Uitdaging

Demodesk werd in 2018 gelanceerd als het eerste virtuele vergaderplatform dat specifiek is ontwikkeld voor verkoopteams die online demo's geven. Het in München gevestigde SaaS-bedrijf vertrouwt al vanaf de eerste dag op Stripe voor het beheer van betalingen en abonnementsfacturering voor klanten in Europa en de VS.

Maar het eenkoppige accountingteam van Demodesk stuitte maandelijks op een knelpunt: het handmatig afstemmen van de omzet voor DATEV, het boekhoudplatform van het bedrijf. De strenge Duitse boekhoudnormen vereisten dat elke Stripe-betaling werd omgezet naar een DATEV-compatibel formaat, bedragen indien nodig werden omgerekend naar euro's en alles via een specifiek sjabloon werd ingediend bij een extern accountantskantoor.

“We moesten elke maand een lange lijst met alle facturen die we via Stripe verstuurden, aanleveren. Dat betekende veel declarabel werk voor onze accountant”, aldus Marta Abbadessa, teamleider Finance and Operations bij Demodesk.

Demodesk besteedde ongeveer een uur per maand aan het verzamelen van gegevens. Het accountantskantoor besteedde vervolgens ongeveer vijf declarabele uren per maand aan het controleren van boekingen, het omrekenen van valuta en het corrigeren van handmatige fouten. Dit proces vertraagde de maandafsluiting van Demodesk regelmatig met meer dan 30 dagen, waardoor directieleden geen actuele financiële gegevens konden gebruiken om de werkelijke financiële positie van het bedrijf te begrijpen.

Oplossing

In 2022 implementeerde Demodesk de DATEV Export-app van pathway solutions vanuit de Stripe App Marketplace om de maandafsluiting te automatiseren. De app maakt rechtstreeks verbinding met de Stripe Billing-gegevens van Demodesk en genereert volledig gestructureerde exportbestanden die het boeken van inkomsten, Stripe-kosten en facturen naar DATEV automatiseren.

De automatisering voldoet aan twee vereisten: het omrekenen van alle facturen in dollars naar euro's (de door DATEV vereiste valuta) en het in kaart brengen van bijna 50 Stripe-datavelden in de specifieke rapportagestructuur van DATEV, waarmee wordt voldaan aan de Duitse auditnormen.

Aan het begin van elke maand genereert DATEV Export automatisch een volledig omzetrapport en stuurt dit naar het externe accountantskantoor van Demodesk – zonder dat handmatige gegevensinvoer of het aanmaken van spreadsheets nodig is.

Resultaten

Installatie van 15 minuten, geen engineering vereist

Demodesk koppelde de DATEV Export-app snel aan zijn Stripe-account zonder technische ondersteuning. “Het was letterlijk twee klikken: één om de app te koppelen aan Stripe en één voor onze boekhouder om de app te koppelen aan DATEV. Het was heel eenvoudig en ongecompliceerd”, zegt Abbadessa.

Handmatige taken geëlimineerd tijdens maandelijkse afsluiting

Door de voorbereiding van de Stripe-omzetgegevens voor DATEV te automatiseren, bespaarde Abbadessa de tijd die ze maandelijks besteedde aan het exporteren en formatteren van facturen, plus de vijf declarabele uren die het externe accountantskantoor besteedde aan het controleren van boekingen, het corrigeren van afwijkingen en het omrekenen van valuta.

“De tijdsbesparing hielp ons geld te besparen op declarabele uren en gaf ons tijd om aan strategischere projecten te werken in plaats van handmatig facturen te verwerken”, aldus Abbadessa.

Geen reconciliatiefouten

Door de procedure te automatiseren, elimineerde Demodesk het risico op handmatige fouten en zorgde het ervoor dat alle gegevens voldeden aan de strenge eisen van DATEV.

“Het geeft ons meer gemoedsrust omdat al onze gegevens rechtstreeks vanuit Stripe worden verzonden”, zegt Abbadessa.

Maandafsluiting 10 dagen sneller

Doordat de omzetgegevens nu aan het begin van elke maand in een consistent geformatteerd en nauwkeurig bestand worden aangeleverd, hoeven de accountants van Demodesk niet langer te wachten op sjablonen, verduidelijkingen of handmatige export. In combinatie met andere automatiseringsinitiatieven heeft dit de maandafsluiting van Demodesk met 10 dagen verkort, waardoor bedrijfsleiders sneller toegang hebben tot accurate financiële gegevens.

“Dit was een geweldige overwinning en pathways speelde een grote rol bij het versnellen van de procedure,” zegt Abbadessa.

Over pathway solutions

Als toonaangevende leverancier van DATEV-integratietechnologieën helpt pathway solutions maandelijks meer dan 500 ondernemingen op Stripe met de automatische export van hun Stripe-verkoop naar DATEV-formaat. pathway solutions verbindt e-commercebedrijven en belastingadviseurs, streamt financiële gegevens rechtstreeks naar DATEV en elimineert handmatige knelpunten, waardoor de boekhouding auditklaar en moeiteloos verloopt.