Défi
Demodesk a été lancé en 2018 en tant que première plateforme de réunion virtuelle spécialement conçue pour les équipes commerciales réalisant des démonstrations en ligne. Depuis sa création, cette entreprise SaaS basée à Munich fait confiance à Stripe pour gérer ses paiements et la facturation des abonnements de ses clients en Europe et aux États-Unis.
Mais l’équipe comptable composée d’une seule personne chez Demodesk était confrontée chaque mois à un goulot d’étranglement : le rapprochement manuel des revenus pour DATEV, la plateforme comptable de l’entreprise. Les normes comptables strictes en vigueur en Allemagne exigeaient de reformater chaque paiement Stripe dans un format compatible avec DATEV, de convertir les montants en euros si nécessaire et de tout soumettre par l’entremise d’un modèle spécifique à un cabinet comptable externe.
« Nous devions envoyer chaque mois une longue liste de toutes les factures que nous avions émises par l’entremise de Stripe, ce qui représentait beaucoup de travail facturable pour notre comptable », explique Marta Abbadessa, responsable de l’équipe finances et opérations chez Demodesk.
Demodesk consacrait environ une heure par mois à la collecte de données. Le cabinet comptable passait ensuite environ cinq heures facturables par mois à valider les entrées, convertir les devises et corriger les erreurs manuelles. Ce processus retardait régulièrement la clôture mensuelle de Demodesk de plus de 30 jours, empêchant les dirigeants d’utiliser les données financières actuelles pour comprendre la situation financière réelle de l’entreprise.
Solution
En 2022, Demodesk a mis en œuvre l’application DATEV Export de Pathway Solutions, disponible sur Stripe App Marketplace, afin d’automatiser son flux de travail de fin de mois. L’application se connecte directement aux données de Stripe Billing de Demodesk et génère des fichiers d’exportation entièrement structurés qui automatisent la comptabilisation des revenus, des frais Stripe et des factures dans DATEV.
L’automatisation répond à deux exigences : convertir toutes les factures libellées en dollars en euros (la devise requise par DATEV) et mapper près de 50 champs de données Stripe dans la structure de reporting spécifique de DATEV, garantissant ainsi la conformité avec les normes d’audit allemandes.
Au début de chaque mois, DATEV Export génère automatiquement un rapport complet sur les recettes et l’envoie au cabinet comptable externe de Demodesk, sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement les données ou de créer des feuilles de calcul.
Résultats
Configuration de 15 minutes, aucune ingénierie requise
Demodesk a rapidement connecté l’application DATEV Export à son compte Stripe sans aucune assistance technique. « Il a suffi de deux clics : un pour la connecter à Stripe et un autre pour que notre comptable la connecte à DATEV. C’était vraiment simple et facile », explique Abbadessa.
Tâches manuelles éliminées lors de la clôture mensuelle
L’automatisation de la préparation des données de revenus Stripe pour DATEV a permis à Abbadessa de gagner du temps sur l’exportation et le formatage des factures chaque mois, sans compter les cinq heures facturables que le cabinet comptable externe consacrait à la validation des entrées, à la correction des divergences et à la conversion des devises.
« Le gain de temps nous a permis de réduire nos coûts liés aux heures facturables tout en libérant du temps pour travailler sur des projets plus stratégiques au lieu de traiter manuellement les factures », a déclaré Abbadessa.
Aucune erreur de rapprochement
En automatisant la procédure, Demodesk a éliminé le risque d’erreurs manuelles tout en garantissant la conformité de toutes les données avec les exigences strictes de DATEV.
« Le fait que toutes nos données soient envoyées directement depuis Stripe nous apporte une plus grande tranquillité d’esprit », a déclaré Abbadessa.
Clôture mensuelle 10 jours plus rapide
Les données relatives aux revenus étant désormais fournies dans un fichier précis et formaté de manière cohérente au début de chaque mois, les comptables de Demodesk n’ont plus besoin d’attendre les modèles, les clarifications ou l’exportation manuelle. Associée à d’autres initiatives d’automatisation, cette mesure a permis de réduire de 10 jours la clôture mensuelle de Demodesk, donnant ainsi aux dirigeants d’entreprise un accès plus rapide à des données financières précises.
« C’était une grande victoire, et Pathways a joué un rôle important dans l’accélération de la procédure », a déclaré Abbadessa.
La configuration s’est déroulée sans aucun problème, et nous n’avons eu que très peu de temps à y consacrer. Le changement ne nous a littéralement rien coûté, et nous pouvons désormais obtenir instantanément toutes les données dont nos comptables ont besoin.
À propos de Pathway Solutions
En tant que principal fournisseur de technologies d’intégration DATEV, pathway solutions aide chaque mois plus de 500 entreprises sur Stripe à exporter automatiquement leurs ventes Stripe au format DATEV. pathway solutions met en relation les entreprises de commerce électronique et les conseillers fiscaux, transfère les données financières directement dans DATEV et élimine les goulots d’étranglement manuels afin que la comptabilité soit prête pour l’audit et ne nécessite aucun effort.
Stripe est la colonne vertébrale des solutions de paiement. Nous utilisons nous-mêmes Stripe Billing et Payments et aidons aujourd’hui plus de 2 500 marques à automatiser leurs opérations comptables.
