Voor ondernemers kunnen de tarieven voor creditcardterminals ondoorzichtig, vast en te ingewikkeld lijken om te ontrafelen; ze kunnen ook snel oplopen. In 2024 betaalden Amerikaanse verkopers $187,20 billion in processing fees, wat neerkomt op $1,57 voor elke $100,00 aan kaartbetalingen die werden geaccepteerd. Maar als je je hierin verdiept, zul je beter in staat zijn te begrijpen waarvoor je betaalt, waarom de tarieven variëren en hoe je slimmere beslissingen kunt nemen zodat je meer inkomsten in je zak houdt. Hieronder leggen we uit waaruit jouw kaartverwerkingskosten bestaan en hoe je ze kunt beheersen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de tarieven voor creditcardterminals?
  
• Hoe verhouden verschillende tariefmodellen zich ten opzichte van elkaar?
  
• Welke factoren beïnvloeden de tarieven die jouw onderneming betaalt?
  
• Hoe kun je de kosten voor creditcardterminals verlagen?
  
• Hoe kies je de beste tariefstructuur voor jouw onderneming?
  

Wat zijn de tarieven voor creditcardterminals?

Elke keer dat een klant met een creditcard of debit card betaalt, betaal je een vergoeding. Dit is het zogenaamde tarief voor creditcardterminals. Het is de kostprijs voor het verwerken van een kaarttransactie via een fysieke terminal of kaartlezer.

Beschouw het als de tol die je betaalt voor het gebruik van de card networks (bijv. Visa, Mastercard, American Express) en hun infrastructuren. Het volledige tarief bestaat uit een aantal verschillende onderdelen:

• Interbancaire kosten: Deze gaan naar de bank van de kaarthouder en worden vastgesteld door de kaartnetwerken. Ze variëren per kaarttype (bijv. credit of debit, standaard of premie) en transactiemethode (d.w.z. persoonlijk vs. online).

• Beoordelingskosten: Dit zijn kleine percentages die aan de kaartnetwerken zelf worden betaald.

• Verwerkingstoeslagen: Toeslagen zijn wat betalingsverwerkers extra in rekening brengen. Zij bieden meestal de meeste ruimte om te onderhandelen of een betere deal te kiezen.

Sommige verwerkers bundelen deze kosten in een enkel tarief. Bijvoorbeeld:

• 2,70% + $0,05 per persoonlijke transactie

• 2,90% + $0,30 voor online betalingen

Deze vaste tarieven zijn gemakkelijk te begrijpen, maar ze bevatten een premie om hogere kosten voor transacties te dekken.

Hoe verhouden verschillende prijsmodellen zich ten opzichte van elkaar?

Het tarief dat je per betaalkaarttransactie betaalt, hangt af van wat je verkoopt, hoe je betalingen ontvangt en hoe je verwerker zijn kosten structureert. Die laatste factor—de kostenstructuur—bepaalt hoe kosten aan jou worden doorberekend.

Hier is een overzicht van de drie meest voorkomende prijsmodellen.

Vaste tarieven

Verwerkers die een vast tarief hanteren, rekenen een enkele vaste vergoeding voor elke transactie, ongeacht het type betaalkaart of het merk kaart. Dit kan er als volgt uitzien:

• 2,90% + $0,30 voor online kaartbetalingen

• 2,70% + $0,05 voor persoonlijke verkopen

Die vergoeding combineert de interbancaire kosten, netwerkvergoeding en verwerkertoeslag in één helder tarief.

Je weet altijd wat je betaalt, waardoor reconciliatie en budgettering gemakkelijker worden—wat vooral nuttig is voor startups en kleine ondernemingen.

Houd er rekening mee dat vaste tarieven hoog genoeg zijn ingesteld om de duurste transacties te dekken, zoals premium beloningskaarten die online worden gebruikt. Dat betekent dat je waarschijnlijk te veel betaalt voor goedkope transacties, vooral bij debitcards met lage interbancaire kosten.

Interchange-plus-tarieven

Bij interchange-plus-tarieven brengt de verwerker de interbancaire kosten (vastgesteld door de kaartnetwerken) plus hun eigen vaste toeslag in rekening. Bijvoorbeeld:

• Interbancaire kosten + beoordelingsvergoeding + 0,30%
  

Als Visa de interbancaire kosten en beoordelingsvergoeding voor een bepaalde transactie op 1,65% + $0,10 stelt, betaal je dat bedrag plus de toeslag van je verwerker.

Met dit model zie je precies wat elke transactie kost, kaart voor kaart. Transacties met een lager risico (bijv. debet, chip-ingestoken) kosten minder dan transacties met een hoger risico.

Een nadeel van dit model is dat het moeilijker is om kosten te voorspellen—elke transactie kan een ander bedrag opleveren. Niet alle verwerkers passen interchange-plus-tarieven transparant toe en sommigen berekenen nog steeds ondoorzichtige toeslagen. Zonder de juiste rapportagetools kunnen maandelijkse afschriften lang en verwarrend zijn.

Dit model kan aanzienlijke besparingen opleveren voor ondernemingen met een aanzienlijk kaartvolume of een mix van transactietypen. Maar het vereist meer betrokkenheid en idealiter een teamlid dat verklaringen kan interpreteren en dienovereenkomstig kan optimaliseren.

Gestaffelde tarieven

Bij een tiered model worden transacties ingedeeld in de volgende categorieën:

• Gekwalificeerd (laagste kosten)

• Middelmatig gekwalificeerd

• Niet gekwalificeerd (hoogste kosten)

Je krijgt een tarief voor elke staffel aangeboden, maar je hebt geen controle over hoe je transacties worden gecategoriseerd.

Bijvoorbeeld:

• Een Visa-betaalkaart met ingestoken chip kan als "gekwalificeerd" worden gelabeld.

• Een handmatig ingevoerde beloningskaart kan "niet gekwalificeerd" zijn.

Je ziet niet altijd welke interbancaire kosten in rekening worden gebracht, dus je kunt niet effectief optimaliseren of onderhandelen. Deze vorm van prijsstelling is nog steeds gebruikelijk, vooral bij bestaande aanbieders, maar tenzij je een zeer specifieke toepassing hebt en een sterke relatie met je verwerker, kun je maar beter voorzichtig zijn.

Welke factoren beïnvloeden de tarieven die jouw onderneming betaalt?

Zelfs met dezelfde aanbieder en hetzelfde prijsmodel kunnen je werkelijke kosten per transactie variëren. Dat komt omdat terminaltarieven worden beïnvloed door een mix van technische, gedrags- en bedrijfsspecifieke variabelen.

Je effectieve tarief achter de schermen wordt aangedreven door de volgende factoren.

Kaarttype en -merk

Het type betaalkaart dat een klant gebruikt, heeft directe invloed op hoeveel je betaalt.

• Debitcards hebben de laagste interbancaire kosten.

• Basic creditcards vallen in het midden.

• Beloningskaarten, zakelijke kaarten en premium creditcards hebben veel hogere interbancaire kosten.

• American Express brengt doorgaans hogere kosten in rekening dan Visa of Mastercard.

Hoe hoger de kaart in het premium segment zit, hoe meer je de voordelen van de kaarthouder dekt. Als je een klantenbestand hebt dat neigt naar beloningskaarten of zakelijk Amex-gebruik, zal je gemiddelde tarief hoger zijn.

Transactiemethode:

Hoe een betaling wordt gedaan, is ook belangrijk. De opties zijn:

• Kaart fysiek aanwezig: Betalingen die worden gedaan door kaarten te swipen, in te voeren of te tikken op een terminal—ook bekend als transacties met een fysiek aanwezige kaart—hebben over het algemeen een lager risico op fraude en gaan daarom gepaard met lagere kosten.

• Kaart niet fysiek aanwezig (CNP): Kaartbetalingen die online, via de telefoon of door handmatig gegevens in te voeren in een betaalterminal worden gedaan, staan bekend als card-not-present (CNP). Bij deze transacties is er doorgaans meer risico op fraude en de kosten zijn dan ook hoger.

Jouw branche en verkopercategorie

Kaartnetwerken wijzen aan elke onderneming een Merchant Category Code (MCC) toe. Sommige sectoren, zoals boodschappen of brandstof, komen in aanmerking voor verlaagde interbancaire kosten. Andere sectoren, vooral die met een hoog risico, zoals reizen of volwassen entertainment, kunnen gepaard gaan met hogere basiskosten. Non-profitorganisaties en onderwijsinstellingen profiteren vaak van verwerking met korting.

Je MCC wordt toegewezen tijdens onboarding, maar het is de moeite waard om dit periodiek te controleren. Als je businessmodel is veranderd of je denkt dat je verkeerd geclassificeerd bent, kan het corrigeren van je MCC je tarieven verlagen.

Gemiddelde transactieomvang

Omdat interbancaire kosten zowel een percentage als vaste kosten omvatten (bijv. 1,50% + $0,10), heeft je gemiddelde verkoopbedrag invloed op je effectieve tarief.

• Vaste kosten kunnen onevenredig hoog zijn voor ondernemingen met een lage omzet: Als je een onderneming bezit als een koffiehuis of fastfoodrestaurant, heb je mogelijk relatief lage verkopen. In dat geval zou een tarief van $0,10 voor een verkoop van $5,00 bijvoorbeeld 2,00% aan je kosten toevoegen—en dan hebben we het nog niet eens gehad over het percentage.

• Percentages zijn relevanter voor ondernemingen met een hoge omzet: voor ondernemingen als luxe detailhandel of B2B-diensten, die hogere verkopen hebben, wordt de vaste kosten meestal verwaarloosbaar.

Als je een onderneming runt met verkopen die laag tot gemiddeld in waarde zijn, is het de moeite waard om tariefplannen te verkennen die je vaste kosten per transactie verlagen, zelfs als het percentage iets hoger is.

Maandelijks volume en grootte van de onderneming

Afhankelijk van je betalingsvolume is de toeslag die je verwerker in rekening brengt vaak flexibel.

• Grotere ondernemingen kunnen doorgaans onderhandelen over tarieven: Grotere ondernemingen, vooral die die meer dan $100K per maand verwerken, kunnen meestal lagere tarieven overeenkomen of in aanmerking komen voor aangepaste tarieven.

• Kleinere ondernemingen krijgen meestal een vast tarief: Er is doorgaans weinig mogelijkheid om te onderhandelen, hoewel sommige aanbieders nog steeds gestaffelde kortingen bieden op basis van het bereiken van bepaalde drempels.

Sommige verwerkers bieden volume-based pricing automatisch aan. Anderen bieden je geen lager tarief aan, tenzij je erom vraagt.

Binnenlandse vs. internationale betaalkaarten

Als je betaalkaarten accepteert die buiten jouw thuisland zijn uitgegeven, betaal je meestal hogere verwerkingskosten. De meeste verwerkers brengen een toeslag voor buitenlandse transacties in rekening om het omwisselen van valuta en grensoverschrijdend risico te dekken. Deze kosten worden naast jouw reguliere tarief in rekening gebracht.

Als je vaak aan internationale klanten verkoopt, is het de moeite waard om bij te houden hoeveel deze toeslagen je kosten en of je aanbieder concurrerende voorwaarden biedt voor grensoverschrijdend volume.

Het tariefmodel en de kosten van je verwerker

Ten slotte is de manier waarop jouw verwerker kosten structureert net zo belangrijk als andere factoren. Zelfs twee ondernemingen met identieke transactieprofielen kunnen heel verschillende effectieve tarieven betalen op basis van het tariefmodel van hun verwerker.

• Plannen met vaste tarieven egaliseren wellicht de kosten: Je kunt echter te veel betalen voor transacties met lagere kosten.

• Interchange-plus-modellen laten de kosten van elke transactie zien: Deze modellen vereisen echter meer van je op het gebied van tracering en beheer.

• Gestaffelde prijzen missen vaak transparantie: Deze modellen kunnen leiden tot verrassende "downgrades" als transacties niet aan verborgen criteria voldoen.

Je moet ook rekening houden met niet-transactie gerelateerde kosten, zoals:

• Maandelijkse accountkosten

• Huurkosten voor betaalterminals

• PCI-compliancekosten

• Chargebackkosten

De combinatie van hoe je transacties verwerkt, de kaarten die je accepteert en hoe je verwerker je factureert, bepaalt wat je per swipe of klik betaalt.

Hoe kun je de kosten voor creditcardterminals verlagen?

Je kunt niet voorkomen dat je betaalt voor het accepteren van betaalkaarten, maar er zijn veel manieren om ervoor te zorgen dat je minder betaalt. Veel ondernemingen laten geld liggen simpelweg omdat ze op het verkeerde plan zitten, verouderde betaalterminals gebruiken of niet bijhouden hoe verschillende kosten zich opstapelen.

Je kunt je verwerkingskosten op de volgende manier verlagen zonder in te boeten op de manier waarop je zaken doet.

Onderhandelen—of wisselen van provider

Verwerkers adverteren dit niet altijd, maar hun toeslagen zijn vaak flexibel, vooral als je minstens $50K–$100K per maand verwerkt. Vraag direct of je in aanmerking komt voor volumekortingen of aangepaste tarieven. Als je op interchange-plus zit, kijk dan of de verwerker zijn toeslag kan verlagen. Als je op een vast tarief zit, vraag dan of je in aanmerking komt voor een lager tarief. Als de verwerker niet reageert of ontwijkend is, vergelijk dan offertes van anderen en wees bereid om over te stappen.

Er zijn kosten verbonden aan het wisselen van provider, maar als je verwerkingskosten hoog zijn, kunnen de besparingen de moeite waard zijn.

Stuur betalingen naar methoden met lagere kosten, binnen redelijke grenzen

Je kunt niet dicteren hoe je klanten betalen, maar je kunt het kanaal en de methode beïnvloeden.

• Gebruik altijd chip of tap voor fysieke betalingen: Handmatig kaartinformatie invoeren leidt meestal tot hogere kosten en toeslagen.

• Accepteer andere betaalmethoden: Als je sending invoices, bied dan naast betaalkaarten automatische incasso of bankoverschrijvingen aan, aangezien de kosten daarvoor lager zijn.

• Bied kortingen aan: Waar toegestaan door kaartnetwerken en lokale wetgeving, kortingen aanbieden voor afschrijvingen of kleine contante incentives.

• Moedig betaling en afhalen in de winkel aan: Als je zowel online als persoonlijk opereert, moedig dan wanneer mogelijk afhalen en betaling in de winkel aan voor dure artikelen.

In de loop van de tijd kunnen kleine verschuivingen in de wijze waarop transacties worden gerouteerd je gemiddelde kosten per betaling aanzienlijk verlagen.

Elimineer onnodige hardware- of servicekosten

Kaartlezers en hardware op het verkooppunt (POS-hardware) hoeven niet duur te zijn, maar veel aanbieders verhogen de prijzen of dwingen langdurige contracten af. Als je de hardware in één keer aanschaft, ben je op de lange termijn vaak goedkoper uit. Ga na of een volledig POS-systeem vereist, of een mobiele kaartlezer of countertopterminal die is aangesloten op je bestaande setup voldoende zou zijn.

• Controleer ook je afschriften op verborgen kosten: PCI-compliancekosten, inactiviteitskosten of minimale maandelijkse verwerkingskosten. Als je kosten in rekening worden gebracht voor diensten die je niet gebruikt, laat deze dan indien mogelijk verwijderen.
  

Voorkom chargebacks en onnodige terugbetalingen

Elke chargeback brengt kosten met zich mee. Zelfs als je de chargeback wint, heb je tijd besteed aan het oplossen van het probleem en heb je het risico gelopen dat je chargebackratio stijgt.

Om chargebacks te voorkomen:

• Gebruik duidelijke productbeschrijvingen en herkenbare facturatiebeschrijvingen.

• Bied proactieve ondersteuning en een gemakkelijk te begrijpen retourbeleid aan.

Het voorkomen van chargebacks en onnodige terugbetalingen kan net zo waardevol zijn als het verlagen van een aantal basispunten van je tarief.

Zorg ervoor dat je verkoperinstelling geoptimaliseerd is

Soms betaalt je onderneming meer dan nodig is door backendproblemen die gemakkelijk over het hoofd worden gezien.

• Controleer je MCC: Als deze onjuist of verouderd is op basis van je huidige businessmodel, mis je misschien lagere tarieven voor je branche.

• Gebruik betaalterminals die invoeren en tikken ondersteunen: Zorg ervoor dat je een betaalterminal hebt die Europay, Visa en Mastercard (EMV) chips en communicatie in het nabije veld (NFC) ondersteunt. Als je nog steeds betaalkaarten scant, kun je extra kosten maken of een boete krijgen voor het niet volgen van beveiligingsnormen.

• Vraag je verwerker naar kaartgegevens van Level II en Level III: Dit is relevant als je veel zakelijke of overheidscreditcards accepteert. Het verzenden van meer gegevens kan je kwalificeren voor lagere interbancaire kosten voor die transacties.

Maak het vermijden van boetes voor verouderde instellingen een vast onderdeel van je jaarlijkse financiële controle.

Controleer je afschriften

Interchange tarieven veranderen twee keer per jaar, meestal in april en oktober, en verwerkers voegen soms stilletjes nieuwe kosten toe. Dat merk je misschien helemaal niet, behalve als je erop let.

• Ga elke maan na wat je effectieve tarief (d.w.z. totale kosten gedeeld door totaal kaartvolume) is.

• Vergelijk dat met wat je zes maanden geleden betaalde. Als het gestegen is, ga dan na waarom dat zo is.

• Als je iets in je afschrift niet begrijpt, informeer dan bij de verwerker.

Een maandelijkse controle kan je helpen bij het opsporen van overfacturering, tariefverhogingen of verouderde tariefplannen.

Hoe kies je de beste tariefstructuur voor jouw onderneming?

Het beste tariefmodel is het model dat past bij jouw transactiepatronen, groeifase en capaciteit. De juiste structuur minimaliseert kosten terwijl zij past bij de manier waarop jouw onderneming werkt.

Je kunt dit op de volgende manier uitdokteren.

Begin met hoeveel je verwerkt (en hoe vaak)

Je maandelijkse volume is de basislijn voor wat voor jou beschikbaar is.

• Laag volume: Vaste tarieven zijn meestal de eenvoudigste en meest kosteneffectieve optie.

• Midden- tot hoog volume: Zodra je consequent hogere bedragen verwerkt, kun je kijken naar interchange-plus. Je betaalt waarschijnlijk minder per transactie en kunt onderhandelen over toeslagen van de verwerker.

• Zeer hoog volume: Je zou over aangepaste tarieven moeten onderhandelen, ongeacht het tariefmodel.

Je verwerker zal je waarschijnlijk niet waarschuwen als je je tariefstaffel bent ontgroeid. Je zult zelf moeten informeren of een wijziging moeten initiëren.

Stem je model af op je transactie-mix

De gemiddelde omzet, het type betaalkaart en de betaalmethode beïnvloeden allemaal hoe goed een pricing model bij jou past.

• Als je veel kleine-ticketverkopen verwerkt: Een plan met lagere kosten per transactie kan je uiteindelijk minder kosten, zelfs als het percentage hoger is.

• Als je voornamelijk fysieke debitcards verwekt: Je profiteert van interchange-plus, waar die goedkope transacties niet gemiddeld worden naar een hoger vast tarief.

• Als je hoge percentages online of ingevoerde betalingen hebt: Je kunt het beste vergelijken hoe verschillende modellen omgaan met CNP-risico. Sommigen brengen het apart in rekening, terwijl anderen het in het tarief opnemen.

Houd rekening met je administratieve capaciteit

Als je de tijd hebt om interchange-plus te beheren—of je hebt iemand in je team die dat kan doen—kan dit model een goede keuze zijn; het biedt je meer controle, het is transparant, en het stelt je in staat om te optimaliseren op basis van wat echt kosten veroorzaakt.

Als je een klein team hebt en behoefte hebt aan voorspelbaarheid, kan een vast tarief de afweging in precisie waard zijn. Je weet altijd wat je betaalt, zelfs als sommige transacties meer kosten dan ze zouden kosten met een gedetailleerd model.

Kies een model dat je realistisch kunt beheren. Het model met de laagste theoretische kosten helpt je niet als het te ingewikkeld is.

Kijk naar je technische uitrusting

Als je POS system of e-commerceplatform je bindt aan een bepaalde verwerker, heb je mogelijk niet de volledige controle over de opties voor tariefmodellen. Maar je hebt wel controle over hoe goed die systemen zijn geïntegreerd.

Een enkele verwerker voor zowel persoonlijke als online verkopen vereenvoudigt rapportage en reconciliatie. Sommige betaaldienstverleners, zoals Stripe, bieden volledig geïntegreerde, kanaaloverkoepelende tarieven, wat een nuttige afweging kan zijn. Denk na over de wijze waarop je betaalinfrastructuur de rest van je onderneming ondersteunt.

Let op contractbeperkingen

Wees op je hoede bij:

• Gestaffelde tarieven met meerjarige contracten

• Kosten voor vroegtijdige beëindiging

• Maandelijkse minimums die trage seizoenen afstraffen

Moderne verwerkers eisen over het algemeen geen langetermijnverbintenissen. Als je wordt gevraagd om een meerjarige overeenkomst te ondertekenen, zorg er dan voor dat je iets substantieels terugkrijgt, zoals verlaagde tarieven, aangepaste integraties of hardware-subsidies.

Flexibiliteit is vaak meer waard dan een marginale korting.

Denk na over de komende 12 maanden

Je huidige volume en opstelling kunnen vandaag een vast tariefplan ondersteunen. Maar als je snel groeit of de wijze waarop je verkoopt verandert (bijv. B2B, abonnementen of international klanten toevoegt), heb je misschien binnenkort een beter aanpasbaar model nodig.

Tariefstructuren zijn niet permanent. Evalueer ze op dezelfde manier als je een leveranciersovereenkomst of marketingbudget zou beoordelen - als iets dat moet evolueren samen met je onderneming.