Utmaning

Demodesk lanserades 2018 som den första virtuella mötesplattformen som byggdes specifikt för säljteam som genomför onlinedemonstrationer. Det München-baserade SaaS-företaget har förlitat sig på Stripe sedan dag ett för att hantera sina betalningar och prenumerationsfakturering för kunder i hela Europa och USA.

Men Demodesks enmansredovisningsteam stod inför en månatlig flaskhals: att manuellt stämma av intäkter för DATEV, företagets redovisningsplattform. Tysklands strikta redovisningsstandarder krävde att varje Stripe-betalning skulle omformateras till ett DATEV-kompatibelt format, beloppen omvandlas till euro vid behov och allt skickas via en specifik mall till ett externt revisionsföretag.

”Vi var tvungna att skicka en lång lista med alla fakturor vi skickade via Stripe varje månad, vilket krävde mycket debiterbart arbete från vår revisors sida”, sade Marta Abbadessa, teamledare för ekonomi och drift på Demodesk.

Demodesk lade ungefär en timme per månad på att samla in data. Redovisningsbyrån tog sedan cirka fem debiterbara timmar per månad för att validera poster, växla valutor och rätta manuella fel. Denna process försenade regelbundet Demodesks månadsavslut med mer än 30 dagar, vilket hindrade chefer från att använda aktuella finansiella data för att förstå företagets verkliga finansiella situation.

Lösning

År 2022 implementerade Demodesk pathway solutions DATEV Export-app från Stripe App Marketplace för att automatisera sitt månadsslutsarbetsflöde. Appen kopplas direkt till Demodesks Stripe Billing-data, och den genererar fullt strukturerade exportfiler som automatiserar bokföring av intäkter, Stripe-avgifter och fakturor till DATEV.

Automatiseringen hanterar två krav: att konvertera alla dollarbaserade fakturor till euro (DATEV:s obligatoriska valuta) och att mappa nästan 50 Stripe-datafält till DATEV:s specifika rapporteringsstruktur, vilket säkerställer efterlevnad av tyska revisionsstandarder.

I början av varje månad skapar DATEV Export automatiskt en fullständig intäktsrapport och skickar den till Demodesks externa revisionsbyrå – utan manuell datainmatning eller kalkylbladsskapande.

Resultat

15 minuters konfiguration, inget ingenjörsarbete krävs

Demodesk kopplade snabbt DATEV Export-appen till sitt Stripe-konto utan teknisk support. ”Det var bokstavligen två klick; ett för att koppla den till Stripe och ett för vår revisor att koppla den till DATEV. Det var verkligen enkelt och okomplicerat”, sa Abbadessa.

Manuella uppgifter eliminerade under månadsslutet

Automatiseringen av förberedelsen av Stripe-intäktsdata för DATEV eliminerade den tid Abbadessa lade på att exportera och formatera fakturor varje månad, plus de fem fakturerbara timmarna som den externa revisionsbyrån lade på att validera poster, rätta avvikelser och konvertera valutor.

”Tidsbesparingen hjälpte oss att spara pengar på debiterbara timmar samtidigt som vi frigjorde tid för att arbeta med mer strategiska projekt istället för att manuellt behandla fakturor”, sade Abbadessa.

Inga avstämningsfel

Genom att automatisera processen eliminerade Demodesk risken för manuella fel samtidigt som alla data är i linje med DATEV:s strikta krav.

”Det ger oss mer sinnesro att alla våra data skickas direkt från Stripe”, sade Abbadessa.

Månadsslutet stängs 10 dagar snabbare

Eftersom intäktsdata nu levereras i en konsekvent formaterad och korrekt fil i början av varje månad behöver Demodesks revisorer inte längre vänta på mallar, förtydliganden eller manuell export. I kombination med andra automatiseringsinitiativ minskade detta Demodesks månadsslut med 10 dagar, vilket gav företagsledare tillgång till korrekta finansiella data snabbare.

”Detta var en stor seger, och pathways spelade en stor roll för att påskynda processen”, sade Abbadessa.

Om pathway solutions

Som en ledande leverantör av DATEV-integrationsteknologier hjälper pathway solutions mer än 500 företag på Stripe varje månad att automatiskt exportera sina Stripe-försäljningar till DATEV-format. pathway solutions kopplar samman e-handelsföretag och skatterådgivare, strömmar finansiella data direkt till DATEV och eliminerar manuella flaskhalsar så att redovisningen är revisionsklar och smidig.