Intäktsredovisning är ett viktigt ämne för SaaS-företag (Software-as-a-Service). Att göra rätt innebär att hantera komplexiteter som mångfacetterade abonnemangsmodeller, pågående tjänsteåtaganden och nivåbaserad prissättning. Med den globala SaaS-marknaden som värderas till 464,7 miljarder USD år 2025 och förväntas nå över 1,1 biljoner USD till år 2033, står mycket på spel för dessa företag.

Nedan förklarar vi intäktsredovisning för SaaS-företag, inklusive vad det är, vilka utmaningar de står inför och vilka lösningar och bästa praxis du kan använda för att motverka dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är intäktsredovisning?
  
• ASC 606 och IFRS 15: Redovisningsstandarder för intäktsredovisning
  
• Utmaningar med intäktsredovisning för SaaS-företag
  
• Lösningar för effektiv intäktsredovisning i SaaS
  
• Exempel på intäktsredovisning för SaaS
  
• Hur Stripe kan hjälpa SaaS-företag med intäktsredovisning
  

Vad är intäktsredovisning?

Intäktsredovisning är en redovisningsprincip som beskriver de specifika villkor under vilka inkomster bokförs (redovisas) som intäkter. Den styr när ett företag kan inkludera vissa belopp i sin resultaträkning. Enligt denna princip kan företag endast redovisa intäkter när den avgörande händelse som leder till slutförandet av den avsedda försäljningsprocessen har inträffat (dvs. när intäkten intjänades eller fullgjordes, helt eller delvis) och företaget rimligen kan förvänta sig att ta emot betalning för de varor eller tjänster som tillhandahålls.

ASC 606 och IFRS 15: Redovisningsstandarder för intäktsredovisning

Modern SaaS-intäktsredovisning styrs av två ramverk: Accounting Standards Codification (ASC) 606 och International Financial Reporting Standard (IFRS) 15. ASC 606 utfärdades 2014 av Financial Accounting Standards Board (FASB), som i första hand betjänar företag i USA. IFRS 15, i kraft sedan 1 januari 2018, är den internationella motsvarigheten till ASC 606. Den utfärdades av International Accounting Standards Board (IASB) och ger riktlinjer för företag som verkar globalt.

Syftet med ASC 606 är att förbättra konsekvensen i metoder för intäktsredovisning i olika branscher, särskilt för komplexa avtal med flera komponenter. IFRS 15 utökar detta harmoniserade tillvägagångssätt globalt. Båda standarderna använder ett tillvägagångssätt i fem steg för intäktsredovisning:

• Identifiera avtalet med en kund: Ett avtal är en överenskommelse mellan två eller flera parter som skapar verkställbara rättigheter och skyldigheter. Avtalet måste uppfylla vissa kriterier för att redovisas enligt ASC 606.

• Identifiera fullgörandekraven: Fullgörandekrav är löften i ett avtal att överföra distinkta varor eller tjänster till kunden. Ett företag måste identifiera varje distinkt vara eller tjänst som utlovas.

• Fastställa transaktionspriset: Transaktionspriset är det kompensationsbelopp ett företag förväntar sig att ha rätt till i utbyte mot att överföra utlovade varor eller tjänster till en kund.

• Fördela transaktionspriset: Om ett avtal har flera fullgörandekrav måste ett företag fördela ett transaktionspris till varje sådant krav. Det ska återspegla det förväntade kompensationsbeloppet för att uppfylla varje fullgörandekrav.

• Redovisa intäkter när ett fullgörandekrav är uppfyllt: Intäkter redovisas när kontrollen över de utlovade varorna eller tjänsterna överförs till kunden – antingen över tid eller vid en specifik tidpunkt, beroende på vilka kriterier som uppfylls.

Utmaningar med intäktsredovisning för SaaS-företag

Nedan finns några av de utmaningar SaaS-företag står inför när det gäller intäktsredovisning.

Skilja mellan arrangemang med flera delar

Paketerade tjänster eller produkter är standard inom SaaS. När ett företag kombinerar flera komponenter under en och samma prislapp måste det bestämma hur intäkterna ska fördelas över varje element. Till exempel kan ett SaaS-företag sälja ett paket som innehåller programvarulicenser, utbildning och kundsupport till ett fast pris av 10 000 USD. Vad är det bästa sättet att bryta ner det priset? Om företaget säljer programvaran enbart för 8 000 USD, utbildning för 1 500 USD och support för 1 000 USD kan det allokera de paketerade intäkterna baserat på dessa fristående priser.

Fastställa transaktionspriset i avtal med rörlig ersättning

Rörliga betalningsstrukturer, t.ex. de som är knutna till prestationsbonusar eller användningsbaserade rabatter, kan komplicera SaaS-avtal. Det blir svårare att fastställa ett exakt transaktionspris när det slutliga beloppet fluktuerar. Till exempel kan ett SaaS-företag göra en affär där det får mer betalt om antalet användare är högt. Om andelen är över 90 % får företaget 20 000 USD. Men om andelen inte uppnås får man bara 15 000 USD. Om tidigare data visar att företaget når 90 % i 75 % av fallen skulle företaget redovisa en intäkt på 18 750 USD i förskott.

Redovisa intäkter för support efter det att kontraktet har löpt ut

Även när ett avtal har löpt ut har SaaS-företag ofta åtaganden att uppfylla, oavsett om det handlar om uppdateringar, förbättringar eller andra supporttjänster. Till exempel kan en SaaS-leverantör sälja programvara som inkluderar kvartalsvisa uppdateringar under ett år. Om varje uppdatering innehåller nya funktioner skulle företaget redovisa intäkterna för dessa uppdateringar successivt, allteftersom de rullas ut.

Hantera återbetalningar och returer från kunder

Det kommer alltid att finnas kunder som vill ha en återbetalning eller bestämmer sig för att avsluta sina abonnemang i förtid. Företagen måste besluta när och hur denna förändring ska redovisas. Ett SaaS-företag kanske till exempel vet att fem av 100 prenumeranter normalt begär återbetalning. I stället för att redovisa alla beräknade intäkter på en gång kan företaget välja att redovisa endast 95 % av intäkterna. På så sätt är man bättre positionerad för att hantera de ekonomiska konsekvenserna av dessa oundvikliga återbetalningsbegäranden.

Lösningar för effektiv intäktsredovisning i SaaS

• Automatisera processer för intäktsredovisning: Manuella redovisningsmetoder kan leda till fel och inkonsekvenser. Automatiserade verktyg kan hjälpa till att rätta till dem. Många SaaS-företag använder automatiserad redovisningsprogramvara för att fördela intäkter, justera för ändringar och garantera efterlevnad av standarder som ASC 606 och IFRS 15. Exempelvis kan ett SaaS-företag som får 1 000 nya avtal varje månad använda automatisering för att hantera dem. Detta säkerställer att intäkterna redovisas korrekt och i tid.

• Använd ett prestationsåtagandeperspektiv: Att bryta ner avtal i separata prestationsåtaganden kan göra intäktsredovisningen smidigare. Om ett avtal lovar programåtkomst, utbildning och support, måste var och en hanteras som ett separat löfte. Genom att identifiera varje åtagande och dess fristående försäljningspris, kan företag redovisa intäkter i takt med att varje åtagande uppfylls. Till exempel kan ett företag sälja programvara med ett års support. Om programvaran levereras direkt men supporten sträcker sig över året, kan intäkterna för programvaran redovisas direkt medan intäkterna för supporten fördelas över 12 månader.

• Skilj på engångsintäkter och återkommande intäkter: SaaS-företag får ofta intäkter från både engångsförsäljning och återkommande abonnemang, och dessa intäktskällor bokförs olika. Till exempel, om en kund betalar för ett årligt abonnemang och en utbildningssession som ett tillägg, kommer företaget att redovisa intäkten för utbildningen i förskott men fördela abonnemangsintäkten över året.

• Ligg steget före med kontinuerlig utbildning och uppdateringar: Regelbundna utbildningar och workshops kan hålla ekonomiteamen uppdaterade om de senaste riktlinjerna och bästa praxis för redovisningsstandarder. Om IASB justerar något i IFRS 15, kan ett välinformerat företag anpassa sina metoder direkt och undvika potentiella problem med bristande efterlevnad senare.

• Avsätt en reserv för återbetalningar och avbokningar: SaaS-företag kommer alltid att behöva hantera återbetalningar. Genom att avsätta en specifik reserv baserad på historiska data kan de skapa ett skyddsnät; detta gör det enklare att hantera ekonomin när återbetalningar faktiskt sker. Exempelvis, om 5 % av kunderna historiskt sett begär återbetalningar, kan ett företag avsätta den procentandelen från sina redovisade intäkter.

• Hantera återbetalningar och eftergifter noggrant:
  När återbetalningar sker är det viktigt att upphäva de tidigare redovisade intäkterna. Om en kund får en eftergift eller rabatt under en del av sitt abonnemang, behöver du justera intäktsredovisningen för de återstående månaderna.

• Anlita finansiella konsulter: Att arbeta med finansiella experter eller konsulter som specialiserar sig på SaaS kan ge insikt om potentiella fallgropar och bästa praxis.

• Var transparent mot intressenter: Att vara tydlig med hur du redovisar intäkter bygger förtroende hos investerare och styrelsemedlemmar, samt inom ditt team. Du kan regelbundet dela med dig av insikter om företagets ekonomiska hälsa och dina metoder.

• Förenkla och standardisera avtal: SaaS-företag jonglerar ofta med en rad olika abonnemangsprogram, tillägg och skräddarsydda avtal. Du bör förenkla och standardisera dessa avtalsvillkor när det är möjligt. Exempelvis, om ett SaaS-företag erbjuder tre huvudsakliga abonnemangsnivåer, kan avtalsmallar för var och en göra det enklare att avgöra hur intäkterna ska redovisas för varje abonnent.

• Redovisa gratis provperioder: Många SaaS-företag erbjuder gratis provperioder. Även om inga pengar byter ägare under provperioden är det viktigt att spåra dessa användare. Du börjar bokföra intäkter först om och när de övergår till ett betalt abonnemang.

• Övervaka variabla överväganden:
  Vissa SaaS-avtal kan innehålla prestationsbaserade bonusar eller straffavgifter. Dessa kan påverka hur stor del av intäkterna som redovisas. Om en kund får en rabatt efter att ha nått en viss användningsnivå måste dina intäktsberäkningar ta hänsyn till den ändringen.

• Tillsätt ett team för intäktsredovisning: Om möjligt bör SaaS-företag ha ett specialiserat team för intäktsredovisning. Detta team kan hantera komplexa abonnemangsavtal, justera intäktsredovisningen när en kund uppgraderar eller nedgraderar sitt program, och samordna med sälj- eller kundframgångsteam för att säkerställa att intäkterna redovisas korrekt vid alla tidpunkter.

• Investera i automatiserad programvara: Redovisningsprogramvara som är anpassad för SaaS-modellen kan hantera variabla faktureringscykler, kundbortfall och ändringar av program. För ett SaaS-företag med månatliga och årliga abonnenter som kan byta eller avsluta när som helst, kan automatiserade verktyg justera intäktsredovisningen i realtid.

• För detaljerad dokumentation: Med tanke på den föränderliga naturen hos SaaS-abonnemang är detaljerade register avgörande. Anta att en kund börjar med ett månatligt program, byter till ett årligt program och sedan lägger till extra funktioner efter sex månader. Att dokumentera var och en av dessa ändringar hjälper till att klargöra hur och när intäkterna från kunden ska redovisas.

• Genomför interna revisioner: Interna revisioner kan identifiera områden där ett SaaS-företag eventuellt redovisar för lite eller för mycket intäkter, vilket hjälper företaget att göra datadrivna justeringar.

• Kommunicera över avdelningsgränserna: När sälj- och ekonomiteamen kommunicerar effektivt kan ekonomiteamet vara fullt informerat om alla avtalsfunktioner (t.ex. en särskild rabatt eller en provperiod) som kan påverka hur intäkterna ska redovisas.

• Standardisera processer på en global nivå: Många SaaS-företag har en global kundbas. Att balansera allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) och IFRS-krav kan vara knepigt, men att hitta metoder som uppfyller båda skapar konsekvens. Om ett SaaS-företag erbjuder sin plattform i USA och Europa innebär standardiserade policyer att intäkterna redovisas enligt samma principer oavsett var kunden befinner sig.

• Justera den ekonomiska planeringen: SaaS-företag bör justera sin ekonomiska planering för att spegla intäktsredovisningen. Om det sker en ökning av nya årliga abonnemang under en säsongsbetonad rea bör prognoserna ta hänsyn till att intäkterna fördelas under de kommande 12 månaderna, inte direkt.

• Förbered för oförutsedda händelser: Att ta fram en plan för att hantera potentiella störningar (t.ex. branschskiften, ekonomiska nedgångar, globala kriser) kan hjälpa ett SaaS-företag att anpassa sina metoder för intäktsredovisning om och när dessa händelser inträffar.

Exempel på intäktsredovisning för SaaS

Intäktsredovisning inom SaaS blir komplicerad när avtal sträcker sig bortom månatliga kortdebiteringar. Här är hur standardprinciperna för ASC 606 och IFRS 15 tillämpas i vanliga scenarier för SaaS-fakturering.

Årligt abonnemang i förskott (uppskjutna intäkter)

• Den 1 januari tecknar en kund ett årligt avtal och betalar 12 000 USD i förskott för ett års åtkomst till molnplattformen. Eftersom noll tjänster har levererats den dagen redovisas 0 USD som intäkt. Hela det betalade beloppet bokförs i balansräkningen som uppskjutna intäkter (avtalsskyldighet). Under löptiden på 12 månader uppfyller företaget sitt fullgörandekrav jämnt. Det redovisar 1 000 USD i intäkter varje månad och minskar de uppskjutna intäkterna med samma belopp.
  

Paketerade startavgifter och plattformsåtkomst

• En kund köper ett ettårigt avtal för 24 000 USD och betalar en obligatorisk avgift för onboarding och installation på 6 000 USD, totalt 30 000 USD. Redovisningsbehandlingen skiljer sig åt beroende på hur onboardingen klassificeras:

  • Onboarding är inte distinkt: Om installationen saknar fristående värde utan programvaran är det inget distinkt fullgörandekrav. Hela betalningen på 30 000 USD slås ihop och redovisas med 2 500 USD per månad över den ettåriga avtalsperioden.
    
  • Onboarding är distinkt: Detta gäller för fall som komplex datamigrering och anpassad utbildning som skulle kunna tillhandahållas av en tredje part. Företaget redovisar avgiften på 6 000 USD omedelbart vid den tidpunkt då installationen är slutförd. Och det redovisar avtalet på 24 000 USD över tid med 2 000 USD per månad.
    

Uppgradering mitt i cykeln (avtalsändring)

• En kund som betalar 1 200 USD per år för sin nuvarande plan uppgraderar den 1 juli till en Premium-nivå som kostar 2 400 USD per år för de återstående sex månaderna. För de första sex månaderna av det året redovisar företaget 100 USD i månaden för totalt 600 USD. Eftersom de återstående tjänsterna är distinkta och prissatta till Premium-priset hanterar företaget förändringen framåtblickande. Det redovisar 200 USD i månaden för de återstående sex månaderna, totalt 1 200 USD. För det året redovisar företaget alltså en total intäkt på 1 800 USD för den kunden.
  

Hybridabonnemang plus användningsbaserad fakturering

• En API-plattform (Application Programming Interface) debiterar en fast månatlig plattformsavgift på 500 USD, plus 0,01 USD per API-anrop som faktureras i efterskott vid månadsslutet. I mars utför kunden 50 000 API-anrop för 500 USD i användning. Plattformen redovisar plattformsavgiften på 500 USD en gång i mars och därefter fakturan för användning på 500 USD i takt med att anropen förbrukas för att uppfylla kravet på rörlig ersättning. I slutet av månaden kommer den totala intäkten på 1 000 USD att vara helt redovisad.
  

Tidig uppsägning med en delvis återbetalning

• En kund betalar 6 000 USD i förskott för ett avtal på sex månader. I slutet av den andra månaden säger kunden upp det och får en återbetalning på 4 000 USD för de återstående fyra månaderna. Företaget redovisar 2 000 USD som intjänad intäkt för de första två månaderna. Vid uppsägningen kvittar det de återstående 4 000 USD i uppskjutna intäkter direkt mot återbetalningen i kontanter.
  

Så kan Stripe hjälpa SaaS-företag med intäktsredovisning

Stripe Revenue Recognition är en heltäckande lösning för företag med hög tillväxt. När ditt företag skalar upp blir intäktsredovisning mer utmanande och tidskrävande. Revenue Recognition kan automatisera alla dina behov av periodiserad redovisning, logga dina transaktioner, faktureringsvillkor och intäkter och generera rapporter som uppfyller kraven för periodiserad redovisning. Denna automatisering gör att du kan fokusera på ditt företags kärnverksamhet.

När ekonomin blir mer komplicerad i samband med uppgraderingar, nedgraderingar, återbetalningar och tvister kan Stripe automatisera processen för att logga dessa intäktsändringar. Detta säkerställer att du har revisionsfärdiga finansiella rapporter som ger en grundlig bild av din affärsverksamhet.

Här är en detaljerad beskrivning av vad Stripe Revenue Recognition erbjuder.

Helhetssyn över dina intäkter

• Konsolidering är nyckeln: Stripe Revenue Recognition visar dig alla dina Stripe-transaktioner och villkor, inklusive abonnemang, fakturor och enskilda betalningstransaktioner.

• Dataintegration: Om dina intäkter också inkluderar källor utanför Stripe kan du importera dessa data till Revenue Recognition för en konsoliderad dashboard som loggar alla intäkter, scheman för orderhantering och tjänstevillkor på ett ställe. Det ger dig en sann bild av din ekonomiska hälsa.

Effektiviserad rapportering

• Automatiserade dashboards: Stripe automatiserar processen för redovisningsrapporter genom att skapa omedelbart tillgängliga redovisningsrapporter med detaljerade tabeller, diagram och verifikationer som följer standarder som ASC 606 och IFRS 15.

• Intäktsvattenfall: Ett intäktsvattenfall är en detaljerad månatlig nedbrytning som visar både bokförda och redovisade intäkter per månad, vilket gör det enkelt att visualisera förändringar över tid.

Anpassade funktioner

• Skräddarsydda intäktsregler: Stripe låter dig skapa och automatisera anpassade regler för att redovisa intäkter baserat på dina specifika redovisningspraxis och behov.

• Flexibla redovisningsprotokoll: Med Stripe kan du hantera en mängd olika intäktstyper utan ansträngning, oavsett om du behöver exkludera vidarefakturerade avgifter, hantera scheman för skatteredovisning eller öppna och stänga redovisningsperioder för att göra historiska justeringar.

Revisionsberedskap i realtid

• Omedelbar spårbarhet: Stripe kan göra det enklare att förbereda sig för revisioner. Spåra alla intäktsbelopp från en rapport i Revenue Recognition tillbaka till källan, oavsett om det är en specifik kund eller en engångstransaktion.
  

Utöver den dedikerade lösningen för Revenue Recognition kan Stripes bredare utbud av finansiella verktyg och tjänster också hjälpa till att förenkla komplexiteten i intäktsredovisning för företag. Här är hur detta kan hjälpa.

Abonnemangsfakturering

Stripes tjänst för fakturering av abonnemang automatiserar återkommande faktureringscykler och kan anpassas till olika prissättningsmodeller, prisändringar och kunduppgraderingar, vilket minskar belastningen på redovisningsavdelningar.

Automatiserad fakturering

Stripe erbjuder automatiska fakturerings- och faktureringsfunktioner som snabbar upp faktureringsprocessen och säkerställer felfria rapporter. Dessa funktioner kan anpassas efter ditt företags faktureringsrutiner.

Integration med bokföringsprogram

Företag kan integrera Stripe med flera typer av bokföringsprogram, vilket möjliggör automatisk dataöverföring. Detta minskar manuell datainmatning och gör det lättare att spåra intäktssiffror över tid.

Flexibel ekonomisk arkitektur

Stripes plattform kan skala upp med ditt företag och erbjuda mer avancerade funktioner när du behöver dem. Denna anpassningsförmåga gör att processen för intäktsredovisning förblir konsekvent och hanterbar även när affärsverksamheten expanderar.

Läs mer om intäktsredovisning med Stripe.