課題

Demodesk は 2018 年に、オンラインデモを行う営業チーム向けに特化して作られた、初のバーチャルミーティングプラットフォームとして立ち上げられました。ミュンヘンを拠点とする SaaS 企業は、ヨーロッパとアメリカの顧客向けの決済とサブスクリプションの請求を管理するために、創業当初から Stripe を利用しています。

しかし、Demodesk の 1 人の財務・会計チームは毎月のボトルネックに直面していました。それは、同社の会計プラットフォームである DATEV のために収益を手作業で照合する作業です。ドイツの厳格な会計基準では、すべての Stripe での支払いを DATEV 互換の形式に変換し、必要に応じて金額をユーロに換算し、特定のテンプレートを使って外部の会計事務所に提出することが求められていました。

Demodesk の財務および運用のチームリードである、Marta Abbadessa 氏は次のように述べています。「毎月、Stripe 経由で送信したすべての請求書の長いリストを提出する必要があり、それには会計担当の側で多くの請求作業が必要でした。」

Demodesk は 1 か月あたり約 1 時間を費やしてデータを収集していました。その後、会計事務所は請求可能な時間を 1 か月あたり約 5 時間かけて、仕訳の検証、通貨換算、手作業によるエラーの修正を行いました。このプロセスにより、Demodesk の月末締めは定期的に 30 日以上遅延し、経営陣は最新の財務データを使って会社の実際の財務状況を把握することができませんでした。

ソリューション

2022 年、Demodesk は Stripe App Marketplace から Pathway Solutions の DATEV エクスポート アプリを実装して、月末のワークフローを自動化しました。このアプリは Demodesk の Stripe Billing データに直接接続し、収入、Stripe 手数料、請求書の DATEV への記帳を自動化する完全に構造化されたエクスポートファイルを作成します。

この自動化は、ドル建ての請求書をすべてユーロ (DATEV の必要通貨) に変換することと、約 50 の Stripe データフィールドを DATEV 固有のレポート構造にマッピングすることという 2 つの要件に対応し、ドイツの監査基準の法令遵守を確保します。

毎月の初めに、DATEV エクスポートは完全な収益レポートを自動的に作成し、Demodesk の外部会計事務所に送信します。手作業でのデータ入力やスプレッドシートの作成は一切不要です。

成果

15 分のセットアップ、エンジニアリングは不要

Demodesk は、テクニカルサポートなしで DATEV エクスポートアプリを Stripe アカウントに迅速に関連付けました。「Stripe への接続と会計担当による DATEV への接続は、文字通り 2 回のクリックだけで完了しました。とても分かりやすく簡単でした」と Abbadessa 氏は述べています。

月次決算時の手作業の削減

DATEV の Stripe 収入データの準備を自動化することで、Abbadessa が毎月請求書のエクスポートとフォーマットに費やす時間と、外部の会計事務所が入力の検証、不一致の修正、通貨換算に費やす請求可能な 5 時間を削減できました。

「時間の節約により、請求可能な作業時間にかかるコストを削減できただけでなく、請求書を手作業で処理するのではなく、より戦略的なプロジェクトに取り組む時間を確保できました」と Abbadessa 氏は述べています。

データの照合エラーなし

このプロセスを自動化することで、Demodesk は手作業による誤りのリスクを排除すると同時に、すべてのデータが DATEV の厳格な要件に沿っていることを保証しました。

「すべてのデータが Stripe から直接送信されるため、全体的により安心感が得られます」と Abbadessa 氏は述べています。

月末締めを 10 日短縮

収益データが毎月初めに一貫した形式で正確なファイルとして提供されるようになったため、Demodesk の会計担当はテンプレートや確認作業、手動でのエクスポートを待つ必要がなくなりました。他の自動化イニシアチブと組み合わせることで、Demodesk の月次決算は 10 日短縮され、経営陣はより早く正確な財務データにアクセスできるようになりました。

「これは大きな成果であり、経路ソリューションはプロセスのスピードアップに大きく貢献しました」と Abbadessa 氏は述べています。

経路ソリューションについて

経路ソリューション は、DATEV 連携技術のリーディングプロバイダーとして、毎月 500 社以上の Stripe 利用企業が Stripe の売上データを自動的に DATEV 形式でエクスポートできるよう支援しています。経路ソリューションは、EC 加盟店と税務アドバイザーをつなぎ、財務データを直接 DATEV にストリーミングすることで、手作業の煩雑な作業を排除し、監査対応も簡単かつスムーズに行えるようにします。