Desafio

A Demodesk foi lançada em 2018 como a primeira plataforma de reuniões virtuais criada especificamente para equipes de vendas que realizam demonstrações online. O empresa de SaaS sediada em Munique, conta com a Stripe desde o primeiro dia para gerenciar seus pagamentos e o faturamento por assinatura de clientes em toda a Europa e nos Estados Unidos.

Mas a equipe de contabilidade da Demodesk, composta por uma única pessoa, enfrentava um gargalo mensal: reconciliar manualmente as receitas no DATEV, a plataforma contábil da empresa. Os rigorosos padrões contábeis da Alemanha exigiam reformatar cada pagamento da Stripe para um formato compatível com o DATEV, converter valores para euros quando necessário e enviar tudo por meio de um modelo específico a uma empresa de contabilidade externa.

"Tínhamos que enviar todos os meses uma longa lista de todas as faturas emitidas via Stripe, o que exigia muitas horas faturáveis por parte do nosso contador", disse Marta Abbadessa, líder de equipe financeira e de operações da Demodesk.

A Demodesk gastava cerca de uma hora por mês coletando dados. A empresa de contabilidade então dedicava cerca de cinco horas faturáveis por mês para validar entradas, converter moedas e corrigir erros manuais. Esse processo atrasava regularmente o fechamento mensal da Demodesk em mais de 30 dias, impedindo que os executivos usassem dados financeiros atuais para entender a verdadeira situação financeira da empresa.

Solução

Em 2022, a Demodesk implementou o aplicativo DATEV Export da pathway solutions no Stripe App Marketplace para automatizar seu fluxo de trabalho de fechamento mensal. O aplicativo se conecta diretamente aos dados do Stripe Billing da Demodesk, e gera arquivos de exportação totalmente estruturados que automatizam o registro de receitas, tarifas da Stripe e faturas no DATEV.

A automação atende a dois requisitos: converter todas as faturas estabelecidas em dólares para euros (moeda exigida pelo DATEV) e mapear quase 50 campos de dados da Stripe para a estrutura específica de relatórios do DATEV — garantindo conformidade com os padrões de auditoria alemães.

No início de cada mês, o DATEV Export cria automaticamente um relatório completo de receitas e o envia para a empresa de contabilidade externa da Demodesk — sem necessidade de inserção manual de dados ou criação de planilhas.

Resultados

Configuração em 15 minutos, sem necessidade de engenharia

A Demodesk conectou rapidamente o aplicativo DATEV Export à sua conta Stripe sem necessidade de suporte técnico. "Foram literalmente dois cliques; uma para conectá-lo à Stripe e outro para nosso contador o conectasse ao DATEV. Foi realmente fácil e direto", disse Abbadessa.

Tarefas manuais eliminadas durante o fechamento mensal

A automação da preparação dos dados de receita da Stripe para o DATEV eliminou o tempo que Abbadessa dedicava à exportação e formatação de faturas a cada mês, além das cinco horas faturáveis que a empresa de contabilidade externa gastava validando lançamentos, corrigindo discrepâncias e convertendo moedas.

"A redução de tempo nos ajudou a economizar em horas faturáveis, além de liberar tempo para trabalhar em projetos mais estratégicos em vez de processar faturas manualmente", disse Abbadessa.

Sem erros de reconciliação

Ao automatizar o processo, a Demodesk eliminou o risco de erros manuais e garantiu que todos os dados estejam alinhados com os rigorosos requisitos do DATEV.

"Isso nos dá mais tranquilidade no geral, sabendo que todos os nossos dados estão sendo enviados diretamente pela Stripe", afirmou Abbadessa.

Fechamento mensal 10 dias mais rápido

Como os dados de receita agora são entregues em um arquivo formatado de forma consistente e preciso no início de cada mês, os contadores da Demodesk não precisam mais esperar por modelos, esclarecimentos ou exportações manuais. Combinado com outras iniciativas de automação, isso reduziu em10 dias o fechamento mensal da Demodesk, proporcionando aos líderes de empresa acesso mais rápido aos dados financeiros precisos.

"Foi uma grande conquista, e a pathway solutions desempenhou um papel fundamental na aceleração do processo", disse Abbadessa.

Sobre a pathway solutions

Como fornecedora líder de tecnologias de integração com o DATEV, a pathway solutions ajuda mais de 500 empresas que usam a Stripe todos os meses a exportar automaticamente suas vendas da Stripe para o formato DATEV. A pathway solutions conecta empresas de e-commerce e assessores fiscais, transfere dados financeiros diretamente para o DATEV e elimina gargalos manuais para que a contabilidade esteja pronta para auditoria e sem complexidade.