalt

• EIN: Definition und Zweck
  
• Unbegrenzte Gültigkeit der EIN
  
• So behalten Sie eine aktive EIN
  
• Verlust der EIN
  
• Erneuerung der EIN
  
• So ändern Sie die mit Ihrer EIN verknüpften Unternehmensinformationen
  

EIN: Definition und Zweck

Die EIN ist eine eindeutige neunstellige Nummer, die vom Internal Revenue Service (IRS) der USA vergeben wird, um Unternehmen für Steuerzwecke zu identifizieren – ähnlich wie die Sozialversicherungsnummer Ihres Unternehmens. Sie wird für geschäftliche Vorgänge wie die Eröffnung eines Geschäftskontos, Steuererklärungen und Personaleinstellungen verwendet.

Sie benötigen eine EIN auch dann, wenn Sie eine Kapitalgesellschaft oder eine Personengesellschaft gründen möchten. Selbst für Einzelunternehmer kann die EIN nützlich sein, um private und geschäftliche Finanzen voneinander zu trennen. Sie ist auch dann erforderlich, wenn Sie einen Keogh-Pensionsplan einrichten möchten oder in gemeinnützigen Organisationen tätig sind.

Unbegrenzte Gültigkeit der EIN

Die EIN läuft nicht ab. Wenn der IRS eine EIN für Ihr Unternehmen ausgestellt, ist diese dauerhaft mit Ihrem Unternehmen verknüpft. Selbst wenn sich die Struktur oder die Eigentumsverhältnisse des Unternehmens ändern, bleibt die EIN in der Regel gleich – außer der IRS verlangt eine neue (etwa bei der Umwandlung von einem Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft).

So behalten Sie eine aktive EIN

Sie müssen nichts Besonderes tun, damit Ihre EIN aktiv bleibt. Sie sollten allerdings die Vorschriften des IRS einhalten, Unternehmenssteuern abführen und die Einreichungsanforderungen befolgen.

Hier einige der geschäftlichen Verpflichtungen, die Sie erfüllen müssen:

• Jährliche Steuererklärung: Unabhängig davon, ob Sie Einzelunternehmer, Kapitalgesellschaft, Personengesellschaft oder Limited Liability Company (LLC) sind, müssen Sie jedes Jahr eine Steuererklärung auf Bundesebene einreichen. Wenn Sie dies nicht tun, kann der IRS Ihre EIN wegen Inaktivität oder Gesetzesverstößen melden.

• Lohnsteuererklärung: Wenn Ihr Unternehmen Angestellte beschäftigt, müssen Sie eine Lohnsteuererklärung abgeben und die entsprechenden Formulare (wie 940 und 941) fristgerecht einreichen. Sollten Sie dies nicht tun, kann dies zu Strafen und Problemen mit Ihrem EIN-Status führen.

• Einhaltung bundesstaatlicher Vorschriften: Einige Bundesstaaten verlangen je nach Unternehmensstruktur Jahresberichte oder Franchisesteuererklärungen. Fristgerechte Einreichungen schützen den guten Ruf Ihres Unternehmens.

• Aktuelle Unternehmensinformationen: Wenn sich Firma, Geschäftssitz oder Eigentumsstruktur ändern, benachrichtigen Sie den IRS, damit Ihre Daten angepasst werden können. So vermeiden Sie Verwechslungen und Verzögerungen bei der Einreichung.

Verlust der EIN

Wenn Sie Ihre EIN verlieren, lässt sie sich ganz einfach wiederherstellen. Ihre EIN liegt beim IRS vor und kann auf verschiedene Weise abgerufen werden:

• Unterlagen prüfen: Sehen Sie sich Steuererklärungen, Kontoauszüge und andere Dokumente an, in denen Sie Ihre EIN evtl. verwendet haben. Oft findet man sie in Steuererklärungen und offiziellen Schriftstücken des IRS.

• IRS kontaktieren: Wenn Sie die EIN in Ihren Aufzeichnungen nicht finden können, können Sie unter der Rufnummer 1-800-829-4933 die IRS Business & Specialty Tax Line anrufen. Dort werden Sie zur Identitätsprüfung nach bestimmten Unternehmensdaten (wie Firma, Adresse und Rechtsform) gefragt, bevor Sie Ihre EIN telefonisch mitgeteilt bekommen.

• IRS-Bestätigungsschreiben prüfen: Auf Ihren ursprünglichen EIN-Antrag hat Ihnen der IRS ein Bestätigungsschreiben per Post oder E-Mail geschickt. Wenn Sie dieses noch haben, können Sie darin die Nummer finden.

Der Verlust Ihrer EIN hat zwar selbst keinen Einfluss auf Ihren Status. Sie sollten sie dennoch wiedererlangen, um den Überblick über Steuererklärungen und andere Verpflichtungen zu behalten, für die die Nummer erforderlich ist.

Erneuerung der EIN

Während bei Änderungen an Firmenname oder Geschäftssitzes keine neue EIN erforderlich ist, benötigen Sie bei anderen Änderungen etwa an der Unternehmensstruktur oder den Eigentumsverhältnissen ggf. eine neue Nummer. Es ist daher grundsätzlich zu empfehlen, sich vor derartigen Änderungen beim IRS oder Ihrem Steuerberater zu erkundigen, um das korrekte Verfahren zu gewährleisten.

Hier die wichtigsten Situationen, in denen eine neue EIN beantragt werden muss:

• Änderung der Unternehmensstruktur: Wenn Sie Ihre Rechtsform wechseln – etwa durch Umwandlung eines Einzelunternehmens in eine Kapitalgesellschaft oder von einer Personengesellschaft in eine LLC –, benötigen Sie eine neue EIN. Denn jede dieser Strukturen gilt als eigenständige juristische Person.

• Eigentümerwechsel: Wenn Ihr Unternehmen einen wesentlichen Eigentümerwechsel durchläuft oder die gesamte Inhaberschaft auf eine neue Partei übergeht, ist in der Regel auch eine neue EIN erforderlich.

• Gründung einer neuen Kapitalgesellschaft: Wenn Sie eine neue Kapitalgesellschaft gründen, benötigen Sie eine neue EIN, selbst wenn der Wechsel aus einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft heraus erfolgt.

• Insolvenz: Wenn Ihr Unternehmen Insolvenz anmeldet und saniert wird, kann eine neue EIN erforderlich werden.

• Erbschaft: Wenn Sie ein bestehendes Unternehmen erben und es als Einzelunternehmer/in führen möchten, benötigen Sie eine neue EIN.

So ändern Sie die mit Ihrer EIN verknüpften Unternehmensinformationen

Um die mit der EIN Ihres Unternehmens verknüpften Daten zu ändern, müssen Sie den IRS informieren. Geringfügige Änderungen – etwa an Ihrer geschäftlichen Telefonnummer oder E-Mail-Adresse – können in der nächsten Steuererklärung oder telefonisch bei der IRS Business & Specialty Tax Line unter 1-800-829-4933 gemeldet werden. Insbesondere bei größeren Änderungen wie etwa der Änderung des Firmennamens, der Adresse oder der Inhaberstruktur sollten Sie aber den IRS informieren.

So gehen Sie dabei vor:

Firmennamen ändern

Einzelunternehmer und Einpersonen-LLC können ihren Firmennamen schriftlich beim IRS ändern. Geben Sie dabei Ihre EIN, ggf. Ihren alten Firmennamen und Ihren neuen Firmennamen an. Stellen Sie sicher, dass Sie oder eine befugte Person das Schreiben unterzeichnen und senden Sie es an die IRS-Zweigstelle, an die Sie auch Ihre Steuererklärung schicken.

Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften können Namensänderungen in der jährlichen Steuererklärung angeben (Formular 1120 für Kapitalgesellschaften, Formular 1065 für Personengesellschaften). Während des Steuerjahrs schicken Sie dem IRS einfach ein Schreiben, das von einem leitenden Angestellten oder Partner unterzeichnet worden ist.

Änderungen an Geschäftssitz, Inhaberschaft oder Verantwortlichen

Wenn Ihr Unternehmen umzieht, einen Inhaberwechsel vornimmt oder einen neuen Verantwortlichen (für Finanzen und Steuern) einsetzt, sollten Sie den IRS innerhalb von 60 Tagen mittels Formular 8822-B benachrichtigen. Dieses können Sie ganz einfach an das darin aufgeführte IRS-Büro senden. Zwar können Sie Ihre Adresse auch in Ihrer nächsten Steuererklärung ändern. Der IRS zieht es allerdings vor, Adressänderungen für postalische Zustellungen innerhalb von 60 Tagen zu erfahren.

Änderung der Unternehmensstruktur

Wenn Sie Ihre Unternehmensstruktur (etwa von einem Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft) wechseln, benötigen Sie wahrscheinlich eine neue EIN. Wenn Sie keine neue Nummer benötigen, melden Sie die Änderung einfach in der Steuererklärung für die neue Struktur.