Desafío

Demodesk se lanzó en 2018 como la primera plataforma de reuniones virtuales creada específicamente para equipos de ventas que realizan demostraciones en línea. La empresa SaaS con sede en Múnich ha confiado en Stripe desde el primer día para gestionar sus pagos y la facturación de suscripciones para clientes de toda Europa y EE. UU..

Pero el equipo de contabilidad de Demodesk, formado por una sola persona, se enfrentaba a un cuello de botella mensual: conciliar manualmente los ingresos para DATEV, la plataforma de contabilidad de la empresa. Las estrictas normas contables alemanas exigían reformatear cada pago de Stripe a un formato compatible con DATEV, convertir los importes a euros cuando fuera necesario y enviar todo a través de una plantilla específica a una empresa de contabilidad externa.

«Teníamos que enviar una larga lista con todas las facturas que enviábamos a través de Stripe cada mes, lo que suponía mucho trabajo facturable por parte de tu contable», explica Marta Abbadessa, jefa del equipo de finanzas y operaciones de Demodesk.

Demodesk dedicaba aproximadamente una hora al mes a recopilar datos. A continuación, la empresa de contabilidad dedicaba unas cinco horas facturables al mes a validar entradas, convertir divisas y corregir errores manuales. Este proceso retrasaba habitualmente el cierre mensual de Demodesk más de 30 días, lo que impedía a los ejecutivos utilizar datos financieros actuales para comprender la verdadera situación financiera de la empresa.

Solución

En 2022, Demodesk implementó la aplicación de datos exportados DATEV de pathway solutions desde el Stripe App Marketplace para automatizar su flujo de trabajo de cierre mensual. La aplicación se conecta directamente con los datos Stripe Billing de Demodesk y genera archivos de datos exportados completamente estructurados que automatizan la contabilización de ingresos, comisiones Stripe y facturas en DATEV.

La automatización se encarga de dos requisitos: convertir todas las facturas en dólares a euros (la divisa requerida por DATEV) y asignar casi 50 campos de datos de Stripe a la estructura de informes específica de DATEV, lo que garantiza el cumplimiento de las normas de auditoría alemanas.

A principios de cada mes, DATEV Export crea automáticamente un informe completo de ingresos y lo envía a la empresa de contabilidad externa de Demodesk, sin necesidad de introducir datos manualmente ni crear hojas de cálculo.

Resultados

Configuración en 15 minutos, sin necesidad de conocimientos técnicos.

Demodesk conectó rápidamente la aplicación DATEV Export a tu cuenta de Stripe sin necesidad de asistencia técnica. «Literalmente, fueron dos clics: uno para conectarla a Stripe y otro para que tu contable la conectara a DATEV. Fue muy fácil y sencillo», afirmó Abbadessa.

Tareas manuales eliminadas durante el cierre mensual

La automatización de la preparación de los datos de ingresos de Stripe para DATEV eliminó el tiempo que Abbadessa dedicaba cada mes a exportar y formatear facturas, además de las cinco horas facturables que la empresa de contabilidad externa dedicaba a validar entradas, corregir discrepancias y convertir divisas.

«El ahorro de tiempo nos ayudó a ahorrar dinero en horas facturables y nos permitió dedicar más tiempo a proyectos más estratégicos en lugar de procesar manualmente las facturas», afirmó Abbadessa.

Sin errores de conciliación

Al automatizar el proceso, Demodesk eliminó el riesgo de errores manuales y garantizó que todos los datos cumplieran con los estrictos requisitos de DATEV.

«Nos da más tranquilidad saber que todos nuestros datos se envían directamente desde Stripe», afirma Abbadessa.

Cierre de fin de mes 10 días más rápido

Dado que ahora los datos sobre ingresos se envían en un archivo preciso y con un formato uniforme a principios de cada mes, los contables de Demodesk ya no tienen que esperar a recibir plantillas, aclaraciones o exportaciones manuales. En combinación con otras iniciativas de automatización, esto ha reducido en 10 días el cierre mensual de Demodesk, lo que permite a los responsables de la empresa acceder antes a datos financieros precisos.

«Ha sido una gran victoria, y Pathways ha desempeñado un papel fundamental en acelerar el proceso», afirmó Abbadessa.

Acerca de pathway solutions

Como proveedor líder de tecnologías de integración DATEV, pathway solutions ayuda cada mes a más de 500 empresas en Stripe a exportar automáticamente sus ventas de Stripe al formato DATEV. pathway solutions conecta a las empresas de comercio electrónico y a los asesores fiscales, transmite los datos financieros directamente a DATEV y elimina los cuellos de botella manuales, de modo que la contabilidad está lista para la auditoría y no requiere esfuerzo.