Intäktsredovisning är en viktig fråga för SaaS-företag (molnbaserad mjukvarutjänst). För att få en korrekt intäktsredovisning behöver man hantera ökad komplexitet såsom mångfacetterade abonnemangsmodeller, löpande tjänsteåtaganden och differentierade prisscheman. Den globala SaaS-marknaden värderades till 261,1 miljarder USD 2022 och förväntas nå 819,2 miljarder USD år 2030, så det är mycket som står på spel för dessa företag.

Nedan förklarar vi intäktsredovisning för SaaS-företag: vad det är, de unika utmaningar som SaaS-företag står inför och vilka lösningar och bästa metoder man kan använda för att bemöta dem. Slutligen ska vi titta på hur Stripe kan förenkla intäktsredovisningen för ditt företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är intäktsredovisning?
  
• Redovisningsstandarder för intäktsredovisning
  
• Utmaningar i fråga om intäktsredovisning för SaaS-företag
  
• Lösningar för effektiv intäktsredovisning i SaaS
  
• Bästa metoder för intäktsredovisning vad gäller SaaS
  
• Hur Stripe kan hjälpa SaaS-företag med intäktsredovisning
  

Vad är intäktsredovisning?

Intäktsredovisning är en redovisningsprincip som beskriver de särskilda villkoren för att bokföra (redovisa) inkomster som intäkt. Denna princip styr när ett företag kan ta upp vissa belopp i resultaträkningen. Enligt denna princip kan företag endast redovisa intäkter när den avgörande händelse som ledde till slutförandet av den avsedda försäljningsprocessen har inträffat – när intäkterna helt eller delvis har intjänats eller uppnåtts – och företaget rimligen kan förvänta sig att få betalt för de varor eller tjänster som tillhandahålls.

Redovisningsstandarder för intäktsredovisning

ASC 606: Intäkter från avtal med kunder

Denna standard utfärdades 2014 av Financial Accounting Standards Board (FASB), som främst betjänar amerikanska företag. ASC 606 tillhandahåller en femstegsmodell som ska tillämpas på alla kundavtal för intäktsredovisning. Syftet med ASC 606 är att få en mer enhetlig praxis för intäktsredovisning i olika branscher, särskilt för komplexa kontrakt med flera komponenter. Här är de fem stegen som ASC 606 innehåller:

• Identifiera avtalet med en kund
  Ett avtal är en överenskommelse mellan två eller flera parter som skapar hävdbara rättigheter och skyldigheter. Kriterierna för att ett kontrakt ska redovisas enligt ASC 606 måste vara uppfyllda.
  
• Identifiera prestationsåtagandena i avtalet
  Prestationsåtaganden är löften i ett kontrakt om att överföra specifika varor eller tjänster till kunden. Ett företag måste identifiera varje utlovad vara eller tjänst som är distinkt.
  
• Bestäm transaktionspriset
  Transaktionspriset är det belopp som företaget förväntar sig att ha rätt till i utbyte mot att man överför utlovade varor eller tjänster till kunden.
  
• Allokera transaktionspriset
  Om ett avtal har flera prestationsåtaganden måste företaget fördela transaktionspriset på alla prestationsåtaganden. Det ska vara ett belopp som visar det ersättningsbelopp som företaget förväntar sig att ha rätt till i utbyte mot att uppfylla respektive prestationsåtagande.
  
• Redovisa intäkter när (eller allt eftersom) företaget uppfyller ett prestationsåtagande
  Intäkten redovisas när kontrollen över utlovade varor eller tjänster överförs till kunden, antingen över tid eller vid en viss tidpunkt, beroende på vilka kriterier som är uppfyllda.
  

IFRS 15: Intäkter från avtal med kunder

IFRS 15 är den internationella motsvarigheten till ASC 606. Den har utfärdats av International Accounting Standards Board (IASB) och innehåller riktlinjer för företag som är verksamma globalt. Precis som ASC 606 använder IFRS 15 en femstegsmetod för intäktsredovisning. Målet med IFRS 15 är att säkerställa att företag i olika länder och jurisdiktioner har ett konsekvent och enhetligt tillvägagångssätt för att redovisa intäkter – vilket underlättar jämförelser och förståelse av finansiella rapporter över hela världen.

Utmaningar i fråga om intäktsredovisning för SaaS-företag

Nedan följer några av de utmaningar som SaaS-företag står inför när det gäller intäktsredovisning:

Skilja mellan arrangemang med flera delar

Paketerade tjänster eller produkter är vanligt förekommande i SaaS. När ett företag kombinerar flera komponenter under en prislapp måste det bestämma hur intäkterna ska fördelas mellan varje del. Tänk dig ett SaaS-företag som säljer ett paket med programvarulicenser, utbildning och kundsupport för en fast avgift på 10 000 USD. Vilket är det bästa sättet att dela upp det priset? Om företaget säljer programvaran separat för 8 000 USD, utbildningen för 1 500 USD och supporten för 1 000 USD kan det allokera de samlade intäkterna baserat på dessa fristående priser.

Fastställa transaktionspriset i avtal med rörlig ersättning

Strukturer med variabla betalningar, t.ex. de som är knutna till resultatbonusar eller användningsbaserade rabatter, kan komplicera SaaS-kontrakt. Att bestämma det exakta transaktionspriset blir svårare när det slutliga beloppet fluktuerar. Tänk dig att ett SaaS-företag ingår ett avtal som innebär att det kommer att få mer betalt om användarnas användningsgrad är hög. Om användningsgraden är över 90 % får företaget 20 000 dollar, men är den lägre får det bara 15 000 dollar. Om tidigare data visar att företaget kommer upp i 90 % 75 % av gångerna, skulle företaget bokföra intäkter på 18 750 USD i förskott.

Redovisa intäkter för support efter det att kontraktet har löpt ut

När ett kontrakt löper ut har SaaS-företag ofta fortfarande åtaganden att hålla, oavsett om det handlar om uppdateringar, förbättringar eller andra supporttjänster. En SaaS-leverantör kan till exempel sälja programvara med löfte om kvartalsvisa uppdateringar under ett år. Om varje uppdatering innebär nya funktioner skulle företaget redovisa intäkterna för dessa uppdateringar gradvis, när de rullas ut.

Hantera återbetalningar och returer från kunder

Det kommer alltid att finnas kunder som vill ha återbetalningar eller bestämmer sig för att avsluta sitt abonnemang i förtid – och företag måste bestämma när och hur de ska redovisa denna förändring. Tänk dig att ett SaaS-företag vet att 5 av 100 abonnenter vanligtvis kommer att be om återbetalningar. Istället för att bokföra alla beräknade intäkter i förskott kanske företaget bara redovisar 95 % av dem. På så sätt har det bättre förutsättningar att hantera de ekonomiska konsekvenserna av dessa oundvikliga återbetalningskrav.

Lösningar för effektiv intäktsredovisning i SaaS

Automatisera processer för intäktsredovisning

Manuella redovisningsmetoder kan leda till fel och inkonsekvenser som automatiserade verktyg kan hjälpa till att korrigera. Många SaaS-företag använder automatiserade bokföringsprogram för att allokera intäkter, justera för förändringar och garantera efterlevnad av standarder som ASC 606 och IFRS 15. Tänk dig till exempel ett SaaS-företag som får 1 000 nya kontrakt varje månad. Automatisering kan hantera alla dessa kontrakt och säkerställa att intäkterna redovisas korrekt och i tid.

Anta en strategi för prestationsåtaganden

Att dela upp kontrakt i separata prestationsåtaganden kan göra intäktsredovisningen smidigare. Om ett kontrakt utlovar åtkomst, utbildning och support för programvara är vart och ett av dessa en specifik utfästelse. Genom att identifiera varje åtagande och dess fristående försäljningspris kan företag redovisa intäkter när varje åtagande är uppfylld. Låt oss till exempel säga att ett företag säljer programvara med ett års support. Om programvaran levereras omedelbart men supporten är på ett år kan intäkterna för programvaran redovisas omedelbart – medan supportintäkterna sprids ut över 12 månader.

Ligg steget före med kontinuerlig utbildning och uppdateringar

Regelbundna utbildningstillfällen och workshops kan hålla ekonomiteamen uppdaterade om de senaste riktlinjerna och bästa praxis för redovisningsstandarder. Om IASB justerar något i IFRS 15 kan ett välinformerat företag anpassa sina rutiner direkt och undvika potentiella problem med bristande efterlevnad längre fram.

Gör avsättning för återbetalningar och avbeställningar

Återbetalningar kommer alltid att vara något som SaaS-företag måste hantera. Genom att göra en specifik avsättning som baseras på historiska data kan företag skapa ett skyddsnät – vilket gör det lättare att hantera ekonomin när återbetalningar sker. Om exempelvis 5 % av kunderna tidigare har bett om återbetalningar, kan ett företag dra av den procentandelen från sina redovisade intäkter.

Ta kontakt med ekonomikonsulter

Att arbeta med finansiella experter eller konsulter som specialiserar sig på SaaS kan ge insikter om potentiella fallgropar och bästa praxis.

Förenkla och standardisera avtal

SaaS-företag hanterar ofta en rad olika abonnemang, tillägg och skräddarsydda erbjudanden. Förenkla och standardisera om möjligt dessa avtalsvillkor. Om ett SaaS-företag till exempel erbjuder tre primära abonnemangsnivåer kan det bli enklare att avgöra hur varje abonnent ska redovisas om du har mallkontrakt för var och en.

Låt ett team arbeta med intäktsredovisning

Om möjligt bör SaaS-företag ha ett specialiserat team för intäktsredovisning. Det här teamet kan hantera komplexa abonnemangsavtal, justera intäktsredovisningen när en kund uppgraderar eller nedgraderar sin plan och samordna med försäljnings- eller kundframgångsteamen för att säkerställa att intäkterna alltid redovisas korrekt.

Investera i automatiserad programvara

Bokföringsprogram som är skräddarsydda för SaaS-modellen kan hantera variabla faktureringscykler, kundbortfall och planändringar. För ett SaaS-företag med månads- och årsabonnenter som kan ändras eller sägas upp när som helst, kan automatiserade verktyg justera intäktsredovisningen i realtid.

Ha en detaljerad dokumentation

Eftersom SaaS-abonnemangen är föränderliga till sin karaktär är viktigt att ha detaljerade poster. Föreställ dig att en kund börjar på en månadsplan, byter till en årsplan och sedan lägger till extra funktioner sex månader senare. Genom att dokumentera var och en av dessa ändringar kan du klargöra hur och när intäkterna från den här kunden ska redovisas.

Genomför internrevisioner

Internrevisioner kan belysa områden där ett SaaS-företag kanske under- eller överskattar intäkter, vilket hjälper det att göra datadrivna justeringar.

Kommunicera mellan olika avdelningar

När försäljnings- och ekonomiteamen kommunicerar effektivt kan ekonomiteamet få fullständig information om eventuella affärsfunktioner – till exempel en särskild rabatt eller en provperiod – som kan påverka hur intäkter ska redovisas.

Standardisera processer globalt

Många SaaS-företag har en global kundbas. Det kan vara svårt att balansera kraven i GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) och IFRS, men att hitta metoder som uppfyller båda skapar konsekvens. Om ett SaaS-företag erbjuder sin plattform i USA och Europa innebär standardiserade policyer att intäkter redovisas enligt samma principer oavsett var kunden befinner sig.

Anpassa den ekonomiska planeringen

SaaS-företag bör anpassa den finansiella planeringen så att den speglar deras intäktsredovisning. Om det sker en ökning av antalet nya årsabonnemang under en säsongsrea bör prognoserna utformas med hänsyn till att intäkterna redovisas under de kommande 12 månaderna, inte omedelbart.

Bästa metoder för intäktsredovisning vad gäller SaaS

Skilj på engångsintäkter och återkommande intäkter

SaaS-företag tjänar ofta intäkter på både engångsförsäljning och återkommande abonnemang, och dessa typer av intäkter redovisas på olika sätt. Om en kund till exempel betalar för ett årsabonnemang och en tilläggsutbildning kommer företaget att redovisa utbildningsintäkterna i förskott, men det kommer att sprida ut abonnemangsintäkterna över året.

Redovisa intäkter när prestationsåtaganden har uppfyllts

Om en kund betalar i förskott för ett års tjänst är den betalningen inte helt intjänad förrän tjänsten har tillhandahållits för hela året. Även om pengarna finns på banken bör företaget bara redovisa en del av dem varje månad.

Håll dig uppdaterad om vad som gäller

Genom att regelbundet granska gällande regelverk säkerställer du att intäkterna redovisas i enlighet med de senaste standarderna.

Använd programvara som är skräddarsydd för SaaS

Att investera i programvara som är byggd för SaaS-intäkter kan hjälpa företag med uppgifter som att redovisa abonnemang på flera nivåer, hantera kundbortfall och hantera uppgraderingar och nedgraderingar på ett smidigt sätt.

Behandla återbetalningar och prisminskningar med omsorg

Vid återbetalningar är det viktigt att återföra tidigare redovisade intäkter. Om en kund får en prisminskning eller rabatt halvvägs genom abonnemanget måste du justera intäktsredovisningen för de återstående månaderna.

Redovisa kostnadsfria provperioder

Många SaaS-företag erbjuder gratis provperioder. Även om inga pengar byter ägare under provperioden är det viktigt att spåra dessa användare. Du börjar bara registrera intäkter om och när de övergår till ett betalt abonnemang.

Övervaka överväganden om variabler

Vissa SaaS-kontrakt kan innehålla prestationsbaserade bonusar eller straffavgifter. Dessa kan påverka hur mycket intäkter som redovisas. Om en kund får en rabatt efter att ha nått en användningsmilstolpe måste dina intäktsberäkningar beakta den ändringen.

Dokumentera allt

För detaljerade register över varje kontrakt, betalning, uppgradering och alla andra transaktioner. Detta kommer att hjälpa dig under interna granskningar såväl som revisioner.

Var transparent gentemot intressenterna

Att vara tydlig med hur du redovisar intäkter skapar förtroende hos investerare och styrelseledamöter och inom ditt team. Dela regelbundet med dig av insikter om företagets finansiella hälsa och dina metoder.

Var konsekvent

Håll dig till etablerade metoder för intäktsredovisning och se till att alla förändringar är väl motiverade och kommuniceras till alla relevanta parter.

Samarbeta internt

Försäljnings-, kundsupport- och ekonomiteam bör samarbeta för att säkerställa att intäkterna redovisas korrekt – och för att undvika överraskningar längre fram. Om en kund ändrar sitt abonnemang eller begär en återbetalning bör alla avdelningar vara medvetna om detta.

Se över och justera regelbundet

SaaS-modellen innebär regelbundna interaktioner med kunder. Granska och justera hur du redovisar intäkter sett till kundbeteenden, marknadsförändringar och interna förändringar så att uppgifterna är korrekta.

Förbered dig för oförutsedda händelser

Att skapa en plan för att hantera potentiella störningar – såsom branschförändringar, ekonomiska nedgångar och globala kriser – kan hjälpa ett SaaS-företag att anpassa sina rutiner för intäktsredovisning om och när sådana händelser inträffar.

Så kan Stripe hjälpa SaaS-företag med intäktsredovisning

Stripe Revenue Recognition är en heltäckande lösning för företag med hög tillväxt. I takt med att ditt företag växer blir intäktsredovisningen mer utmanande och tidskrävande. Med Revenue Recognition kan du automatisera all din periodiserade redovisning, redovisa transaktioner, faktureringsvillkor och intäkter och generera rapporter som uppfyller kraven för periodiserad redovisning. Denna automatisering gör att du kan fokusera på ditt företags kärnverksamhet.

Och eftersom ekonomin blir mer komplicerad när du måste hantera uppgraderingar, nedgraderingar, återbetalningar och tvister kan Stripe automatisera processen för att redovisa dessa intäktsförändringar – och säkerställa att du har revisionsklara finansiella rapporter som ger en grundlig överblick över din verksamhet.

Här är en detaljerad beskrivning av vad Stripe Revenue Recognition erbjuder.

Helhetssyn över dina intäkter

• Konsolidering är nyckeln: Stripes Revenue Recognition-funktion visar alla dina Stripe-transaktioner och villkor, inklusive abonnemang, fakturor och enskilda betalningstransaktioner.
  
• Integrering av data: Om ditt intäktsflöde även inkluderar källor som inte kommer från Stripe kan du importera dessa data till Stripe Revenue Recognition för att få en integrerad Dashboard med alla intäkter, orderhanteringsscheman och servicevillkor på ett och samma ställe – vilket ger dig en sann bild av din ekonomiska hälsa.
  

Effektiviserad rapportering

• Automatiserade instrumentpaneler: Stripe automatiserar redovisningsrapporteringen och skapar omedelbart tillgängliga redovisningsrapporter med detaljerade tabeller, diagram och journalposter i enlighet med standarder som ASC 606 och IFRS 15.
  
• Vattenfallsdiagram för intäkter: Ett vattenfallsdiagram för intäkter är en detaljerad månatlig uppdelning som visar både bokförda och redovisade intäkter per månad, vilket gör att du enkelt kan visualisera förändringar över tid.
  

Anpassade funktioner

• Skräddarsydda intäktsregler: Stripe ger dig möjlighet att skapa och automatisera anpassade regler för intäktsredovisning utifrån dina specifika redovisningsrutiner och behov.
  
• Flexibla redovisningsprotokoll: Med Stripe kan du enkelt hantera en rad olika intäktstyper, oavsett om du behöver exkludera mellanhandsavgifter, hantera skatteredovisningsscheman eller öppna och stänga redovisningsperioder för att göra justeringar i efterhand.
  

Revisionsberedskap i realtid

• Omedelbar spårbarhet: Stripe kan göra det lättare att förbereda sig för revisioner. Spåra alla intäktsbelopp från en rapport i Revenue Recognition hela vägen tillbaka till källan, oavsett om det är en specifik kund eller engångstransaktion.
  

Utöver sin särskilda lösning Revenue Recognition har Stripe också ett bredare utbud av finansiella verktyg och tjänster som kan bidra till att förenkla komplexiteten i intäktsredovisning för företag. Här kan detta vara till hjälp:

Abonnemangsfakturering

Stripe tjänst för abonnemangsfakturering automatiserar återkommande faktureringscykler och kan anpassas till olika prismodeller, prisändringar och kunduppgraderingar, vilket minskar arbetsbelastningen för ekonomiavdelningen.

Automatiserad fakturering

Stripe erbjuder automatiska fakturerings- och faktureringsfunktioner som snabbar upp faktureringsprocessen och säkerställer felfria rapporter. Dessa funktioner kan anpassas efter ditt företags faktureringsrutiner.

Integration med bokföringsprogram

Företag kan integrera Stripe med flera typer av bokföringsprogram, vilket möjliggör automatisk dataöverföring. Detta minskar manuell datainmatning och gör det lättare att spåra intäktssiffror över tid.

Skalbar finansiell arkitektur

Stripes plattform kan växa med ditt företag och tillhandahålla mer avancerade funktioner efterhand som du behöver dem. Denna anpassningsförmåga gjorde det möjligt för intäktsredovisningsprocessen att förbli konsekvent och hanterbar även när affärsverksamheten expanderar.

Läs mer om intäktsredovisning med Stripe.