Die Herausforderung

Demodesk wurde 2018 als erste virtuelle Meeting-Plattform eingeführt, die speziell für Vertriebsteams entwickelt wurde, die Online-Demos durchführen. Das in München ansässige SaaS-Unternehmen vertraut seit Beginn an Stripe, um seine Zahlungen und Abos für Kundinnen und Kunden in Europa und den USA zu verwalten.

Das einköpfige Buchhaltungsteam von Demodesk stand jedoch jeden Monat vor einer Herausforderung: dem manuellen Abgleich der Umsatzzahlen für DATEV, der Buchhaltungsplattform des Unternehmens. Aufgrund der strengen deutschen Buchhaltungsstandards mussten alle Stripe-Zahlungen in ein DATEV-kompatibles Format umgewandelt, Beträge bei Bedarf in Euro umgerechnet und alle Daten über eine spezielle Vorlage an eine externe Buchhaltungsfirma übermittelt werden.

„Wir mussten jeden Monat eine umfangreiche Liste aller Rechnungen übermitteln, die wir über Stripe versandt hatten, was für unsere Buchhalterin einen erheblichen Arbeitsaufwand bedeutete“, erklärte Marta Abbadessa, Team Leader Finanzen und Betrieb bei Demodesk.

Demodesk benötigte etwa eine Stunde pro Monat für die Datenerfassung. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft benötigte dann etwa fünf abrechenbare Stunden pro Monat für die Validierung der Einträge, die Währungsumrechnung und die Korrektur manueller Fehler. Dieser Prozess verzögerte den Monatsabschluss von Demodesk regelmäßig um mehr als 30 Tage, sodass die Führungskräfte keine aktuellen Finanzdaten nutzen konnten, um die tatsächliche Finanzlage des Unternehmens zu verstehen.

Die Lösung

Im Jahr 2022 implementierte Demodesk die DATEV Export-App von Pathway Solutions aus dem Stripe App Marketplace, um seinen Monatsabschluss-Workflow zu automatisieren. Die App ist direkt mit den Stripe Billing-Abrechnungsdaten von Demodesk verbunden und generiert vollständig strukturierte Exportdateien, die die Verbuchung von Umsätzen, Stripe-Gebühren und Rechnungen in DATEV automatisieren.

Die Automatisierung erfüllt zwei Anforderungen: die Umrechnung aller in Dollar ausgestellten Rechnungen in Euro (die von DATEV geforderte Währung) und die Zuordnung von fast 50 Stripe-Datenfeldern zur spezifischen Berichtsstruktur von DATEV, wodurch die Compliance mit den deutschen Prüfungsstandards gewährleistet wird.

Zu Beginn jedes Monats erstellt DATEV Export automatisch einen vollständigen Umsatzbericht und sendet ihn an die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft von Demodesk, ohne dass eine manuelle Dateneingabe oder die Erstellung von Tabellen erforderlich ist.

Die Ergebnisse

Einrichtung in 15 Minuten, keine technischen Kenntnisse erforderlich

Demodesk hat die DATEV Export-App ohne technische Unterstützung schnell mit seinem Stripe-Konto verbunden. „Es waren buchstäblich zwei Klicks erforderlich: einer, um die Verbindung zu Stripe herzustellen und einer, damit unsere Buchhalterin die Verbindung zu DATEV herstellen konnte. Es war wirklich einfach und unkompliziert“, erklärte Abbadessa.

Manuelle Aufgaben im Monatsabschluss entfallen

Durch die Automatisierung der Aufbereitung der Stripe-Umsatzdaten für DATEV entfiel der Zeitaufwand, den Abbadessa jeden Monat für den Export und die Formatierung von Rechnungen aufwenden musste, sowie die fünf abrechenbaren Stunden, die die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft für die Validierung von Einträgen, die Korrektur von Unstimmigkeiten und die Währungsumrechnung benötigte.

„Durch die Zeitersparnis konnten wir Kosten für abrechenbare Stunden einsparen und hatten gleichzeitig mehr Zeit, um an strategischen Projekten zu arbeiten, anstatt Rechnungen manuell zu bearbeiten“, erklärte Abbadessa.

Keine Fehler beim Abgleich

Durch die Automatisierung des Prozesses hat Demodesk das Risiko manueller Fehler eliminiert und gleichzeitig sichergestellt, dass alle Daten den strengen Anforderungen von DATEV entsprechen.

„Es gibt uns insgesamt mehr Sicherheit, dass alle unsere Daten direkt von Stripe gesendet werden“, erklärte Abbadessa.

Monatsabschluss 10 Tage schneller

Da die Umsatzdaten nun zu Beginn jedes Monats in einer einheitlich formatierten, präzisen Datei bereitgestellt werden, müssen die Buchhalter/innen von Demodesk nicht mehr auf Vorlagen, Klarstellungen oder manuelle Exporte warten. In Kombination mit anderen Automatisierungsinitiativen konnte der Monatsabschluss von Demodesk um 10 Tage verkürzt werden, sodass Führungskräfte schneller Zugriff auf präzise Finanzdaten haben.

„Dies war ein bedeutender Erfolg und Pathway hat maßgeblich dazu beigetragen, den Prozess zu beschleunigen“, erklärte Abbadessa.

Über Pathway Solutions

Als führender Anbieter von DATEV-Integrationstechnologien unterstützt Pathway Solutions jeden Monat mehr als 500 Unternehmen auf Stripe dabei, ihre Stripe-Umsätze automatisch in das DATEV-Format zu exportieren. Pathway Solutions verbindet E-Commerce-Unternehmen und Steuerberater/innen, überträgt Finanzdaten direkt in DATEV und beseitigt manuelle Engpässe, sodass die Buchhaltung revisionssicher und mühelos ist.