Défi
Lancée en 2018, Demodesk est la première plateforme de réunions virtuelles conçue pour permettre aux équipes commerciales d’effectuer des démonstrations en ligne. Basée à Munich, l’entreprise SaaS s’appuie sur Stripe depuis le premier jour pour gérer ses paiements et la facturation de ses abonnements en Europe et aux États-Unis.
Mais l’équipe comptable de Demodesk (qui ne comptait qu’une seule personne) devait effectuer chaque mois une réconciliation manuelle des revenus pour DATEV, la plateforme comptable de l’entreprise. Les normes comptables allemandes, particulièrement strictes, imposaient en effet de reformater chaque paiement Stripe dans un format compatible avec DATEV, de convertir les montants en euros si nécessaire et de transmettre l’ensemble de ces informations, via un modèle spécifique, à un cabinet comptable externe.
« Chaque mois, nous devions envoyer une liste de toutes les factures émises via Stripe, un travail pour lequel le cabinet comptable nous facturait plusieurs heures », explique Marta Abbadessa, Team lead of finance and operations chez Demodesk.
Chaque mois, Demodesk consacrait environ une heure à la collecte des données. Le cabinet comptable passait ensuite près de cinq heures à valider les écritures, convertir les montants et corriger les erreurs manuelles. Régulièrement, ce processus retardait de plus de 30 jours la clôture de fin de mois, empêchant les dirigeants de s’appuyer sur des données financières à jour pour évaluer la santé de l’entreprise.
Solution
En 2022, Demodesk a déployé l’application DATEV Export, créée par pathway solutions et disponible sur Stripe App Marketplace, afin d’automatiser son processus de clôture de fin de mois. L’application se connecte directement aux données Stripe Billing de Demodesk et génère des fichiers d’export entièrement structurés qui permettent d’automatiser l’enregistrement des revenus, des frais Stripe et des factures dans DATEV.
Cette automatisation permet à l’entreprise de répondre à deux exigences imposées par les normes d’audit allemandes : convertir toutes les factures libellées en dollars en euros (la devise requise par DATEV) et mapper près de 50 champs de données Stripe avec la structure de reporting de DATEV.
À chaque début de mois, DATEV Export génère automatiquement (sans aucune saisie manuelle ni création de tableur) un rapport complet des revenus et le transmet au cabinet comptable externe de Demodesk.
Résultats
Configuration en 15 minutes sans intervention technique
Demodesk a connecté l’application DATEV Export à son compte Stripe rapidement et sans assistance technique. « L’intégration s’est littéralement faite en deux clics : l’un pour connecter l’application à Stripe et l’autre pour que notre cabinet comptable la lie à DATEV. C’était vraiment simple et rapide », explique Marta Abbadessa.
Suppression des tâches manuelles lors de la clôture de fin de mois
La préparation des données de revenus pour DATEV étant désormais automatisée, Marta Abbadessa n’a plus besoin de passer du temps chaque mois à exporter et reformater les factures. Cela permet également à Demodesk d’économiser les cinq heures que le cabinet comptable externe passait à valider les écritures, corriger les écarts et convertir les montants.
« Cette intégration nous a permis de réduire la facture du cabinet comptable, tout en libérant de la bande passante pour travailler sur des projets plus stratégiques, au lieu de perdre du temps à traiter manuellement les factures », explique Marta Abbadessa.
Plus aucun risque d’erreur de rapprochement
En automatisant le processus, Demodesk a éliminé le risque d’erreurs manuelles, tout en garantissant que l’ensemble des données respecte les exigences strictes de DATEV.
« Le fait que toutes nos données soient transmises directement depuis Stripe nous apporte une vraie tranquillité d’esprit », explique Marta Abbadessa.
Clôture de fin de mois avancée de 10 jours
Les données de revenus étant désormais transmises au début de chaque mois dans un format fiable et unifié, les comptables de Demodesk n’ont plus à attendre de modèles, de clarifications ou d’exports manuels. Combinée à d’autres projets d’automatisation, cette évolution a permis d’avancer de 10 jours la clôture de fin de mois de Demodesk, offrant à ses dirigeants un accès plus rapide à des données financières précises.
« Ce projet a été une belle réussite, et pathway solutions a joué un rôle déterminant dans la rapidité de son déroulement », explique Marta Abbadessa.
La mise en place a été extrêmement simple et ne nous a demandé que très peu de temps. Désormais, nous disposons instantanément de toutes les données dont nos comptables ont besoin, et cela ne nous a littéralement rien coûté.
À propos de pathway solutions
En tant que fournisseur leader de technologies d’intégration DATEV, pathway solutions aide chaque mois plus de 500 entreprises utilisant Stripe à exporter automatiquement leurs données de vente Stripe au format DATEV. Ses solutions connectent les entreprises d’e-commerce et les cabinets d’expertise comptable, alimentent DATEV en données financières et éliminent les tâches manuelles chronophages, pour une comptabilité fluide et conforme aux exigences des audits.
Stripe est une solution clé pour pathway solutions. Nous utilisons Stripe Billing et Payments pour aider plus de 2 500 marques à automatiser et fluidifier leurs processus comptables.
