La sfida

Demodesk è stata lanciata nel 2018 come prima piattaforma di incontri virtuali creata appositamente per i team di vendita che conducono demo online. L'azienda SaaS con sede a Monaco di Baviera si affida a Stripe sin dal primo giorno per gestire i pagamenti e l'addebito degli abbonamenti dei clienti in Europa e negli Stati Uniti.

Tuttavia, il team contabile di Demodesk, composto da una sola persona, doveva affrontare ogni mese un ostacolo: riconciliare manualmente le entrate per DATEV, la piattaforma di contabilità dell'azienda. I rigidi standard contabili tedeschi richiedevano di riformattare ogni pagamento Stripe in un formato compatibile con DATEV, convertendo gli importi in euro quando necessario e inviando tutto tramite un modello specifico a uno studio contabile esterno.

"Ogni mese dovevamo inviare un lungo elenco di tutte le fatture emesse tramite Stripe, con un notevole impiego di ore fatturabili da parte del nostro commercialista", ha dichiarato Marta Abbadessa, team lead of finance and operations di Demodesk.

Demodesk impiegava circa un'ora al mese per raccogliere i dati. Lo studio contabile impiegava poi circa cinque ore fatturabili al mese per convalidare le voci, convertire le valute e correggere gli errori manuali. Questo processo ritardava regolarmente la chiusura di fine mese di oltre 30 giorni, impedendo ai dirigenti di disporre di dati finanziari aggiornati per valutare con precisione la reale situazione economica dell’azienda.

La soluzione

Nel 2022, Demodesk ha implementato l'app DATEV Export di pathway solutions dallo Stripe App Marketplace per automatizzare il flusso di lavoro di fine mese. L'app si collega direttamente ai dati Stripe Billing di Demodesk e genera file di esportazione completamente strutturati che automatizzano la registrazione di ricavi, le commissioni Stripe e le fatture in DATEV.

L'automazione gestisce due requisiti: convertire tutte le fatture in dollari in euro (la valuta richiesta da DATEV) e mappare quasi 50 campi di dati Stripe nella struttura di reporting specifica di DATEV, garantendo la conformità agli standard tedeschi di revisione contabile.

All'inizio di ogni mese, DATEV Export crea automaticamente un report completo sulle entrate e lo invia allo studio contabile esterno di Demodesk, senza alcun inserimento manuale di dati né creazione di fogli di calcolo.

I risultati

Configurazione in 15 minuti, senza interventi tecnici

Demodesk ha collegato rapidamente l'app DATEV Export al proprio account Stripe senza alcun supporto tecnico. "Sono bastati letteralmente due clic: uno per collegarla a Stripe e uno per consentire al nostro commercialista di collegarla a DATEV. È stato davvero facile e intuitivo", ha affermato Abbadessa.

Eliminazione delle attività manuali durante la chiusura di fine mese

L'automazione della preparazione dei dati relativi alle entrate Stripe per DATEV ha eliminato il tempo che Abbadessa dedicava ogni mese all'esportazione e alla formattazione delle fatture, oltre alle cinque ore fatturabili che lo studio contabile esterno di impiegava per convalidare le voci, correggere le discrepanze e convertire le valute.

"Il risparmio di tempo ci ha aiutato a ridurre i costi delle ore fatturabili, liberando tempo da dedicare a progetti più strategici anziché all'elaborazione manuale delle fatture", ha affermato Abbadessa.

Nessun errore di riconciliazione

Automatizzando il processo, Demodesk ha eliminato il rischio di errori manuali, garantendo al contempo che tutti i dati fossero conformi ai rigorosi requisiti di DATEV.

"Il fatto che tutti i nostri dati vengano inviati direttamente da Stripe ci permette di avere una maggiore tranquillità", ha affermato Abbadessa.

Chiusura di fine mese anticipata di 10 giorni

Poiché i dati relativi alle entrate vengono ora forniti in un file accurato e con un formato uniforme all'inizio di ogni mese, i contabili di Demodesk non devono più attendere modelli, chiarimenti o esportazioni manuali. In combinazione con altre iniziative di automazione, ciò ha consentito a Demodesk di anticipare la chiusura mensile di 10 giorni, permettendo ai dirigenti di accedere più rapidamente a dati finanziari affidabili.

"È stata una grande vittoria e pathways ha svolto un ruolo fondamentale nell'accelerare il processo", ha affermato Abbadessa.

Informazioni su pathway solutions

In qualità di fornitore leader di tecnologie di integrazione DATEV, pathway solutions aiuta ogni mese oltre 500 aziende su Stripe a esportare automaticamente le loro vendite Stripe in formato DATEV. pathway solutions mette in contatto le aziende di e-commerce e i consulenti fiscali, trasmette i dati finanziari direttamente a DATEV ed elimina i colli di bottiglia manuali, in modo che la contabilità sia pronta per la revisione e non richieda alcuno sforzo.