Omzetverantwoording is een belangrijk onderwerp voor Software-as-a-Service (SaaS). Een goede omzetverantwoording betekent dat je te maken krijgt met extra complexiteit, zoals diverse abonnementsmodellen, doorlopende serviceverplichtingen en gestaffelde tariefschema's. Met een wereldwijde SaaS-markt gewaardeerd op $ 261,1 miljard USD in 2022 en naar verwachting $ 819,2 miljard USD in 2030, staat er veel op het spel voor deze bedrijven.

Hieronder leggen we omzetverantwoording voor SaaS-bedrijven uit: wat het is, wat de unieke uitdagingen zijn waarmee SaaS-bedrijven te maken krijgen en welke oplossingen en best practices je kunt gebruiken om deze uitdagingen tegen te gaan. Tot slot bekijken we hoe Stripe omzetverantwoording eenvoudiger voor je bedrijf kunt maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is omzetverantwoording?
  
• Boekhoudnormen voor omzetverantwoording
  
• Uitdagingen op het gebied van omzetverantwoording voor SaaS-bedrijven
  
• Oplossingen voor effectieve omzetverantwoording in SaaS
  
• Best practices voor omzetverantwoording voor SaaS
  
• Hoe Stripe bedrijven kan SaaS helpen met omzetverantwoording
  

Wat is omzetverantwoording?

Omzetverantwoording is een boekhoudkundige grondslag waarin de specifieke voorwaarden worden beschreven waaronder inkomsten als omzet worden geboekt (opgenomen). Dit principe bepaalt wanneer een bedrijf bepaalde bedragen in zijn winst- en verliesrekening kan opnemen. Volgens dit principe kunnen bedrijven alleen omzet erkennen wanneer de belangrijkste gebeurtenis die tot de voltooiing van het beoogde verkoopproces heeft geleid, heeft plaatsgevonden - wanneer de omzet geheel of gedeeltelijk is verdiend of voldaan - en het bedrijf redelijkerwijs kan verwachten dat het de betaling voor de geleverde goederen of diensten ontvangt.

Boekhoudnormen voor omzetverantwoording

ASC 606: Omzet uit contracten met klanten

Deze standaard werd in 2014 uitgegeven door de Financial Accounting Standards Board (FASB), die voornamelijk Amerikaanse bedrijven bedient. ASC 606 biedt een vijfstappenmodel dat kan worden toegepast op alle contracten met klanten voor omzetverantwoording. Het doel van ASC 606 is het verbeteren van de consistentie in omzetverantwoording tussen sectoren, met name voor complexe contracten met meerdere componenten. Dit zijn de vijf stappen die ASC 606 omvat:

• Identificeer het contract met een klant
  Een contract is een overeenkomst tussen twee of meer partijen die afdwingbare rechten en verplichtingen creëert. Er moet worden voldaan aan de criteria voor een contract om te worden erkend onder ASC 606.
  
• Identificeer de prestatieverplichtingen in het contract
  Prestatieverplichtingen zijn beloften in een contract om afzonderlijke goederen of diensten aan de klant over te dragen. Een bedrijf moet elk beloofd goed of elke beloofde dienst identificeren die onderscheidend is.
  
• Bepaal de transactieprijs
  De transactieprijs is het bedrag van de vergoeding waarop een bedrijf verwacht recht te hebben in ruil voor het overdragen van beloofde goederen of diensten aan een klant.
  
• Wijs de transactieprijs toe
  Als een contract meerdere prestatieverplichtingen heeft, moet een onderneming de transactieprijs toerekenen aan elke prestatieverplichting. Het moet een bedrag zijn dat het bedrag van de vergoeding weergeeft waarop het bedrijf verwacht recht te hebben in ruil voor het voldoen aan elke prestatieverplichting.
  
• Omzet verantwoorden wanneer (of als) de entiteit voldoet aan een resultaatsverbintenis
  Omzet wordt verantwoord wanneer de controle over de beloofde goederen of diensten wordt overgedragen aan de klant, hetzij in de loop van de tijd, hetzij op een bepaald moment, afhankelijk van de criteria waaraan is voldaan.
  

IFRS 15: Omzet uit contracten met klanten

IFRS 15 is de internationale tegenhanger van ASC 606. Het is uitgegeven door de International Accounting Standards Board (IASB) en biedt richtlijnen voor bedrijven die wereldwijd actief zijn. Net als ASC 606 hanteert IFRS 15 een vijfstappenaanpak voor omzetverantwoording. Het doel van IFRS 15 is ervoor te zorgen dat bedrijven in verschillende landen en rechtsgebieden een consistente en uniforme aanpak hanteren voor het verantwoorden van omzet, zodat financiële overzichten wereldwijd eenvoudiger kunnen worden vergeleken en begrepen.

Uitdagingen op het gebied van omzetverantwoording voor SaaS-bedrijven

Hieronder vind je een aantal uitdagingen waar SaaS-bedrijven tegenaan lopen op het gebied van omzetverantwoording:

Onderscheid maken tussen opstellingen met meerdere elementen

Gebundelde diensten of producten zijn standaard in SaaS. Wanneer een bedrijf meerdere componenten onder één prijskaartje combineert, moet het beslissen hoe het de inkomsten over elk element verdeelt. Denk aan een SaaS-bedrijf dat een pakket verkoopt inclusief softwarelicenties, training en klantenondersteuning voor een vast bedrag van $ 10,000. Wat is de beste manier om die prijs op te splitsen? Als het bedrijf de software alleen verkoopt voor $ 8.000, training voor $ 1.500 en ondersteuning voor $ 1.000, kan het de gebundelde inkomsten toewijzen op basis van deze stand-alone prijzen.

Bepalen van de transactieprijs in contracten met variabele vergoeding

Variabele betalingsstructuren, zoals die gekoppeld zijn aan prestatiebonussen of kortingen op basis van gebruik, kunnen SaaS contracten bemoeilijken. Het bepalen van de exacte transactieprijs wordt lastiger wanneer het uiteindelijke bedrag fluctueert. Stel je voor dat een SaaS-bedrijf een deal sluit waardoor het meer betaald krijgt als de gebruikersacceptatiegraad hoog is. Als het tarief hoger is dan 90%, ontvangt het bedrijf $ 20,000, maar als het tarief tekortschiet, krijgt het slechts $ 15,000. Als uit gegevens uit het verleden blijkt dat het bedrijf 75% van de tijd die 90% haalt, dan zou het bedrijf vooraf een omzet van $ 18.750 boeken.

Omzetverantwoording voor ondersteuning na het contract

Na afloop van een contract hebben SaaS-bedrijven vaak nog steeds verplichtingen na te komen, of het nu gaat om updates, verbeteringen of andere ondersteuningsdiensten. Een SaaS provider kan bijvoorbeeld software verkopen die wordt geleverd met de belofte van driemaandelijkse updates gedurende een jaar. Als elke update nieuwe functies met zich meebrengt, zou het bedrijf de inkomsten voor die updates geleidelijk verantwoorden, naarmate ze worden uitgerold.

Terugbetaling en retouren van klanten aanpakken

Er zullen altijd klanten zijn die hun geld terug willen of besluiten hun abonnement voortijdig te beëindigen. Bedrijven moeten beslissen wanneer en hoe ze deze verandering herkennen. Stel je voor dat een SaaS-bedrijf weet dat 5 van de 100 abonnees doorgaans om terugbetaling vragen. In plaats van alle verwachte inkomsten vooraf te boeken, verantwoordt het bedrijf misschien slechts 95% ervan. Op die manier is het beter gepositioneerd om de financiële impact van die onvermijdelijke terugbetalingsverzoeken op te vangen.

Oplossingen voor effectieve omzetverantwoording in SaaS

Automatiseer processen voor omzetverantwoording

Handmatige boekhoudmethoden kunnen leiden tot fouten en inconsistenties die geautomatiseerde tools kunnen helpen corrigeren. Veel SaaS-bedrijven gebruiken geautomatiseerde boekhoudsoftware om omzet toe te wijzen, wijzigingen aan te passen en compliance zoals ASC 606 en IFRS 15 te garanderen. Denk bijvoorbeeld aan een SaaS-bedrijf dat elke maand 1.000 nieuwe contracten krijgt. Automatisering kan al deze contracten beheren, zodat de omzet nauwkeurig en op tijd wordt erkend.

Kies voor een resultaatsverplichting

Door contracten op te splitsen in afzonderlijke prestatieverplichtingen kan de omzetverantwoording soepeler verlopen. Als een contract softwaretoegang, training en ondersteuning belooft, dan is dat allemaal een duidelijke belofte. Door elke verplichting en de op zichzelf staande verkoopprijs te identificeren, kunnen bedrijven inkomsten erkennen naarmate aan elke verplichting is voldaan. Stel dat een bedrijf software verkoopt met een jaar ondersteuning. Als de software direct wordt geleverd, maar de ondersteuning zich over het hele jaar uitstrekt, kunnen de inkomsten voor de software onmiddellijk worden erkend, terwijl de inkomsten uit ondersteuning over 12 maanden worden uitgesmeerd.

Blijf voorop lopen met continue training en updates

Regelmatige trainingssessies en workshops kunnen financiële teams op de hoogte houden van de nieuwste richtlijnen en best practices voor boekhoudnormen. Als de IASB iets in IFRS 15 aanpast, kan een goed geïnformeerd bedrijf zijn praktijken onmiddellijk aanpassen en mogelijke niet-nalevingsproblemen in de toekomst voorkomen.

Apart een voorziening voor terugbetalingen en annuleringen

Terugbetalingen zijn altijd iets SaaS-bedrijven moeten afhandelen. Door een specifieke voorziening opzij te zetten op basis van historische gegevens, kunnen bedrijven een vangnet creëren, waardoor het gemakkelijker wordt om de financiën te beheren wanneer er terugbetalingen plaatsvinden. Als bijvoorbeeld 5% van de klanten in het verleden om terugbetaling vraagt, kan een bedrijf dat percentage aftrekken van de verantwoorde omzet.

Schakel financiële adviseurs in

Door samen te werken met financiële experts of consultants die gespecialiseerd zijn in SaaS krijg je inzicht in mogelijke valkuilen en best practices.

Contracten vereenvoudigen en standaardiseren

SaaS-bedrijven jongleren vaak met een reeks abonnementen, add-ons en op maat gemaakte deals. Vereenvoudig en standaardiseer deze contractvoorwaarden waar mogelijk. Als een SaaS-bedrijf bijvoorbeeld drie primaire abonnementsniveaus aanbiedt, kun je met sjablooncontracten voor elk platform eenvoudiger bepalen hoe je de inkomsten van elke abonnee verantwoordt.

Een team toewijzen aan omzetverantwoording

Als het mogelijk is, moeten SaaS-bedrijven een gespecialiseerd team voor omzetverantwoording hebben. Dit team kan complexe abonnementscontracten afhandelen, de omzetverantwoording aanpassen wanneer een klant zijn plan upgradet of downgradet, en coördineren met verkoop- of klantsuccesteams om ervoor te zorgen dat inkomsten altijd nauwkeurig worden verantwoord.

Investeer in geautomatiseerde software

Boekhoudsoftware die speciaal is afgestemd op het SaaS model kan variabele facturatiecycli, klantverloop en planwijzigingen verwerken. Voor een SaaS-bedrijf met maandelijkse en jaarlijkse abonnees die op elk moment kunnen wijzigen of opzeggen, kunnen geautomatiseerde tools de omzetverantwoording in realtime aanpassen.

Bewaar gedetailleerde documentatie

Met de fluïde aard van SaaS abonnementen zijn gedetailleerde records essentieel. Stel je voor dat een klant begint met een maandelijks plan, overstapt op een jaarabonnement en vervolgens zes maanden later extra functies toevoegt. Door elk van deze wijzigingen te documenteren, wordt duidelijk hoe en wanneer de inkomsten van deze klant moeten worden erkend.

Interne audits uitvoeren

Interne audits kunnen gebieden aan het licht brengen waar een SaaS-bedrijf inkomsten mogelijk te weinig of te hoog verantwoordt, waardoor het gegevensgestuurde aanpassingen kan doorvoeren.

Communicatie tussen afdelingen

Wanneer de verkoop- en financiële teams effectief communiceren, kan het financiële team volledig op de hoogte worden gebracht van alle dealkenmerken, zoals een speciale korting of een proefperiode, die van invloed kunnen zijn op de manier waarop inkomsten moeten worden erkend.

Standaardiseer processen op wereldwijde schaal

Veel SaaS-bedrijven hebben een wereldwijd klantenbestand. Het kan lastig zijn om een evenwicht te vinden tussen algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) en IFRS-vereisten, maar het vinden van methoden die aan beide voldoen, zorgt voor consistentie. Als een SaaS-bedrijf zijn platform aanbiedt in de VS en Europa, betekent een gestandaardiseerd beleid dat omzet volgens dezelfde principes wordt verantwoord, ongeacht waar de klant zich bevindt.

Financiële planning aanpassen

SaaS-bedrijven moeten hun financiële planning aanpassen aan hun omzetverantwoording. Als er tijdens een seizoensverkoop een toename is van nieuwe jaarabonnementen, moeten de prognoses rekening houden met die inkomsten die in de komende 12 maanden worden erkend, niet onmiddellijk.

Aanbevolen werkwijzen voor omzetverantwoording voor SaaS

Onderscheid maken tussen eenmalige en terugkerende inkomsten

SaaS-bedrijven genereren vaak inkomsten uit zowel eenmalige verkopen als terugkerende abonnementen, en dit soort inkomsten wordt op verschillende manieren geregistreerd. Als een klant bijvoorbeeld betaalt voor een jaarabonnement en een add-on trainingssessie, verantwoordt het bedrijf de trainingsinkomsten vooraf, maar spreidt het de abonnementsinkomsten over het jaar.

Omzet verantwoorden wanneer aan de prestatieverplichtingen is voldaan

Als een klant vooraf betaalt voor een servicejaar, is die betaling pas volledig verdiend wanneer de service voor het volledige jaar is geleverd. Zelfs als het geld op de bank staat, zou het bedrijf er elke maand slechts een deel van moeten verantwoorden.

Blijf op de hoogte van de regelgeving

Door de huidige regelgeving regelmatig te herzien, zorg je ervoor dat de omzet wordt verantwoord in overeenstemming met de nieuwste normen.

Gebruik software die is afgestemd op SaaS

Investeren in software die is gebouwd voor SaaS-omzet kan bedrijven helpen met taken zoals het herkennen van abonnementen, het afhandelen van klantverloop en het soepel beheren van upgrades en downgrades.

Ga zorgvuldig om met terugbetalingen en concessies

Wanneer terugbetalingen plaatsvinden, is het belangrijk om de eerder verantwoorde omzet terug te boeken. Als een klant halverwege zijn abonnement een concessie of korting krijgt, moet je de omzetverantwoording voor de resterende maanden aanpassen.

Account voor gratis proefperioden

Veel SaaS-bedrijven bieden gratis proefperioden aan. Hoewel er tijdens de proefperiode geen geld van eigenaar wisselt, is het belangrijk om deze gebruikers te volgen. Je begint pas met het registreren van inkomsten als en wanneer ze overstappen op een betaald abonnement.

Afwegingen bij monitorvariabelen

Sommige SaaS contracten kunnen prestatiegebonden bonussen of boetes bevatten. Deze kunnen van invloed zijn op het bedrag aan verantwoorde omzet. Als een klant een korting ontvangt nadat een gebruiksmijlpaal is bereikt, moet je omzetberekening rekening houden met die wijziging.

Documenteer alles

Houd gedetailleerde gegevens bij van elk contract, betaling, upgrade en elke andere transactie. Dit helpt je zowel bij interne beoordelingen als bij audits.

Wees transparant naar stakeholders

Door duidelijk te zijn over hoe je omzet verantwoordt, bouw je vertrouwen op bij investeerders, bestuursleden en binnen je team. Deel regelmatig inzichten in de financiële gezondheid van het bedrijf en je methoden.

Blijf consistent

Houd je aan gevestigde methoden voor het verantwoorden van omzet en zorg ervoor dat eventuele wijzigingen goed worden onderbouwd en aan alle relevante partijen worden gecommuniceerd.

Intern samenwerken

Verkoop-, klantenservice- en financiële teams moeten samenwerken om ervoor te zorgen dat inkomsten correct worden verantwoord en om verrassingen achteraf te voorkomen. Als een klant zijn abonnement wijzigt of een terugbetaling aanvraagt, moeten alle afdelingen hiervan op de hoogte zijn.

Controleer en pas regelmatig aan

Het SaaS model omvat regelmatige interacties met klanten. Controleer en pas de manier waarop je omzet verantwoordt aan in het licht van klantgedrag, marktverschuivingen en interne veranderingen om de nauwkeurigheid te behouden.

Bereid je voor op onvoorziene omstandigheden

Door een plan op te stellen voor mogelijke verstoringen, zoals verschuivingen in de sector, economische neergang en wereldwijde crises, kan een SaaS-bedrijf zijn praktijken op het gebied van omzetverantwoording kunnen aanpassen wanneer en indien dergelijke gebeurtenissen zich voordoen.

Hoe Stripe SaaS-bedrijven kunnen helpen met omzetverantwoording

Stripe Revenue Recognition is een allesomvattende oplossing voor snelgroeiende bedrijven. Naarmate je onderneming groeit, wordt omzetverantwoording lastiger en tijdrovender. Met Revenue Recognition kun je al je behoeften op het gebied van boekhouding op transactiebasis automatiseren, door je transacties, facturatievoorwaarden en omzet vast te leggen en rapporten te genereren die voldoen aan de boekhouding op transactiebasis. Door deze automatisering kunt je je concentreren op de kernactiviteiten van je bedrijf.

En omdat financiële gegevens ingewikkelder worden als je te maken krijgt met upgrades, downgrades, terugbetalingen en chargebacks, kun Stripe het proces van het vastleggen van deze omzetwijzigingen automatiseren. Zo weet je zeker dat je financiële overzichten hebt die een volledig beeld geven van je bedrijfsactiviteiten.

Hier vind je een gedetailleerd overzicht van de Stripe Revenue Recognition.

Holistisch overzicht van je inkomsten

• Consolidatie is de sleutel: Stripe functie Omzetverantwoording zie je al je Stripe transacties en voorwaarden, waaronder abonnementen, facturen en individuele betaaltransacties.
  
• Gegevensintegratie: Als je inkomstenstroom ook niet-Stripe bronnen bevat, kun je die gegevens importeren in Stripe Revenue Recognition voor één geconsolideerde Dashboard die alle inkomsten, leveringsschema's en servicevoorwaarden op één locatie registreert. Zo krijg je een waarheidsgetrouw beeld van je financiële gezondheid.
  

Gestroomlijnde rapportage

• Geautomatiseerde dashboards: Stripe automatiseert het boekhoudrapportproces en maakt direct beschikbare boekhoudrapporten met gedetailleerde tabellen, grafieken en journaalposten die voldoen aan standaarden zoals ASC 606 en IFRS 15.
  
• Watervalrapport inkomsten. Een watervalrapport omzet is een gedetailleerd maandelijks overzicht waarin zowel de geboekte als de verantwoorde omzet per maand worden weergegeven. Zo kun je veranderingen in de loop van de tijd eenvoudig visualiseren.
  

Functies op maat

• Omzetregels op maat: Met Stripe kun je regels op maat maken en automatiseren voor het verantwoorden van omzet op basis van je specifieke boekhoudmethoden en behoeften.
  
• Flexibele boekhoudprotocollen: Met Stripe kun je moeiteloos allerlei soorten omzet verwerken, bijvoorbeeld doorberekeningskosten uitsluiten, schema's voor belastingverantwoording beheren of boekhoudperioden openen en afsluiten om transacties uit het verleden aan te passen.
  

Voorbereiding op audits in real time

• Onmiddellijke traceerbaarheid. Stripe kunnen de voorbereiding op audits vergemakkelijken. Traceer elk omzetbedrag uit elk rapport in Omzetverantwoording terug naar de hoofdtekst, of dat nu een specifieke klant of een eenmalige transactie is.
  

Naast de speciale oplossing voor omzetverantwoording biedt Stripe met het uitgebreide pakket financiële tools en diensten ook een stuk eenvoudiger voor bedrijven. Dit kan hierbij helpen:

Facturatie van abonnementen

Stripe dienst facturatie op abonnementsbasis automatiseert terugkerende facturatiecycli en kan zich aanpassen aan verschillende tariefmodellen, tariefwijzigingen en upgrades van klanten. Zo wordt de druk op de boekhoudafdeling een stuk lager.

Automatische facturatie en facturatie

Stripe biedt geautomatiseerde facturering en factureringsfuncties die het factureringsproces versnellen en zorgen voor foutloze rapporten. Deze functies kun je aanpassen aan de facturatiepraktijken van je bedrijf.

Integratie met boekhoudsoftware

Bedrijven kunnen Stripe integreren met verschillende soorten boekhoudsoftware, waardoor geautomatiseerde gegevensoverdracht mogelijk is. Dit vermindert handmatige gegevensinvoer en maakt het gemakkelijker om omzetcijfers in de loop van de tijd te volgen.

Schaalbare financiële architectuur

Stripe platform groeit met je bedrijf mee en biedt meer geavanceerde functies wanneer je die nodig hebt. Dankzij dit aanpassingsvermogen bleef het proces voor omzetverantwoording consistent en beheersbaar, zelfs bij uitbreiding van de bedrijfsactiviteiten.

Bekijk meer informatie over omzetverantwoording met Stripe.