Desafío

Demodesk se lanzó en 2018 como la primera plataforma de reuniones virtuales creada específicamente para equipos de ventas que realizan demostraciones en línea. La empresa SaaS establecida en Múnich ha confiado en Stripe desde el primer día para gestionar sus pagos y facturación de suscripciones a clientes de toda Europa y EE. UU.

Sin embargo, el equipo de contabilidad unipersonal de Demodesk se enfrentó a un cuello de botella mensual: conciliar manualmente ingresos para DATEV, la plataforma contable de la empresa. Las estrictas normas contables de Alemania exigían reformatear cada pago con Stripe a un formato compatible con DATEV, convertir importes a euros cuando fuera necesario y enviar todo a través de una plantilla específica a una empresa de contabilidad externa.

«Tuvimos que enviar una larga lista de todas las facturas que enviamos a través de Stripe todos los meses, lo que requirió mucho trabajo relacionado con las facturas por parte de nuestro contador», dijo Marta Abbadessa, jefa de equipo de Finanzas y Operaciones de Demodesk.

Demodesk dedicaba alrededor de una hora al mes a recopilar datos. Luego, la empresa de contabilidad tardaba alrededor de cinco horas facturables al mes en validar asientos, convertir monedas y corregir errores manuales. Este proceso hacía que el cierre de fin de mes de Demodesk por lo general demorase más de 30 días, lo que impedía que los ejecutivos utilicen los datos financieros actuales para comprender la verdadera posición financiera de la empresa.

Solución

En 2022, Demodesk implementó la aplicación de datos exportados DATEV de soluciones de ruta desde Stripe App Marketplace para automatizar su flujo de trabajo de fin de mes. La aplicación se conecta directamente con los datos de Stripe Billing de Demodesk y genera archivos de datos exportados completamente estructurados que automatizan la contabilización de ingresos,las comisiones de Stripe y las facturas en DATEV.

La automatización se encarga de dos requisitos: convertir todas las facturas en dólares a euros (moneda requerida de DATEV) y asignar casi 50 campos de datos Stripe a la estructura de informes específica de DATEV, lo que garantiza el cumplimiento de la normativa de auditoría alemana.

Al comienzo de cada mes, con los datos exportados de DATEV, se crea automáticamente un informe de ingresos completo y se lo envía a la empresa de contabilidad externa de Demodesk, sin necesidad de introducir datos de forma manual ni crear hojas de cálculo.

Resultados

Configuración de 15 minutos, sin necesidad de ingeniería

Demodesk conectó rápidamente la aplicación de datos exportados DATEV a su cuenta de Stripe sin ningún soporte técnico. «Fueron literalmente dos clics; uno para conectar a Stripe y otro para que nuestro contador se conectase a DATEV. Fue realmente fácil y sencillo», dijo Abbadessa.

Tareas manuales eliminadas durante el cierre mensual

La automatización de la preparación de datos de ingresos de Stripe para DATEV eliminó el tiempo que Abbadessa dedicaba a exportar y formatear facturas cada mes, más las cinco horas facturables que la empresa de contabilidad externa dedicaba a validar asientos, corregir discrepancias y convertir monedas.

«El ahorro de tiempo nos permitió ahorrar dinero en horas facturables y liberar tiempo para trabajar en proyectos más estratégicos en lugar de procesar facturas de forma manual», dijo Abbadessa.

Sin errores de conciliación

Con la automatización del proceso, Demodesk eliminó el riesgo de errores manuales y se aseguró de que todos los datos se alinearan con los estrictos requisitos de DATEV.

«En general, esto nos deja más tranquilos, ya que todos nuestros datos se envían directamente desde Stripe», dijo Abbadessa.

Cierre de fin de mes 10 días más rápido

Debido a que los datos de ingresos ahora se entregan en un archivo preciso y con formato uniforme al comienzo de cada mes, los contadores de Demodesk ya no necesitan esperar plantillas, aclaraciones o datos exportados de forma manual. En combinación con otras iniciativas de automatización, esto redujo 10 días el tiempo que transcurre desde el cierre del mes de Demodesk, lo que permite que los líderes de las empresas tengan acceso a datos financieros precisos antes.

«Fue una gran victoria,y los caminos jugaron un papel muy importante para acelerar el proceso», dijo Abbadessa.

Acerca de las soluciones de ruta

Como proveedor líder de tecnologías de integración DATEV, las soluciones de ruta permiten que más de 500 empresas en Stripe cada mes obtengan automáticamente datos exportados de sus ventas de Stripe en formato DATEV. Las soluciones de ruta conectan a empresas de comercio electrónico y asesores impositivos, transmiten datos financieros directamente a DATEV y eliminan cuellos de botella manuales para que la contabilidad esté lista para auditorías y sea fácil.